施工企业物资集中采购管理办法

施工企业物资集中采购管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司物资采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保障工程质量与施工进度，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。本办法旨在通过集中化、规范化、专业化的采购管理，实现物资资源的优化配置，提升企业整体经济效益与核心竞争力。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位（包括分公司、项目部等）所有工程建设项目所需主要物资、通用性物资的采购管理活动。特殊物资、应急物资及零星小额物资的采购，可参照本办法另行制定具体实施细则，但不得违背本办法的基本原则。第三条基本原则物资集中采购管理遵循以下原则：1.集中管控，分级负责：公司层面统一制定采购策略、管理制度和操作流程，统筹核心资源；各相关单位在授权范围内履行职责，确保采购工作有序开展。2.合规高效，质优价廉：严格遵守国家法律法规及公司规定，确保采购过程公开、公平、公正。在保证物资质量符合工程要求的前提下，通过科学比价、议价等方式，追求最优性价比。3.需求导向，保障供应：以工程项目实际需求为出发点，加强供需衔接，优化采购计划，确保物资按时、按质、按量供应，满足施工生产需要。4.风险可控，持续改进：建立健全采购风险防控体系，对采购全过程进行有效监督与管理。定期对采购管理工作进行评估总结，不断优化流程，提升管理水平。第二章组织与职责第四条组织架构公司成立物资集中采购管理领导小组，由公司分管领导任组长，成员包括物资管理、工程管理、财务、法务、审计等相关部门负责人。领导小组是物资集中采购的决策机构，负责审定采购战略、重大采购方案、供应商管理政策等。日常管理工作由公司物资管理部门（或指定的集中采购中心，下同）负责，该部门是物资集中采购的归口管理与执行部门。各项目部（或分公司）设立物资管理岗位，负责本单位的物资需求提报、现场验收等工作。第五条职责分工1.物资管理部门：*组织制定和完善公司物资集中采购管理制度、流程及相关标准。*编制公司年度、季度物资集中采购计划，并组织实施。*负责供应商的统一管理，包括供应商的准入、评价、动态管理及合格供应商名录的建立与维护。*组织实施各类采购方式（如招标采购、询价采购、竞争性谈判等），负责采购合同的洽谈、签订与管理。*统筹协调物资的仓储、调配与运输（如适用），监督物资的验收与质量追溯。*负责采购数据的统计分析、信息上报及档案管理。*组织开展采购人员的业务培训与职业道德教育。2.项目部（或分公司）：*根据工程项目进度和设计要求，准确、及时提报物资需求计划。*参与相关物资的市场调研、供应商考察及技术参数确认。*负责进场物资的现场验收、数量核对与质量初检，协助处理物资质量异议。*负责本单位物资的现场保管、领用及消耗管理，确保物资合理使用。*反馈物资使用情况及供应商履约评价意见。3.财务部门：*负责采购资金的统筹安排与支付管理，审核采购合同的付款条款。*参与采购价格的审核，对采购成本进行核算与控制。*负责与采购相关的账务处理及税务事宜。4.工程管理部门（或技术部门）：*负责提供工程项目的物资技术标准、规格型号及质量要求。*参与重要物资的技术评审、选型及供应商的技术能力评估。*协助解决物资采购过程中的技术问题。5.法务部门：*负责审核采购合同的合法性、合规性，提供法律意见。*协助处理采购合同纠纷及相关法律事务。6.审计部门：*对物资集中采购全过程进行审计监督，包括采购制度执行情况、采购流程合规性、采购价格合理性、合同履行情况等。*受理采购过程中的投诉与举报，并进行调查处理。第三章采购管理流程第六条需求计划管理1.项目部（或分公司）根据施工计划、设计图纸及预算，编制详细的物资需求计划，明确物资名称、规格型号、质量标准、数量、需求时间、交货地点及其他特殊要求，经本单位负责人审核后报公司物资管理部门。2.物资管理部门对各单位提报的需求计划进行汇总、平衡、审核，结合库存情况（如有），编制公司物资集中采购计划，报采购管理领导小组审批后执行。3.需求计划一经批准，原则上不得随意变更。确需调整的，应按原审批程序办理变更手续。第七条采购方式管理公司根据物资的特性、金额、市场供应情况及工程紧急程度等因素，选择适宜的采购方式。主要包括但不限于：1.招标采购：适用于采购金额达到规定标准、市场竞争充分的主要物资。招标方式分为公开招标和邀请招标，具体按照公司招标管理相关规定执行。2.询价采购：适用于技术规格相对简单、金额不大、市场价格透明且竞争充分的物资。应向不少于三家合格供应商发出询价单，择优确定供应商。3.竞争性谈判/单一来源采购：适用于特殊规格、市场资源稀缺、紧急采购或只能从唯一供应商处采购的物资。采用此类方式需履行严格的审批程序，说明理由并留存相关证明材料。物资管理部门应根据采购计划和实际情况，提出采购方式建议，按审批权限报请审批后组织实施。第八条采购实施与合同管理1.采购方式确定后，物资管理部门负责组织采购文件的编制（如招标文件、询价单、谈判文件等），并按规定进行审批。2.通过公开渠道发布采购信息（招标公告或询价通知等），邀请符合条件的供应商参与。3.严格按照规定程序组织开标、评标（或询价评审、谈判），确保过程的公平、公正。评审结果应按规定进行公示。4.公示无异议后，物资管理部门与中标（成交）供应商进行合同洽谈，明确物资价格、数量、质量标准、交付期、运输方式、付款方式、违约责任等关键条款。5.采购合同文本应采用公司标准合同范本（如有），合同签订前须履行法务审核及相关审批手续。合同签订后，应及时分发至相关部门。第九条物资验收与入库1.供应商按合同约定将物资运抵指定地点后，项目部（或分公司）会同物资管理部门（必要时邀请工程技术部门、监理单位）依据合同、送货单及相关质量标准进行现场验收。2.验收内容包括：物资名称、规格型号、数量、外观质量、产品合格证、检验报告等资料的完整性与有效性。对需要进行抽样送检的物资，应按规定委托第三方检测机构进行检验，合格后方可接收。3.验收合格的物资，由项目部（或分公司）办理入库手续，建立物资台账。验收不合格的，应立即通知供应商，明确处理意见（如退货、换货、索赔等），并做好记录。第十条付款结算管理1.财务部门根据生效的采购合同、经审核的验收合格证明、发票及其他必要单据，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。2.严格执行付款审批流程，确保各项付款依据充分、合规。3.对有质保期要求的物资，应预留相应比例的质量保证金，待质保期满且无质量问题后按合同约定支付。第四章供应商管理第十一条供应商准入1.建立供应商准入制度。申请成为公司供应商的单位，应提供营业执照、相关生产经营许可证、资质证书、产品质量证明、业绩证明及财务状况等资料。2.物资管理部门会同相关部门对申请供应商进行资格审查和实地考察（必要时），评估其生产能力、技术水平、质量保证体系、供货能力、商业信誉及售后服务等。3.通过审查的供应商纳入公司合格供应商名录进行管理。第十二条供应商评价与动态管理1.建立供应商年度评价与日常评价相结合的动态管理机制。评价内容包括产品质量、价格竞争力、交货及时性、售后服务、履约情况及合作态度等。2.根据评价结果，对供应商进行分级分类管理，优先选择评价优良的供应商进行合作。3.对评价不合格或在合作过程中出现严重违约、提供假冒伪劣产品、恶意串通等不良行为的供应商，应及时从合格供应商名录中清除，并视情况追究其违约责任。第五章监督与考核第十三条内部监督1.公司审计部门、纪检监察部门（如有）负责对物资集中采购全过程进行监督检查，定期或不定期开展专项审计或检查，对发现的问题及时提出整改意见并跟踪落实。2.建立采购管理信息公开制度，对采购计划、采购过程、采购结果等信息在规定范围内进行公开，接受内部监督。3.畅通投诉举报渠道，对涉及采购人员违纪违规行为的举报，应及时组织调查处理。第十四条考核与奖惩1.将物资集中采购管理工作纳入公司对相关部门及项目部（或分公司）的绩效考核体系。考核指标可包括采购计划完成率、采购成本降低率、物资质量合格率、供应商履约率等。2.对在物资采购工作中严格执行制度、节约采购成本、保障物资供应、防止损失浪费等方面做出突出贡献的单位和个人，给予表彰奖励。3.对违反本办法规定，造成公司经济损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第六章附则第十五条紧急采购因突发事件