建群规则制度

建群规则制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关国家法律法规，结合《XX集团企业内部控制基本规范》及《XX集团信息安全管理办法》等母公司规定，并针对公司内部即时通讯群组管理存在的专项风险防控需求，制定。旨在规范公司各部门、下属单位及全体员工即时通讯群组的使用行为，明确管理职责，防范信息安全风险、泄密风险及合规风险，确保企业信息系统安全稳定运行，促进业务高效合规开展。第二条本制度适用于公司全体员工，以及公司各部门、下属单位及全体员工在日常工作中创建、使用、管理的即时通讯群组（以下简称“群组”）。群组涵盖但不限于工作沟通群、项目协作群、客户服务群、临时讨论群等各类基于即时通讯工具（如企业微信、钉钉等）建立的在线交流平台。第三条本制度中下列用语的含义：（一）“群组专项管理”是指公司对即时通讯群组的全生命周期管理，包括群组建立审批、成员管理、信息流转监控、风险预警处置、合规培训宣贯及持续改进等管理活动。（二）“群组风险”是指因群组使用不当或管理缺失可能导致的敏感信息泄露、违规操作、网络攻击、舆情扩散等风险事件。（三）“群组合规”是指群组的使用行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，保障信息安全、业务合规及员工合法权益。第四条群组专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：所有群组的管理纳入统一规范，不留管理空白。（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位人员的职责权限，确保责任落实。（三）风险导向：聚焦高风险场景，强化风险防控措施。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，适应动态变化的需求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对群组专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管信息技术、风控及业务管理的领导为直接责任人，负责统筹协调和监督落实。第六条设立群组专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括信息技术部、风控合规部、人力资源部及各主要业务部门负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹公司群组专项管理工作，制定管理制度及年度计划；（二）决策审批重大风险处置方案及专项管理优化方向；（三）监督各部门群组专项管理执行情况，定期评估成效；（四）组织跨部门协调，解决管理中的重大问题。第七条各部门负责人为本部门群组专项管理的首要责任人，承担本部门群组合规使用的主体责任。信息技术部作为牵头部门，负责以下职责：（一）制定群组专项管理制度，组织培训宣贯；（二）建立群组分级分类清单，动态管理群组信息；（三）提供技术支持，实施群组安全防护及风险监控；（四）配合处置风险事件，优化系统功能。第八条风控合规部作为专责部门，负责以下职责：（一）审核群组使用场景的合规性，监督禁止性行为；（二）开展专项风险排查，发布风险预警；（三）评估违规事件的处置效果，推动制度完善；（四）与司法机关协作，处理涉及法律的群组风险事件。第九条各业务部门及下属单位（以下简称“业务单位”）作为群组使用主体，负责以下职责：（一）落实本部门群组创建、使用及解散的审批流程；（二）开展成员培训，强化合规意识；（三）开展日常风险自查，及时整改问题；（四）配合领导小组及相关部门开展专项检查。第十条基层执行岗（如群主、群成员）应履行以下合规操作责任：（一）遵守群组使用规范，未经审批不得擅自创建群组；（二）严格执行成员准入制度，禁止邀请非业务相关人员；（三）谨慎处理敏感信息，避免违规转发或泄露；（四）及时上报可疑风险事件，履行风险报告义务。第三章专项管理重点内容与要求第十一条群组建立审批管理。（一）部门内部群组由部门负责人审批，跨部门协作群组需经信息技术部及风控合规部联合审核；（二）群组命名需明确业务属性，如“XX项目-研发部-202X年”；（三）临时群组使用期限不超过3个月，到期后必须解散或转为正式群组，确需延期的须重新审批。第十二条成员管理。（一）群组成员需与群组业务直接相关，禁止跨部门、跨领域随意拉人；（二）离职员工或岗位变动人员必须立即退出所有群组，禁止泄露群组信息；（三）建立成员动态管理机制，定期核对成员资质，及时清理不相关人员。第十三条信息流转管控。（一）禁止在群组中传输涉密文件、个人隐私数据及商业秘密；（二）重要文件需通过公司备案系统流转，群组仅作为辅助沟通工具；（三）涉及重大决策、敏感数据的信息传输必须使用加密渠道，并记录传输日志。第十四条敏感信息防控。（一）严禁在群组中讨论竞争对手信息、客户核心资料及财务数据；（二）禁止未经授权发布内部政策、薪资标准等敏感信息；（三）涉及法律诉讼、劳动纠纷等敏感话题的讨论需经风控合规部备案。第十五条违规行为禁止。（一）严禁利用群组实施利益输送、商业贿赂等违法行为；（二）禁止在群组中传播谣言、诽谤性言论或不当言论；（三）严禁通过群组组织未经批准的集体行动或对抗行为。第十六条风险监测处置。（一）信息技术部通过系统工具实时监控群组高频关键词、异常操作及外链传播；（二）发现违规行为立即采取以下措施：封存群组、隔离涉事成员、锁定可疑信息、上报领导小组；（三）重大风险事件需在2小时内启动应急响应，48小时内形成处置报告。第十七条外部人员接入管理。（一）业务合作群组需经信息技术部技术隔离后允许外部人员接入；（二）外部人员参与期间需签署保密协议，并限制其文件上传权限；（三）合作结束后立即解除接入权限，禁止留存群组二维码或邀请记录。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。（一）信息技术部每年牵头修订群组专项管理制度，根据国家法规调整、技术迭代及业务变化及时更新；（二）重大修订需经领导小组审议，并组织全员培训；（三）制度变更需在内部管理平台发布，并记录修订过程。第十九条风险识别预警机制。（一）信息技术部每月开展群组安全扫描，重点排查系统漏洞、弱密码及异常访问；（二）风控合规部每季度组织业务部门开展风险自查，形成风险清单；（三）发现以下情形需立即发布预警：群组数环比增长超过20%、涉密文件传输量异常、系统检测到高危操作。第二十条合规审查机制。（一）新创建的群组必须经过合规审查，未经审批不得正式上线；（二）涉及合同签订、资金审批、采购招标等关键业务场景的群组需附合规证明材料；（三）违规创建的群组将按“谁审批谁负责”原则追究责任，并列入年度考核扣分项。第二十一条风险应对机制。（一）一般风险事件由业务单位自行处置，信息技术部提供技术支持；（二）重大风险事件需启动以下流程：领导小组牵头处置、跨部门协同配合、形成书面报告；（三）风险事件处置需遵循“最小化影响”原则，优先保障业务连续性。第二十二条责任追究机制。（一）违规情形及处罚标准：擅自创建群组扣50分，泄露敏感信息扣100分，导致重大损失的按《员工违规行为处理办法》处理；（二）处罚方式包括：绩效扣减、降级处理、纪律处分及司法移送；（三）每月发布违规案例通报，警示全员。第二十三条评估改进机制。（一）领导小组每半年开展一次管理效果评估，考核内容包括群组合规率、风险处置效率及系统防护能力；（二）评估结果需形成书面报告，明确改进方向；（三）优化方向包括：完善技术工具、优化审批流程、强化培训宣贯。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。（一）公司主要负责人每年听取一次群组专项管理汇报，研究解决重大问题；（二）各部门设立合规专员，负责本部门群组日常管理；（三）成立专项管理突击小组，重大风险事件时负责统筹协调。第二十五条考核激励机制。（一）将群组专项管理纳入部门年度考核，占比不低于10%；（二）考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩，优秀部门奖励5万元，不合格部门通报批评；（三）个人考核不合格者需参加强制性再培训，连续两次不合格的直接解除劳动合同。第二十六条培训宣传机制。（一）新员工入职必须参加群组合规培训，考核合格后方可使用相关工具；（二）信息技术部每季度组织技术培训，提升员工风险识别能力；（三）通过内网发布合规手册，定期推送典型案例，强化警示教育。第二十七条信息化支撑。（一）部署群组管理系统，实现自动审批、风险监测及日志留存；（二）开发智能审核工具，对敏感词汇、外链传播等进行实时拦截；（三）建立数据备份机制，定期备份群组重要信息，确保可追溯。第二十八条文化建设。（一）发布《群组合规行为十项准则》，张贴在办公区域显著位置；（二）组织年度合规承诺活动，全员签署《合规承诺书》；（三）设立合规奖励基金，鼓励员工举报风险事件。第二十九条报告制度。（一）风险事件上报流程：基层员工→部门负责人→信息技术部→领导小组，每环节需在1小时内传递；（二）年度管理情况需在次年1月15日前提交，内容包括：群组数量统计、风险事