房地产公司档案管理制度

房地产公司档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司档案管理工作，提高档案利用效率，确保公司各项经营活动的历史记录得以真实、完整、安全地保存，为公司决策、管理及后续发展提供可靠依据，根据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称档案，是指公司在房地产项目开发、经营管理、行政管理、人力资源、财务管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各项目公司（以下统称“各单位”）的档案管理工作。公司全体员工均有保护公司档案的义务。第四条管理原则档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性。第二章管理机构与职责第五条管理机构设置公司综合管理部（或指定专门部门，下同）是档案管理的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。各单位应指定专人（可兼职）负责本单位档案的收集、整理、移交等工作，并向综合管理部备案。第六条综合管理部职责1.贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度及实施细则。2.负责公司各类档案的接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、利用、销毁等工作。3.指导和监督各单位的档案形成、收集、整理和预归档工作。4.组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的专业素质。5.负责档案库房的规划、建设和维护，确保档案保管条件符合规定。6.负责档案管理信息化建设与维护工作。7.组织开展档案利用服务，为公司各项工作提供档案支持。第七条各单位职责1.严格执行公司档案管理制度，负责本单位在各项业务活动中形成的档案材料的及时收集、初步整理和定期向综合管理部移交。2.确保本单位形成的档案材料真实、完整、规范。3.配合综合管理部开展档案检查、业务指导和培训工作。4.负责本单位档案在移交前的妥善保管和保密工作。第八条档案管理员职责1.忠于职守，廉洁奉公，严守档案纪律和保密规定。2.熟练掌握档案业务知识和操作技能，认真做好档案的接收、整理、编目、保管、利用等具体工作。3.定期对所管档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取措施。4.维护档案管理系统，确保电子档案数据的准确和安全。第三章档案的形成与收集第九条档案的形成公司员工在各项工作中形成的文件材料，必须符合国家及公司有关公文处理和档案管理的规定，做到格式规范、内容真实、字迹清楚、手续完备。第十条档案的收集范围档案收集范围包括但不限于：1.行政管理类：公司设立、变更、注销相关文件，股东会、董事会、监事会会议材料，公司内部管理制度、工作计划、总结、报告、决议、通知、纪要等。2.经营管理类：市场调研、项目策划、投资分析、合作协议、合同、招投标文件、营销方案、客户资料等。3.工程技术类：项目立项、规划、勘察、设计、施工、监理、验收等各环节形成的图纸、报告、记录、签证、变更等。4.财务会计类：各类财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等（按财务制度规定执行）。5.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、薪酬、福利、离职等相关材料。6.法律事务类：法律咨询、诉讼、仲裁、合同审查等相关文件材料。7.声像电子类：反映公司重要活动、项目建设过程、产品形象的照片、录音、录像、光盘、电子文档等。8.其他具有保存价值的文件材料。第十一条收集要求1.各单位应在有关业务工作完成后，及时收集所形成的各类文件材料，确保不遗漏、不丢失。2.收集的文件材料应包括原件，如遇特殊情况无原件，需注明原因并保存具有同等效力的复印件。3.外文材料应附有中文译本。4.声像材料应注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）人等。5.电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容一致（如适用）。第四章档案的整理与归档第十二条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十三条分类与编号1.公司档案采用年度-机构（或项目）-档案类型的方法进行分类。具体分类方案由综合管理部制定并颁布。2.档案应按照分类方案进行系统编号，编号应具有唯一性和可追溯性。第十四条整理要求1.装订：归档文件材料应去除金属物，对破损文件进行修补，采用规范的装订方式。2.排序：同一事由的文件材料，按照形成时间顺序或重要程度排序。3.编目：对整理好的档案应逐件编制档案目录，目录内容包括件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等。4.装盒：档案应装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。第十五条归档时间1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度档案的整理归档工作。2.项目档案：应在项目竣工验收合格后规定期限内，由项目负责人组织完成整理并向综合管理部移交归档。3.财务会计档案：按照国家及公司财务会计档案管理的有关规定进行整理和移交归档。4.其他专项档案：应根据其形成规律和特点，在相关工作完成后及时整理归档。5.电子档案：应与纸质档案同步整理、同步归档。第十六条归档手续档案移交归档时，移交单位与综合管理部应办理交接手续，填写《档案移交清册》，双方签字确认，一式两份，各执一份。第五章档案的保管第十七条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十八条装具要求档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒、卷皮等装具。第十九条保管要求1.档案应按分类编号顺序排放，便于存取。2.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。3.保持库房整洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.严格控制库房温湿度，使其保持在规定范围内。5.定期检查档案保管状况，发现问题及时处理并报告。第二十条档案清点综合管理部应定期对库存档案进行清点核对，发现短缺或损坏，应及时查明原因并采取补救措施。第六章档案的鉴定与销毁第二十一条档案鉴定小组公司成立档案鉴定小组，由综合管理部牵头，相关部门人员组成，负责对已到保管期限档案的保存价值进行鉴定。第二十二条鉴定程序1.档案保管期限已满，由档案管理员提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案进行集体审查、鉴定，提出存毁意见。3.鉴定结果报公司分管领导审批。第二十三条档案销毁1.经批准销毁的档案，由综合管理部负责组织销毁。2.销毁档案前，应编制《档案销毁清册》，报分管领导批准。3.销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。监销人应对销毁全过程负责。4.严禁个人私自销毁档案材料。涉及国家机密、商业秘密的档案销毁，应符合相关保密规定。第七章档案的利用与保密第二十四条利用范围与方式1.公司内部人员因工作需要查阅档案，须履行借阅手续。2.查阅涉密档案须经公司分管领导批准。3.外部单位或人员查阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司分管领导批准后，在指定地点查阅。4.档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。借阅档案一般限在档案阅览室进行，确因工作需要借出档案的，须经综合管理部负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。第二十五条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。3.借阅的档案应妥善保管，不得转借、丢失、泄密。4.档案归还时，档案管理员应仔细核对，确认无误后方可注销借阅登记。第二十六条保密规定1.档案管理人员和查阅利用档案人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密。2.建立健全档案保密制度，定期进行保密检查和教育。3.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第八章档案的数字化管理第二十七条数字化原则档案数字化应遵循真实性、完整性、可用性、安全性的原则，确保数字化成果与原件一致，便于长期保存和利用。第二十八条数字化范围与要求1.对具有永久和长期保存价值的档案应进行数字化处理。2.数字化扫描应符合相关技术标准，保证图像清晰、完整、不失真。3.数字化档案应进行规范著录、标引，建立准确、完善的检索体系。4.电子档案的存储应采用符合国家标准的格式，并进行异地备份。第二十九条数字化档案管理1.建立档案管理信息系统，对数字化档案进行统一管理。2.加强对档案管理信息系统的安全防护，防止数据丢失、损坏或被非法访问、篡改。3.数字化档案与纸质档案具有同等效力，在利用时可优先提供数字化档案。第九章责任与奖惩第三十条奖励对在档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案利用中做出突出贡献的单位和个人，公司将给予表彰或奖励。第三十一条处罚对违反本制度，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.擅自涂改、勾画、抽取、伪造、损毁、丢失公司档案材料的；2.擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布涉密档案内容的；3.在档案收集、整理、归档工作中玩忽职守，