2026年航空物流公司采购资料归档管理制度

2026年航空物流公司采购资料归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司采购资料全生命周期管理，建立标准化、规范化的采购资料归档体系，保障采购业务可追溯、可核查，防范采购合规风险，同时满足财务审计、行业监管、司法取证等多维度需求，结合航空物流行业采购业务特性、公司采购管理实际及相关法律法规要求，特制定本制度。本制度为公司采购资料管理的核心规范性文件，所有涉及采购业务的部门及岗位人员均需严格遵照执行。第二条适用范围本制度适用于公司各部门开展的全部采购业务资料归档管理，涵盖航空货运作业所需普通物资（包装材料、装卸工具、办公耗材等）、特种物资（危险品运输专用容器、保税货运标识、鲜活易腐货物保鲜耗材等）、应急物资（临时加固设备、应急防护用品等）的采购资料；涉及常规采购、紧急采购、招标采购、询比价采购、跨网点调拨采购等全采购类型的资料；适用于采购部、仓储部、财务部、运营管理部、档案管理部等相关部门及采购专员、归档专员、部门负责人等对应岗位人员；外部合作单位委托采购业务的资料归档，参照本制度执行，特殊合作条款另有约定的从其约定。第三条核心原则采购资料归档遵循“全程留痕、分类管理、及时完整、安全保密、合规高效”的核心原则。采购全流程产生的各类资料均需留存归档，确保业务轨迹可追溯；按采购类型、物资属性、保密等级划分归档类别，匹配差异化管理标准；采购业务完成后按时完成资料收集、整理、归档，确保资料无缺失、无遗漏；严格管控涉密采购资料，防范商业机密泄露；归档流程符合《中华人民共和国档案法》《会计法》《政府采购法实施条例》等法律法规，同时契合公司采购管理制度、财务管理制度、保密管理制度等内部规定。第四条合规依据采购资料归档工作严格遵守《中华人民共和国档案法》中关于企业档案收集、整理、保管、利用的相关规定，符合《会计法》对采购财务凭证保管的要求，契合《政府采购法实施条例》对采购文件归档的规范；涉及危险品、保税物资采购的资料归档，需遵循海关、民航局等监管部门的备案要求；涉密采购资料的管理需符合《中华人民共和国保守国家秘密法》及公司商业秘密保护规定，确保归档全流程合法合规。第二章采购资料归档范围第五条核心采购资料核心采购资料指直接反映采购业务核心流程的必备资料，是归档管理的重点，包括：采购申请类资料（补货申请单、采购立项审批表、紧急采购审批单、跨部门采购需求确认单）；采购审批类资料（部门负责人审批意见、运营管理部审核文件、财务部成本审核意见、公司管理层审批文件）；采购执行类资料（供应商报价单、询比价记录、招标公告、中标通知书、采购合同及补充协议、订单确认函）；验收结算类资料（物资验收报告、质量检测证明、入库单、发票、付款凭证、对账确认单）；异议处理类资料（供应商违约处理记录、物资退换货协议、采购纠纷调解文件）。第六条辅助采购资料辅助采购资料指支撑采购业务开展的补充性资料，需随核心资料一并归档，包括：供应商管理类资料（供应商资质证明、准入审核表、履约评价报告、合作终止说明）；采购计划类资料（年度/季度采购计划、采购预算表、预算调整审批文件）；沟通记录类资料（采购业务沟通纪要、供应商往来函件、会议记录）；物流配送类资料（物资运输单、物流验收记录、配送异常处理说明）；其他辅助资料（采购政策依据文件、行业标准参考资料、市场调研报告）。第七条特殊采购资料特殊采购资料指适配航空物流特种物资采购的专项资料，需单独分类归档，包括：危险品采购资料（民航局资质审核文件、危险品运输物资生产许可证、防爆检测报告、海关备案文件）；保税物资采购资料（海关审批单、保税物资采购备案表、核销证明、跨境采购通关文件）；应急采购资料（应急采购预案、突发情况说明、备用供应商启用审批单、物资紧急调拨记录）；涉密采购资料（涉密物资采购保密协议、仅限指定人员查阅的供应商报价机密文件、特殊运输保障协议）。第三章采购资料归档标准第八条格式标准采购资料分为纸质版和电子版两类，归档需满足对应格式要求：纸质资料需使用A4纸张打印，字迹清晰、无涂改，签字盖章完整，采用线装或胶装方式装订，不得使用易褪色的书写工具；电子资料需存储为PDF格式（不可编辑版），命名规则为“年度+采购类型+物资类别+项目编号+资料名称”（如2026-常规采购-核心作业物资-001-采购合同），电子扫描件分辨率不低于300dpi，确保内容清晰可辨；涉密电子资料需加密存储，密码由档案管理部专人保管，定期更换。第九条完整性标准归档资料需确保全程完整，无关键信息缺失：采购申请至结算全流程的资料需成套归档，不得遗漏任一环节文件；文件要素需完整，如采购合同需包含标的、数量、价款、履行期限、违约责任、双方签字盖章等核心要素，验收报告需包含验收时间、地点、人员、结果、异常情况说明等内容；手写资料需字迹工整，关键数据（金额、数量、日期）需清晰可认，修改处需有修改人签字及日期确认；电子资料需与纸质资料内容一致，无篡改、删减情况。第十条时效标准采购资料需按规定时限完成归档，确保及时性：常规采购业务完成（物资验收入库、款项结算完毕）后5个工作日内，由采购专员完成资料收集并移交档案管理部；紧急采购业务需在采购完成后2个工作日内完成初步资料收集，10个工作日内补全所有归档资料；招标采购业务需在中标合同签订且履约完成后10个工作日内完成归档；特殊物资采购业务需在完成监管部门备案后3个工作日内完成归档；月度/季度采购汇总资料需在周期结束后15个工作日内完成归档。第十一条保密标准按采购资料保密等级实施差异化归档管理：绝密级资料（如核心供应商报价底单、涉密物资采购方案）仅限档案管理部指定专人保管，存储于加密档案柜/加密服务器，查阅需经公司管理层审批；机密级资料（如采购预算明细、特种物资采购合同）需单独存放，查阅需经采购部及档案管理部负责人双审批；秘密级资料（如常规物资供应商资质、普通采购合同）可按常规流程保管，查阅需经部门负责人审批；非涉密资料（如公开招标公告、通用物资验收报告）可按公司档案查阅规定管理，确保保密等级与管理措施匹配。第四章采购资料归档流程第十二条资料收集采购业务完成后，采购专员为资料收集第一责任人，需在规定时限内收集全套采购资料：核心资料需逐份核对，确保无缺失、无错误；辅助资料需按采购项目分类整理，与核心资料对应；特殊资料需单独标注保密等级及归档要求。收集过程中发现资料缺失的，需在24小时内联系相关岗位人员补齐，无法补齐的需出具书面说明，经部门负责人签字确认后随其他资料一并归档。第十三条资料整理采购专员完成资料收集后，按“一事一档”原则整理：按采购项目编号分类，同一项目的核心资料、辅助资料、特殊资料归集为一套档案；按流程顺序排列资料（采购申请→审批→执行→验收→结算→异议处理），标注页码并编制档案目录；纸质资料需去除金属装订物，按归档格式标准装订，电子资料按命名规则重命名并存储至指定文件夹；整理完成后填写《采购资料归档交接单》，注明档案名称、份数、页数、保密等级、移交人等信息。第十四条资料审核采购部负责人需在1个工作日内完成归档资料审核：核对资料完整性，确认核心资料无缺失、辅助资料匹配、特殊资料合规；核查资料准确性，确认采购金额、数量、供应商信息等关键数据一致；检查资料格式，确认符合纸质/电子归档标准；审核保密标注，确认保密等级划分准确。审核通过的，在交接单上签字确认；审核不通过的，退回采购专员限期整改，整改完成后重新审核。第十五条立卷移交审核通过的采购资料，由采购专员在1个工作日内移交档案管理部：档案管理部归档专员核对交接单与实际资料一致后，办理接收手续；按年度+采购类型+物资类别对档案立卷，编制档案编号并录入档案管理系统；纸质档案存放至指定档案柜，电子档案存储至公司专用档案服务器，涉密档案单独存放并标注警示标识；移交完成后，采购专员与归档专员在交接单上签字确认，交接单一式两份，双方各留存一份归档。第五章采购资料保管与查阅第十六条保管要求档案管理部需按规范保管采购资料：纸质档案存放于防潮、防火、防虫、防盗的档案库房，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，定期检查档案完好情况，每年至少开展1次全面盘点；电子档案定期备份（每月增量备份、每年全量备份），备份介质异地存放，防止数据丢失；涉密档案需由专人专柜保管，保管人员签订保密协议，离岗时办理资料交接手续；档案保管期限按类型划分：核心采购资料保管10年，特殊采购资料保管15年，辅助采购资料保管5年，财务类采购凭证按《会计法》要求保管30年。第十七条查阅流程公司内部人员查阅采购资料需遵循以下流程：填写《采购资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称、查阅范围、查阅人信息；按保密等级履行审批手续（非涉密资料经部门负责人审批，机密/绝密级资料按对应权限审批）；档案管理部归档专员审核申请表及审批意见后，提供对应资料，查阅仅限档案查阅室进行，不得带出；查阅过程中不得涂改、勾画、复制资料，涉密资料查阅需全程由归档专员陪同，查阅完毕后当场收回资料并登记。第十八条借阅管理确因工作需要借阅采购资料的，需额外履行以下手续：借阅申请需注明借阅期限（最长不超过15个工作日），经审批后签订《资料借阅承诺书》，承诺妥善保管、按时归还；纸质资料借阅仅限公司内部使用，不得转借他人，电子资料不得复制、传输；借阅期间如发生资料损毁、丢失，需立即向档案管理部报告，按公司规定承担相应责任；借阅期满前需归还资料，如需续借需提前1个工作日重新申请，续借期限不超过7个工作日；档案管理部需建立借阅台账，记录借阅人、借阅资料、借阅时间、归还时间等信息。第六章采购资料销毁与移交第十九条销毁条件采购资料满足以下条件可申请销毁：保管期限届满且无继续保存价值（需经财务部、采购部、档案管理部联合审核确认）；资料内容已失效（如供应商合作终止且无后续纠纷、采购项目已完结且无审计需求）；重复归档的冗余资料（需确认核心信息已留存）；法律法规允许销毁且不涉及未结纠纷、审计、监管调查的资料；涉密资料销毁需额外经公司保密委员会审核，确保无留存必要。第二十条销毁流程采购资料销毁需严格按流程执行：档案管理部填写《采购资料销毁申请表》，附需销毁资料清单、保管期限证明、联合审核意见；按保密等级履行审批手续（非涉密资料经公司管理层审批，涉密资料经保密委员会审批）；审批通过后，由档案管理部、采购部、财务部指定人员共同监销，纸质资料采用碎纸机销毁，电子资料采用专业工具彻底删除，确保无法恢复；销毁完成后填写《资料销毁记录表》，注明销毁时间、地点、资料清单、监销人、执行人，记录表永久归档留存。第二十一条移交管理因公司组织调整、业务划转等原因需移交采购资料的，需按以下流程执行：移交方与接收方共同编制《资料移交清单》，注明资料名称、数量、保管状态、保密等级；双方现场核对资料，确认无误后签字确认；涉密资料移交需额外签订《保密责任移交协议》，明确接收方的保密义务；移交完成后，档案管理系统更新资料保管责任人信息，移交清单一式三份，移交方、接收方、档案管理部各留存一份；跨公司移交资料需按法律法规及合作协议执行，确保资料移交合法合规。第七章监督考核与责任追究第二十二条监督机制公司建立采购资料归档多层级监督机制：档案管理部每月抽查采购资料归档情况，重点核查归档及时性、完整性；采购部每季度开展内部自查，梳理归档漏洞并整改；财务部结合财务审计核查采购资料归档合规性；运营管理部将归档管理纳入采购业务考核，定期通报检查结果；每年由公司审计部开展一次采购资料归档专项审计，确保制度落地执行。第二十三条考核标准采购资料归档工作纳入相关岗位绩效考核，核心考核指标包括：归档及时率（目标100%），即按规定时限完成归档的采购项目占总项目数的比例；资料完整率（目标98%以上），即归档资料无缺失的项目占总项目数的比例；查阅合规率（目标100%），即按审批流程完成查阅/借阅的次数占总次数的比例；资料完好率（目标100%），即保管期间无损毁、丢失的资料占总资料数的比例；保密合规率（目标100%），即涉密资料管理无违规的次数占总管理次数的比例。第二十四条问责情形有下列情形之一的，视为违规开展采购资料归档工作，予以问责：未按规定时限收集、移交采购资料，导致资料丢失或无法追溯的；归档资料缺失关键要素、伪造篡改资料内容，影响审计或监管核查的；未按保密规定保管涉密采购资料，导致商业机密泄露的；违规查阅、借阅、复制采购资料，或擅自销毁、移交资料的；拒绝配合归档监督检查，或隐瞒归档违规行为的；因资料管理不当引发采购纠纷、监管处罚或经济损失的。第二十五条处理方式轻微违规（首次违规、未造成损失）的，给予口头警告、限期整改；一般违规（多次违规、造成轻微经济损失或工作延误）的，给予书面警告、绩效扣分、扣发当月部分绩效奖金；严重违规（造成较大经济损失、引发监管处罚或商业秘密泄露）的，给予记过、调岗、降薪处理；特别严重违规（造成重大经济损