2026年海洋能发电公司管理人员档案建立与管理制度

2026年海洋能发电公司管理人员档案建立与管理制度第一章总则第一条为规范公司海洋能发电项目管理人员档案建立与管理工作，系统归集、动态更新管理人员职业信息，保障档案信息真实、完整、安全，为管理人员岗位调整、晋升任用、绩效考核、培训发展提供精准数据支撑，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》等法规，结合公司海洋能发电行业管理特性及人员管理实际，制定本制度。第二条本制度所称管理人员档案，指公司为总部及各海洋能发电项目（潮汐能、波浪能、潮流能等）各级管理人员建立的，涵盖个人基本信息、职业资质、履职经历、培训考核、奖惩记录、知识更新、岗位胜任力评估等内容的综合性档案，包括电子档案和纸质档案两类；档案管理贯穿管理人员入职、在岗、调岗、离职全周期。第三条本制度适用于公司总部各部门、各海洋能发电项目所有管理人员，包括高层管理岗、中层管理岗、基层管理岗；离职管理人员的档案管理按本制度相关条款执行，外聘管理人员的临时档案纳入本制度管理范围，由总部人力资源部（档案管理中心）归口负责。第四条管理人员档案管理遵循“真实准确、完整连续、安全保密、动态更新、规范利用”的核心原则：真实准确指档案信息需与管理人员实际情况一致，无虚假篡改内容；完整连续指档案需覆盖管理人员履职全流程，无关键信息缺失；安全保密指严格管控档案查阅权限，保护个人隐私及公司核心信息；动态更新指档案信息随管理人员职业状态变化及时更新；规范利用指档案使用需符合制度要求，仅用于合法合规的人员管理工作。第五条职责分工：1.总部人力资源部（档案管理中心）：为管理人员档案归口管理部门，负责档案体系搭建、档案建立审核、电子档案系统维护、档案保密管理、档案销毁审批，制定档案管理操作规范；2.各业务部门/项目：指定专人作为档案信息提报专员，负责收集本部门/项目管理人员的档案更新信息（如培训记录、考核结果、奖惩情况），在信息产生后5个工作日内提报至档案管理中心；3.档案管理员：负责管理人员档案的收集、整理、建档、更新、保管、查阅登记，确保档案信息无遗漏、无错误，严格执行保密规定；4.管理人员本人：需如实提供档案所需个人信息，对信息真实性负责，离职时配合完成档案交接手续；5.档案查阅人：需按权限申请查阅档案，严格遵守查阅规范，不得泄露、篡改、损毁档案信息。第六条管理人员档案管理工作纳入人力资源部及各部门/项目绩效考核体系，考核指标包括档案信息更新及时率、档案内容完整率、档案查阅合规率，考核结果与档案管理员、部门提报专员的绩效等级挂钩，因档案管理失误导致人员管理决策偏差的，追究相关责任人责任。第二章档案体系与分类第七条档案层级分类：1.高层管理人员档案：针对公司总部分管海洋能项目的管理岗人员，档案需额外归集战略决策履职记录、行业资源对接情况、重大项目统筹成效等专项信息，档案保管等级为一级保密；2.中层管理人员档案：针对各部门/项目负责人级管理人员，档案需额外归集部门/项目管理成效、跨部门协同记录、团队建设成果等信息，档案保管等级为二级保密；3.基层管理人员档案：针对各项目主管级管理人员，档案需额外归集现场作业管理记录、安全管控履职情况、一线团队管理成效等信息，档案保管等级为三级保密。第八条档案内容分类：1.基础信息类：包括身份信息、学历学位、职业资格（如海洋能相关专业资质、安全管理证书）、劳动关系证明、入职体检报告等基础资料，为档案核心固定内容；2.履职信息类：包括岗位变动记录、岗位职责履行情况、年度/季度工作总结、项目管理履职报告、关键工作成果等动态更新内容；3.培训考核类：包括知识更新培训记录、专项技能培训证明、年度绩效考核结果、岗位胜任力评估报告、奖惩记录等核心管理内容；4.专项信息类：包括海洋能行业相关资质年审记录、安全事故处置履职记录、生态保护管理成效、成本管控成果等行业特色内容。第九条档案载体分类：1.纸质档案：包括管理人员签字确认的纸质表单、证书复印件、考核鉴定表等，需按统一规格整理装订，存放于专用档案柜；2.电子档案：依托公司人力资源管理系统建立的数字化档案，包括扫描件、电子表单、系统记录等，需与纸质档案内容一致，定期备份；3.声像档案：包括管理人员重要履职场景记录、培训授课视频、考核面谈录音等辅助档案，需标注时间、场景、内容概要，与电子档案关联存储。第三章档案建立流程第十条档案初始建立要求：1.建立时限：新入职管理人员需在办理入职手续后7个工作日内提交档案所需基础材料，档案管理员在收到材料后5个工作日内完成初始建档；2.材料审核：档案管理员需对提交的材料进行真实性、完整性审核，学历学位、职业资格等关键信息需通过官方渠道核验，审核不通过的需在3个工作日内告知管理人员补充更正；3.建档规范：纸质档案需按“基础信息-履职信息-培训考核-专项信息”分类装订，标注档案编号（编号规则：部门代码+岗位层级+入职年份+序号）；电子档案需同步录入系统，生成唯一电子档案编号，与纸质档案编号一致。第十一条档案信息补充要求：1.常规补充：每季度末由档案管理中心发起档案信息补充通知，各部门/项目提报专员收集本季度管理人员履职、培训、考核等新增信息，在10个工作日内提报补充；2.专项补充：管理人员发生岗位变动、获得奖惩、完成专项培训、取得新职业资质等情况时，需在相关事项完成后3个工作日内补充档案信息；3.补充审核：档案管理员对补充信息进行审核，重点核查奖惩记录、考核结果等关键信息的真实性，审核通过后纳入档案，未通过的需说明原因并退回补充。第十二条档案建档验收：1.验收标准：档案需信息完整（基础信息无缺失、关键动态信息无遗漏）、编号规范、纸质与电子档案内容一致，符合保密等级管理要求；2.验收流程：一级保密档案由人力资源部负责人验收，二级保密档案由档案管理中心负责人验收，三级保密档案由专职档案管理员验收；3.验收反馈：验收不合格的档案需在3个工作日内完成整改，整改完成后重新验收，确保初始档案符合管理规范。第四章档案日常管理第十三条档案更新管理：1.更新频次：基础信息类内容每年核验更新1次，履职信息类内容每月更新1次，培训考核类内容在相关事项完成后即时更新，专项信息类内容每季度更新1次；2.更新审核：更新信息需经部门/项目负责人签字确认（电子信息需完成系统审批）后提交，档案管理员审核无误后纳入档案，更新记录需留存备查；3.版本管理：电子档案更新后需保留历史版本，标注更新时间、更新内容、更新责任人，便于追溯档案信息变更轨迹。第十四条档案查阅借阅管理：1.查阅权限：一级保密档案仅限公司总经理、人力资源总监查阅；二级保密档案仅限人力资源部负责人、相关部门负责人查阅；三级保密档案仅限人力资源部档案管理员、所在部门/项目负责人查阅；2.查阅流程：查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容、查阅时长，按权限审批后在档案管理场所查阅，严禁带出查阅地点；3.借阅流程：确需借阅纸质档案的，需经人力资源部负责人审批，借阅期限不超过5个工作日，借阅人需签订《档案借阅保密承诺书》，归还时需核验档案完整性。第十五条档案转递管理：1.内部转递：管理人员调岗时，其档案需在调岗手续完成后3个工作日内完成内部转递，转递记录需注明转递时间、接收人、档案状态；2.外部转递：管理人员离职时，需在离职手续办结后15个工作日内完成档案转递（移交至指定人才服务机构或新单位），转递前需核对档案完整性，出具《档案转递通知单》；3.转递安全：档案转递需采用密封包装，专人递送或通过机要渠道邮寄，确保转递过程中档案不丢失、不泄露。第五章档案保密与安全管理第十六条档案保密管理：1.保密培训：档案管理员、提报专员需每年完成不少于8学时的档案保密培训，掌握保密管理要求及违规追责条款；2.权限管控：电子档案系统需设置分级权限，不同层级管理人员仅可查看对应权限范围内的档案信息，操作记录实时留存；3.保密责任：查阅/借阅人泄露档案信息的，需承担相应责任，涉及公司核心信息泄露的，按公司保密制度追究责任。第十七条档案存储安全：1.纸质档案存储：存放于配备防盗、防火、防潮、防虫设施的专用档案库房，库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，每月检查1次存储状态；2.电子档案存储：存储于公司专用服务器，定期（每月）进行数据备份，备份介质异地存放，防止数据丢失；3.声像档案存储：单独存储于加密硬盘，与电子档案系统建立关联索引，避免存储介质损坏导致信息丢失。第十八条档案销毁管理：1.销毁范围：仅针对离职满5年且无后续追溯需求的基层管理人员纸质档案副本、电子档案冗余版本，核心档案原件永久保存；2.销毁流程：需填写《档案销毁申请表》，列明销毁档案清单，经人力资源部负责人、总经理审批后，由2名以上专人监督销毁，销毁记录留存备查；3.销毁方式：纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案采用专业数据清除工具销毁，确保销毁后的档案信息无法恢复。第六章监督检查与激励追责第十九条内部监督机制：1.日常检查：档案管理中心每月抽查档案更新情况、查阅借阅合规性，抽查比例不低于30%，形成《档案管理月度检查记录》；2.专项检查：每季度开展档案管理专项检查，重点核查档案完整性、保密合规性、存储安全性，针对问题制定整改方案；3.年度审计：每年联合公司审计部开展档案管理审计，验证档案信息真实性、管理流程合规性，出具《档案管理审计报告》。第二十条考核核心指标：1.档案管理指标：档案信息更新及时率≥98%，档案内容完整率100%，档案查阅合规率100%；2.安全保密指标：档案存储安全事故发生率为0，档案信息泄露事件发生率为0，档案销毁合规率100%；3.转递管理指标：档案内部转递及时率100%，外部转递合规率100%，转递档案完整率100%。第二十一条正向激励机制：1.个人激励：年度档案管理工作考核优秀的档案管理员、提报专员，给予一次性奖励500-1500元，优先推荐参与公司优秀员工评选；2.部门激励：年度档案管理指标全部达标的部门/项目，给予团队奖励1000-3000元，纳入年度优秀部门/项目评选加分项；3.长效激励：连续2年档案管理考核优秀的档案管理员，纳入公司核心人才库，优先获得岗位晋升、专业培训机会。第二十二条分级追责：1.轻微违规：档案信息更新延迟、查阅登记不完整，未造成信息泄露或管理失误的，对责任人提醒谈话，扣减绩效分1-2分；2.一般违规：档案内容缺失、借阅超期未归，或未按权限查阅档案的，对责任人约谈批评，扣减绩效分3-5分，取消当月评优资格；3.严重违规：篡改、损毁档案信息，或泄露三级/二级保密档案信息的，对责任人通报批评，扣减绩效分6-10分，情节严重的调整岗位；4.重大违规：泄露一级保密档案信息，或因档案管理失误导致公司重大人员管理决策偏差、经济损失的，对责任人扣减绩效分10-20分，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第七章附则第二十三条本制度由公司总部人力资源部（档案管理中心）牵头解释，各业务部门配合解释；未尽事宜参照《中华人民共和国档案法》《个人信息保护法》及公司人力资源管理相关制度执行。