延保服务索赔材料代交协议

延保服务索赔材料代交协议鉴于甲方希望委托乙方代为提交延保服务索赔材料，以更高效、便捷地处理相关索赔事宜，甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：

本协议所称“延保服务”是指由甲乙双方另行签订的延保服务合同项下约定的延保服务。

甲方是延保服务合同的甲方，拥有延保服务合同项下的索赔权利。甲方希望委托乙方代为向延保服务合同约定的保险公司或服务提供商（以下简称“索赔接收方”）提交索赔材料，协助甲方完成索赔流程。

乙方同意接受甲方的委托，作为甲方的代理人，代为向索赔接收方提交延保服务索赔材料，并协助甲方处理索赔事宜。

根据甲方的授权，乙方代为向索赔接收方提交以下索赔材料：

（1）延保服务合同；

（2）延保服务索赔申请表；

（3）与延保服务相关的维修记录、费用发票、鉴定报告等证明材料；

（4）甲方要求提交的其他与索赔相关的材料。

乙方应按照甲方的要求，在收到甲方提供的索赔材料后[具体天数]个工作日内，将索赔材料完整、准确地提交给索赔接收方。乙方还应根据甲方的指示，协助甲方与索赔接收方进行沟通，并跟踪索赔处理进度。

乙方在代理甲方进行索赔材料提交及相关事务处理过程中，应根据甲方的指示行事，维护甲方的合法权益。乙方应对在代理过程中知悉的甲方商业秘密及索赔相关信息承担保密义务，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露。

甲方应向乙方提供真实、完整、有效的延保服务索赔材料，并保证所提供材料的真实性、合法性和有效性。如因甲方提供的材料存在虚假、错误或遗漏，导致索赔未能成功或产生其他不良后果，由甲方自行承担责任，乙方不承担任何责任。

甲方应向乙方支付代理费人民币[具体金额]元。甲方应在本协议签订后[具体天数]个工作日内，一次性向乙方支付代理费。乙方应在收到代理费后，按照本协议约定履行代理义务。

本协议项下的代理关系自本协议签订之日起生效，至延保服务索赔事宜处理完毕、甲方确认无异议之日止。

因履行本协议而产生的任何争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[具体法院名称]提起诉讼。

本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。本协议自双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：___________________

法定代表人（或授权代表）签字：___________________

日期：___________________

乙方（盖章）：___________________

法定代表人（或授权代表）签字：___________________

日期：___________________

**一、所需附件列表**

该协议在执行过程中，可能需要以下附件作为支撑或证明材料：

1.**《延保服务合同》复印件或关键条款摘录：**用于证明甲方拥有延保服务及相关索赔权，并确认索赔接收方、延保范围等关键信息。

2.**甲方身份证明文件复印件：**如营业执照（若甲方为机构）或个人身份证明，用于核实甲方主体资格。

3.**甲方授权委托书：**由甲方签署，明确授权乙方作为其代理人，代为提交索赔材料和处理相关索赔事宜，需载明授权范围、期限等。

4.**具体的延保服务索赔申请表（若索赔接收方有特定格式）：**乙方需根据甲方实际情况填写并提交。

5.**索赔相关的证明材料原件及复印件：**包括但不限于维修记录、费用发票、事故照片、鉴定报告、保修卡等，用以支持索赔申请。

6.**乙方可能准备的其他辅助性文件：**如乙方在协助过程中获取的与索赔相关的沟通记录、进度反馈等（在保密义务框架内）。

**二、违约行为罗列及违约行为的认定**

**违约行为罗列：**

1.**甲方违约行为：**

*未能按照约定提供真实、完整、有效的索赔材料，或提供的材料存在虚假信息，导致索赔失败或产生不利后果。

*未能按时支付约定的代理费。

*在乙方已按指示代为提交材料或处理事务后，擅自重复提交、自行联系索赔接收方或做出与乙方代理行为相冲突的行为，给乙方或索赔接收方造成困扰或损失。

*未经乙方同意，泄露因签署本协议而向乙方披露的商业秘密或敏感信息。

2.**乙方违约行为：**

*未按约定时间或要求，未能将甲方提供的索赔材料提交给索赔接收方。

*未能按照甲方的指示或合理的代理权限行事，处理索赔事宜过程中存在重大过失或故意损害甲方利益的行为。

*将甲方提供的商业秘密或索赔相关信息泄露给第三方，或用于约定目的之外。

*收取代理费后，未能履行代理义务或履行过程中存在明显不当行为。

*恶意拖延处理索赔事宜，或无正当理由拒绝甲方的合理要求。

**违约行为的认定：**

违约行为的认定依据本协议的约定、相关法律法规以及诚实信用原则。具体认定时，会考虑违约行为的性质、情节、造成的后果以及双方的实际履行情况。例如，若乙方未能按时提交材料，是否属于“未按约定时间”，需结合协议中明确的时间节点（如“[具体天数]个工作日”）进行判断。若甲方提供的材料虚假，导致索赔被拒，则甲方负有直接责任，乙方因甲方原因导致未能成功索赔，通常不承担主要责任，但需尽到合理的审核义务。

**三、文档所涉及的法律名词及解释**

1.**延保服务(ExtendedWarrantyService)：**指在原厂保修期结束后，由第三方或原厂提供额外保修服务的合同安排。

2.**索赔(Claim)：**指依据延保服务合同，在发生符合保修条件的事件后，权利人（甲方）要求服务提供方（索赔接收方）履行修理、更换或赔偿义务的行为。

3.**索赔材料(ClaimMaterials)：**指支持索赔申请所需的文件、记录和证据，如维修订单、发票、事故证明等。

4.**索赔接收方(ClaimRecipient)：**指延保服务合同中约定的，有权接收并处理索赔申请的保险公司、服务提供商或原厂。

5.**代理人(Agent)：**指根据被代理人（甲方）的授权，以被代理人的名义实施法律行为的人（乙方）。

6.**授权(Authorization)：**指被代理人（甲方）授予代理人（乙方）代为处理特定事务的权限。

7.**商业秘密(TradeSecret)：**指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。在本协议中特指甲方因签署协议而向乙方披露的、未公开的与索赔相关的敏感信息或商业信息。

8.**索赔接收方(ClaimRecipient)：**指延保服务合同中约定的，有权接收并处理索赔申请的保险公司、服务提供商或原厂。

9.**代理费(AgencyFee)：**指甲方支付给乙方因提供代理服务而收取的费用。

10.**诉讼(Litigation)：**指当事人就合同纠纷向人民法院提起诉讼，通过司法程序解决争议的方式。

**四、实际执行过程中可能遇到的问题及注意事项及解决办法**

**可能遇到的问题：**

1.**材料不完整或虚假：**甲方可能无法提供索赔接收方要求的全部材料，或提供的材料存在错误、甚至伪造。

***解决办法：**协议中明确要求甲方提供真实完整材料并承担相应责任。乙方在收到材料后应进行初步审核，如有疑问应及时与甲方沟通。若发现材料问题，应及时告知甲方补充或更正，否则可能无法按时提交或导致索赔失败。

2.**乙方拖延或处理不当：**乙方可能因自身原因（如疏忽、资源不足）延迟提交材料，或在处理过程中操作失误。

***解决办法：**协议中明确约定乙方提交材料的时限和标准。甲方应选择信誉良好、响应及时的乙方。过程中保持密切沟通，定期了解进展，如遇问题及时提出。

3.**索赔接收方处理效率低或沟通不畅：**保险公司或服务商可能处理索赔周期长，或对乙方代为提交的材料有疑虑，沟通不顺畅。

***解决办法：**协议中可尝试约定一个相对合理的处理预期（尽管乙方对索赔接收方内部流程无直接控制权）。主要由乙方作为甲方与索赔接收方之间的主要沟通桥梁，负责传递信息、解释疑问。甲方也应配合提供必要信息。

4.**信息保密风险：**乙方可能接触甲方的敏感信息，存在泄露风险。

***解决办法：**协议中明确乙方的保密义务及违约责任。乙方应建立内部信息安全管理制度，对接触到的敏感信息严格保密。甲方也应确保其提供的信息不包含超出必要范围的秘密。

5.**代理权限争议：**甲方可能对乙方超出授权范围的行为不满。

***解决办法：**协议中应尽可能明确乙方的代理权限（如仅限于材料提交，或包括初步沟通等）。甲方对乙方行为有疑虑时，应及时书面提出，双方协商解决。严重情况下可解除协议。

6.**费用争议：**双方对代理费的计算、支付时间或包含的服务范围有分歧。

***解决办法：**协议中应清晰、具体地约定代理费金额、支付时间和方式、以及包含的具体服务内容，避免模糊不清。

**注意事项：**

***仔细审阅《延保服务合同》：**确保代交协议与主合同不冲突，特别是关于索赔流程、所需材料、处理时限等关键条款。

***明确授权范围：**甲方提供的授权委托书应尽可能详细，明确乙方能做什么，不能做什么。

***沟通机制：**建立有效的沟通渠道和频率，确保双方信息同步。

***材料备份：**甲方应自行保留所有提交材料的副本及沟通记录。

***风险认知：**明白乙方主要责任是形式上的提交和初步沟通，索赔结果最终取决于索赔接收方根据合同和实际情况的判断。

***选择可靠的乙方：**乙方的专业性和责任心直接影响协议的执行效果。

**五、合同适用的所有场景**

该合同主要适用于以下场景：

1.**个人车主：**购买了汽车延保服务，但由于工作繁忙、居住地偏远、不熟悉索赔流程，或希望获得更专业处理，而委托汽车服务公司、修理厂或专业索赔代理机构代为提交索赔申请材料。

2.**企业或机构用户：**购买了设备、生产线或其他资产的延保服务，涉及较多资产和索赔申请，希望通过专业的资产管理或服务公司集中处理索赔事宜，提高效率，统一管理。

3.**批量延保服务购买场景：**如经销商为大量购车的客户提供了延保，可能需要委托第三方统一处理后续的索赔申请。

4.**特定服务延保：**如家电、家居等大件商品或特定服务（如旅游）的延保服务索赔，委托专业机构代为处理。

5.**甲方缺乏处理能力或意愿的场景：**甲方可能不具备足够的时间、精力或专业知识来独立完成索赔材料的准备和提交，或者希望将此事务交由他人处理以省心省力。

**一、特殊应用场合及应增加的条款**

1.**特殊应用场合一：批量设备延保服务索赔管理**

***场景描述：**一家制造企业为其采购的一批生产线设备购买了集体延保服务。设备数量多，分布可能在不同地点，索赔需求可能集中出现。企业希望通过乙方进行统一管理和索赔，以控制成本和风险。

***应增加的条款：**

***条款：批量索赔处理协调机制**

***内容：**明确乙方负责建立统一的索赔管理平台（如系统或清单）或协调机制，用于收集各使用地点的索赔需求、材料，并分派给乙方处理。约定乙方需定期（如每周）向甲方提供整体索赔进度报告，包括各设备的处理状态。明确乙方需协调不同设备供应商或服务商之间的索赔事宜。

***条款：服务级别协议（SLA）**

***内容：**针对批量处理，可设定更具体的响应时间、处理时间目标。例如，“乙方应在收到甲方提交的完整索赔材料后[X]个工作日内完成向索赔接收方的提交，并在收到索赔接收方初步反馈后[Y]个工作日内告知甲方”。同时，可设定重大延误的违约责任。

***条款：集中付款接口与核对**

***内容：**如乙方需要为处理不同设备的索赔而向多个第三方（如维修厂）支付费用，需明确付款流程、授权和核对机制。约定乙方需在支付前向甲方提供费用明细申请，甲方审核确认后授权乙方支付。乙方保留所有付款凭证，并定期（如每月）向甲方提供汇总付款报告供核对。

2.**特殊应用场合二：大型工程项目延保索赔**

***场景描述：**一个大型建筑项目（如桥梁、电站）使用了包含复杂设备的延保服务。索赔可能涉及多方（设计单位、总包、分包商），材料复杂，需要专业鉴定，且索赔金额可能较高。

***应增加的条款：**

***条款：专业鉴定协调与协助**

***内容：**明确当索赔需要专业鉴定时，乙方负责协调鉴定机构，并协助甲方（或其指定的代表）与鉴定机构沟通、提供所需资料、跟进鉴定进度。乙方需将鉴定过程的关键信息及时告知甲方。

***条款：多方利益相关者沟通协调**

***内容：**约定在涉及多方利益的索赔中，乙方的沟通协调角色。例如，乙方需在征得甲方同意后，可代表甲方与项目其他相关方（如分包商）就索赔材料准备、责任划分等事宜进行初步沟通，但重大事项决策权仍在甲方。

***条款：高额索赔处理预案**

***内容：**对于可能超出常规处理范围的高额索赔，可约定触发条件（如索赔金额超过特定阈值）及相应的处理流程，例如需要甲方提前确认处理策略，或乙方需启动更高级别的资源支持。

3.**特殊应用场合三：涉及跨境服务的延保索赔**

***场景描述：**甲方或其资产位于国外，延保服务由境外提供。索赔可能涉及语言障碍、法律差异、国际快递物流等问题。

***应增加的条款：**

***条款：语言支持与翻译服务**

***内容：**明确乙方需负责或协调提供必要的语言支持（如中英文切换界面、文件翻译），确保甲方能理解索赔流程和沟通内容，以及将甲方的诉求准确传达给索赔接收方。明确翻译的准确性和责任归属。

***条款：国际物流与相关费用**

***内容：**明确因跨境索赔产生的国际快递、关税等费用由哪方承担。约定乙方负责安排和跟踪国际物流，并将物流状态及时告知甲方。

***条款：境外法律咨询协调（可选）**

***内容：**如有必要，可约定乙方在处理过程中，如涉及境外法律问题，需协助甲方寻求境外法律咨询，并将相关信息告知甲方决策。

4.**特殊应用场合四：维修更换件追踪延保索赔**

***场景描述：**延保服务包含对特定部件的免费维修或更换。索赔时需要提供维修记录或更换件证明。甲方可能希望乙方协助追踪维修过程或更换件的下落。

***应增加的条款：**

***条款：维修/更换件追踪协助**

***内容：**明确乙方在甲方提供维修凭证后，可协助向维修厂或服务商查询维修进度、更换件信息（如序列号），并将查询结果告知甲方。此条款界定了乙方协助追踪的深度和范围。

5.**特殊应用场合五：甲方集中采购的延保服务管理**

***场景描述：**甲方作为采购方，为众多下游客户或员工统一采购了延保服务。甲方需要乙方提供一站式服务，管理其所有客户的索赔请求。

***应增加的条款：**

***条款：客户信息保密与权限管理**

***内容：**除主协议的保密条款外，更强调对甲方客户信息的严格保密。明确乙方系统或管理中，甲方对各自客户的索赔信息查看和管理的权限。

***条款：统一报告与数据接口（可选）**

***内容：**如甲方需要整合管理数据，可约定乙方需定期提供标准格式的索赔数据报告。如技术可行且甲方有需求，可探讨API接口等数据对接方式。

***条款：服务包级别约定**

***内容：**根据甲方采购的服务规模，可约定不同的服务级别，如不同的响应时间、处理优先级等。

**二、附件条款增加**

1.**当有第三方介入时，需要增加的第三方的款项（责权利）及具体内容。**

***具体内容（可添加为附件或协议补充条款）：**

***第三方名称与角色：**明确第三方的名称及其在本协议项下的角色（例如，维修服务商、鉴定机构、物流公司等）。

***费用承担方：**明确由哪一方（甲方或乙方）承担该第三方的服务费用。如果由乙方承担，需明确费用上限和结算方式（如乙方先行支付，甲方后续报销，或直接从甲方支付给乙方的代理费中扣除）。

***服务要求与标准：**约定乙方要求第三方提供的服务内容、质量标准、响应时间等。例如，“乙方要求维修服务商在收到索赔指令后[X]小时内响应，并在[Y]小时内完成维修记录的整理。”

***乙方对第三方的管理责任：**明确乙方对第三方服务行为的责任。例如，“乙方应确保第三方遵守本协议项下的服务标准，如因第三方原因导致甲方损失，乙方应承担相应赔偿责任。”

***信息传递与沟通协调责任：**约定乙方负责协调甲方与第三方之间的信息传递和沟通。例如，“乙方负责将甲方提供的索赔相关信息告知第三方，并将第三方的处理结果反馈给甲方。”

***第三方保密义务：**约定第三方对在服务过程中知悉的甲方商业秘密或索赔信息负有保密义务，其保密义务不低于本协议对乙方的保密要求。

2.**当以上合同是以甲方为主导时，需要额外增加的甲方主动性（责权利）合同条款及具体内容。**

***具体内容（可添加为协议条款或附件）：**

***条款：最终决策权保留**

***内容：**明确在索赔材料提交前、索赔接收方处理过程中的重大事项（如索赔策略调整、是否接受和解方案、是否进行诉讼或仲裁等）的最终决策权保留在甲方。

***条款：补充材料的及时提供义务**

***内容：**明确当索赔接收方因材料不全而要求补充时，甲方有义务根据乙方通知，在合理期限内提供补充材料。若因甲方延迟提供导致索赔延误，乙方不承担责任。

***条款：索赔接收方沟通的确认机制**

***内容：**约定对于索赔接收方直接与甲方就索赔事宜进行的沟通（尤其是涉及重要决定或争议时），甲方应在收到后[X]小时内告知乙方，以便乙方了解情况，并在甲方授权下进行后续处理。

***条款：甲方内部审批流程的配合**

***内容：**如甲方内部有关于延保索赔的审批流程，约定甲方应积极配合，并在需要时及时完成审批，因甲方内部流程延误造成的责任由甲方承担。

***条款：甲方指定联系人**

***内容：**约定甲方指定唯一的内部联系人负责与乙方的对接事宜，所有与甲方相关的指令、确认等应通过该指定联系人进行。

3.**当以上合同是以乙方为主导时，需要额外增加的乙方主动性（责权利）合同条款及具体内容。**

***具体内容（可添加为协议条款或附件）：**

***条款：主动监控索赔进度**

***内容：**明确乙方有权主动（通过电话、邮件、在线系统等）向索赔接收方查询索赔处理进度，并将关键节点信息和结果及时同步给甲方。

***条款：主动提出索赔优化建议**

***内容：**明确基于乙方对索赔处理流程和索赔接收方判赔习惯的了解，乙方有权在征得甲方同意后，主动提出优化索赔策略、补充材料或沟通方式的建议。

***条款：主动管理索赔接收方沟通权限**

***内容：**约定在常规索赔处理过程中，乙方作为主要沟通方，有权代表甲方与索赔接收方就程序性、技术性事宜进行沟通，但重大事项或涉及金额、责任认定的沟通需事先征得甲方书面同意或由甲方直接处理。

***条款：主动收集整理相关证据**

***内容：**在甲方授权范围内，乙方可以主动收集、整理与索赔相关的公开信息、行业惯例、类似案例等证据材料，辅助甲方进行索赔。

***条款：乙方专业意见的提供义务**

***内容：**约定乙方应基于其专业知识和经验，向甲方提供关于索赔前景、潜在风险、谈判策略等方面的专业意见。

**三、特殊应用场景下需要额外增加的特殊条款及注意事项**

***特殊应用场合：跨境服务延保索赔**

***特殊条款：**如上所述的语言支持、国际物流费用承担、法律咨询协调等。

***注意事项：**跨境索赔周期通常更长，沟通成本更高。需提前考虑好时间和预算。选择熟悉国际索赔流程和当地法规的乙方至关重要。注意付款汇率风险。

***特殊应用场合：大型工程项目延保索赔**

***特殊条款：**如上所述的专业鉴定协调、多方利益协调、高额索赔预案等。

***注意事项：**涉及方多，协调难度大。索赔可能涉及复杂技术和多方责任认定。需建立清晰的沟通机制和责任分工。材料（如施工记录、设计图纸）可能分散，收集难度大。

***特殊应用场合：批量设备延保索赔管理**

***特殊条款：**如上所述的批量处理协调机制、SLA、集中付款接口等。

***注意事项：**需要乙方具备良好的系统管理或协调能力。确保各使用地点及时、准确地提供索赔信息和材料。关注不同设备、不同供应商索赔处理的差异性。

**四、原始合同所需的所有详细的附件列表**

*《延保服务合同》（或其关键条款摘录）

*甲方身份证明文件复印件（如营业执照、身份证）

*甲方授权委托书

*具体的延保服务索赔申请表（如索赔接收方有特定格式）

*索赔相关的证明材料原件及复印件（维修记录、发票、照片、鉴定报告、保修卡等）

*（根据特殊应用场景可能需要的附件）：

*大型项目：项目相关图纸、合同、多方协调会议纪要等

*批量设备：设备清单、分布清单、各设备延保合同信息等

*跨境：相关合同外文版本、国际运输单据等

**五、原始合同所涉及到的法律名词及名词解释**

***延保服务(ExtendedWarrantyService)：**指在原厂保修期结束后，由第三方或原厂提供额外保修服务的合同安排。

***索赔(Claim)：**指依据延保服务合同，在发生符合保修条件的事件后，权利人（甲方）要求服务提供方（索赔接收方）履行修理、更换或赔偿义务的行为。

***索赔材料(ClaimMaterials)：**指支持索赔申请所需的文件、记录和证据，如维修订单、发票、事故证明等。

***索赔接收方(ClaimRecipient)：**指延保服务合同中约定的，有权接收并处理索赔申请的保险公司、服务提供商或原厂。

***代理人(Agent)：**指根据被代理人（甲方）的授权，以被代理人的名义实施法律行为的人（乙方）。

***授权(Authorization)：**指被代理人（甲方）授予代理人（乙方）代为处理特定事务的权限。

***商业秘密(TradeSecret)：**指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。在本协议中特指甲方因签署协议而向乙方披露的、未公开的与索赔相关的敏感信息或商业信息。

***代理费(AgencyFee)：**指甲方支付给乙方因提供代理服务而收取的费用。

***服务级别协议（SLA）(ServiceLevelAgreement)：**在服务提供商（乙方）和客户（甲方）之间，关于服务性能、质量标准和责任方面的书面协议。

***服务提供商(ServiceProvider)：**在本协议中主要指乙方，即接受甲方委托提供延保服务索赔材料代交服务的机构。

**六、本合同在实际操作过程中，会遇到的相关问题及注意事项进行罗列，并给出具体的解决办法**

***问题1：材料不完整或虚假。**

***解决办法：**协议中明确甲方提供真实完整材料的责任。乙方进行初步审核，发现问题及时沟通。甲方保留补充更正时间。乙方不承担因材料问题导致的索赔失败责任。

***问题2：乙方拖延或处理不当。**

***解决办