2026年航空物流公司办公设备使用与维护管理制度

2026年航空物流公司办公设备使用与维护管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司办公设备的使用、维护、申购、调拨及报废全流程管理，保障办公设备正常运行，提高设备使用效率，降低运维成本，结合航空物流行业办公场景特性（含物流信息系统终端、扫码设备、冷链监控终端等专业设备使用需求），依据《中华人民共和国特种设备安全法》《企业固定资产管理办法》等相关规定，结合公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有纳入固定资产管理的办公设备，包括但不限于计算机（台式机、笔记本、服务器）、打印/复印/扫描一体机、传真机、电话机、投影仪、会议音响设备、物流信息扫码终端、冷链监控设备、办公家具（办公桌椅、文件柜等）、碎纸机、饮水机等；同时适用于所有使用、保管、维护办公设备的部门及人员，外包合作单位使用公司办公设备的，参照本制度核心条款执行。第三条基本原则（一）规范使用原则：所有办公设备均需按操作规范使用，严禁违规操作、超负荷使用或挪作私用，确保设备运行安全，适配航空物流行业信息设备数据安全、冷链设备精准运行的核心要求。（二）权责统一原则：明确办公设备的使用人、保管人、维护责任人，做到“谁使用、谁负责、谁保管、谁维护”，确保每台设备都有专人管理，避免设备损坏、丢失或闲置浪费。（三）预防为主原则：建立办公设备日常维护和定期巡检机制，提前排查设备故障隐患，降低设备故障率，减少因设备故障导致的办公中断、物流信息处理延迟等问题。（四）效益优先原则：合理配置办公设备资源，优先维修再更换，杜绝盲目申购、重复采购；对老旧设备进行评估，符合报废条件的及时处置，提高设备资源利用效率。（五）安全保密原则：涉及航空物流客户信息、运输数据、财务数据的计算机、服务器等设备，需严格遵守公司信息安全管理制度，做好数据加密、备份及设备使用权限管控，防止信息泄露。第二章管理职责第四条行政部统筹管理职责行政部为公司办公设备的统筹管理部门，负责建立并维护《办公设备管理台账》，记录设备名称、型号、采购时间、金额、使用部门、使用人、维保期限、维修记录等信息；牵头制定办公设备申购、调拨、报废流程，审核各部门设备申购需求；对接专业维保机构，负责公司办公设备的集中维保管理；定期组织办公设备使用规范培训，解答设备使用过程中的问题；每季度开展办公设备盘点，确保账实相符；负责办公设备报废处置的审批及残值处理。第五条各部门管理职责（一）各部门负责人为本部门办公设备管理第一责任人，负责监督本部门员工按规范使用设备，及时上报设备故障；合理分配本部门设备资源，避免设备闲置；配合行政部完成设备盘点、维保及报废工作。（二）物流运营部门：负责本部门专业设备（如物流信息扫码终端、冷链监控设备、航线数据终端等）的日常使用监督，配合行政部及维保机构完成专业设备的定期校准、维护，确保设备适配航空物流作业流程要求。（三）信息技术部门：负责公司服务器、计算机网络设备、物流信息系统终端等信息化设备的技术维护，处理设备系统故障、数据安全问题，定期更新系统补丁、查杀病毒，保障信息设备稳定运行。第六条设备使用人岗位职责办公设备使用人为设备直接责任人，负责熟记所使用设备的操作规范，严禁违规操作（如私自拆卸设备、安装非授权软件、更改系统设置等）；使用前检查设备运行状态，发现异常及时上报部门负责人及行政部；下班前关闭设备电源（24小时运行的服务器、冷链监控设备除外），做好设备清洁；妥善保管个人使用的笔记本电脑、扫码终端等便携设备，防止丢失、损坏；配合维保人员完成设备检修、维护工作。第三章办公设备分类及使用规范第七条计算机类设备（一）台式计算机/笔记本电脑：使用人需设置复杂密码并定期更换，严禁外接不明U盘、移动硬盘等存储设备，避免感染病毒；严禁安装与工作无关的软件（如游戏、视频软件等）；物流运营部门计算机需专用，严禁安装影响物流信息系统运行的软件；笔记本电脑外出携带需提前向部门负责人报备，返回后及时查杀病毒；计算机出现蓝屏、死机、数据丢失等故障，需立即联系信息技术部门处理，严禁私自拆机维修。（二）服务器：由信息技术部门专人管理，设置多层访问权限，定期备份服务器数据（至少每周一次）；实时监控服务器运行状态，发现CPU占用过高、硬盘存储空间不足等问题及时处理；服务器机房保持恒温、干燥，严禁无关人员进入机房。第八条打印/复印/扫描类设备（一）使用前检查设备耗材（纸张、墨盒、硒鼓）是否充足，耗材不足时及时联系行政部更换；打印/复印文件需按需操作，严禁随意打印无关文件，提倡双面打印，节约用纸；涉及公司机密文件（如航空物流合同、财务报表）的打印/复印，需在专人监督下进行，使用后及时销毁废弃纸张。（二）扫描文件时需确认扫描内容与需求一致，扫描完成后及时将电子文件归档，删除设备缓存中的扫描文件；设备出现卡纸、打印模糊等故障时，按操作手册简单处理，无法解决的及时上报行政部联系维保人员。第九条物流专业类设备（一）物流信息扫码终端：使用前检查电量、扫码清晰度，确保能准确识别物流单号、货物标签；使用后及时充电，避免因电量不足影响货物分拣、装卸作业；扫码终端出现识别故障时，联系信息技术部门校准，严禁敲击、摔打设备。（二）冷链监控设备：每日开机前检查设备定位、温度监测功能是否正常，确保冷链货物运输过程中温度数据实时上传；严禁修改设备监测参数，发现温度异常、数据传输中断等问题，立即上报运营部门及行政部。第十条其他办公设备（一）通讯设备（电话机、传真机）：电话机按公司通讯规范使用，严禁拨打私人长途电话；传真机使用前检查纸张、油墨，接收传真后及时确认收件人并转交，涉密传真需专人接收、登记；（二）办公家具及辅助设备：办公桌椅、文件柜等按需使用，严禁暴力拆卸、损坏；文件柜存放重要文件需上锁，碎纸机使用时避免放入硬物（如金属、塑料），饮水机定期清洗滤芯，确保饮用水安全。第四章办公设备维护管理第十一条日常维护（一）设备清洁：使用人每日对所使用设备进行表面清洁（如计算机屏幕、键盘、扫码终端外壳），使用专用清洁工具，避免液体进入设备内部；每月对文件柜、办公桌进行一次全面清洁，保持设备整洁。（二）运行检查：使用人每次使用设备前检查运行状态，如计算机开机是否正常、打印机是否卡纸、扫码终端是否能正常识别等，发现小故障（如打印机缺纸、设备断电）自行处理，无法处理的及时上报。（三）耗材管理：行政部建立办公设备耗材台账，记录墨盒、硒鼓、打印纸、扫码终端电池等耗材的领用、更换情况；各部门按需领用耗材，严禁浪费，更换下来的废旧耗材由行政部统一回收处理。第十二条定期维护（一）月度巡检：信息技术部门每月对公司服务器、网络设备、物流信息终端进行一次巡检，检查设备运行参数、数据备份情况、网络连接稳定性，形成《月度设备巡检报告》提交行政部。（二）季度保养：行政部每季度联系专业维保机构，对打印/复印一体机、投影仪、冷链监控设备等进行一次全面保养，包括内部清洁、零件校准、功能检测等，记录保养内容及结果。（三）年度检修：每年12月，行政部联合信息技术部门、各业务部门对所有办公设备进行一次全面检修，评估设备运行状态、剩余使用年限，为下一年度设备申购、报废提供依据。第十三条故障处理（一）故障上报：设备出现故障后，使用人需在1个工作日内填写《办公设备故障报修单》，提交至部门负责人审核后，上报行政部；紧急故障（如服务器瘫痪、冷链监控设备失效）可口头先上报，后补填单据。（二）故障维修：行政部收到报修单后，区分故障类型：简单故障（如打印机卡纸、计算机系统卡顿）由信息技术部门或行政部专人处理，1个工作日内解决；复杂故障（如硬件损坏、专业设备校准）联系外部维保机构处理，明确维修时限（一般不超过3个工作日），并告知使用部门。（三）维修记录：设备维修完成后，行政部需在《办公设备管理台账》中记录维修时间、故障原因、维修内容、维修费用、维修人员等信息，确保维修全流程可追溯。第五章设备申购、调拨与报废管理第十四条设备申购（一）申购申请：各部门因工作需要新增办公设备的，需填写《办公设备申购申请表》，注明申购设备名称、型号、数量、预估金额、使用场景（如物流扫码终端需注明适配的货物分拣场景）、申购理由等，经部门负责人审核、行政部复核、公司管理层审批后，方可采购。（二）采购流程：行政部根据审批后的申购表，通过公司指定采购渠道采购，优先选择性价比高、适配航空物流作业需求的设备；采购完成后，及时验收设备，录入《办公设备管理台账》，并交付使用部门。第十五条设备调拨因部门人员调整、工作需求变更需调拨办公设备的，由调出部门填写《办公设备调拨申请表》，注明调拨设备信息、调出/调入部门、调拨原因等，经双方部门负责人审核、行政部审批后，完成设备交接；行政部及时更新《办公设备管理台账》中的使用部门、使用人信息。第十六条设备报废（一）报废条件：符合以下条件之一的办公设备可申请报废：使用年限超过8年且维修成本过高（维修费用超过设备残值50%）；设备严重损坏，无法修复；设备技术落后，无法满足办公及航空物流作业需求；存在安全隐患，继续使用可能导致事故或信息泄露。（二）报废流程：使用部门填写《办公设备报废申请表》，注明报废设备信息、报废原因、残值预估等，经部门负责人审核后，行政部组织技术人员评估，确认符合报废条件的，报公司管理层审批；审批通过后，行政部对报废设备进行处置（如回收残值、销毁数据、拆解处理），并从台账中注销该设备信息。第六章监督检查与考核问责第十七条日常监督检查（一）月度自查：各部门每月对本部门办公设备使用、维护情况进行自查，重点检查设备是否按规范使用、是否存在损坏/闲置、台账信息是否准确，形成《部门设备自查表》提交行政部。（二）季度核查：行政部每季度组织一次办公设备专项核查，随机抽查不少于30%的设备，核实设备使用状态、台账信息、维修记录等，形成《季度设备管理核查报告》上报管理层。第十八条考核标准（一）将办公设备管理工作纳入各部门及员工绩效考核范围，考核权重不低于3%，考核指标包括设备完好率、故障报修及时率、耗材使用节约率等，其中设备完好率需达到95%以上。（二）设备完好率=运行正常的设备数量/部门总设备数量×100%；故障报修及时率=按时上报故障的设备数量/故障设备总数×100%；耗材使用节约率=（耗材预算金额-实际使用金额）/耗材预算金额×100%。第十九条奖惩措施（一）奖励措施：对年度内设备完好率100%、无违规使用记录、耗材使用节约率超10%的部门及个人，给予年度“设备管理先进个人/部门”评优资格及现金奖励；对提出设备使用/维护流程优化建议并被采纳的人员，给予专项奖励。（二）处罚措施：因违规操作导致设备损坏的，由责任人承担维修费用，扣除当月绩效分数2-5分；私自拆卸、挪用办公设备或造成设备丢失的，按设备残值赔偿，扣除当月绩效5-10分，情节严重的追究岗位责任；未按时上报设备故障导致故障扩大、影响办公或物流作业的，扣除责任人当月绩效1-3分；虚报申购需求、浪费耗材的，首次给予口头警告，多次违规的扣除当月绩效1-2分。第七章附则第二十条制度解释权本制度由公司行政部负责解释，各部门在执行过程中