建立项目文件归档制度

建立项目文件归档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》及相关行业档案管理标准，结合企业内部数字化转型升级需求与档案安全防控要求制定。旨在规范项目文件归档管理，明确归档范围、程序与责任，提升档案资源利用效率，防范因文件管理不当引发的合规风险与资产流失风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在项目立项、实施、验收、运维等全生命周期中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、保管与利用活动。涵盖但不限于工程类、研发类、营销类、管理类等所有涉及项目管理的业务场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）“项目文件专项管理”指对项目全生命周期文件材料进行系统化收集、分类、编目、存储、利用与监督的全过程管理活动；（二）“归档文件风险”指因文件缺失、篡改、泄露或保管不当可能导致的项目决策失误、知识产权纠纷、法律诉讼或声誉损失等潜在危害；（三）“合规性要求”指文件管理活动需满足档案法律法规、行业规范及企业内部规章制度的相关规定；（四）“双轨归档”指纸质文件与电子文件同步归档的备份管理制度。第四条项目文件专项管理遵循“全程覆盖、责任到人、分类管理、安全可控、持续优化”的核心原则。全程覆盖要求覆盖项目所有文件类型与环节；责任到人强调归档主体与监督主体双重责任；分类管理依据文件属性划分保管期限与密级；安全可控确保物理与数字双重安全；持续优化通过定期评估优化归档流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司项目文件专项管理负总责，主持重大归档事项决策；分管领导作为直接责任人，统筹制度执行与资源调配，定期听取专项工作报告。第六条设立项目文件专项管理领导小组，由分管领导牵头，成员包括各业务领域牵头部门负责人、信息化部门代表、法务合规部代表。领导小组职责包括：（一）审定专项管理制度与重大归档方案；（二）统筹跨部门归档资源协调与争议解决；（三）监督年度归档目标达成情况。第七条明确三类管理主体职责：（一）牵头部门（档案管理部）：统筹制度宣贯、归档标准制定、工具平台运维、定期培训及考核；（二）专责部门（信息化部、法务合规部）：分别负责电子档案系统技术保障、合规风险审核；（三）业务部门/下属单位：负责源头文件质量控制、归档任务落实、配合审计检查。第八条基层执行岗责任包括：（一）岗位合规承诺：签署《归档操作合规承诺书》，明确个人文件收集责任；（二）风险主动上报：发现文件缺失、损毁、异常修改等情况需72小时内上报直属主管；（三）操作规范执行：使用标准化文件模板，电子文件需双击确认上传完整性。第三章专项管理重点内容与要求第九条项目立项阶段归档要求：（一）合规标准：包含立项申请、评审决议、合同协议、预算审批等文件，需加盖部门印章，电子文件与纸质文件要素完全一致；（二）禁止行为：严禁以复印件替代原件归档，禁止未经审批的文件类型混入；（三）重点防控：关注合同条款是否涉及涉密内容，需法务部门预审密级标注。第十条项目实施阶段归档要求：（一）合规标准：设计变更需附旧版文件，会议纪要须参会人员电子签名，工程类项目需同步归档BIM模型数据；（二）禁止行为：严禁将归档文件用于非授权用途，禁止擅自删除历史版本；（三）重点防控：监控异地存储设备访问日志，重要文件需离线备份双重存储。第十一条项目验收归档要求：（一）合规标准：验收报告需附测试数据、第三方检测报告，产品交付材料需包含源代码哈希值与授权协议；（二）禁止行为：禁止归档未通过审核的“草稿版”文件，禁止以项目终止为由拒不归档；（三）重点防控：对知识产权类文件进行加密存储，设置定期密钥轮换。第十二条项目运维归档要求：（一）合规标准：运维记录需包含故障处置过程截图，系统补丁需同步记录发布日志；（二）禁止行为：禁止随意修改历史运维文档，禁止将运维数据导出至个人设备；（三）重点防控：定期检测存储介质物理安全，建立文件访问权限清单。第十三条项目终止归档要求：（一）合规标准：终止报告需附资产处置清单，审计类文件需封存原件，电子文件需执行SHA-256哈希算法校验；（二）禁止行为：禁止删除项目未结清账目相关文件，禁止将归档文件用于新项目；（三）重点防控：对涉密文件执行碎纸销毁，电子文件需第三方机构见证封存。第十四条电子文件归档要求：（一）合规标准：采用符合ISO19005-1标准的长期保存格式，归档前需执行OCR脱敏处理；（二）禁止行为：禁止使用个人邮箱传输涉密文件，禁止将电子文件存储在非授权云盘；（三）重点防控：每季度抽取5%归档文件进行真实性验证，异常文件需立即上报。第十五条纸质文件保管要求：（一）合规标准：重要文件需使用档案盒分装，特殊载体文件需单独存放温湿度监控箱；（二）禁止行为：禁止在归档文件上涂改，禁止将涉密文件存放于非安全区域；（三）重点防控：每年检测一次纸质文件保存环境，破损文件需及时修复。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）修订条件：当国家档案法修订、集团母公司发布新规或公司业务模式变更时启动修订；（二）修订流程：牵头部门提出修订草案，经领导小组审议通过后发布实施，发布30日内组织宣贯。第十七条风险识别预警机制：（一）排查周期：每季度开展一次专项风险排查，重大项目启动前增加临时排查；（二）分级标准：将风险分为一般级（如归档延迟）、重大级（如系统数据篡改），对应整改时限分别为30天/15天；（三）预警发布：通过内部通报发布预警，要求相关单位提交应对方案，逾期未整改纳入考核。第十八条合规审查机制：（一）嵌入节点：将归档审查嵌入项目启动会、变更评审、审计迎检等关键流程；（二）审查内容：核查文件完整性（元数据、附件）、时效性（归档及时率）、合规性（密级标注）；（三）刚性约束：未经归档审查的项目文档不得作为决策依据，违者追究发起人责任。第十九条风险应对机制：（一）一般风险处置：由业务部门限期修复，牵头部门跟踪完成；（二）重大风险处置：启动应急预案，成立专项处置组，必要时引入第三方专家；（三）上报标准：系统检测到篡改事件需立即上报至领导小组，重大事件24小时内向管理层汇报。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：包括未按期归档、擅自销毁文件、违规外传归档资料等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，造成损失的可处相当于2倍月工资的罚款，情节严重者解除劳动合同；（三）追责衔接：将追责结果录入员工档案，联动绩效评定与评优评先。第二十一条评估改进机制：（一）评估周期：每年开展一次体系有效性评估，结合项目案例分析归档缺陷；（二）改进措施：通过问卷调查、访谈收集意见，形成优化清单纳入下年度工作计划；（三）成果应用：对归档效率提升5%以上的部门授予专项奖励。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）层级责任：公司层面明确分管领导督导责任，部门层面设立归档专员，班组层面落实文件传递人；（二）资源保障：年度预算包含归档设备购置、系统升级费用，专项经费需经领导小组审批。第二十三条考核激励机制：（一）部门考核：将归档达标率纳入部门KPI，连续两年排名末位取消评优资格；（二）个人激励：对主动上报重大风险的员工给予现金奖励，奖励标准根据挽回损失比例确定。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年2次合规履职培训，重点讲解《档案法》责任条款；（二）一线培训：新员工入职时必须完成归档操作考核，合格后方可接触项目文件；（三）宣传载体：制作《项目文件归档操作手册》，在OA系统开通“归档助手”知识库。第二十五条信息化支撑：（一）系统功能：实现文件自动分类、智能元数据提取，关键节点设置双因素认证；（二）数据治理：建立电子文件元数据标准库，定期抽取文件进行完整性校验；（三）容灾备份：采用两地三中心架构，确保归档数据99.99%可用性。第二十六条文化建设：（一）合规手册：发布《项目文件合规红黄线手册》，明示“禁止行为清单”；（二）承诺书制度：全员签署《归档工作承诺书》，存入员工人事档案；（三）典型宣传：每月评选“归档示范岗”，在公司内网发布事迹材料。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告：采用“事件-原因-措施-效果”四段式汇报模板，每月5日前报送至领导小组；（二）年度报告：包含归档数据统计、问题整改清单、改进建议，于次年2月提交公司决策层；（三）报告格式：统一使用Excel模板，关键数据需附带可视化图表。第六章附则第二十八条本制度由公司档案管理