2026年航空物流公司办公区域管理制度

2026年航空物流公司办公区域管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司办公区域管理，营造安全、整洁、高效、有序的办公环境，保障航空物流业务各环节办公活动正常开展，结合航空物流企业办公区域多场景（含货运操作配套办公区、跨境物流业务办公区、仓储管理办公区、行政综合办公区）、人员流动性强、涉密信息多的特性，依据《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》《公司安全生产管理办法》等相关规定，结合公司实际运营需求制定本制度。第二条制定依据本制度以国家安全生产、消防安全、办公场所管理相关法律法规为基础，参照航空物流行业办公区域管理通用标准，结合公司办公区域分布特点（含总部办公区、机场配套办公区、异地分支机构办公区）制定，确保管理要求贴合航空物流业务实际，各项条款具备可落地性、可考核性，兼顾办公效率与合规管理。第三条适用范围本制度适用于公司所有办公区域的规划、使用、维护、安全及行为规范管理，涵盖总部行政办公区、机场货运操作配套办公区、跨境物流业务办公区、仓储管理办公区、分支机构办公区等所有办公场所；适用公司全体员工（含各部门在岗人员、外勤驻场人员）、临时用工、合作方驻场人员及进入办公区域的外来访客。第四条核心管理原则1.安全第一原则：将办公区域消防安全、信息安全、人员安全置于首位，建立常态化安全管控机制，杜绝安全隐患；2.规范有序原则：明确各办公区域功能定位、使用规范及管理责任，确保办公秩序井然；3.整洁高效原则：保持办公区域环境整洁，合理规划空间布局，提升办公效率；4.节能环保原则：推行绿色办公，节约水电耗材，减少办公区域能源浪费；5.保密合规原则：严格管控航空物流业务涉密信息，规范办公区域涉密文件、设备管理，符合信息安全合规要求。第二章办公区域划分与功能管理第五条办公区域划分标准1.按功能划分为：（1）行政综合办公区：包含各职能部门日常办公区、会议室、接待室、茶水间、档案室等；（2）业务操作办公区：包含航空货运操作办公区、跨境物流业务办理区、仓储管理调度办公区等；（3）公共配套区域：包含走廊、电梯间、卫生间、消防通道、停车场等；（4）涉密办公区：包含业务数据处理区、合同档案存放区、财务办公区等涉及公司核心信息的区域；2.各区域由行政部统一规划标识，明确功能边界，不得随意变更区域用途。第六条办公区域功能管理要求1.行政综合办公区：主要用于日常行政管理、部门协同办公，需保持安静有序，禁止开展与工作无关的活动，会议室需提前预约使用，使用后及时清理；2.业务操作办公区：需贴合航空物流业务办理需求，合理摆放业务单据、操作设备，确保货运信息录入、跨境业务审核等工作高效开展，禁止堆放与业务无关的物品；3.公共配套区域：保持畅通整洁，消防通道不得占用、堵塞，卫生间、茶水间需定时清洁维护；4.涉密办公区：仅限指定人员进入，配备必要的保密设施，禁止无关人员随意出入，涉密设备、文件不得带出该区域。第三章办公区域日常管理规范第七条办公区域使用管理1.工位管理：各部门工位由行政部统一分配，员工需在指定工位办公，不得私自调换、占用多余工位，工位上仅摆放必要的办公设备和用品，保持桌面整洁；2.办公设备管理：办公电脑、打印机、传真机等设备需按指定位置摆放，使用后及时关闭电源，设备故障需及时报备行政部维修，不得私自拆卸、改装；3.会议室管理：员工使用会议室需通过公司指定流程预约，明确使用时间、参会人员及用途，使用期间保持室内整洁，会议结束后关闭灯光、空调、投影等设备，整理桌椅，带走垃圾；4.接待室管理：用于接待客户、合作方等外来人员，由行政部或对接部门负责接待，禁止在接待室处理涉密业务，接待结束后及时清理。第八条办公区域资源使用规范1.水电使用：办公期间按需开启灯光、空调，空调温度设置夏季不低于26℃、冬季不高于20℃，无人办公时及时关闭，茶水间热水器、饮水机非使用时段关闭电源，杜绝长明灯、长流水；2.网络使用：办公区域网络仅用于工作用途，禁止下载无关软件、访问违规网站，禁止占用带宽进行视频播放、游戏等非工作活动，涉密办公区网络需与外网物理隔离；3.办公耗材使用：按需领用打印纸、笔墨等耗材，推行无纸化办公，减少纸质文件打印，废旧耗材统一回收处理。第四章办公区域安全管理第九条消防安全管理1.消防设施管理：办公区域内消防栓、灭火器、应急照明灯等消防设施需按规定摆放，定期由行政部联合安全管理部门检查维护，确保完好有效，员工需熟悉消防设施位置及使用方法；2.消防通道管理：保持消防通道、安全出口畅通，禁止堆放物品、锁闭通道门，禁止在通道内吸烟、使用明火；3.用火用电安全：办公区域禁止违规使用大功率电器（如电暖器、电磁炉、电水壶等），充电设备需使用合规产品，禁止私拉乱接电线、插座，下班前需关闭所有办公设备电源；4.火灾应急处理：发现火情需立即拨打公司应急电话，同时采取初期灭火措施，配合疏散人员，事后按要求上报事故原因及处理情况。第十条信息安全管理1.涉密信息管理：航空货运单据、跨境物流合同、客户信息等涉密资料需妥善存放，纸质文件入柜上锁，电子文件设置访问权限，禁止随意拷贝、转发，作废的涉密单据需统一销毁；2.设备安全管理：办公电脑设置开机密码，离开工位时及时锁屏，涉密设备不得接入外部网络，U盘等存储设备需经过安全检测后方可使用；3.访客信息管理：外来访客进入办公区域需在前台登记身份信息、到访事由及对接人员，由对接人员全程陪同，禁止访客接触公司涉密信息、随意拍摄办公区域。第十一条人员安全管理1.出入管理：员工进入办公区域需按规定佩戴工牌，外来人员需凭有效证件登记并领取访客证，离开时交还；2.异常情况处理：发现办公区域内可疑人员、可疑物品需及时上报行政部或安保人员，遇突发情况（如停电、设备故障、人员突发疾病）按公司应急流程处理；3.防疫及健康管理：根据国家防疫要求及公司规定，保持办公区域通风，定期清洁消毒，员工出现身体不适需及时报备并离岗休息。第五章办公区域环境与卫生管理第十二条日常卫生管理要求1.个人卫生责任：员工需每日清理个人工位，整理桌面、抽屉，及时清理废纸、饮料瓶等垃圾，保持工位及周边区域整洁；2.公共区域卫生：行政部指定保洁人员定时清洁公共区域，每日至少清洁1次卫生间、茶水间，每周清洁会议室、接待室，每月对办公区域进行全面消杀；3.垃圾处理：办公区域垃圾按可回收、不可回收分类投放，垃圾桶定时清理，禁止堆放隔夜垃圾，废旧纸张、单据等涉密垃圾需粉碎后处理。第十三条办公区域环境维护1.绿化管理：办公区域绿植由行政部统一采购摆放，指定人员养护，及时更换枯萎绿植，禁止随意损坏、移除绿植；2.墙面及设施维护：禁止在办公区域墙面、桌椅、设备上乱涂乱画，如需张贴通知、文件，需在指定公告栏张贴，禁止私自张贴无关内容；3.噪音管控：办公区域需保持安静，禁止大声喧哗、播放音乐，业务沟通需控制音量，避免影响他人工作，会议室、接待室关闭门窗后再进行沟通。第六章办公区域行为规范第十四条员工行为基本规范1.仪容仪表：员工上班期间需着装整洁规范，符合公司职业形象要求，禁止穿拖鞋、背心等不适宜的服装进入办公区域，业务岗位人员需按要求佩戴工牌；2.工作纪律：遵守上下班时间，不得在办公区域内睡觉、玩手机游戏、浏览无关网站，禁止聚众闲聊、争吵，禁止在办公区域内吸烟、饮酒、进食有异味的食物；3.待人接物：接待客户、同事需礼貌用语，耐心沟通，保持良好的职业素养，外来访客需主动引导至指定区域，不得推诿、怠慢。第十五条禁止性行为规定1.禁止在办公区域内从事与工作无关的经营性活动、娱乐活动；2.禁止携带易燃、易爆、有毒有害等危险物品进入办公区域；3.禁止私自将公司办公设备、物品带出办公区域，如需带出需按流程报备审批；4.禁止泄露公司商业秘密、客户信息、业务数据等涉密内容；5.禁止损坏办公区域内的设施、设备、绿植等公共财物；6.禁止占用、堵塞消防通道、电梯间等公共区域，禁止私自占用他人工位、物品。第七章监督与考核第十六条监督管理机制1.日常监督：行政部负责办公区域日常巡查，每日检查区域整洁度、设施完好度、安全合规性等，发现问题及时要求整改；2.部门自查：各部门负责人需定期检查本部门办公区域管理情况，督促员工遵守制度要求；3.专项检查：每月由行政部联合安全管理部门开展办公区域安全、卫生专项检查，重点核查消防设施、涉密管理、用电安全等内容，形成检查记录。第十七条奖惩规定1.奖励情形：（1）长期保持工位及周边区域整洁，模范遵守办公区域管理制度的员工，给予月度表彰；（2）及时发现办公区域安全隐患并上报，避免事故发生的，给予200-500元现金奖励；（3）提出办公区域管理优化建议并落地见效，提升办公效率或降低管理成本的，给予300-1000元奖励；2.处罚情形：（1）轻微违规：未保持工位整洁、违规使用办公设备、在办公区域内吸烟等，首次给予口头警告，累计2次扣减当月绩效5%；（2）一般违规：占用消防通道、私自调换工位、损坏办公设施未报备的，扣减当月绩效10%-20%，并承担设施维修费用；（3）严重违规：泄露公司涉密信息、违规使用大功率电器引发安全隐患、拒绝配合办公区域管理整改的，扣减当月绩效50%，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第八章附则第十八条制度解释与修订本制度由公司行政部牵头制定并负责具体解释工作；行政部可根据国家相关法规更新、公司业务发展、办公区域调整等情况，提出制度修订建议，经公司管理层审议通过后发布；本制度未尽事宜，按照国家相关法律法规及公司《安全生