2026年海洋能发电公司环境监测记录管理制度

2026年海洋能发电公司环境监测记录管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司环境监测记录的编制、填写、审核、存储、使用及销毁全流程管理，确保监测记录真实、完整、准确、可追溯，保障环境监测数据的有效性和合规性，为公司环境管理决策、环保合规核查、监管部门检查提供可靠依据，结合海洋能发电行业特点及公司实际运营情况，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国海洋环境保护法》《中华人民共和国环境保护法》《环境监测管理办法》《海洋环境监测管理规定》《环境监测数据弄虚作假行为判定及处理办法》等国家现行有效的法律法规、行业规范性文件，以及本公司内部环境管理体系相关规定制定。第三条适用范围本制度适用于本公司各职能部门、各下属单位（含分公司、项目公司）在海洋能发电项目建设、运营、维护等全生命周期中，开展海水水质、海洋生态、大气环境、噪声、固废处置等各类环境监测活动所形成的原始记录、过程记录、审核记录、报告类记录等所有监测记录的管理工作。第四条术语定义（一）环境监测原始记录：指监测人员在现场采样、实验室分析、数据读取等环节直接形成的手写或电子记录，包括监测点位、监测时间、监测仪器、监测方法、原始数据、异常情况等核心信息，是监测数据的源头依据。（二）监测记录完整性：指监测记录涵盖监测活动全流程所需的全部信息，无缺项、漏项，能够完整还原监测活动的全过程。（三）监测记录可追溯性：指通过监测记录能够清晰追踪监测数据的来源、采集过程、审核流程、修改记录等，确保每一项监测数据都有对应的证据支撑。（四）记录保管责任人：指公司指定的负责监测记录收集、整理、归档、保管的专职人员，各部门需指定兼职人员配合完成本部门监测记录的初步整理工作。第二章管理职责第五条环境管理部门职责公司环境管理部门作为环境监测记录管理的归口管理部门，主要履行以下职责：负责本制度的制定、修订、宣贯及监督执行，定期评估制度落地效果，根据监管政策变化和公司业务发展及时优化制度条款；负责制定统一的监测记录格式模板，明确各类监测记录的填写规范、审核流程、存储要求，确保全公司监测记录管理标准统一；负责监督各部门监测记录的填写、审核、上报工作，定期开展监测记录专项检查，及时发现并纠正记录不规范、不完整等问题；负责统筹管理公司级监测记录档案，指导各下属单位做好监测记录的分类归档和安全保管工作；负责制定监测记录的保存期限标准，监督各部门按要求完成记录的保管、移交及销毁工作；负责组织监测记录管理相关培训，提升全员对监测记录重要性的认识及填写、管理能力。第六条监测执行部门职责公司承担环境监测具体执行工作的部门（如运营部、安环部等）主要履行以下职责：严格按照本制度及统一模板填写各类监测记录，确保记录内容真实、准确、完整，无虚假填报、漏填、涂改等违规行为；负责本部门监测记录的初步审核工作，指定专人对监测原始记录进行逐份审核，确认无误后签字确认并及时上报至环境管理部门；配合环境管理部门开展监测记录专项检查，对检查发现的问题及时整改，完善本部门监测记录管理流程；负责本部门临时监测记录的妥善保管，按要求及时移交至档案保管人员，不得私自留存或销毁监测记录。第七条档案管理部门职责负责协助环境管理部门建立监测记录档案管理体系，制定电子和纸质监测记录的存储、备份、查阅规范；负责监测记录档案的物理保管工作，确保纸质记录存放环境防潮、防火、防虫、防盗，电子记录定期备份并做好防篡改、防丢失措施；负责监测记录借阅、复制的登记管理工作，严格审核借阅权限和用途，确保监测记录不被违规使用或泄露；负责按规定期限对到期监测记录进行鉴定，配合环境管理部门完成符合销毁条件记录的销毁工作，并做好销毁记录。第八条监测人员职责作为监测记录的直接填写人，对所填写记录的真实性、准确性、完整性负直接责任，确保记录内容与实际监测情况完全一致；严格按照统一模板和填写规范完成原始记录填写，字迹清晰（电子记录格式规范），不得随意涂改，确需修改的需按规定标注修改原因并签字确认；监测活动完成后，在规定时限内将原始记录整理完毕并提交本部门审核人员，不得拖延、积压监测记录；配合审核人员、检查人员对监测记录的核查工作，如实说明记录填写过程中的相关情况。第三章监测记录的分类与编制要求第九条监测记录分类公司环境监测记录按用途和形成阶段分为以下类别，各类记录需单独成册、分类管理：原始类记录：包括现场采样记录、样品交接记录、实验室分析原始数据记录、仪器校准记录、质控样测试记录等，是监测数据的核心溯源依据；审核类记录：包括原始记录审核单、数据复核记录、监测报告审核记录、异常数据处置审核记录等，是监测记录合规性的重要保障；报告类记录：包括监测日报、周报、月报、季报、年报，以及专项监测报告等，是监测数据汇总分析后的正式输出记录；管理类记录：包括监测计划执行记录、监测人员培训记录、监测仪器维护记录、记录借阅记录、记录销毁记录等，是监测记录全流程管理的辅助记录。第十条监测记录编制要求（一）格式统一：所有监测记录需采用环境管理部门发布的统一模板，各部门不得擅自修改记录格式、增减记录项目，确需调整的需向环境管理部门提出书面申请，审批通过后方可执行；（二）内容完整：各类记录需填写全部必填项，无缺项、漏项，涉及数据的需标注单位，涉及时间的需精确到分钟（现场采样记录），涉及人员的需填写全名并签字；（三）表述准确：记录内容需使用专业、规范的术语，数据填写需与实际监测结果完全一致，不得估算、编造，描述性内容需客观、清晰，避免模糊表述；（四）编号规范：所有监测记录需按统一规则编制唯一编号，编号包含年份、部门、记录类型、顺序号等要素，确保每一份记录都可通过编号快速检索。第四章监测记录的填写与审核第十一条原始记录填写规范（一）手写记录需使用黑色或蓝色签字笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色工具，电子记录需使用指定办公软件填写，格式统一；（二）记录填写需及时完成，现场采样记录需在采样过程中实时填写，实验室分析记录需在分析完成后立即填写，不得事后补填或回忆填写；（三）原始记录不得随意涂改，确因笔误或数据修正需要修改的，需在错误内容上划单横线，标注正确内容，并由修改人签字、注明修改时间及原因，修改次数每处不得超过1次；（四）监测过程中如出现异常情况（如仪器故障、样品污染、天气干扰等），需在原始记录中详细记录异常情况、发生时间、处置措施及对监测结果的影响分析。第十二条监测记录审核流程（一）一级审核：监测记录填写完成后，由本部门指定的审核人员在1个工作日内完成审核，重点核查记录的完整性、准确性、规范性，审核通过后签字确认；审核不通过的，退回填写人整改，整改完成后重新提交审核；（二）二级审核：一级审核通过后，由环境管理部门专人在2个工作日内完成二级审核，重点核查记录的合规性、可追溯性，以及异常情况处置的合理性，审核通过后签字确认；（三）三级审核：对于月度、季度、年度监测报告等重要记录，需经环境管理部门负责人完成三级审核，审核通过后报公司分管领导审批，审批完成后方可正式归档。第十三条审核责任界定各级审核人员需对审核内容负责，一级审核人员对记录的表面真实性、完整性负责，二级审核人员对记录的合规性、逻辑性负责，三级审核人员对记录的整体有效性负责；审核过程中未发现明显错误或违规问题的，需承担相应审核责任。第五章监测记录的存储与保管第十四条存储方式与要求（一）纸质记录存储：审核完成的纸质监测记录需按类别、年份、项目进行整理，装订成册后存入专用档案柜，档案柜需放置在干燥、通风、避光的区域，配备防火、防潮、防虫设施，档案柜需加锁管理，钥匙由专人保管；（二）电子记录存储：电子监测记录需存储在公司专用服务器或加密存储设备中，设置访问权限，仅授权人员可查看、修改，同时需建立双重备份机制，每月进行一次本地备份，每季度进行一次异地备份，防止数据丢失；（三）存储标识：所有存储的监测记录需粘贴清晰标识，注明记录名称、年份、数量、保管期限、保管责任人等信息，便于检索和管理。第十五条保管期限（一）环境监测原始记录、专项监测报告等核心记录保管期限不少于10年，其中涉及环保行政处罚、环保验收、重大环保事件的监测记录需永久保管；（二）日常监测日报、周报等常规记录保管期限不少于3年；（三）记录保管期限自记录形成的次年1月1日起计算，保管期满后需按规定流程进行鉴定，确无保留价值的方可销毁。第十六条保管责任人职责（一）定期检查监测记录的存储状况，每月检查纸质记录的防潮、防虫情况，每季度检查电子记录的备份情况，发现问题及时处理并记录；（二）建立监测记录管理台账，详细记录记录的入库、出库、借阅、备份、销毁等情况，做到账实相符；（三）保管责任人变动时，需办理完整的交接手续，列明交接记录的清单、数量、存储状况等，交接双方签字确认，环境管理部门负责人监交。第六章监测记录的使用与借阅第十七条内部使用规范（一）公司内部人员因工作需要使用监测记录的，需在记录管理台账中登记使用人、使用事由、使用时间、记录名称及编号，使用完毕后需在规定时限内归还，最长使用时限不超过3个工作日；（二）内部使用监测记录不得涂改、损毁、标注无关内容，如需复制电子记录或复印纸质记录，需经环境管理部门负责人批准，复制/复印的记录需标注“副本”字样，与原件区分管理；（三）涉及公司商业秘密、环保敏感数据的监测记录，内部使用需经公司分管领导批准，使用人员需签订保密承诺书。第十八条外部提供规范（一）向生态环境监管部门、审计部门、司法机关等法定机构提供监测记录的，需经环境管理部门审核、公司分管领导批准，提供的记录需注明用途，复制件需加盖公司公章，并留存提供记录的清单及回执；（二）向合作单位、第三方机构等非法定机构提供监测记录的，需签订保密协议，明确记录使用范围和保密责任，经法务部门审核、公司总经理批准后方可提供；（三）任何单位或个人不得擅自向外部泄露监测记录中的敏感信息，不得超出批准范围提供监测记录。第七章监测记录的销毁与处置第十九条销毁条件（一）保管期限届满且经鉴定无保留价值的监测记录；（二）记录内容已完全电子化且电子版本完整、可追溯，纸质版本无额外保留必要的；（三）公司注销、项目关停等特殊情况下，按法律法规要求需销毁的非永久保管记录。第二十条销毁流程由环境管理部门牵头，档案管理部门配合，对拟销毁的监测记录进行逐一鉴定，形成《监测记录销毁鉴定表》，明确销毁记录的名称、数量、保管期限、鉴定意见等；《监测记录销毁鉴定表》经环境管理部门负责人、档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批，涉及重要记录的需报总经理审批；审批通过后，由2名及以上专人负责销毁工作，纸质记录采用碎纸、焚烧等不可逆方式销毁，电子记录采用彻底删除、磁盘格式化等方式销毁；销毁完成后，填写《监测记录销毁记录表》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员、销毁记录清单等，参与人员签字确认后归档保存。第八章监督检查与责任追究第二十一条监督检查机制（一）环境管理部门每季度开展一次监测记录专项检查，每年开展一次全面检查，检查内容包括记录填写规范性、审核流程完整性、存储保管合规性、借阅使用规范性等；（二）审计部门将监测记录管理情况纳入年度审计范围，重点核查记录的真实性、保管的安全性及销毁的合规性；（三）检查结果需形成书面报告，通报至各相关部门，对发现的问题明确整改要求和整改时限，跟踪整改落实情况。第二十二条责任追究（一）对监测记录填写不规范、不完整，未按要求审核、上报的，给予相关责任人批评教育，限期整改；多次违规的，扣减绩效分值；（二）对涂改、伪造、虚报监测记录，或擅自销毁、泄露监测记录的，视情节轻重给予绩效扣减、岗位调整、通报批评等处理；造成公司经济损失或环保行政处罚的，追究相应经济责任；（三