公司会议管理制度

公司会议管理制度一、总则（一）目的与意义为规范公司会议行为，提升会议质量与效率，确保信息有效传递、决策科学高效、行动迅速落实，特制定本制度。本制度旨在通过明确会议的组织、流程、权责及纪律，减少不必要的会议消耗，将会议真正打造为统一思想、解决问题、推动工作的有效平台，促进公司整体运营效率的提升。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门、各层级组织的各类正式会议。非正式的、临时性的沟通交流，可参照本制度精神执行，但不做强制要求。（三）基本原则1.必要性原则：召开会议必须有明确的目的和预期成果，无实质内容或可通过其他方式（如邮件、即时通讯、简短沟通）解决问题的，一律不召开会议。2.效率性原则：会议应严格控制时长，议题集中，议程紧凑，避免议而不决。3.规范性原则：会议组织应遵循既定流程，确保信息传递准确、决策过程规范、会议记录完整。4.成果导向原则：会议应以达成明确结论、形成具体行动方案为目标。5.精简性原则：参会人员应根据议题需要严格筛选，避免无关人员参会；会议材料应简明扼要。二、会议分类与组织权限（一）会议分类1.决策类会议：旨在对公司战略、重大经营管理事项、重要制度政策等进行审议和决策。如：公司经营管理会议、董事会会议（如适用）、专项决策会议等。2.研讨类会议：旨在对特定议题进行深入探讨、分析，集思广益，形成共识或初步方案。如：项目研讨会、方案论证会、专题分析会等。3.沟通类会议：旨在传递信息、通报情况、协调工作、统一思想。如：部门例会、项目进度会、公司/部门通报会等。4.例行会议：根据固定周期或时间召开的常规性会议。如：晨会、周会、月度/季度/年度工作总结与计划会等。（二）组织权限1.公司级重要决策会议、全局性工作会议，由公司高层领导（如总经理、董事长）提议或根据公司章程规定组织。2.各部门内部会议，由部门负责人决定并组织。3.跨部门协调会议，一般由发起部门负责人提议，或由相关分管领导指定牵头部门组织。4.临时会议，根据议题重要性和涉及范围，由相应层级负责人批准并组织。三、会议组织与管理流程（一）会前准备1.议题征集与确定：会议组织者应提前征集、梳理议题，明确会议主题和要解决的核心问题。对于复杂议题，可事先进行小范围沟通。2.会议发起与通知：*会议组织者应至少提前一个工作日（特殊紧急会议除外）发出会议通知。*鼓励使用公司统一的日程管理工具或邮件系统发送会议通知，便于参会人确认和日程安排。3.参会人员确认：参会人员收到通知后，应及时回复是否参会。组织者需确认参会人数，特别是关键人员是否能出席，必要时进行协调。4.会议材料准备：*对于需要讨论或决策的议题，相关负责人应提前准备简明扼要的会议材料，并在会前分发给参会人员，以便提前审阅，提高会议效率。*会议材料应突出重点，数据准确，观点清晰。5.会议场地与设备准备：组织者需提前预订会议室，准备好必要的会议设备（如投影仪、麦克风、白板、网络等），确保会议顺利进行。（二）会议组织与进行1.签到：会议开始前，可进行简单签到，以便掌握实际参会情况。2.主持：*会议应有明确的主持人，负责掌控会议节奏、引导议题讨论、维持会议秩序、确保各议题得到充分讨论并向结论推进。*主持人应在会议开始时重申会议主题、议程和预计时长，提醒参会人员聚焦议题。3.发言与讨论：*参会人员应围绕议题积极发言，观点明确，言简意赅。*鼓励充分发表不同意见，但应尊重他人，理性讨论，避免跑题或进行与议题无关的争论。*主持人有权打断冗长发言或偏离议题的讨论，确保会议效率。4.会议记录：*重要会议应安排专人负责记录，也可由主持人指定参会人员轮流记录。*会议记录应准确、客观，主要内容包括：会议时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、议题、主要讨论观点、形成的决议、待办事项（含负责人、完成时限）。*记录人员应在会议过程中及时整理要点，确保关键信息不遗漏。（三）会后跟进1.会议纪要整理与分发：*会议结束后，记录人员应在一个工作日内整理完成会议纪要，并提交主持人审核。*审核通过的会议纪要，应及时分发给所有参会人员及相关干系人。2.决议事项的落实与追踪：*对于会议形成的决议和待办事项，由主持人或指定负责人明确每项任务的责任人、完成标准和时限。*相关责任人应主动推进任务落实，并及时向相关方反馈进展。*会议组织者或相关管理部门（如办公室）应对决议事项的执行情况进行跟踪和督办。3.会议资料归档：会议纪要、会议材料及其他相关文件应按公司档案管理规定进行整理、存档，以备查阅。四、会议纪律与责任（一）参会纪律1.参会人员应准时出席会议，不得无故迟到、早退或缺席。确有特殊情况不能参会或需晚到、早走者，应提前向会议组织者或主持人请假，并可根据情况安排他人代为参会（如需发言或表决）。2.会议期间应将手机调至静音或震动状态，非紧急情况不接听电话、不处理与会议无关的事务，专注投入讨论。3.尊重他人发言，不随意打断，不私下议论。发言应围绕议题，观点明确，条理清晰。4.遵守保密纪律，对于会议中涉及的公司机密信息，不得随意泄露。（二）责任追究1.会议组织者对会议的质量和效率负主要责任，未能有效组织、导致会议低效或无果的，应进行反思改进。2.参会人员无故缺席、迟到早退，或在会议中不遵守纪律、影响会议秩序的，组织者可进行提醒或通报。3.对于会议决议事项，责任人未能按时保质完成，且无合理解释的，将按照公司相关绩效考核或奖惩制度处理。4.因会议记录不实或遗漏重要信息导致不良后果的，记录人员应承担相应责任。五、附则1.本制度