建立稀土产品流向记录制度

建立稀土产品流向记录制度第一章总则第一条制度制定的依据为贯彻落实国家关于稀土产业管理的法律法规及行业监管要求，进一步规范公司稀土产品生产、销售、运输等环节的业务流程，有效防控稀土产品流向管理中的专项风险，保障公司资产安全与市场合规，同时响应集团母公司在风险管理、供应链协同及合规经营方面的管理规范，结合公司实际运营情况，特制定本制度。本制度旨在通过建立系统化的稀土产品流向记录机制，实现对产品全生命周期的精准管控，防范潜在的政策风险、市场风险及合规风险，提升公司治理水平与核心竞争力。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属各子公司及所有参与稀土产品相关业务的单位与全体员工。具体适用场景包括但不限于：1.稀土原材料采购环节的供应商准入与信息核对；2.稀土产品生产环节的物料领用与产出记录；3.稀土产品销售环节的订单处理、发货及客户信息管理；4.稀土产品运输环节的物流跟踪与信息核验；5.稀土产品出口环节的报关信息与海外客户管理；6.内部稽核与外部监管的合规证明需求。所有相关单位必须严格遵照本制度执行，确保稀土产品流向信息记录的完整性、准确性与及时性。第三条核心术语定义1.XX专项管理：指公司针对稀土产品流向所实施的全流程管控体系，涵盖业务操作、风险防控、合规审查、信息记录等管理活动，旨在确保产品流向符合国家政策与行业规范。2.XX风险：指在稀土产品流向管理过程中可能出现的政策违规风险（如违反稀土出口管制规定）、市场操作风险（如客户信息泄露导致不正当竞争）、供应链中断风险（如运输环节的丢失或错发）及内部管理风险（如记录不完整导致追溯困难）。3.XX合规：指公司稀土产品流向管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度的规范要求，确保业务操作合法、信息记录透明、风险防控有效。第四条专项管理的核心原则1.全面覆盖：稀土产品流向管理须覆盖从采购到销售、运输、使用的全链条，确保各环节信息可追溯、责任可界定。2.责任到人：明确各级管理主体、业务部门及执行岗位的职责分工，建立责任追究机制。3.风险导向：重点防控高风险环节（如出口、关键客户合作），实施差异化管控措施。4.持续改进：定期评估制度执行效果，结合外部政策变化与内部业务调整优化管理流程。5.协同联动：加强跨部门协作，确保信息共享与流程衔接高效顺畅。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司稀土产品流向管理负总责，统筹资源配置与重大风险决策；分管领导作为直接责任人，负责专项管理制度的建设、监督执行及年度目标达成。决策层须定期听取专项管理工作汇报，审批重大风险处置方案。第六条专项管理领导小组设立稀土产品流向管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括供应链、销售、财务、法务、安全等关键部门负责人。领导小组职能包括：1.统筹协调：统筹公司稀土产品流向管理的战略规划与资源协调；2.决策审批：审批重大风险处置方案、制度修订及跨部门协作事项；3.监督评价：定期评估专项管理成效，向决策层汇报工作情况。领导小组下设办公室（由供应链部门牵头），负责日常事务性工作。第七条各部门职责划分1.牵头部门（供应链部门）：-负责专项管理制度的建设与修订；-主导稀土产品流向的风险识别与评估；-组织跨部门联合稽核，监督制度执行；-开展员工培训与合规宣贯。2.专责部门（法务与合规部、安全部门）：-法务与合规部：审核业务流程的合规性，出具法律意见；-安全部门：负责运输、存储等环节的物理安全与信息安全管控。3.业务部门/下属单位（采购、销售、物流等）：-采购部门：确保供应商资质符合稀土管制要求，记录采购信息；-销售部门：核实客户资质，规范订单与发货记录；-物流部门：全程跟踪运输状态，确保信息准确传递；-各单位须设立专岗负责本领域流向记录管理。第八条基层执行岗责任所有参与稀土产品流向记录的基层岗位（如采购专员、销售助理、物流司机）必须：1.严格按制度要求操作，确保记录真实、完整；2.发现异常情况（如信息不符、流程违规）须立即上报；3.签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购环节管控采购部门须建立稀土产品供应商黑名单制度，对涉及出口业务的企业进行尽职调查，核实其经营资质、出口备案及合规记录；采购合同须明确流向管理要求，禁止向无资质第三方采购。第十条生产环节管控生产部门须确保稀土产品与副产品分类存储，建立批号管理制度，记录每批次产品的原料来源、生产过程及产出数量，严禁虚报产量或转移库存。第十一条销售环节管控销售部门须对客户进行分级管理，重点客户（如涉及出口的境外采购商）须提供营业执照、稀土产品进出口备案证明等资质材料；订单处理须同步录入流向系统，发货前核对客户信息与运输方式。第十二条运输环节管控物流部门须与承运方签订流向管理协议，要求其提供运输轨迹实时更新；涉及出口业务时，须确保运输单据与海关申报信息一致，禁止夹带禁止类产品或瞒报数量。第十三条出口环节管控1.出口业务须通过公司出口管理平台审批，明确客户、数量、目的地及合规要求；2.海关申报信息须由法务部门审核，确保与合同、发票一致；3.海外客户信息须脱敏处理，防止商业秘密泄露。第十四条流向记录标准所有流向信息须在系统中一次性录入、实时更新，关键节点（如发货、签收）须留痕；记录内容应包括但不限于：产品批号、数量、客户名称、运输方式、经办人、时间戳等。第十五条禁止性行为1.严禁伪造或篡改流向记录；2.严禁将稀土产品违规提供给无资质第三方；3.严禁通过暗语或化名方式规避监管；4.严禁泄露客户敏感信息。第十六条专项风险防控点1.政策合规风险：关注国家稀土出口配额、技术标准等政策动态，及时调整业务流程；2.供应链安全风险：建立供应商违约退出机制，优先选择具备长期合作资质的供应商；3.信息泄露风险：对流向系统采取分级权限管理，定期开展数据安全检查；4.内部操作风险：关键岗位实行AB角备份，避免单人操作全流程。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制供应链部门须每年联合法务、合规等部门评估制度适用性，根据国家政策调整、业务模式变化及外部监管要求及时修订；修订后的制度须报领导小组审批后发布。第十八条风险识别预警机制1.每季度由供应链部门牵头开展专项风险排查，重点检查记录不完整、跨部门协作不畅等问题；2.法务部门每月提供政策风险预警清单，要求业务部门同步更新合规要求；3.发现重大风险须立即上报领导小组，启动应急响应。第十九条合规审查机制1.采购、销售、运输等关键环节的操作须经过合规部门审查，未经审查的业务不得实施；2.外部审计或监管检查时，须提供完整的流向记录备查；3.审查不合格的业务须退回整改，情节严重的追究相关责任人。第二十条风险应对机制1.一般风险：由业务部门限期整改，牵头部门跟踪落实；2.重大风险：启动应急预案，暂停相关业务，领导小组协调处置；3.上级单位须及时通报风险事件，要求各单位举一反三。第二十一条责任追究机制1.违反本制度导致经济损失的，按损失金额的X%处以内部罚款；2.涉及违法行为的，移交司法机关处理；3.连续两次审查不合格的岗位，予以调岗或降级。第二十二条评估改进机制每年12月由领导小组组织对专项管理成效进行评估，重点考核记录准确率、风险事件发生率等指标；评估报告须提交决策层，作为次年改进方向。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障决策层须设立专项预算，保障系统建设、培训宣贯及外部咨询费用；各部门负责人须在每月会议上汇报本领域落实情况。第二十四条考核激励机制1.将流向管理合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；2.对表现突出的个人授予“流向管理标兵”称号，与绩效奖金挂钩；3.连续两年考核不合格的部门，取消评优资格。第二十五条培训宣传机制1.每半年开展一次全员培训，重点讲解政策红线与操作规范；2.制作《稀土产品流向管理操作手册》，人手一册；3.通过内网、宣传栏等渠道强化合规意识。第二十六条信息化支撑1.开发“稀土产品流向管理平台”，实现数据自动采集与实时监控；2.与ERP、物流系统对接，消除信息孤岛；3.设立异常报警功能，触发风险事件时自动通知相关岗位。第二十七条文化建设1.每年发布《公司合规承诺书》，员工签署承诺；2.设立“合规金点子”征集活动，鼓励员工提出改进建议；3.通过案例分享会等形式，强化“合规创造价值”理念。第二十八条报告制度1.各单位须每月提交流向管理报告，内容包括：新增记录数量、风险事件、整改情况；2.重大风险事件须24小时内上报至领