新西兰用工制度

新西兰用工制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》等国家相关法律法规，结合《中华人民共和国外商投资法实施条例》《中华人民共和国数据安全法》等规范性文件，以及集团母公司关于人力资源管理、合规经营的总体要求，同时参照国际劳工组织关于公平用工、职业健康安全的指导原则，并基于企业内部优化人力资源配置、防范用工风险、提升管理效能的实际需求制定。本制度旨在规范公司在新西兰境内及全球业务范围内的用工行为，明确各方权责，确保用工活动的合法合规性，促进企业与员工的和谐稳定发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属子公司及所有分支机构，以及在新西兰境内提供劳务派遣、业务外包、实习实训等服务的相关主体。凡涉及招聘、录用、培训、绩效、薪酬、福利、离职等与员工权益及企业用工管理相关的活动，均须严格遵循本制度执行。对于因业务特殊性需适用其他法律法规或行业规范的场景，应在不违背本制度核心原则的前提下，制定补充性操作细则并报公司管理层审批备案。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”是指公司针对特定用工领域（如劳务派遣、实习生管理、职业安全等）制定的一整套管理规范和操作流程，旨在通过系统性管控实现风险最小化、效能最大化。其外延包括但不限于用工合同的签订、履行、变更、解除及终止全生命周期管理。（二）“XX风险”是指企业在用工过程中可能面临的法律法规违规风险、劳动争议风险、人力资源流失风险、用工成本风险、数据隐私风险等，这些风险可能对企业声誉、运营及财务状况产生不利影响。（三）“XX合规”是指企业用工活动严格遵循国家及当地法律法规、政策文件及内部管理制度的要求，确保员工权益得到保障，企业利益不受损害，同时维护良好的社会形象和公共关系。第四条新西兰用工管理的核心原则包括：（一）“全面覆盖”原则：本制度适用于公司所有业务场景及所有员工类别，覆盖招聘至离职的完整用工链条。（二）“责任到人”原则：各级管理人员及职能部门需明确自身在用工管理中的职责，建立“谁主管、谁负责”的责任体系。（三）“风险导向”原则：重点关注高风险用工环节（如临时用工、高风险岗位人员管理），优先配置管控资源。（四）“持续改进”原则：定期评估制度执行效果，结合法律法规变化及业务发展动态，优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人（如总经理或董事长）为新西兰用工管理的第一责任人，对制度体系的完整性、执行有效性负总责；分管人力资源及运营的领导为直接责任人，具体负责制度的组织实施、监督考核及动态调整。第六条设立“新西兰用工管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，人力资源部、法务合规部、财务部、运营部等关键部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定、修订与发布新西兰用工管理制度；（二）审批重大用工决策（如特殊用工模式的实施）；（三）协调跨部门解决重大用工争议或风险事件；（四）对制度执行情况开展年度综合评价。第七条领导小组下设办公室，挂靠人力资源部，负责日常协调工作，具体职责包括：（一）组织召开领导小组会议，形成会议纪要并跟进落实；（二）编制专项管理培训材料，推动制度宣贯；（三）收集、汇总各部门用工管理中的问题与建议。第八条牵头部门（人力资源部）职责：（一）主导新西兰用工管理制度体系建设，包括但不限于招聘流程标准化、合同范本管理、薪酬福利合规性审查；（二）定期开展用工风险识别，建立风险台账并组织评估；（三）监督各部门制度执行情况，开展专项审计；（四）负责员工关系管理，协调处理劳动争议。第九条专责部门（法务合规部）职责：（一）提供用工法律咨询，审核用工合同及政策文件；（二）参与重大劳动争议或诉讼案件处理，维护企业合法权益；（三）组织用工合规培训，提升全员法律意识；（四）跟踪新西兰及全球相关法律法规变化，提出应对建议。第十条业务部门/下属单位职责：（一）严格按制度要求执行招聘、录用、培训等操作；（二）落实本领域风险防控措施，如安全操作规程培训、数据保护制度执行；（三）及时报告用工异常情况（如员工投诉、离职异常）；（四）配合人力资源部完成相关数据统计与报表。第十一条基层执行岗（如招聘专员、项目经理、班组长）合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确知晓并遵守相关制度；（二）在用工决策中（如录用、调岗、奖惩）遵循制度标准；（三）发现违规行为或潜在风险时，及时向直属上级或人力资源部报告；（四）妥善保管用工相关资料（如合同、培训记录），确保信息安全。第三章专项管理重点内容与要求第十二条招聘与录用管理：（一）业务操作合规标准：1.发布招聘信息时，不得包含地域、性别、年龄等歧视性条款；2.采用结构化面试，确保评估标准统一；3.签订录用前需完成背景调查（如适用）；4.新西兰籍员工需依法缴纳社会保险，签订无固定期限劳动合同的，首签时间自入职之日起满一年。（二）禁止性行为：严禁通过劳务中介违规获取竞业限制人员信息；（三）重点防控点：防止招聘过程中的隐性歧视（如学历、外貌等非必要条件）。第十三条劳动合同管理：（一）合规标准：1.定期劳动合同需提前30日续签或书面通知不续签；2.试用期工资不得低于当地最低标准；3.涉及岗位调整需经员工书面确认；4.特别条款（如保密协议、竞业限制）需明确约定范围与补偿。（二）禁止行为：禁止签订“零工合同”规避社会保险责任；（三）风险防控：建立合同台账，定期抽检签订规范性与完整性。第十四条工作时间与休假管理：（一）合规标准：1.标准工时每周不超过40小时，加班需提前申请并依法支付；2.纪念日调休需与员工协商一致；3.带薪年假天数按当地法律规定执行；4.妇女孕期、哺乳期不得安排加班或高强度作业。（二）禁止行为：强制要求员工周末工作且拒绝支付加班费；（三）风险防控：利用工时管理系统自动记录，避免口头加班记录争议。第十五条薪酬与福利管理：（一）合规标准：1.薪酬结构（基本工资+绩效+奖金）需明确且不设封顶；2.离职补偿金计算方式需严格依据《劳动合同法》；3.职工福利（如健康保险、节日福利）不得附加非法定义务；4.年终奖金分配方案需经工会或员工代表参与讨论（如适用）。（二）禁止行为：对本地员工与外籍员工设置双重薪酬标准；（三）风险防控：建立薪酬数据保密制度，防止信息泄露引发攀比。第十六条培训与职业发展：（一）合规标准：1.入职培训需覆盖合规操作、安全规范等内容；2.技能提升培训计入工龄或提供相应补贴；3.内部晋升需建立公平的绩效考核体系；4.外籍员工需提供适应当地文化的语言培训。（二）禁止行为：强制员工参加与岗位无关的付费培训；（三）风险防控：培训效果需通过考核验证，防止形式主义。第十七条劳动保护与安全：（一）合规标准：1.高风险岗位需配备安全防护设备；2.工作场所职业病危害因素需定期检测；3.重大事故发生后需立即启动应急预案；4.员工健康监护档案需依法保存5年以上。（二）禁止行为：未满18周岁的学徒从事危险作业；（三）风险防控：设立安全观察员，记录潜在隐患。第十八条劳动争议处理：（一）合规标准：1.员工投诉需在5个工作日内受理；2.协商不成需引入第三方调解机制；3.诉讼阶段需积极配合仲裁委调查；4.调解协议需经双方签字盖章。（二）禁止行为：对投诉员工进行打击报复；（三）风险防控：建立争议预防委员会，定期开展风险排查。第十九条外籍员工管理：（一）合规标准：1.工作许可需在合同签订前取得；2.签证续签需提前60日申请；3.税收居民身份认定需按当地法律执行；4.外籍员工子女入学、医疗等需提供支持政策。（二）禁止行为：将外籍员工转包给第三方用工；（三）风险防控：设立专项联络人，协助处理签证纠纷。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：（一）人力资源部每年6月和12月评估制度适用性，形成《制度有效性报告》；（二）法务合规部每月监测法律法规变化，提交《合规预警清单》；（三）重大业务调整（如并购、新业务上线）后30日内完成制度修订。第十三条风险识别预警机制：（一）人力资源部每季度组织各部门开展用工风险自查，形成风险矩阵表；（二）法务合规部对高风险环节（如裁员、特殊用工）进行专项评估；（三）发布《风险预警通报》的，需同时附整改措施清单。第十四条合规审查机制：（一）关键节点审查：1.招聘录用审查：录用决定前需经人力资源部合规审核；2.合同签订审查：涉及法律责任的条款需双方法务复核；3.重大调整审查：调岗降薪需启动听证程序并记录在案。（二）审查标准：所有审查均需有据可查，形成《合规审查记录表》。第十五条风险应对机制：（一）一般风险处置：1.低风险事件（如轻微违规操作）需在3日内完成整改；2.整改措施需由专责部门验收合格；3.验收不合格的，启动二次整改并上报领导小组。（二）重大风险处置：1.立即隔离风险源，成立应急小组（组长由分管领导担任）；2.24小时内向领导小组汇报处置方案；3.风险消除后需提交《专项处置报告》。第十六条责任追究机制：（一）违规情形分类及处罚标准：1.一般违规（如未及时缴纳社保）：通报批评+绩效考核扣分；2.严重违规（如强制加班超过法定上限）：取消评优资格+赔偿损失；3.极端违规（如恶意解雇）：承担行政罚款+连带赔偿责任。（二）追责程序：人力资源部出具《违规认定书》，法务合规部复核后提交领导小组审批。第十七条评估改进机制：（一）评估周期：每半年开展一次制度有效性评估，采用问卷调查、访谈、案例分析等方法；（二）改进要求：针对评估结果，需在1个月内提交《优化方案》，明确责任人及完成时限；（三）持续跟踪：领导小组对整改落实情况进行抽查，确保闭环管理。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：（一）各级领导需在年度工作会议上签署《责任书》，明确分管领域风险清单；（二）人力资源部建立“用工管理任务清单”，由总经理督办落实；（三）设立专项预算（如法律咨询费、培训费），由财务部专项核算。第十九条考核激励机制：（一）部门考核：将合规指标（如投诉率、处罚次数）占年度绩效权重不低于20%；（二）个人考核：违反制度的，按《员工手册》第X条处理，包括但不限于：1.初次违规：书面警告；2.再次违规：降级或解除劳动合同；3.因违规导致损失的，需承担赔偿责任。（三）奖励机制：对发现重大风险的员工，给予不超过年度工资X%的奖励。第二十条培训宣传机制：（一）管理层培训：每季度开展合规履职培训，内容涵盖政策解读、案例剖析；（二）员工培训：新员工入职需接受合规培训（不少于2小时），考核合格方可上岗；（三）宣传载体：在内部平台发布《用工合规周报》，制作宣传展板。第二十一条信息化支撑：（一）引入HR管理系统，实现员工信息电子化管理；（二）开发用工风险预警模块，自动识别违规操作；（三）数据接口与当地政府监管平台对接，确保信息共享。第二十二条文化建设：（一）编制《用工合规手册》，收录制度要点及典型案例；（二）每年开展“合规之星”评选，表彰模范部门及个人；（三）发布《员工合规倡议书》，推动形成“人人讲合规”的氛围。第二十三条报告制度：（一）风险事件报告：发生重大劳动争议的，需在2小时内上报至领导小组，同时抄送法务合规部；（二）年度管理报告：12月31日前提交