工程资料管理制度

工程资料管理制度一、总则工程资料是工程项目建设全过程的真实记录与客观反映，是工程项目管理水平的直接体现，更是工程质量与安全的重要保障，对工程竣工验收、后期运维、改建扩建以及历史追溯均具有不可替代的作用。为规范工程项目资料的管理工作，确保资料的真实性、完整性、系统性和可追溯性，提升项目管理效能，明确各相关方在资料管理中的责任，特制定本制度。本制度适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目的资料管理工作。参与工程项目建设的各相关单位，包括但不限于建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关协作单位，均须严格遵守本制度规定。工程资料管理应遵循统一领导、分级负责、全程控制、规范有序的原则，确保资料的形成与工程建设进程同步，满足工程建设及后续管理的各项要求。二、管理机构与职责公司工程管理部门是工程资料管理的归口管理部门，负责统筹协调、指导监督全公司范围内工程项目资料的管理工作，组织制定和修订相关管理制度及标准，并对各项目资料管理情况进行检查与考核。各项目部应设立专职或兼职资料管理员，具体负责本项目工程资料的日常收集、整理、保管、移交等工作。资料管理员应具备相应的专业知识和业务能力，工作认真负责，确保资料管理工作的规范有序。各相关业务部门（如设计管理部、成本合约部、采购部等）应根据各自职责范围，负责本部门产生的工程相关资料的形成、积累、整理，并按规定向项目资料管理部门或公司档案管理部门移交。建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等各方应明确各自在工程资料形成、签署、审核、报验等环节的责任主体，确保所提供资料的真实性、准确性和完整性。三、工程资料的形成与收集工程资料的形成应与工程项目建设过程同步进行，从项目立项、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工结算的各个阶段，均须及时形成相应的工程资料。资料形成应符合国家、行业及地方相关法律法规、标准规范的要求，内容真实、数据准确、手续完备、字迹清晰、图表整洁。手写部分应使用不易褪色的书写材料，计算机输出的文件应采用耐久性好的打印介质。各责任单位应指定专人负责本单位工程资料的收集工作。施工单位应在施工过程中及时收集整理施工技术资料、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、安全管理资料等；监理单位应及时收集整理监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录等监理资料；勘察、设计单位应提供完整、规范的勘察报告、设计图纸、设计变更、洽商记录等。资料收集应确保全面，不遗漏关键环节和重要内容。对于外来文件，如上级单位的指示、批复、外部单位的来函等，也应及时登记、收集、归档。四、工程资料的整理与归档工程资料的整理应遵循工程建设的自然规律和资料形成的特点，按照一定的原则和方法进行分类、组卷、编目。分类应科学合理，组卷应便于保管和利用，编目应清晰规范。常用的工程资料分类可参照国家或行业相关标准，一般包括：工程准备阶段文件、勘察设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像资料等。各项目部可根据项目具体情况进行细化。案卷内资料应排列有序，一般按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。案卷封面、卷内目录、卷内备考表等应按规定格式填写，字迹工整、清晰。案卷装订应牢固、整齐，便于翻阅。纸张规格应统一，若有不同规格的纸张，应折叠或粘贴整齐。竣工图是工程竣工验收后，真实反映工程项目施工结果的图样。竣工图的编制应符合相关规定，做到图物相符，加盖竣工图章，并有编制人、审核人、技术负责人签字。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。工程资料的归档应在工程项目竣工验收后规定期限内完成。归档时应编制工程资料移交清单，双方签字确认，办理移交手续。归档资料应为原件，如无原件，复印件应注明原件存放处，并加盖原件存放单位公章及经手人签字。五、工程资料的保管与利用工程资料应存放在专用的档案库房或具备良好保管条件的场所。库房应保持干燥、通风、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等措施。对重要的电子资料，应进行备份，并妥善保管备份介质。工程资料的借阅、复制应履行审批手续，严格遵守保密制度和档案管理规定。借阅人应爱护资料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删资料，用后及时归还。未经允许，不得擅自将资料带出指定场所。工程项目竣工验收后，项目资料应按规定向公司档案管理部门或建设单位档案管理部门移交。移交时应办理正式的移交手续，明确双方的权利和义务。对于具有永久保存价值的工程资料，应按照国家有关规定定期向城建档案馆或相关档案管理部门移交。六、保密与安全工程资料中涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的，应严格按照保密法律法规进行管理。建立健全保密制度，明确保密范围和保密责任，加强对涉密资料的制作、传递、使用、复制、保存和销毁等环节的管理。电子工程资料的管理应符合信息安全管理要求，采取必要的技术措施，防止信息泄露、丢失和篡改。