2026年航空物流公司采购计划编制与审批管理制度

2026年航空物流公司采购计划编制与审批管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购计划编制与审批管理工作，提高采购计划性、精准性和合规性，降低盲目采购、重复采购带来的成本浪费和资源闲置风险，结合航空物流行业采购业务特性（含航空货运设备、航材配件、物流服务等采购场景）及公司经营发展实际，制定本制度。本制度旨在建立“需求导向、分级编制、逐级审批、动态调整”的采购计划管理体系，确保采购计划贴合业务实际、审批流程规范高效，为公司采购活动有序开展提供制度保障。第二条制定依据本制度制定及执行严格遵循《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等法律法规及行业规范，衔接公司《采购管理制度》《预算管理制度》《物资管理办法》《财务审批制度》等核心制度，确保采购计划编制与审批工作有法可依、有章可循。第三条适用范围本制度适用于公司各部门所有采购计划的编制、审核、审批、执行及调整工作，涵盖物资类采购计划（含航空物流核心设备配件、办公物资、低值易耗品、安全防护用品等）、服务类采购计划（含物流配送服务、设备维修保养服务、航空货运代理服务、信息化技术服务等）；包括年度采购计划、季度采购计划、月度采购计划及临时采购计划；适用于采购部、财务部、各业务需求部门、仓储部及采购专员、计划编制人员、预算审核人员等对应岗位人员。第四条管理原则采购计划编制与审批遵循四项核心原则：一是需求匹配原则，采购计划需严格依据业务部门实际需求、年度经营目标及库存水平编制，杜绝无需求、超需求编制计划；二是预算约束原则，所有采购计划必须在公司年度财务预算范围内编制，超预算采购计划需履行专项审批程序；三是分级审批原则，按采购金额、采购类型划分审批层级，确保审批效率与风险管控相平衡；四是全程可溯原则，采购计划从编制到审批、执行的全流程需留存书面或电子记录，做到有据可查、责任可追。第二章采购计划编制规范第五条编制主体与职责采购计划实行“需求部门编制、采购部汇总审核”的主体分工机制：各业务需求部门为采购计划编制第一责任主体，指定专人负责本部门采购需求梳理、计划初稿编制，确保需求描述清晰、数量准确、用途明确；采购部为采购计划汇总审核主体，负责收集各部门计划初稿，结合公司库存数据、市场行情、采购周期等因素进行合规性、合理性审核，形成公司整体采购计划草案；财务部负责对采购计划进行预算符合性审核，核实计划金额是否在部门预算及公司总预算范围内。第六条编制依据采购计划编制需以以下内容为核心依据：一是公司年度经营计划、季度业务目标及月度工作安排，确保采购计划服务于公司整体经营发展；二是各部门实际业务需求，包括生产运营所需的航材配件补充、物流服务保障、办公消耗物资补给等，需求需经部门负责人签字确认；三是库存盘点数据，采购部需每月联合仓储部开展库存盘点，编制计划时优先消化现有库存，避免库存积压；四是市场价格趋势，针对航空物流核心设备配件等价格波动较大的品类，编制计划时需结合市场行情预判，合理确定采购数量和采购节点；五是财务预算指标，财务部需提前向各部门下达年度、季度采购预算额度，作为计划编制的硬性约束。第七条采购计划分类公司采购计划按编制周期和紧急程度分为四类：一是年度采购计划，是公司全年采购工作的总纲领，涵盖年度内所有常规、大额采购事项，由各部门每年12月10日前编制完成，采购部汇总后于12月20日前完成审核；二是季度采购计划，是年度计划的分解执行计划，需结合季度业务调整优化，各部门每季度最后一个月25日前编制下一季度计划，采购部5个工作日内完成审核；三是月度采购计划，是具体执行计划，细化至采购品类、数量、预计采购时间，各部门每月20日前编制下一月度计划；四是临时采购计划，针对突发业务需求、设备应急维修等不可预见的采购事项，由需求部门即时编制，仅限应急场景使用。第八条编制内容要求采购计划需包含以下核心内容，确保信息完整、表述准确：一是基本信息，包括计划编制部门、编制日期、计划执行周期、计划编号；二是采购标的信息，物资类需明确品名、规格型号、技术参数、数量、计量单位、预计单价、总金额，其中航空物流核心设备配件需注明适配机型、使用场景；服务类需明确服务内容、服务周期、服务标准、服务地点、预计费用；三是采购理由，简要说明采购的必要性，如库存低于安全阈值、业务拓展新增需求、设备维修急需等；四是预计采购时间及交付要求，结合业务需求紧急程度明确采购完成时限、交付地点及验收标准；五是预算来源，注明采购计划对应的部门预算科目及金额，超预算的需单独说明。第九条编制时限要求采购计划编制需严格遵守以下时限规定：年度采购计划，各部门需在每年12月10日前完成初稿编制并提交采购部，采购部汇总审核后于12月25日前提交财务部预算审核；季度采购计划，各部门需在每季度最后一个月25日前完成编制并提交采购部，采购部3个工作日内完成审核，5个工作日内提交财务部；月度采购计划，各部门需在每月20日前完成编制并提交采购部，采购部2个工作日内完成审核；临时采购计划，需求部门需在提出采购需求当日完成编制，紧急情况下可先口头报备，2个工作日内补齐书面计划。第三章采购计划审批流程第十条审批层级划分采购计划审批按采购金额和类型划分为四级：一是部门级审批，适用于单次采购金额5万元及以下的小额采购计划，由需求部门负责人审核、采购部负责人审批；二是公司级中层审批，适用于单次采购金额5万元以上、50万元及以下的常规采购计划，经需求部门负责人、采购部负责人审核后，报公司分管采购工作的中层管理人员审批；三是公司级高层审批，适用于单次采购金额50万元以上的重大采购计划，经需求部门负责人、采购部负责人、财务部负责人审核后，报公司高层管理人员审批；四是专项审批，适用于超预算采购计划、应急采购计划，需经财务部负责人审核预算调整可行性后，报公司管理层集体审议审批。第十一条常规采购计划审批流程常规采购计划（年度、季度、月度）遵循以下审批流程：第一步，需求部门完成采购计划初稿编制，经部门负责人签字确认后提交采购部；第二步，采购部在规定时限内完成审核，重点核查需求合理性、库存匹配度、采购周期可行性，审核通过后签署意见并提交财务部；第三步，财务部审核计划金额是否符合预算要求，出具预算审核意见，符合预算的提交对应层级审批人，超预算的退回需求部门说明情况；第四步，审批人根据审批层级对采购计划进行最终审批，审批通过的由采购部备案并执行，审批未通过的退回需求部门修改后重新提交；第五步，所有审批完成的采购计划由采购部统一归档，同步抄送财务部、仓储部备查。第十二条临时/应急采购计划审批流程临时/应急采购计划审批遵循“特事特办、简化流程、全程留痕”原则：第一步，需求部门因突发情况（如航空物流设备故障急需配件、应急运输保障需补充物资）编制临时采购计划，注明“应急”标识及紧急原因；第二步，需求部门负责人即时审核并签字，同步口头向采购部负责人报备；第三步，采购部收到计划后1个工作日内完成审核，重点核查需求真实性、紧急程度，无需财务部预算前置审核（事后补充）；第四步，根据采购金额提交对应层级审批人即时审批，审批人无法现场审批的可通过线上办公系统、电话等方式确认，事后补齐书面审批手续；第五步，审批通过后采购部立即启动采购流程，同时在2个工作日内将计划及审批记录抄送财务部，完成预算补录手续。第十三条审批要求采购计划审批需遵守以下核心要求：一是审批人需在收到采购计划后，按小额计划1个工作日、常规计划3个工作日、重大计划5个工作日的时限完成审批，确需延长的需向提交部门说明理由；二是审批人需对采购计划的需求合理性、预算合规性、价格公允性进行实质性审核，不得仅作形式审批；三是所有审批意见需以书面或电子签章形式留存，明确同意、不同意或修改后重新提交的意见，不同意的需注明具体理由；四是超预算采购计划需由需求部门提交《超预算采购专项说明》，经财务部审核预算调整可行性、采购部审核采购必要性后，方可进入高层审批环节。第四章采购计划执行与调整第十四条计划执行要求审批通过的采购计划由采购部严格按计划内容执行：一是采购部需根据计划中明确的采购标的、数量、时间节点制定采购执行方案，优先选择公司合格供应商名录内的合作方；二是执行过程中需定期向需求部门反馈采购进度，如供应商报价、合同签订、物资/服务交付等情况，确保与计划要求一致；三是因市场变化、供应商履约问题等导致无法按计划执行的，需第一时间告知需求部门及审批人，协商解决方案；四是采购完成后，采购部需在5个工作日内将执行结果录入采购计划台账，注明计划完成情况、实际采购金额、交付时间等信息，同步抄送财务部完成费用核销。第十五条计划调整条件采购计划一经审批不得随意调整，出现以下情形的可申请调整：一是公司经营计划调整、业务需求发生重大变化，导致原计划采购标的、数量、金额不再匹配实际需求；二是市场行情发生剧烈波动，如航空物流核心配件价格涨幅超过10%，或供应商停产、履约能力下降导致无法按原计划采购；三是库存数据出现重大偏差，经重新盘点后发现现有库存可满足部分采购需求，无需按原计划采购；四是预算调整，财务部下达的部门采购预算额度发生变化，导致原计划金额超出调整后预算。第十六条计划调整流程采购计划调整需履行以下流程：第一步，需求部门或采购部提出计划调整申请，填写《采购计划调整申请表》，注明调整原因、调整内容（如数量增减、金额变化、采购时间延后等）及调整后的计划内容；第二步，调整申请经需求部门负责人签字确认后，提交采购部审核，采购部核查调整理由的真实性、合理性，出具审核意见；第三步，财务部审核调整后的计划金额是否符合预算要求，超预算的需履行超预算专项审批程序；第四步，按原计划审批层级提交审批人审批，重大调整（如金额增减超过原计划20%）需报原审批层级上一级管理人员审批；第五步，审批通过后，采购部更新采购计划台账，将调整申请及审批记录归档，同步告知相关部门执行调整后的计划。第五章监督与考核第十七条日常监督采购计划编制与审批的日常监督实行多部门协同机制：采购部每月自查采购计划编制、审批及执行情况，重点核查计划编制的准确性、审批流程的合规性、执行的到位率，形成月度监督报告；财务部每季度对采购计划预算执行情况进行核查，对比计划金额与实际采购金额的偏差，分析偏差原因并提出整改建议；审计部每半年开展采购计划专项审计，排查无计划采购、超计划采购、虚假编制计划等违规行为，出具审计报告并督促整改。第十八条考核机制公司将采购计划管理纳入各部门及相关岗位绩效考核体系：对需求部门，考核指标包括计划编制准确率（实际采购与计划的偏差率）、计划提报及时性，偏差率超过10%或未按时提报计划的，扣减部门月度绩效分值；对采购部，考核指标包括计划审核效率、计划执行到位率，审核超期或执行到位率低于90%的，扣减采购部相关岗位绩效分值；对审批人员，考核指标包括审批及时性、审批合规性，未按时审批或形式审批导致违规采购的，纳入个人年度履职评价。第十九条责任追究对违反本制度的行为实行分级责任追究：一是因计划编制不准确、不及时导致轻微损失（单次损失5000元及以下）的，给予责任人口头警告、限期整改；二是因无计划采购、超计划采购或虚假编制计划导致较大损失（单次损失5000元以上、5万元及以下）的，扣发责任人当月绩效奖金的10%-20%，并在公司内部通报；三是因违规审批、未履行监督职责导致重大损失（单次损失5万元以上）的，扣发责任人季度绩效奖金的30%-50%，情节严重的调岗或解除劳动合同；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第二十条台账管理采购部需建立采购计划全流程管理台账，详细记录各部门采购计划的编制、审核、审批、执行、调整等信息，台账需留存至少3年，供公司内部核查及外部审计使用；台账可采用电子台