珠宝公司档案管理质量办法

珠宝公司档案管理质量办法珠宝公司档案管理质量办法

第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.本办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规、《ISO9001质量管理体系要求》《ISO27001信息安全管理体系要求》等国际标准、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约，结合珠宝行业特性及公司国际化经营战略制定。

2.针对公司档案管理中存在的分类混乱、保管不善、利用不畅、风险隐患等问题，核心目标在于通过制度规范、流程优化、系统支撑实现档案管理的标准化、数字化、国际化，保障档案资产安全，提升信息利用效率，防范合规风险与资产流失，支撑公司价值创造与战略实施。

1.2适用范围与对象

1.本办法适用于公司总部各部门、所有分子公司、境外机构及关联单位，覆盖业务全流程形成的各类档案，包括但不限于：

-产品研发档案（设计图纸、工艺文件、检测报告）

-采购与供应链档案（供应商资质、合同协议、物流单据）

-生产制造档案（质量记录、设备台账、能耗数据）

-营销与销售档案（渠道协议、客户信息、促销方案）

-财务与税务档案（凭证账簿、审计报告、税务申报）

-法律合规档案（许可认证、诉讼仲裁、合规报告）

-人力资源档案（招聘记录、培训档案、绩效评估）

2.适用对象包括所有正式员工、外包服务商、合作单位相关人员，境外机构需符合当地档案管理法规并执行本办法核心要求。

3.例外适用场景：涉及商业秘密的绝密档案按专项规定管理，特殊紧急事项经总经理审批可暂时豁免部分程序，但需在7个工作日内补办手续。

1.3核心原则

1.合规性原则：严格遵守国家及境外档案法律法规，确保档案管理全流程合法合规。

2.权责对等原则：明确各级管理者的档案管理职责与权限，责任与权限匹配。

3.风险导向原则：重点关注高价值档案、高风险环节，实施差异化管控。

4.效率优先原则：通过数字化工具与流程优化，平衡安全与利用效率。

5.持续改进原则：定期评估档案管理绩效，动态优化制度与流程。

6.国际化适配原则：境外机构档案管理需符合当地法规，并实现与集团系统数据交互。

1.4制度地位与衔接

1.本办法为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《信息系统安全管理办法》《合同管理办法》等制度形成协同，冲突时本办法优先适用。

2.档案管理需与财务、内控、人力资源等制度衔接：财务档案由财务部主导归档；内控审计结果需纳入档案检查范围；人力资源档案按专项规定管理并对接HR系统。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司档案管理体系采用"决策-监督-执行"三级架构：

1.决策层：股东会、董事会负责审批档案管理重大事项（如系统升级、核心档案安全策略），董事会下设档案管理委员会指导战略方向。

2.监督层：内控部、审计部联合开展档案合规与风险监督，合规部负责涉外档案管理合规性审查。

3.执行层：档案管理部（或指定部门）统筹档案管理，各业务部门负责本领域档案形成与初步整理，IT部负责系统支撑，法务部负责合规性审核。

2.2决策机构与职责

1.股东会：审议档案管理重大政策与预算。

2.董事会：审批档案系统建设、核心档案安全策略、重大违规处罚。

3.总经理办公会：审批年度档案管理计划、跨部门档案处置事项。

4.档案管理委员会（董事会下设）：由3-5名董事组成，每季度审议档案管理绩效，提出优化建议。

2.3执行机构与职责

1.档案管理部（主责）：

-制定档案分类标准与保管期限表

-统筹电子档案管理系统建设与运维

-组织档案专业培训与应急演练

-开展年度档案质量评估

2.业务部门（主责）：

-产品研发部：负责产品档案全生命周期管理

-财务部：负责财务凭证档案规范整理

-销售部：负责客户档案动态更新与安全

-法务部：负责法律文书档案审核

3.IT部（配合）：

-保障档案系统安全稳定运行

-配合完成电子档案备份与灾难恢复

-实施档案系统权限管控

4.人力资源部（配合）：

-落实员工档案管理制度

-配合完成离职人员档案处置

2.4监督机构与职责

1.内控部：

-每半年开展档案内控符合性检查

-重点关注档案分类、保管、查阅全流程控制

2.审计部：

-每年组织专项档案审计（含电子档案）

-审计结果作为绩效考核依据

3.合规部：

-审核境外机构档案管理合规性

-监督涉密档案管理措施落实

2.5协调与联动机制

1.建立档案管理联席会议制度，由档案管理部牵头，每季度协调跨部门事项。

2.涉外业务增设属地合规协调小组，由驻外机构负责人牵头，合规部提供支持。

3.信息共享机制：业务部门每月向档案管理部报送新增档案清单，IT部实时同步系统数据。

第三章档案管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

1.管理目标：实现档案管理"三化四性"，即标准化、数字化、国际化，确保完整性、安全性、可用性、合规性。

2.核心指标：

-档案完整率≥99%（年度审计结果）

-档案安全事件0发生（年度报告）

-电子档案利用率≥60%（系统数据统计）

-档案查阅响应时效≤4小时（服务台统计）

-境外档案合规率100%（合规部检查）

3.2专业标准与规范

1.档案分类标准：按业务领域、保管期限、密级三级分类（具体分类表见附件1）。

2.保管期限：参照《企业档案保管期限表》结合珠宝行业特性制定（见附件2）。

3.风险控制点及措施：

-高风险点（三级）：涉密档案存储与传输

-防控措施：物理隔离存储、加密传输、双重授权查阅

-中风险点（二级）：产品档案管理

-防控措施：全生命周期跟踪、变更双人审核

-低风险点（一级）：一般经营档案

-防控措施：定期清查、电子备份

3.3管理方法与工具

1.管理方法：

-实施"全生命周期管理"（形成-收集-整理-归档-保管-利用-销毁）

-采用"风险矩阵法"动态评估管控等级

-应用PDCA循环持续改进

2.管理工具：

-电子档案管理系统（OA系统集成）

-档案扫描仪与OCR识别设备

-档案安全审计系统（与IT监控联动）

-境外数据同步加密通道

第四章档案管理流程

4.1主流程设计

档案管理主流程遵循"四同步"原则（形成同步、收集同步、整理同步、归档同步）：

1.档案形成：业务活动同步记录，确保原始性（例：采购合同电子版与纸质同步生成）

2.收集整理：业务部门每月5日前完成当月档案初步整理，档案管理部每月10日前完成审核

3.归档保管：纸质档案30日内移交档案室，电子档案实时归档至系统

4.利用销毁：查阅需审批，销毁需鉴定并履行审批程序

4.2子流程说明

1.涉密档案管理子流程：

-收集阶段：标注密级并物理隔离存储

-整理阶段：双人复核密级与内容

-利用阶段：三重授权（申请-审批-授权）

-销毁阶段：双人监销并记录

2.电子档案管理子流程：

-元数据规范（必须包含档号、密级、责任部门等8项核心元数据）

-双备份机制（集团中心与异地备份）

-定期真实性校验（每月自动比对原始文件）

4.3流程关键控制点

1.收集控制：

-防控措施：业务部门档案专员签字确认，档案管理部抽查比例≥20%

-高风险点：产品档案完整性校验

2.整理控制：

-防控措施：执行"三审一校"（部门初审-档案审核-法务复核-系统校验）

-中风险点：电子档案元数据规范性

3.利用控制：

-防控措施：系统自动记录查阅轨迹，涉密档案离线查阅需审批

-高风险点：境外档案查阅需双重合规审核

4.4流程优化机制

1.档案管理部每半年发起流程评估，重点关注：

-重复操作环节（建议：通过系统自动归档减少人工）

-跨部门扯皮节点（建议：建立电子档案直传接口）

2.年度组织全流程模拟演练，评估优化效果，次年1月15日前发布优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

档案管理权限按"领域+等级+岗位"三级划分：

1.领域权限：研发档案由研发部主导，财务档案由财务部主导

2.等级权限：

-普通档案：部门负责人审批（≤10万元金额）

-重要档案：分管领导审批（10-100万元金额）

-核心档案：总经理审批（>100万元金额）

3.岗位权限：

-档案管理员：系统操作权限（仅本人管辖档案）

-业务人员：查阅权限（按需申请）

-非授权人员：无访问权限

5.2审批权限标准

1.审批层级：

-查阅：部门负责人→档案管理部→分管领导（三级审批）

-销毁：档案管理部→合规部→总经理（三级审批）

2.审批时限：

-查阅申请≤2小时响应，特殊事项≤4小时

-销毁审批≤5个工作日（紧急≤2个工作日）

3.禁止条款：严禁越级审批，审批记录系统自动生成，禁止手工补录。

5.3授权与代理机制

1.授权条件：因出差、休假等无法履职时，需提前3个工作日申请授权，授权期限≤30天。

2.授权范围：仅限被授权人本人管辖档案，需注明授权起止日期。

3.代理要求：临时代理需提供授权书扫描件，代理期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

1.紧急查阅：需附业务说明及风险评估，经总经理特批可先查阅后补办（但≤1个工作日内补全手续）。

2.权限外查阅：由档案管理部核实必要性，经合规部与总经理审批后方可办理。

3.补批管理：未及时审批的档案，需在2个工作日内完成补批，补批记录需说明原因。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

1.操作规范：

-纸质档案：按"分类-排序-编目-装订"流程，卷皮材质符合档案行业标准

-电子档案：元数据必须完整，附件必须与原文一致（通过哈希校验）

2.痕迹留存：

-电子操作：系统自动记录IP、时间、操作类型

-纸质操作：所有处置环节需在登记册签字

3.判定标准：

-执行不到位：元数据缺失≥3项、保管环境不合格、查阅记录缺失等情况判定为执行不到位

6.2监督机制设计

1.建立三位一体监督体系：

-日常监督：档案管理部每月抽查（比例≥15%）

-专项监督：内控部每季度联合检查

-突击检查：审计部随时抽查（比例≥10%）

2.嵌入三个关键内控环节：

-档案交接控制：纸质档案需双人核对交接

-查阅双人复核：查阅记录需部门负责人与档案管理员共同签字

-销毁双人监销：销毁过程需全程录像并双人在场

6.3检查与审计

1.检查频次：

-专项审计：每年一次，覆盖电子与纸质档案

-日常检查：每月≥2次，重点关注涉密档案

-突击检查：每季度≥1次，随机抽取部门

2.审计方法：

-文档检查（抽查30%档案核对记录）

-现场核查（实地检查保管条件）

-系统测试（验证系统功能完整性）

3.结果应用：审计报告需提交总经理办公会，重大问题纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

1.报告周期：

-月度报告：档案管理部5日前提交

-季度报告：含当期检查结果，8日前提交

-年度报告：含全年度审计整改情况，次年2月15日前提交

2.报告内容：

-档案数量统计（按类别）

-风险事件（含境外事项）

-改进建议（含系统优化）

-考核评分（按KPI完成情况）

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

1.考核指标体系：

-过程指标（档案完整率、流程合规率）

-结果指标（利用效率、安全事件数）

-优化指标（流程改进项、系统功能提升）

2.权重分配：

-过程指标40%（密级管理占比15%）

-结果指标35%（电子档案利用占比10%）

-优化指标25%

3.考核对象：

-部门：年度考核，与绩效奖金挂钩

-岗位：季度考核，与晋升挂钩

7.2评估周期与方法

1.评估周期：

-月度评估：由档案管理部完成

-季度评估：由内控部复核

-年度评估：由董事会审批

2.评估方法：

-数据统计（系统自动生成）

-现场核查（随机抽取部门）

-问卷调查（业务部门满意度）

7.3问题整改机制

1.整改流程：

-发现→登记（2日内）→立项（4日内）→实施（按风险等级确定时限）→复核（7日内）→销号（10日内）

2.分类管理：

-一般问题：负责人7日内整改

-重大问题：分管领导督办，30日内整改

-紧急问题：总经理特批，2日内整改

3.问责机制：整改不力者，视情节扣除绩效工资（最高20%）。

7.4持续改进流程

1.改进建议来源：

-考核结果分析

-审计发现项

-业务部门反馈

-系统运行报告

2.优化流程：

-建议收集（15日内反馈）

-评估论证（档案委员会审议）

-审批发布（总经理办公会）

-跟踪实施（档案管理部监控）

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

1.奖励情形：

-优秀档案管理员（年度评选）

-档案管理创新（提案采纳）

-防范重大风险（挽回损失）

2.奖励类型：

-精神：通报表扬、荣誉证书

-物质：奖金（最高1000元）

-晋升：优先推荐晋升

3.奖励程序：

-申报（30日内提交事迹材料）

-审核（档案管理部15日内）

-审批（总经理30日内）

-公示（审批后3日公示）

8.2违规行为界定

1.分类标准：

-一般违规：元数据缺失（1-3项）、查阅记录不全等

-较重违规：擅自销毁档案（价值<10万元）、系统权限滥用等

-严重违规：泄露涉密档案、造成重大损失等

2.判定依据：

-档案检查记录

-系统日志分析

-审计报告结论

8.3处罚标准与程序

1.处罚对应表：

-一般违规：通报批评、扣除绩效（50-100元）

-较重违规：全勤奖取消、培训考核（补考2次）

-严重违规：降级/解雇、承担赔偿责任

2.处罚程序：

-调查取证（5日内）

-告知（7日内送达书面通知）

-听证（收到通知后3日内可申请）

-处罚决定（10日内发布）

8.4申诉与复议

1.申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出书面申请。

2.受理流程：

-档案管理部复核（5日内）

-法务部支持（10日内）

-复议决定（15日内发布）

3.救济途径：对复议结果仍不服者，可向劳动仲裁委员会申请仲裁。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

1.重大风险预案：

-档案火灾：启动"三保三撤"（保原件、保系统、保记录；撤人员、撤设备、撤磁介质）

-系统故障：启动异地数据恢复（≤4小时恢复90%功能）

-涉密泄露：启动"五控"（控制源头、控制传播、控制证据、控制影响、控制修复）

2.应急组织：

-总指挥：总经理

-负责人：档案管理部经理

-成员：各相关部门主管

9.2例外情况处理

1.例外场景：

-法律诉讼（需紧急调取档案）

-突发自然灾害（需临时转移档案）

-国际合规要求（需临时调整流程）

2.处理程序：

-申请（3日内提交书面申请）

-评估（档案委员会7日内）

-审批（总经理特殊审批）

-留存（全程记录存档）

9.3危机公关与善后

1.危机公关流程：

-初步研判（2小时内评估影响范围）

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