酒店会议服务合同协议

酒店会议服务合同协议甲方（出租方/酒店）：[酒店全称]地址：[酒店详细地址]法定代表人/授权代表：[姓名]联系电话：[电话号码]电子邮箱：[邮箱地址]乙方（承租方/会议组织方）：[会议组织方全称]地址：[会议组织方详细地址]法定代表人/授权代表：[姓名]联系电话：[电话号码]电子邮箱：[邮箱地址]鉴于乙方拟于甲方酒店举办名为“[会议名称]”的会议，需使用甲方提供的会议场地及相关服务，甲方同意满足乙方的需求，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，经友好协商，达成以下协议：第一条会议基本信息1.1会议名称：[会议名称]1.2会议日期与时间：自[开始日期][开始时间]起至[结束日期][结束时间]止，每日会议时段为[每日会议时段]。1.3会议地点：甲方位于[酒店楼层]的[具体会议室名称]（数量：[数量]间），以及其他约定的场地，包括[具体场地描述]。1.4预计参会人数：约[人数]人，包括代表、嘉宾、工作人员等。1.5会议性质：[商务会议/学术研讨会/公司年会/培训等]。第二条服务内容与标准2.1场地服务2.1.1甲方应向乙方提供合同约定的会议室，确保场地符合会议使用要求，基础设施包括但不限于桌椅、投影幕布、基础照明、电源插座等。2.1.2甲方负责在会议开始前完成以下场地布置服务：[具体布置项目，如舞台搭建、背景板制作与安装、签到台设置、会场指示牌放置等]。2.1.3甲方负责会议期间及结束后场地的日常清洁和维护工作。2.2餐饮服务2.2.1茶歇：会议期间，甲方应在[茶歇时间]于[茶歇地点]为参会人员提供茶歇，包括咖啡、茶、多种点心、水果及饮用水。茶歇标准不低于[约定标准等级]。2.2.2午餐：会议期间，甲方应为乙方提供午餐，形式为[自助餐/桌餐]，于[午餐时间]在[午餐地点]供应。午餐标准不低于[约定标准等级]，具体菜单由乙方在[时间]前确认。2.2.3特殊餐饮：如乙方人员有特殊餐饮需求（如素食、清真等），乙方应在预订时告知甲方，甲方应尽力满足并在可能的情况下收取额外费用。2.2.4饮料：会议期间，甲方应提供充足的瓶装饮用水及软饮，[是否提供酒精类饮品，如提供，说明相关规定或限制]。2.3设备与技术支持2.3.1基础设备：甲方应确保所提供会议室配备并正常运行投影仪、屏幕、音响系统（包括至少[数量]个无线话筒）、基础照明及提供稳定的网络接入（Wi-Fi）。2.3.2技术支持：甲方应指派专业技术人员在会议期间提供设备操作指导、调试和维护服务，确保设备正常运行。技术人员应能在[时间]内响应乙方提出的设备使用问题。2.3.3特殊设备：如乙方需使用除基础设备外的其他技术设备（如同声传译设备、LED大屏、摄影摄像器材等），经甲方同意后，可由[双方约定租赁方及方式，或由甲方提供并收费]。2.4人员服务2.4.1礼仪人员：甲方应提供[数量]名礼仪人员，负责会议期间的签到引导、会场秩序维护等工作。2.4.2[其他人员服务：根据需要添加，如翻译服务、安保人员等，明确人数、职责及费用承担方]。2.5其他服务2.5.1会场布置：除2.1.2约定的项目外，甲方还应根据乙方需求完成[其他具体布置项目，如横幅、气球装饰等]的制作与安装，相关费用由[双方约定承担方]。2.5.2指示系统：甲方负责制作并放置会议期间所需的全部指示牌，包括酒店总览图、楼层指示、会场指引等。2.5.3停车服务：甲方应为乙方会议提供[数量]个停车位，类型为[地上/地下/外部]，费用为[费用标准或说明是否包含在合同总价内]。2.5.4物料准备：甲方为每名参会人员提供[具体物品，如纸笔、笔记本、文件夹等]，费用已包含在合同总价内。第三条费用与支付3.1本合同项下的服务费用总计为人民币[金额]元（大写：[大写金额]），含[是否含税费]，具体费用构成包括：3.1.1场地费：人民币[金额]元。3.1.2餐饮费（含服务费及税费）：人民币[金额]元。3.1.3设备租赁费（如适用）：人民币[金额]元。3.1.4人员服务费：人民币[金额]元。3.1.5管理费及税费：人民币[金额]元。[其他费用项目]3.2乙方应于本合同签订后[天数]日内，向甲方支付合同总费用的[百分比]%，即人民币[金额]元，作为预订押金。剩余款项应在会议开始前[天数]日内支付至甲方指定账户。3.3甲方指定收款账户信息如下：开户名称：[酒店账户全称]开户银行：[银行名称及支行]银行账号：[银行账号]3.4所有价格均为不含税价格，如需开具增值税发票，乙方应提供完整的开票信息，甲方在收到款项后[天数]日内开具发票。第四条订阅与取消条款4.1乙方提交预订申请后，甲方应在[天数]日内予以确认。4.2乙方应向甲方支付预订押金以确认预订。预订确认后，甲方的场地及相关资源将予以保留。4.3乙方如需变更会议日期、地点或规模，应至少提前[天数]日书面通知甲方，并承担由此可能产生的额外费用。4.4乙方取消本合同：4.4.1若乙方在会议开始前[天数]日以上取消，甲方应退还乙方已支付的全部款项，但甲方有权收取相当于合同总费用[百分比]%的违约金。4.4.2若乙方在会议开始前[天数]日至[天数]日之间取消，甲方应退还乙方已支付款项的[百分比]%，并收取相当于合同总费用[百分比]%的违约金。4.4.3若乙方在会议开始前[天数]日以内取消，或会议开始后取消，甲方不予退还任何已支付款项，并有权收取相当于合同总费用[百分比]%的违约金。4.4.4因不可抗力导致本合同无法履行，双方互不承担违约责任，甲方应退还乙方已支付但尚未使用的款项。第五条双方权利与义务5.1甲方权利与义务：5.1.1按照本合同约定，按时、按质提供会议场地及相关服务。5.1.2确保提供服务的场地符合安全、卫生标准。5.1.3指定专门的会议服务联系人，负责与乙方就会议事宜进行沟通协调。5.1.4有权按照本合同约定收取服务费用。5.1.5负责处理酒店内部发生的紧急情况，并根据情况提供必要的协助。5.2乙方权利与义务：5.2.1按照本合同约定按时足额支付各项费用。5.2.2提前向甲方提供准确、详细的会议需求信息，包括参会人数、特殊要求、餐饮菜单（如需定制）等。5.2.3按照约定时间办理场地使用手续，并遵守甲方的相关管理规定。5.2.4负责管理自身参会人员，维护会场秩序，确保其人员及财产安全。5.2.5负责办理活动相关的证照（如需），并承担因自身原因导致的一切法律责任。5.2.6对在合作过程中知悉的甲方商业秘密承担保密义务。第六条安全与保险6.1甲方应确保提供服务的场地符合国家及地方关于消防、安全的相关规定，并采取必要的预防措施。6.2乙方应自行负责其参会人员及自带物品的安全，并承担因其人员或物品造成第三方损失的责任。6.3[根据实际情况约定，建议乙方购买公众责任险等保险，覆盖可能发生的意外事故责任]。第七条不可抗力7.1若发生地震、台风、洪水、战争、政府行为、流行病疫情等不可预见、不能避免且不能克服的不可抗力事件，导致本合同无法履行或无法完全履行，双方互不承担违约责任。7.2遭遇不可抗力的一方应在事件发生后[天数]日内书面通知另一方，并提供相关证明。双方应根据事件影响协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。第八条违约责任8.1除本合同第四条关于取消责任的约定外，任何一方违反本合同其他条款的约定，应承担相应的违约责任，赔偿因此给对方造成的直接经济损失。8.2若甲方未能按合同约定提供服务，影响会议正常进行，乙方有权要求甲方采取补救措施，并可根据情况要求减免相应费用或解除合同。8.3若乙方未能按合同约定支付费用，甲方有权要求乙方支付逾期款项并承担违约金（如按每日万分之五计算）。第九条争议解决9.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。9.2协商不成的，任何一方均有权向[选择仲裁或诉讼，如选择仲裁，明确仲裁委员会名称；如选择诉讼，明确法院名称，通常为甲方所在地或合同履行地法院]提起仲裁或诉讼。第十条合同期限与生效10.1本合同自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。10.2本合同有效期为自[开始日期]至[结束日期]，或直至乙方会议结束及相关服务全部完成之日止，以较晚者为准。第十一条保密条款11.1双方应对在本合同签订及履行过程中知悉的对方的商业秘密、技术信息、客户资料等一切未公开信息承担保密义务。11.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露、使用或允许他人使用该等保密信息，但法律法规另有规定或双方另有约定的除外。11.3本保密义务不因本合同的终止而失效。第十二条通知条款12.1双方之间的所有通知、请求、要求或其他通信应以书面形式，通过专人递送、挂号信、传真或电子邮件等方式发送至本合同首部列明的地址、联系人或邮箱。12.2通知在专人递送时视为送达，在挂号信寄出后[天数]日视为送达，在电子邮件发送时视为送达（除非发送时即知无法送达）。第十三条合同的变更与解除13.1对本合同的任何修改或补充，均须经双方书面同意。13.2除本合同另有约定外，任何一方未经对方书面同意，不得单方面解除本合同。如发生根本违约，守约方有权解除合同并要求赔偿损失。第十四条其他条款14.1完整协议：本合同及其附件构成双方就本合同标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所