收发文档案管理制度

收发文档案管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及相关国家档案行业标准，结合企业内部档案管理实际需求，旨在规范公司各类档案的形成、收集、整理、保管、利用和处置工作，有效防控档案管理风险，提升档案管理科学化、规范化水平，确保档案资产安全与完整，为企业持续健康发展提供有力支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理、业务活动、基本建设、科学技术、人力资源、行政事务等所有涉及档案管理工作的场景，包括但不限于文件、图纸、照片、音视频、电子数据等各类载体的档案材料。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“档案专项管理”指公司为实现档案管理目标，在组织架构、制度建设、流程优化、技术应用等方面采取的系统性管理措施，旨在确保档案全生命周期管理符合法律法规及内部规范要求。（二）“档案管理风险”指因档案管理环节存在缺陷或不当行为，可能导致档案资产遗失、损毁、泄露、篡改，或因档案管理不符合合规要求而引发法律责任、经济损失、声誉损害等潜在危害。（三）“档案合规”指公司档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及内部管理制度，确保档案管理行为合法、规范、有效。第四条档案专项管理应遵循“全面覆盖、分级负责、安全第一、规范高效、持续改进”的核心原则。“全面覆盖”要求档案管理范围覆盖公司所有业务领域和层级；“分级负责”强调各层级管理主体依据职责分工协同管理；“安全第一”保障档案实体与信息安全；“规范高效”推动档案管理流程标准化、自动化；“持续改进”通过动态评估优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负全面领导责任，承担统筹规划、资源保障、风险防控等最终责任；分管档案工作的领导承担直接管理责任，负责制度制定、组织协调、监督考核等具体工作。第六条设立公司档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门、下属单位负责人及档案管理专兼职人员为成员。领导小组负责统筹协调全公司档案管理工作，研究决策重大事项，监督指导制度执行，定期听取工作报告，确保档案管理工作纳入公司治理体系。领导小组下设办公室，挂靠综合管理部（或档案管理中心），承担日常工作。第七条牵头部门（综合管理部/档案管理中心）职责：（一）组织制定、修订和解释档案专项管理制度，编制档案分类方案、保管期限表等标准文件；（二）统筹推进档案管理信息化建设，开发、维护档案管理系统，实现档案数字化、智能化管理；（三）开展档案业务培训，提升全员档案管理意识和能力；（四）监督指导各部门档案管理工作，定期开展档案专项检查，出具整改意见；（五）统筹档案鉴定、销毁等处置工作，确保合规合法。第八条专责部门职责：（一）办公室：负责文件收发、登记、传阅、归档等日常管理，监督业务部门文件处理规范性；（二）财务部：负责会计档案、税务档案的合规管理，确保凭证完整性、账务连续性；（三）法务部：负责合同档案、法律文书的风险审核，监督档案合规性；（四）技术研发部：负责技术图纸、专利档案的专业整理，保障档案技术准确性；（五）人力资源部：负责员工档案、培训档案的规范化管理，确保隐私保护。第九条业务部门及下属单位职责：（一）落实档案专项管理制度，明确内部档案管理岗位分工，指定专人负责；（二）按照档案分类方案，及时收集、整理、归档本领域业务档案，确保完整性、准确性；（三）执行档案保管期限规定，定期自查档案保管状况，发现问题及时上报；（四）配合牵头部门开展档案检查、鉴定、数字化等工作，提供必要支持。第十条基层执行岗责任：（一）岗位人员应签署《档案管理合规承诺书》，明确个人档案管理职责；（二）在日常工作中严格执行档案收发、登记、保管等操作规范，防止档案错漏、损毁；（三）发现档案管理风险或异常情况，应及时向部门负责人及档案专管员报告；（四）离职或岗位变动时，须完成手头档案的交接，确保档案连续性。第三章专项管理重点内容与要求第十一条文件收发管理：（一）所有文件收发必须经指定人员登记，标注密级、保管期限，按流程传阅；（二）涉密文件实行双轨传递，禁止通过公共网络传输，严防泄密风险；（三）紧急文件应履行加急程序，确保时效性，同时做好登记备案。第十二条档案分类与整理：（一）按照档案分类方案，统一归档范围和保管期限，禁止随意增减；（二）纸质档案按“收文—过程—定稿—附件”顺序排列，电子档案按元数据标准整理；（三）特殊载体档案（如照片、音视频）需专项管理，配备专用存储设备，定期备份。第十三条档案保管与安全：（一）纸质档案存放于恒温恒湿档案库房，配置防盗、防火、防虫、防潮设施；（二）电子档案存储于专用服务器，设置多重权限控制，定期进行异地容灾备份；（三）涉密档案采取物理隔离措施，禁止非授权人员接触，定期检查门禁记录。第十四条档案利用与借阅：（一）档案利用须填写《档案利用申请表》，经部门负责人审批后方可查阅；（二）涉密档案查阅实行登记制度，查阅人需签署保密承诺；（三）电子档案利用应通过档案管理系统访问，禁止下载、复制涉密数据。第十五条档案鉴定与销毁：（一）档案鉴定由档案专项管理领导小组组织，相关部门参与，明确销毁标准；（二）到期档案销毁需编制销毁清册，经审批后由指定人员监督销毁，禁止私藏；（三）电子档案销毁需物理销毁存储介质，并记录销毁过程。第十六条档案数字化管理：（一）纸质档案按年度完成数字化扫描，图像质量不低于300dpi；（二）电子档案元数据著录需符合GB/T38900标准，确保检索准确性；（三）数字化成果与原生档案一并保管，建立关联索引，实现双轨查阅。第十七条档案移交与备份：（一）部门内部档案每年向牵头部门移交一次，重大档案随业务完成即时移交；（二）电子档案至少建立两套异地备份，采用磁带或光盘存储，定期抽检有效性；（三）档案交接需双方签字确认，形成书面记录，确保责任清晰。第十八条档案保密管理：（一）涉密档案实行“定密—传阅—销毁”全流程管控，密级变更及时调整；（二）离职人员须清退所有涉密档案，签署保密协议；（三）档案库房禁止使用无线设备，禁止非授权人员进入。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年评估制度适用性，根据法律法规变化、业务调整及时修订；（二）重大制度修订需经档案专项管理领导小组审议，报公司主要负责人批准；（三）修订后的制度应通过公司内网发布，确保全员知晓。第二十条风险识别预警机制：（一）每年开展档案管理风险排查，重点检查库房安全、电子档案备份、涉密档案管控等环节；（二）采用“风险矩阵法”评估风险等级，对重大风险发布预警通知，限期整改；（三）建立风险台账，跟踪整改效果，形成闭环管理。第二十一条合规审查机制：（一）档案合规审查嵌入业务流程，包括文件流转、归档、利用等关键节点；（二）未经合规审查的档案流转、项目启动视为无效，责任部门承担相应后果；（三）审查结果纳入部门绩效考核，重大问题提交领导小组处理。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由牵头部门牵头协调解决；（二）突发事件应启动应急预案，48小时内上报风险状况及应对措施；（三）跨部门风险协同需建立联席会议制度，明确责任分工。第二十三条责任追究机制：（一）档案管理违规情形分为一般（如错漏登记）、重大（如档案损毁）、特别重大（如泄密）三级；（二）处罚标准：一般违规通报批评，重大违规扣减绩效，特别重大违规按公司纪律处分条例处理；（三）违规问题涉及法律责任的，联动法务部追究法律责任。第二十四条评估改进机制：（一）每年开展档案管理有效性评估，采用问卷调查、现场检查等方法；（二）评估报告提交领导小组，提出优化建议，纳入次年工作计划；（三）评估结果与部门评优挂钩，推动持续改进。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导应定期听取档案工作汇报，解决重大问题；（二）牵头部门配备专职档案管理员，专责档案管理事务；（三）建立档案管理联席会议制度，各部门定期沟通协作。第二十六条考核激励机制：（一）将档案管理纳入部门年度考核指标，占比不低于5%；（二）设立档案管理优秀部门/个人评选，奖励突出表现者；（三）连续两年档案检查不合格的部门，取消评优资格。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层参加合规履职培训，掌握档案管理基本要求；（二）全员每年接受档案知识培训，考核合格后方可上岗；（三）通过内网、宣传栏等渠道发布档案管理案例，提升全员意识。第二十八条信息化支撑：（一）开发档案管理系统，实现档案全生命周期线上管理；（二）采用OCR、AI等技术提升档案自动识别、分类能力；（三）与财务、人力资源等系统对接，实现数据共享，减少手工录入。第二十九条文化建设：（一）编制《公司档案管理合规手册》，作为员工行为指南；（二）签署《全员档案管理承诺书》，强化责任意识；（三）设立档案管理荣誉墙，展示优秀案例，营造合规氛围。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件须24小时内上报牵头部门，48小时内提交处置方案；（二）年度管理报告：每年12月31日前提交全