形事一体化视野中的犯罪记录封存制度

形事一体化视野中的犯罪记录封存制度第一章总则第一条依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国刑法》及相关法律法规，结合企业内部防控犯罪记录风险、规范人力资源管理的要求，为建立健全犯罪记录封存制度，保障员工合法权益，维护企业合规运营，特制定本制度。本制度遵循集团母公司关于人员背景审查及合规管理的指导意见，旨在通过系统化、标准化管理，实现犯罪记录封存工作的合法合规、高效有序。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：员工入职背景审查、岗位晋升背景核查、合规审计、关联方尽职调查等涉及犯罪记录查询与封存的业务活动。任何部门及个人均须严格遵照执行，不得擅自变更或规避。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）犯罪记录封存专项管理：指企业为规范犯罪记录查询、封存及使用行为，建立全流程管控机制，包括风险识别、制度制定、操作执行、监督考核等系统性管理活动。（二）专项合规风险：指因犯罪记录管理不当可能引发的法律风险、声誉风险或运营风险，如违规查询侵犯员工隐私、封存流程不合规导致处罚等。（三）合规操作：指所有涉及犯罪记录封存的业务行为均须符合国家法律法规及企业内部制度要求，确保目的正当、程序合法、权限受控、结果可溯。第四条专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保所有场景下的犯罪记录查询与封存活动均纳入管理范畴，不留盲区。（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，建立责任追溯机制。（三）风险导向：优先防控重大合规风险，对一般风险实行常态化管理。（四）持续改进：根据法规变化、业务发展动态优化制度，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司犯罪记录封存专项管理工作负总责，统筹决策、资源配置及重大风险处置；分管人力资源、法务、风控的领导为直接责任人，负责具体组织协调与监督落实。第六条设立犯罪记录封存专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，成员包括人力资源部、法务合规部、风控部及业务相关单位代表。领导小组职责包括：（一）统筹制定、修订本制度及相关实施细则；（二）审批重大犯罪记录封存事项及风险处置方案；（三）定期审议管理成效，提出优化建议。第七条明确三类主体的职责分工：（一）人力资源部（牵头部门）：1.统筹犯罪记录查询、封存制度的落地实施；2.每半年开展一次专项风险排查，向领导小组汇报；3.负责员工背景审查标准的制定与更新；4.组织全员合规培训及考核。（二）法务合规部（专责部门）：1.审核犯罪记录查询的合法性，提供法律支持；2.优化封存流程，减少合规风险点；3.跟踪监管政策变化，及时调整制度。（三）业务部门/下属单位（执行主体）：1.落实本领域犯罪记录查询需求，确保合规申请；2.保存查询记录，配合调查时提供完整材料；3.每季度上报封存使用情况至人力资源部。（四）基层执行岗（责任主体）：1.岗位签署合规承诺书，明确保密义务；2.发现违规行为或风险隐患时，须立即上报至部门负责人。第八条建立责任倒查机制，对因管理缺位导致的违规事件，按责任链条追责，包括但不限于直接责任人、部门负责人及分管领导。第三章专项管理重点内容与要求第九条入职背景审查：1.合规标准：招聘前必须完成犯罪记录查询，需员工本人签署授权书，查询范围限定与岗位直接相关的违法犯罪行为；2.禁止性行为：严禁通过非官方渠道获取记录，不得泄露查询结果或用于无关用途；3.重点防控：核查授权书有效性，防止员工虚假承诺。第十条封存范围与程序：1.合规标准：对因犯罪记录被列入封存名单的员工，人力资源部须制作封存记录台账，注明封存依据、期限及解除条件；2.禁止性行为：未经领导小组审批不得擅自解封，不得因封存影响员工正常权益；3.重点防控：封存期限与法律规定同步，超过法定期限自动失效，需重新审批。第十一条查询权限管理：1.合规标准：查询需经部门负责人、法务合规部双重审批，并记录用途、范围及审批人；2.禁止性行为：严禁跨部门滥用查询权限，严禁对离职员工进行无理由查询；3.重点防控：建立权限分级制度，核心岗位查询需领导小组复核。第十二条关联方审查：1.合规标准：对合作方的背景调查须包含犯罪记录核查，需提供合规证明或授权书；2.禁止性行为：不得要求合作方提供涉及隐私的敏感记录；3.重点防控：核查第三方查询资质，确保其符合《个人信息保护法》要求。第十三条封存记录管理：1.合规标准：封存档案由人力资源部专人保管，设置物理隔离或加密电子存储，存档期限为封存期结束后3年；2.禁止性行为：不得向无关人员提供封存记录，不得用于绩效考核或奖惩；3.重点防控：每年开展一次档案盘点，确保完整无损。第十四条解封与救济：1.合规标准：封存员工可申请复审，需提供整改证明或社会影响力证明，由领导小组审批；2.禁止性行为：不得设置不合理复审条件，不得因解封拖延员工权益恢复；3.重点防控：建立救济渠道，对不公处理可向法务合规部申诉。第四章专项管理运行机制第十五条动态更新机制：每年6月，人力资源部牵头评估法规政策变化（如《数据安全法》新增义务），修订制度，并自发布后30日内组织全员培训。第十六条风险识别预警机制：（一）每季度开展专项风险排查，重点检查：1.查询授权书是否完整；2.查询记录是否超期销毁；3.权限审批流程是否合规。（二）分级评估：1.一般风险：每月汇总上报至人力资源部；2.重大风险：立即启动应急预案，24小时内向领导小组汇报。第十七条合规审查机制：（一）嵌入关键节点：1.入职审查嵌入体检环节；2.岗位变更审查嵌入审批流程；3.合作方审查嵌入合同签订前流程。（二）实施“一票否决”：未经合规审查的记录使用行为，一律撤销并追责。第十八条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改计划，人力资源部跟踪；（二）重大风险：启动“双线响应”：1.内部：封存相关业务权限，约谈责任人；2.外部：如涉嫌违法，委托法务合规部处理。（三）上报要求：重大风险事件须在4小时内上报至分管领导，48小时内提交处置报告。第十九条责任追究机制：（一）违规情形：1.未授权查询；2.泄露封存记录；3.滥用查询结果影响员工权益。（二）处罚标准：1.一般违规：通报批评，绩效考核扣分；2.重大违规：解除劳动合同，涉嫌犯罪的移送司法机关。（三）联动机制：处罚结果与绩效考核、评优评先挂钩，公示于部门内部。第二十条评估改进机制：每年12月，领导小组组织第三方（如外部律师事务所）开展体系评估，重点考核：（一）制度执行覆盖率；（二）风险事件发生率；（三）员工满意度。评估报告需提交管理层审议，并作为次年制度修订依据。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）各级领导干部须在年初签署《专项管理责任书》，明确年度目标；（二）人力资源部配备2名专职管理人员，负责日常操作。第二十二条考核激励机制：（一）部门考核：将封存合规率纳入部门KPI，占比不低于10%；（二）个人激励：对提出合规建议或阻止重大风险的员工，给予不超过5000元奖励。第二十三条培训宣传机制：（一）管理层：每年3月开展合规履职培训，内容涵盖法律责任与审批流程；（二）一线员工：每月更新操作手册，通过E-learning系统考核，合格率须达95%以上；（三）发布年度合规报告，列举典型案例及改进措施。第二十四条信息化支撑：（一）开发“犯罪记录管理平台”，实现：1.申请人在线提交授权书；2.系统自动校验审批流程；3.电子台账实时监控封存状态。（二）与第三方数据接口对接，确保查询时效性。第二十五条文化建设：（一）设立“合规月”，通过内部刊物宣传“记录查询五不准”（不越权、不泄密、不歧视、不拖延、不滥用）；（二）员工入职时签署《合规承诺书》，包含对犯罪记录管理的具体要求。第二十六条报告制度：（一）风险事件报告：须包括事件经过、处置措施、改进建议；（二）年度报告：需汇总全年封存使用次数、风险事件数量、培训覆盖率等指标；（三）报告时限：风险事件即时上报，年度报