2026年航空物流公司仓储信息化管理系统使用制度

2026年航空物流公司仓储信息化管理系统使用制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司仓储信息化管理系统（以下简称“系统”）的全流程使用与管理，充分发挥信息化系统在仓储作业中的支撑作用，提升仓储作业数字化、标准化、智能化水平，保障系统稳定运行和数据安全，优化仓储作业效率、降低运营成本、规避管理风险，结合航空物流仓储业务特点及公司信息化建设实际，特制定本制度。本制度为公司系统使用管理的核心规范性文件，所有相关部门及岗位人员均需严格遵照执行。第二条适用范围本制度适用于公司仓储部所有使用系统开展作业的一线操作人员、仓储管理员、班组长、调度人员等岗位人员；同时适用于系统运维、数据管理、权限审批、监督考核的信息技术部、仓储部、质量管理部、人力资源部等相关部门及工作人员。公司各仓储网点（含枢纽仓储、分拨仓储、保税仓储）的入库、出库、库存管理、分拣调度、数据统计等全环节系统使用管理工作，均纳入本制度范畴；临时顶岗使用系统的人员参照本制度执行，外部合作单位需使用系统的，需经审批后按本制度相关要求执行。第三条核心原则系统使用管理遵循“规范操作、安全可控、数据真实、高效实用、权责明确、持续优化”的核心原则。所有岗位人员需严格按操作规范使用系统，杜绝随意操作、违规操作；系统运行及数据管理需符合网络安全、数据安全相关要求，确保信息不泄露、不丢失；系统录入数据需真实、准确、完整，杜绝虚假录入、漏录、错录；系统使用需以提升作业效率、满足业务需求为核心，避免形式化操作；明确各部门、各岗位在系统使用管理中的职责，做到权责对等；定期评估系统使用效果，结合业务发展优化操作流程和系统功能，确保系统适配业务需求。第四条合规依据系统使用管理工作严格遵守《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，符合公司信息化管理制度、数据安全管理制度、仓储运营管理制度等内部规定。系统使用过程中需保障公司商业数据、客户信息的安全，不得违反法律法规及内部规定泄露相关信息；系统功能设置、操作流程需贴合航空物流仓储作业合规要求，确保作业全流程可追溯、可核查。第二章系统管理职责划分第五条归口管理部门职责仓储部为系统使用管理的归口部门，负责制定系统使用操作细则、组织岗位人员操作培训、监督系统日常使用规范、收集使用过程中的问题与优化建议、协调技术部门解决系统使用故障；定期统计系统使用情况，分析作业数据偏差，提出改进措施；牵头开展系统使用考核工作，将考核结果纳入岗位绩效考核范畴。第六条技术保障部门职责信息技术部为系统技术保障部门，负责系统的日常运维、服务器及网络保障、功能迭代升级、安全漏洞修复；建立系统故障应急处置机制，接到故障报修后及时响应处理，保障系统正常运行；负责系统账号的创建、注销、权限配置，定期核查账号权限匹配情况；做好系统数据的备份与恢复工作，确保数据存储安全。第七条各使用部门职责各仓储网点所属部门负责本部门人员系统使用的日常管理，督促人员遵守使用规范；配合仓储部开展操作培训和考核工作；及时向仓储部反馈系统使用中的问题，提出功能优化需求；建立本部门系统使用台账，记录账号使用、故障报修、操作异常等情况。第八条岗位人员职责系统使用岗位人员需熟练掌握系统操作技能，严格按规范完成作业数据录入、查询、修改等操作；妥善保管个人账号密码，不得转借他人使用；发现系统故障、数据异常或安全风险时，第一时间向部门负责人及技术部门反馈；主动参与系统操作培训，提升信息化作业能力；对本人操作产生的数据真实性、准确性负责。第三章系统使用基础规范第九条账号管理规范系统账号实行“一人一号”实名制管理，由信息技术部根据岗位需求统一创建，账号名称与人员姓名、岗位信息绑定；人员入职时由部门提交账号申请，信息技术部在1个工作日内完成账号创建及基础权限配置；人员调岗、离职时，所在部门需在1个工作日内提交账号权限调整或注销申请，信息技术部在2个工作日内完成处理，离职人员账号需立即注销，避免权限遗留。账号密码需定期更换（每90天至少更换一次），密码需包含字母、数字及特殊符号，长度不少于8位，禁止使用简单密码（如生日、手机号、连续数字等）；严禁将账号密码告知他人，若因账号转借导致数据泄露、操作失误等问题，由账号所属人承担全部责任。第十条操作行为规范岗位人员使用系统时需登录本人账号，严禁使用他人账号操作；操作前需确认设备网络正常、系统版本为最新，避免因网络或版本问题导致数据异常；作业数据需在业务完成后即时录入系统，最迟不超过2小时，禁止批量积压数据集中录入；录入数据时需核对原始单据信息，确保货物编号、数量、规格、批次、存储位置等信息与实际一致；禁止擅自修改、删除系统中已审核确认的数据，确需修改的，需提交书面申请，经部门负责人及仓储部审批后，由指定人员操作，并留存修改记录。第十一条设备使用规范使用系统的终端设备（电脑、手持终端、PDA等）需由公司统一配置，安装正版操作系统及安全防护软件，禁止私自安装无关软件、卸载安全防护程序；终端设备需设置开机密码，离开作业岗位时需及时锁屏，防止他人擅自操作；禁止将终端设备接入非公司指定网络，禁止使用公共Wi-Fi登录系统；定期对终端设备进行病毒查杀和系统更新，发现设备异常及时报修，禁止使用故障设备操作系统。第十二条操作培训要求新入职人员需完成系统操作岗前培训，培训内容包括基础操作、业务流程、数据录入规范、安全注意事项等，经考核合格后方可获取系统操作权限；公司每季度组织一次系统操作复训，针对新功能、新流程及常见操作问题开展专项培训；信息技术部需编制系统操作手册，下发至各岗位人员，便于日常查阅；岗位人员需主动学习操作技能，对培训中未覆盖的问题及时向部门负责人或技术人员咨询。第四章核心业务模块操作流程第十三条入库作业系统操作货物入库时，操作人员需登录系统入库模块，扫描货物运单条码或手动录入运单编号，核对货物信息（名称、数量、规格、重量、目的地等）；确认信息无误后，录入货物接收时间、存储库位、验收状态等信息，上传货物验收照片（如需）；完成录入后提交审核，仓储管理员在30分钟内完成系统审核，审核通过后系统自动更新库存数据；若验收发现货物异常（破损、短少、规格不符），需在系统中标记异常类型、上传异常照片，录入异常说明，提交至质量管理部复核，待异常处理完毕后再完成入库确认。第十四条出库作业系统操作接到出库指令后，操作人员登录系统出库模块，查询出库任务清单，核对货物库位、数量等信息；生成拣货任务并分配至对应分拣人员，分拣完成后在系统中标记“已拣货”；货物装车前，扫描货物条码完成出库复核，确认实际出库货物与系统信息一致，录入装车时间、运输车辆信息；完成复核后提交出库确认，系统自动扣减库存数据；若出库过程中发现货物缺失、损坏等异常，需暂停出库操作，在系统中记录异常情况，上报部门负责人处理，待问题解决后再继续操作。第十五条库存管理系统操作仓储管理员每日登录系统库存模块，核对系统库存数据与实际库存情况，完成每日库存盘点；每周开展一次全面盘点，在系统中录入盘点结果，若出现账实不符，需标记差异货物信息，分析差异原因，提交盘点差异报告至仓储部；对于临期、滞销、破损等特殊货物，需在系统中单独标记，设置预警提醒；根据业务需求调整货物库位时，需在系统中录入库位调整记录，确保货物位置可追溯。第十六条分拣作业系统操作分拣调度人员登录系统分拣模块，根据航班计划、货物时效要求生成分拣任务，分配至对应分拣班组；分拣人员接收任务后，在系统中记录分拣开始时间，扫描货物条码完成分拣确认，录入分拣数量、分拣状态；分拣完成后，调度人员核对系统分拣数据，确认无误后提交分拣完成确认，系统自动关联出库或中转流程；若分拣过程中发现货物信息错误，需在系统中提交信息修正申请，经审核后完成修改。第十七条异常处理系统操作发现系统数据异常、操作失误或货物异常时，操作人员需在系统异常模块录入异常单号、异常类型、异常描述、涉及货物信息等内容，上传相关佐证材料；提交后系统自动推送至对应审核人员，审核人员需在1个工作日内完成审核，提出处理意见；操作人员根据处理意见完成异常处置后，在系统中录入处置结果，提交复核，复核通过后异常状态自动关闭；所有异常处理记录需在系统中留存，便于后续追溯核查。第五章数据管理与维护要求第十八条数据录入规范系统录入数据需使用统一的字段格式，数字类字段（数量、重量、金额等）需保留指定小数位数，文本类字段（货物名称、规格等）需按公司统一命名规则填写，禁止使用错别字、简称、特殊符号；日期时间类字段需按“YYYY-MM-DDHH:MM:SS”格式录入，确保时间戳准确；批量录入数据时需先做小样测试，确认格式无误后再批量导入，避免批量错误。第十九条数据审核校验系统数据实行“录入-审核-确认”三级校验机制，操作人员完成录入后需自行核对，确认无误后提交审核；审核人员需对数据的真实性、准确性、完整性进行核查，重点核对关键字段（货物数量、库位、时效要求等）；审核发现错误的，退回操作人员修改，修改后重新提交审核；所有审核记录需在系统中留存，明确审核人员及审核时间。第二十条数据备份恢复信息技术部需建立系统数据多级备份机制，每日完成增量备份，每周完成全量备份，备份数据存储至本地服务器及异地云存储平台，备份周期不少于6个月；定期开展备份数据恢复测试，每季度至少一次，确保备份数据可正常恢复；若发生数据丢失、损坏等情况，需立即启动应急恢复流程，优先恢复核心业务数据，恢复后核对数据完整性，确认无误后再恢复系统正常使用。第二十一条数据保密要求系统中的客户信息、货物信息、运营数据等均为公司保密信息，岗位人员不得私自查询、下载、传播与本人工作无关的数据；禁止将系统数据导出后存储至私人设备（手机、U盘、私人电脑等），确因工作需要导出的，需提交申请，经部门负责人审批后，使用公司指定设备存储，使用完毕后及时删除；离职人员需交还所有存储系统数据的设备，签署数据保密承诺书，禁止泄露离职前接触的系统数据。第六章系统安全管理规定第二十二条账户安全管理岗位人员需定期检查账号登录记录，若发现异常登录（非本人操作、异地登录等），需立即修改密码，并向信息技术部报备；信息技术部需建立账号异常登录预警机制，发现异常后及时通知账号所属人，暂停账号使用并核查原因；禁止使用系统账号进行与工作无关的操作，禁止利用账号权限获取不正当利益。第二十三条网络安全管理系统运行网络需与外网物理隔离或设置严格的访问权限，禁止私自接入外网设备；信息技术部需定期检测网络安全漏洞，安装防火墙、入侵检测系统等安全防护设备；操作人员发现网络卡顿、断网、异常弹窗等情况，需立即停止操作，关闭终端设备，向信息技术部反馈，禁止自行排查或修复。第二十四条系统权限管理系统权限实行“最小必要”原则，根据岗位职责配置权限，禁止超权限配置；信息技术部每半年开展一次权限核查，清理闲置账号、超权限账号，调整调岗人员权限；临时需要提升权限的，需提交书面申请，注明使用期限，经仓储部及信息技术部审批后配置，使用完毕后立即收回。第二十五条安全事件处置发生系统宕机、数据泄露、黑客攻击等安全事件时，相关人员需立即上报部门负责人及信息技术部，启动应急处置预案；信息技术部需及时切断风险源，排查事件原因，采取技术措施控制事态发展；仓储部需协调业务部门开展应急作业（如手工记录数据），保障仓储作业不中断；事件处置完毕后，需形成处置报告，分析原因，制定整改措施，避免同类事件再次发生。第七章考核与问责机制第二十六条考核评价标准系统使用考核纳入岗位月度绩效考核，占比不低于20%，考核指标包括操作规范度（30%）、数据准确率（30%）、系统使用率（20%）、问题反馈及时性（20%）；数据准确率以系统录入数据与实际单据的匹配率为依据，基础标准为99.5%，每降低0.1%扣2分；操作规范度以日常检查中违规操作次数为依据，每出现一次违规扣3分；系统使用率以岗位人员每日系统操作时长、任务完成率为依据，未达到基础标准的扣1-5分。第二十七条奖励措施月度考核中系统使用评分90分及以上的人员，给予绩效加分奖励，优先参评月度优秀员工；连续3个月系统使用考核优秀的，给予现金奖励或岗位技能提升培训机会；提出系统优化建议并被采纳的，根据建议价值给予500-2000元奖励；及时发现系统安全漏洞或数据异常，避免公司损失的，给予专项奖励。第二十八条违规问责情形有下列情形之一的，视为违规使用系统，予以问责：转借、出借系统账号的；使用简单密码、未定期更换密码导致账号异常的；故意录入虚假数据、篡改系统数据的；擅自删除、修改已审核数据的；泄露系统数据或客户信息的；违规导出、存储系统数据的；未按规范操作导致系统故障、数据丢失的；拒绝配合系统使用考核、培训的。第二十九条问责处理方式轻微违规（首次违规、未造成损失）的，给予口头警告、限期整改；一般违规（多次违规、造成轻微数据偏差）的，给予书面警告、绩效扣分、扣发当月部分绩效奖金；严重违规（造成数据泄露、系统故障、经济损失