Access 2007数据库应用（上篇共上下两篇）368

数据库应用Access2007第1章Access基础知识——创建“图书管理系统”Access2007是目前最流行的桌面数据库管理系统，它不仅能帮助用户存储数据，更重要的是能够对数据进行检索、分析和处理等。本章将首先了解数据库的相关知识；然后初步认识Access数据库，并了解其工作界面和基本操作；最后了解Access2007数据库的六大组成对象，从而为后面的学习做好充足的准备。本章导读MicrosoftOfficeAccess2007认识数据库初识Access2007Access2007数据库的组成对象4学习目标51.1认识数据库在介绍数据库之前，先来了解一下什么是数据。数据是指存储在计算机中，能反映客观事物相关信息的符号。在计算机中，数字、文字、图形、图像、声音、动画和影像等都属于数据。那么什么是数据库呢？从字面上理解，数据库（简称DB）就是存放数据的仓库；但数据库的功能远不止存储数据那么简单。事实上，数据库不仅仅是指描述事物的数据本身，它还能反映数据之间的联系。此外，数据库中的数据还具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，并可同时为多种应用程序服务，为多个用户所共享。冗余度，通俗地讲就是数据的重复度。在一个数据集合中重复的数据称为数据冗余。数据库管理系统（简称DBMS）是管理数据库的软件，主要用于建立、使用和维护数据库。例如，完成数据的输入、定义、修改和查询；对数据库进行统一管理和控制；为数据库提供与其他应用程序之间的接口等。常见的数据库管理系统软件有Oracle、SQLServer、Access、VisualFoxPro、Informix、Sybase等。其中Oracle、SQLServer数据库管理系统适用于大中型数据库；而本书将要介绍的Access是目前世界上最流行的桌面数据管理系统，适用于中小型数据库。数据库系统（DataBaseSystem，DBS）一般由数据库、数据库管理系统及开发工具、应用程序等构成，如图所示。计算机和操作系统数据库数据库管理系统，如Access2007使用各种开发工具（如VC、VB）编写的应用程序从上图可以看出，数据库管理系统的操作对象是数据库，服务对象是应用程序。也就是说，数据库管理系统为应用程序提供访问数据库的接口，当应用程序访问数据库时，数据库管理系统会根据应用程序的要求提供对数据库内容的检索、增加、修改和删除等操作。应用程序可以使用各种编程软件开发，如VC、VB、C#、JAVA等，也可以在网页的脚本语言中对数据库进行访问，如VBScript、JavaScript等。111.2数据库管理系统12Access2007是微软公司推出的Office2007的一个组件，它是基于Windows的桌面关系数据库管理系统（RDBMS，即RelationalDatabaseManagementSystem）。在安装Office2007时，通常进行默认安装就可以将Access2007安装到电脑中。Access2007数据库主要由表、查询、窗体、报表、宏和模块六大对象组成，使用它们可以方便地存储数据、检索数据、设计用户界面（用来输入数据、查询数据等）、输出报表、建立数据共享机制、开发应用系统等；并且Access2007还提供了各种向导、生成器等可视化工具，从而使普通用户不必编写代码，就可以轻松构建功能完善的数据库。此外，Access2007还提供了VisualBasicforApplication（VBA）编程功能，并内置了丰富的函数，使数据库开发人员可以开发出功能更加完善，操作更加简便的数据库。Access2007可以通过ODBC（开放数据库互连技术）与Oracle、Sybase、FoxPro等其他数据库相连，实现数据的交换和共享。此外，作为Office办公软件的一员，Access还可以与Word、Excel、Outlook等其他Office软件实现数据的交互和共享。Access在很多领域得到广泛应用。例如，可以将Access数据库作为一些应用程序的后台数据库（如被广泛应用在以ASP开发的网站中）。此外，还可以将Access作为开发工具，开发仓库管理系统、人事管理系统、客户管理系统和图书管理系统等。Access2007数据库是一个独立的文件，其扩展名为.accdb，Access数据库中的所有对象，包括表、查询、窗体和报表等都放置在该数据库文件中。本节以创建“图书管理系统”数据库为例，来学习创建数据库的方法。选择“开始”>“所有程序”>“MicrosoftOffice”>“MicrosoftOfficeAccess2007”菜单，启动Access2007，进入Access2007的起始页，如图所示。如果设置好数据库名称后直接单击“创建”按钮，则数据库默认将保存在“我的文档”文件夹中

在Access2007起始页中选择“空白数据库”选项，然后在右侧窗格的“文件名”编辑框中输入数据库名称，如“图书管理系统”，如果希望更改数据库文件的保存位置，可单击“文件名”编辑框右侧的按钮，如图。如果设置好数据库名称后直接单击“创建”按钮，则数据库默认将保存在“我的文档”文件夹中Access2007提供了很多数据库模板，如果希望利用模板创建数据库，可首先在Access起始页左侧选择要使用的本地模板或在线模板类型，然后在界面中间选择要使用的模板，接着在界面右侧设置数据库文件名和保存位置，最后单击“创建”或“下载（对于在线模板）”按钮，如图所示。

创建空白数据库和利用模板创建数据库的区别是：空白数据库中没有预置表、窗体和查询等对象，创建后，用户可根据实际需要向数据库中添加这些对象；利用模板创建的数据库预置有满足特定应用需要的表、查询和窗体等对象，用户只需要修改或补充相关内容，就可以快速创建出满足实际需要的数据库。在“文件新建数据库”对话框的“保存位置”下拉列表中选择保存数据库的磁盘或文件夹，然后单击“确定”按钮，可返回Access2007起始页，如图所示。单击该按钮可在当前文件夹中新建一个文件夹可在此处重新输入数据库文件名可在此处选择数据库文件的格式，通常保持默认的.accdb格式，但如果需要使用早期版本的Access打开此处创建的数据库，需要选择.mdb格式在Access2007起始页中单击“创建”按钮，即可创建数据库并进入Access2007的工作界面，如图所示。从上图可以看出，Access2007的工作界面主要分为4部分——功能区、导航窗格、选项卡式文档窗格和状态栏，下面简单介绍各部分的作用。01040203功能区选项卡式文档窗格导航窗格状态栏功能区位于程序窗口顶部，Access2007的大部分命令都集中在功能区，从而方便用户选择需要的命令。功能区主要包含命令选项卡、上下文命令选项卡、Office按钮、快速访问工具栏和窗口控制按钮等几部分。1.功能区命令选项卡：Access2007将其常用的命令分类放置在功能区的“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”4个命令选项卡中，要切换到某个选项卡，只需单击相应的选项卡标签即可，如图所示。在每个选项卡中，命令按钮又被分类放置在不同的组中，例如在“开始”选项卡中有“剪贴板”组、“字体”组、“格式文本”组等。上下文命令选项卡：上下文命令选项卡是根据用户正在执行的任务而自动显示的命令选项卡，它包含的命令与当前执行的任务相关。例如，当用户新建一个数据表时，会出现“表工具数据表”选项卡，其包含的命令都与数据表的操作有关，如图所示。由于新建数据库时会自动新建一个表，因此将出现该上下文命令选项卡Office按钮:单击功能区左上角的“Office按钮”，将打开一个下拉列表，从中选择相应选项，可执行新建、打开、管理和关闭数据库等操作，如图所示。此外，单击“Access选项”按钮，可在打开的对话框中对Access2007的一些参数进行设置；单击“退出Access”按钮，可退出Access程序。快速访问工具栏：快速访问工具栏位于Office按钮右侧，用于放置一些使用频率较高的命令按钮。默认情况下，快速访问工具栏中只有“保存”、“撤销”和“恢复”3个常用按钮，用户可根据需要在该工具栏中添加或删除按钮，方法是单击其右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的命令，如图所示。在该区域中选择左侧没有显示√的命令，可将其添加到快速访问工具栏；选择左侧显示√的命令，可将其从快速访问工具栏中删除快速访问工具栏：单击功能区右上角的按钮，可以最小化、最大化或关闭Access程序窗口。导航窗格用于管理数据库中的对象。在Access数据库中创建的各种数据库对象，包括表、窗体、报表、查询和宏等都显示在导航窗格中，如图所示。要打开某个数据库对象进行操作，可在导航窗格中双击该对象，或在单击选中对象后，按【Enter】键。2.导航窗格要折叠或展开导航窗格各分类中的对象，可单击各分类栏中的

或

按钮；要折叠或展开整个导航窗格，可单击导航窗格标题栏右侧的

或

按钮；要对导航窗格中的对象进行重新分类，或只显示某类对象，可单击导航窗格标题栏，在弹出的列表中进行选择，如图所示。例如，若要按表、窗体、查询等分类来显示对象，可在该列表中选择“对象类型”项。此外，右击导航窗格中的某个数据库对象，在弹出的快捷菜单中选择相应的菜单项，可对该对象执行重命名、删除、复制和导出等操作。在Access2007中打开表、查询、窗体、报表和宏等数据库对象后，其默认将显示为选项卡式文档窗口，如图所示。选项卡式文档窗口分为对象内容显示/编辑区和选项卡标签区，当打开多个对象后，可通过单击相应的选项卡标签来切换要操作的对象。3.

选项卡式文档窗格选项卡标签对象内容显示和编辑区也可以将打开的数据库对象显示为重叠式窗口。方法为：单击“Office按钮”

，在打开的列表中单击“Access选项”，打开“Access选项”对话框；在该对话框左侧窗格中单击“当前数据库”，然后在右侧“应用程序选项”的“文档窗口选项”设置区选择“重叠窗口”单选钮，最后单击“确定”按钮保存设置，如图所示。“状态栏”位于Access窗口底部，用于显示当前操作的状态和提示信息，此外还包含用于切换视图的按钮，如图所示。4.状态栏不同的数据库对象，此处显示的视图切换按钮不同，鼠标指针指向某一按钮可显示该按钮所代表的视图模式，单击可切换到该视图模式Access数据库的基本操作是指数据库的新建、打开、关闭、保存、另存、重命名等，前面通过创建“图书管理系统”，相信读者已经掌握了新建数据库的方法，接下来学习其他操作。1.打开与关闭Access数据库要打开已存在的数据库，可单击“Office按钮”，在弹出的列表中选择“打开”项，如图所示；也可以按【Ctrl+O】组合键。技巧Office按钮列表右侧显示了最近打开过的数据库文件列表，从中单击某个数据库名称可快速将其打开。弹出“打开”对话框，在该对话框中选择要打开的数据库文件，然后单击“打开”按钮，即可打开选中的数据库，如图所示。当对数据库的操作结束，要关闭数据库时，可单击“Office按钮”，在弹出的列表中选择“关闭数据库”选项（参见如图），此时将重新回到Access的起始页。若希望直接退出Access2007程序，则可单击Access2007程序窗格右侧的“关闭”按钮，或在如图所示的Office按钮列表中单击“退出Access”按钮。2.保存Access数据库用户在编辑完数据库后，往往需要对数据库进行保存，才能保留其中的数据。保存Access数据库的方法有很多种，下面简单介绍。单击Office按钮，在弹出的列表中选择“保存”项，即可保存当前数据库（参见右图）。按下【Ctrl+S】组合键，可以快速保存当前文档。单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，也可以保存文档。3.另存Access数据库用户在保存文件时，还可以“另存Access数据库”。“另存Access数据库”的最大好处是，在不改变源文件的基础上对其进行多次备份，以防止数据意外丢失。单击“Office按钮”，在弹出的列表中选择“另存为”>“Access2007数据库”命令，如图所示。打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表中选择文件的保存位置，在“文件名”编辑框中输入文件名，然后单击“保存”按钮，即可将文件另存为其他文件，如图所示。4.退出Access2007当用户编辑完数据库内容后，就需要关闭Access数据库窗口，关闭数据库的方法也有很多种，下面简单介绍。单击“Office按钮”，在弹出的列表中单击“退出Access”按钮，即可退出Access。在保存文档后，单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮即可关闭文档。401.3Access2007数据库的组成对象41如前所述，Access数据库主要由表、查询、窗体、报表、宏和模块六大对象组成，Access的功能主要就是通过这六大对象来实现的。因此，只要掌握了这六大对象的创建和编辑方法，也就掌握了Access2007的主要功能。本书后面的章节中，将通过“图书管理系统”数据库的设计和制作，来讲解创建和编辑表、查询、窗体、报表及宏等数据库对象的方法。本节中，为了解这几个数据库对象的特点和作用，读者可打开已制作好的“图书管理系统”数据库（位于本书配套素材“素材与实例”>“第6章”文件夹中），然后根据下面的讲解对相关知识进行练习。1.认识表表是Access数据库最基本的组成对象，它以行和列的方式记录和存储数据（参见下表）。在Access数据库中，表是其他几个对象，如查询、报表等的数据源。图书ID借书证号图书编号借出日期应还日期是否已还1A010011100032011年5月4日星期三2011年6月4日星期六No2A010011100042011年5月4日星期三2011年6月4日星期六No3A010021100052011年5月6日星期五2011年6月6日星期一No4A010031100062011年5月6日星期五2011年6月6日星期一No虽然不同表存储的数据不同，但它们都有共同的表结构：字段和记录。表中除标题行之外的每一行称为一条记录，用来描述一个对象的信息；表的每一列称为一个字段，用来描述对象的一个属性，最上方的标题行显示了字段名称（必须有字段名称）。2.了解表关系在Access中，一个数据库通常由若干个表组成，并且在每个表的数据之间，以及每个表之间都存在联系。例如，在下页图所示的“图书管理系统”数据库中包含3张基本表——读者表、借书表和图书表，在读者表中根据读者的借书证号可查到读者的姓名、性别、地址和邮编等；而如果要查询某读者的借阅情况，可首先在读者表中根据借书证号找到该读者的信息，再根据借书证号在借书表中找到该借书证号所借图书的编号，最后根据图书编号在图书表中找到相对应的图书信息。上述三个表之间的联系方式为：图书表与借书表通过“图书编号”字段相联系，读者表与借书表通过“借书证号”相联系。也就是说，这三个表之间的联系是通过“图书编号”和“借书证号”这两个公共字段来体现的。3.表设计原则作为数据库中其他对象的数据源，表的结构好坏直接影响到数据库的性能。用户在设计Access数据库中的表时，应遵循以下原则。（1）表中每个属性（字段）必须是不可分割的数据单元。例如，上表中的“全年销售额（元）”属性是可以分割的，不符合要求，必须对该表所表示的信息进行规范设计，效果如下表所示。产品负责人全年销售额（元）自行车刘芳第1季度第2季度第3季度第4季度46000540005000050000产品负责人第1季度第2季度第3季度第4季度自行车刘芳46000540005000050000（2）在同一个表中不允许有完全相同的记录，否则会出现数据冗余，并会增加数据出错和不一致的可能性。（3）在同一个表中不能出现相同的属性名，即不允许同一个表中有相同的字段名。（4）在同一个表中记录的次序，字段的次序可以任意交换，不影响其信息内容。例如，表中“第1季度”放在“第2季度”左右都不会影响表中所存的信息。产品负责人第1季度第2季度第3季度第4季度自行车刘芳46000540005000050000查询也是数据库中应用最多的对象之一，其最常用的功能是从表中检索出特定的数据并生成一个查询表。例如，可以将存储在单个或多个表中指定的数据检索出来，并生成一个新的查询表来显示这些数据，如图所示。关于查询的设计和应用，请参考本书第3章内容。该查询是将“图书表”中满足条件的字段和记录检索出来窗体是用户与数据库交互的界面。由于在表中直接输入或修改数据不直观，并且容易出现错误，为此可以专门设计相应的窗体，用于输入、修改、显示或查询数据等。例如，在“图书管理系统”数据库中，可利用“读者基本信息”“借还书登记”“图书入库信息”等窗体来记录相关信息，如图所示。这些信息将自动添加到相应表中。关于窗体的设计和应用，请参考本书第4章内容。如果用户无法使用本书提供的素材“图书管理系统”数据库中的窗体输入数据，可单击Access功能区下方“安全警告”右侧的“选项”按钮，如图所示，在打开的对话框中选择“启用此内容”单选钮，再单击“确定”按钮。报表主要用于预览和打印数据库中的特定数据，如图所示。报表中的大多数信息来自表、查询或SQL语句。关于报表的设计和应用，请参考本书第5章内容。宏是一个或若干个操作的组合，可以使用它来自动完成某些任务。利用宏可以更为方便地在窗体或报表中操作数据。例如，使用宏可以快速执行打开表或窗体、运行查询、运行打印、修改数据表结构、修改数据表中的数据、插入记录、删除记录、关闭数据表、运行其他宏、执行菜单命令、以及为打开的窗口规定尺寸等操作。当数据库中有大量重复性的工作需要处理时，使用宏是最佳的选择。宏没有具体的实体显示，只有一系列操作记录；所以宏只能显示它本身的设计视图。关于宏的设计和应用，请参考本书第6章内容。宏可以单独使用，也可以与窗体配合使用。用户可以在窗体上设置一个命令按钮，当用鼠标单击该按钮时，就会执行一个指定的宏。宏有多种类型，它们之间的区别在于用户触发宏的方式。如有的是按键触发，被称为按键宏；有的由事件触发，被称为事件宏；还有的由特定的操作触发，被称为条件宏。模块是用Access2007提供的VBA语言编写的程序段。VBA（VisualBasicforApplications）是MicrosoftVisualBasic语言的一个子集。一般情况下，用户不需要创建模块（编写代码）便能设计出符合应用需要的数据库。但是，如果需要建立比较复杂的Access数据库系统，或者为了更加方便地实现某些功能，使用模块是最佳的选择。Access2007数据库对象之间是相互关联的，例如，一个查询可以同时与多个表相关联。查看数据库对象间关系的方法是：在Access2007操作界面的导航窗格中单击选中某一表，然后切换到“数据库工具”选项卡，单击“显示/隐藏”组中的“对象相关性”按钮，将在右侧打开对象相关性任务窗格，将此窗格中的“＋”号全部展开，就可以预览所有的关系了，如图所示。通常查询、窗体、报表、宏和模块对象都与表对象相互关联，报表、宏和模块可与窗体相互关联，当然主载体还是表，因此删除表时一定要注意查看一下关系，以免影响其他对象的功能。数据库应用Access2007第2章表——创建和编辑“图书管理系统”的表表是Access数据库中最基本的对象，是数据库所有其他对象的数据源。因此在设计数据库时，应首先规划并创建好需要的表。本章将通过为“图书管理系统”数据库设计表，来学习创建表，以及设置字段属性和表关系等的方法。本章导读MicrosoftOfficeAccess2007掌握创建和修改表的方法掌握设置表中字段的数据类型、属性和主键的方法掌握表关系的建立、查看与编辑方法60学习目标掌握表中数据的查找、替换、排序和筛选方法了解记录的添加、删除和格式设置方法612.1创建和修报表

62字段名记录在建立了空的数据库后，接下来首先要做的就是创建表。在创建表之前，先来了解一下表的基本结构。如图所示为一个打开的“借书表”，表中共有“ID”“借书证号”“图书编号”“借出日期”“应还日期”和“过期天数”6列，也就是6个字段，这6个字段定义了表的基本结构。多数情况下，在Access中创建表主要是指设计表结构，即创建表的列（字段），并定义每个列（字段）的大小和数据类型等，而记录可在以后输入（如可使用窗体输入）。在Access2007中创建表的方法主要有3种，分别为直接输入数据，使用表设计器和使用模板创建。对于字段比较少，且不用设置复杂属性的表，可以通过直接输入字段名和相关记录来创建。下面以创建“图书管理系统”数据库中的“读者表”为例，来学习直接输入数据创建表的方法。打开第1章创建的“图书管理系统”数据库，切换到“创建”选项卡，单击“表”组中的“表”按钮（如左图所示），创建一个空白表，并进入该表的数据表视图，如右图所示。双击“添加新字段”列标题，将其修改为“借书证号”，按【Enter】键，完成字段的添加。单击选中“借书证号”字段，在“数据类型和格式”组中的“数据类型”下拉列表中选择字段格式，本例选择“文本”，如图所示。用同样的方法添加字段“图书编号”（文本）、“借出日期”（日期/时间）、“应还日期”（日期/时间）和“过期天数”（数字），制作好表结构。定义好表结构后，可单击字段下方的单元格，输入各条记录（也可在以后输入），最后单击表右上角的“关闭”按钮关闭表，如图所示。此时会弹出上图所示对话框，单击“是”按钮，在弹出的“另存为”对话框的“表名称”编辑框中输入表名称，然后单击“确定”按钮，完成表的制作，如下图所示。此时创建的表将显示在Access窗口左侧的导航窗格中。用户也可在创建或修改好表后，先单击快速访问工具栏中的“保存”按钮

，或单击“Office按钮”，在弹出的列表中选择“保存”项，保存创建的表或对表做的更改，然后关闭表。以后打开表进行修改并执行保存操作时，不会再弹出“另存为”对话框。表设计器是最常用的创建表的方法，使用该方法可详细设置各字段属性。下面通过在“图书管理系统”中创建“图书表”，来介绍使用表设计器创建表的方法。继续在“图书管理系统”数据库中操作，切换到“创建”选项卡，单击“表”组中的“表设计”按钮，如图所示。打开表设计器界面，在“字段名称”列的第一行中输入“图书编号”字符，在右侧的“数据类型”列中选择“文本”（系统默认选择“文本”类型），如图所示。在表设计器界面中，参考以上方法，添加分类号（文本）、书号（文本）、书名（文本）、作者（文本）、出版社（文本）、定价（货币）、库存量（数字）和入库时间（日期/时间）等其他字段，如图所示。在表设计器中，“字段名称”中的字段就是表中的每一列字段的名称。在该操作界面上有多少个字段名称，表中就有多少个字段。“字段名称”右侧的“数据类型”用来设置此字段所存放的数据类型。例如，若将数据类型设置为“数字”，则在此字段中就不能输入文本。

字段的数据类型除了可以在“数据类型”下拉列表中进行选择外，还可以在下面的“常规”选项卡中做进一步设置。关于字段类型的意义和详细设置方法，将在2.2节中做详细介绍。单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框的“表名称”编辑框中输入“图书表”作为表名称，然后单击“确定”按钮，如图所示。此时会弹出如图所示的对话框，提示是否定义主键，本例单击“否”按钮，暂时不设置主键（关于主键的概念及设置方法，将在2.2节中详细介绍），完成表的保存。如果此时不需要在表中添加记录，可单击表右上角的“关闭”按钮关闭表；否则单击“表工具设计”选项卡下“视图”组中“视图”按钮下的三角按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据表视图”选项，切换到表的数据表视图，然后在表中输入一些记录，结果如图所示。最后再次保存表，并关闭即可。也可单击该按钮进行切换参考以上方法创建“读者表”，该表各字段及使用的数据类型如上图所示；输入的记录如下图所示。对于一些常用的表，如联系人表、资产表等，可利用Access提供的表模板进行创建。下面以创建一个“联系人”表为例，介绍利用模板创建表的具体操作。

打开本书配套素材“第2章”>“表示例”数据库，切换到“创建”选项卡，单击“表”组中的“表模板”按钮，在弹出的列表中选择某一表模板，本例选择“联系人”，如图所示。这样就创建了一个“联系人”表，并自动进入数据表视图，如图所示。单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，将所建表以“员工信息”为名保存。前面介绍的通过直接输入数据及使用模板创建表的方法，实际上都是在数据表视图中进行的。在创建表的过程中或在创建好表后，还可利用该视图中的各种表工具来设置和编辑表，如新建字段、重命名字段、设置字段的数据类型和添加记录等。1.常见的修改表操作要修改前面创建的“员工信息”表，可执行以下操作。在导航窗格中双击要修改的“员工信息”表，打开该表，此时将自动进入数据表视图，此处单击“数据表”标签，切换到该选项卡，如图所示。当同时打开多个表时，可利用选项卡标签在不同表之间切换要重命名某字段，可单击该字段，如“ID”，然后单击“数据表”选项卡“字段和列”组中的“重命名”按钮（也可直接双击字段名进入编辑状态），此时即可重新输入字段名称，如图所示，输入新名称后按【Enter】键确认即可。

要删除某字段，可单击要删除的字段，然后单击“字段和列”组中的“删除”按钮，此处将“公司”字段删除，如图所示。要设置字段的数据类型和格式，可单击选中要设置的字段，然后在“数据表”选项卡“数据类型和格式”组中进行选择，如图所示。字段数据类型和属性的设置还将在2.2节中做详细介绍。要在某字段左侧插入一新字段，可先单击选中该字段，然后单击“字段和列”组中的“插入”按钮，接着参照前面的操作设置字段名、数据类型和格式，如图所示。要在某字段右侧插入系统提供的已设置好数据类型和相关格式的字段模板，可先单击该字段，然后单击“字段和列”组中的“新建字段”按钮，弹出“字段模板”窗格，双击要插入的字段即可将其插入，如图所示。也可直接将字段模板拖入希望插入的位置

参考以上方法修改“员工信息”表中的字段，并输入一些记录，使其最终效果如图所示。最后保存并关闭该表。要调整某列的列宽，可将鼠标指针移至列标题交界处，当鼠标指针变为形状时按住鼠标左键并拖动要删除不需要的记录，可单击记录左侧的行标选中要删除的记录（单击并拖动鼠标可选中多条相邻的记录），然后单击“开始”选项卡“记录组”中的“删除”按钮，关于记录的相关操作将在2.5节中详细介绍。

要对整个表进行删除、重命名和复制等操作（进行这些操作时需要先关闭相关表），可在导航窗格中选择要操作的表，然后右击所选表，在弹出的快捷菜单中选择相应命令，如图所示。除上述操作外，还可在所编辑的表中插入其他表中的字段，并引用该字段中的记录。例如，要在“出差信息”表的“员工编号”右侧添加“员工信息”表中的“姓名”字段，可执行以下操作。2.插入现有表中的字段双击打开导航窗格中的“出差信息”表，选中“员工编号”字段，然后切换到“数据表”选项卡，单击“字段和列”组中的“添加现有字段”按钮，打开“字段列表”窗格，展开“员工信息”表，双击“姓名”字段，如图所示。打开“查阅向导”对话框，参考如图所示进行设置，即可在“员工编号”右侧添加“员工信息”表中的“姓名”字段。添加后的字段自动引用了源字段中的记录，可从相应的下拉列表中选择需要的记录（不能手动输入记录），如图所示。也就是说，这两个表通过添加的字段自动建立了关系（关于表关系，请参考2.3节内容）。该列表中各记录的排序依据和方式是利用上一步的第2个对话框设置的单击“数据表”选项卡“字段和列”组中的“查阅列”按钮，可将其他表或查询中的字段和记录，或用户手动输入的数据记录添加到当前正在编辑的表中，插入方法与上述操作相似。设计视图就是前面使用表设计器创建表时使用的视图。创建表的过程中或创建好表后，均可在该视图中添加或删除字段，以及对字段数据类型和属性等进行详细设置。打开某个表后，单击功能区最左侧的“视图”按钮，在弹出的列表中选择“设计视图”选项，即可进入表的设计视图，如图所示。选中某字段，可在此设置字段的详细属性。此外，利用“设计”选项卡中的“插入行”按钮，可在所选字段上方插入一新字段，利用“删除行”可删除所选字段92922.2设置表中字段的数据类型、属性和主键字段是表的基本单位，在Access中建立表其实就是设计表结构，也就是添加和设置字段。为了使表更加严谨易用，必须详细设置字段的数据类型和各种属性。在Access2007数据库中主要有10种可用的字段数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接和附件，如表所示。数据类型可存储的数据文本文本、文本和数字组合、不需要计算的数字，最多存储255个字符备注较长的文本、数字型字符或具有格式的文本，如注释、较长的说明等，最多可存65,535个字符数字需要进行计算的数值数据，可以将字段大小设置为1、2、4、8个字节，或者16个字节日期时间基于日期和时间的数据货币货币值（计算时禁止四舍五入）自动编号添加记录时Access2007自动插入一个唯一的数值，一个表中只能有一个自动编号字段。此外，添加或删除记录时，其他记录的自动编号将保持不变是/否逻辑值OLE对象OLE文件，如图像文件、Office文件等。通常应使用附件字段代替OLE对象字段。OLE对象字段支持的文件类型比附件字段少，此外，它不允许将多个文件附加到一条记录中超链接作为超链接地址的文本，如网址和电子邮件地址，用户单击该文本将打开超链接指向的对象附件文件，如图像文件，Office文件等对于某些数据而言，可使用多种数据类型存放，如电话号码既可使用文本，也可使用数值存放。那么，究竟该为字段选择哪种数据类型呢？需要从以下几个方面来考虑。要存储的数据大小。例如，文本型字段只能存储255个字符，如果要存储一篇文章，则需要考虑使用备注型字段。要存储的数据。例如，中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。例如，Access2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能。数据用途。例如，备注、超链接及OLE对象字段均不能使用排序、索引，也不能在查询或报表中对记录进行分组。另外，文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。其他。例如，要存储图像、Excel电子表格等，就要用到附件或OLE对象字段。在确定了字段的数据类型之后，还应设置该类型字段的属性，从而更准确地确定数据在表中的存储格式。要设置字段属性，需要在表的设计视图中选中要设计的字段，然后通过下方的“常规”选项卡进行设置。不同数据类型的字段所拥有的属性不尽相同，如图所示分别是“文本”和“数字”数据类型字段的属性。字段大小：限定文本和数字数据类型字段的大小。文本型数据的大小范围为0～255个字符，可在此输入允许输入的最大字符数。数字型字段的“字段大小”属性中可以选择的选项和意义如表所示。字段大小说

明字节保存0～255之间的整数，占1个字节整数保存－32768～32767之间的整数，占2个字节长整数保存－2147483648～2147483647之间的整数，占4个字节单精度实数保存－3.402823E38～3.402823E38之间的实数，精度为小数点后7位，占4个字节双精度实数保存－1.79769313486231E308～1.79769313486231E308之间的实数，精度为小数点后15位，占8个字节小数保存－1028～1028之间的数字，精度为小数点后28位，占12个字节同步复制ID是一个随机数，占16个字节格式：控制数据显示或打印的格式。可在不改变数据存储情况的条件下，改变数据显示与打印的格式。不同类型的数据有着不同的设置格式的符号。输入掩码：输入掩码为数据的输入提供一个“面罩”或模板，从而确保不泄露输入的数据，或保证输入的数据具有正确的格式。例如，要让密码栏中输入的密码不显示出来，那么只需将“输入掩码”设置为“密码”即可。标题：用于在窗体和报表中取代字段的名称。默认值：添加新记录时，自动加入到字段中的值。有效性规则：设置限定该字段所能接受的输入值。当输入的数据违反有效性规则的设置时，将显示有效性文本中的提示信息。有效性文本：当数据不符合有效性规则时所显示的信息。必填字段：设置该字段是否必须填入数据。允许空字符串：设置该字段是否必须填入字符。索引：确定该字段是否作为索引，索引可以加快数据的存取速度。Unicode压缩：指定是否对该字段的文字进行Unicode压缩。使用Unicode压缩可以减少存储空间，但是也会影响存取的速度。输入法模式：设置此字段得到焦点时默认打开的输入法。输入法语句模式：设置当焦点移到该字段时，希望设置为哪种输入法语句模式。智能标记：为用户标识和标记常见错误，并提供更正这些错误的选项。Access中智能标记很少使用。文本对齐：设置字段中文本的对齐方式。小数位数：设置小数点的位置。为避免用户在表格中输入数据时出现错误，一般需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入邮编时，不能输入字母和汉字，并且位数不能错误。为实现这些功能，需要设置字段的“输入掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用于要求用户必须按照特定的格式输入数据。设置“输入掩码”有两种操作方式：使用向导和通过直接输入格式符号进行定义。下面介绍使用向导设置输入掩码的方式。打开“图书管理系统”数据库，打开“读者表”的设计视图，选择“邮编”字段，选中下面“常规”选项卡的“输入掩码”文本框，单击“输入掩码”文本框右侧的打开对话框按钮（参见右图），打开“输入掩码向导”对话框。使用向导设置输入掩码简单直观，不必掌握太多的格式符号，下面以设置只能输入6位数字符号的邮政编码字段为例讲述其操作步骤。在“输入掩码向导”对话框的“输入掩码”列表中，选择“邮政编码”项，然后单击“下一步”按钮，如图所示。在显示的自定义掩码界面中，“输入掩码”保持系统默认，占位符选择“@”（关于“输入掩码”和“占位符”，请看后面内容），单击“下一步”按钮，如图所示。在打开的掩码保存界面中保持系统默认，单击“下一步”按钮，如图所示。在打开的完成界面中单击“完成”按钮，完成输入掩码的设置，如图所示关闭“读者表”，在弹出的提示对话框中单击“是”按钮保存所做的设置（参见下图），即可保证在新建的字段“邮政编码”中只能输入6位数字。使用上述步骤设置输入掩码后，此时再打开读者表的数据表视图（参见下图），在此窗口中，单击新创建的“邮编”列的新记录，将会见到6位输入掩码——“@@@@@@”，此时输入新的数据，掩码将会被替代，并且只能输入6位数字。使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便地定义字段的输入格式。比如可以在“输入掩码”对话框中输入“Password”，这样，用户输入的所有字符就可以被“*”所掩盖，“输入掩码”格式符号的意义如表所示。格式符号说

明0表示在对应的位置只能输入数字0到9，且一定要输入9表示在对应的位置只能输入数字0到9或空格，不过不一定要输入＃表示在对应的位置只能输入数字0到9、空格、“＋”、“－”，不过不一定要输入L表示在对应的位置只能输入英文字母，且一定要输入?表示在对应的位置只能输入英文字母，不过不一定要输入A表示在对应的位置只能输入英文和数字，且一定要输入a表示在对应的位置只能输入英文和数字，不过不一定要输入&表示在对应的位置可以输入任何字符或空格，且一定要输入C表示在对应的位置可以输入任何字符或空格，不过不一定要输入Password表示输入的是密码具体示例如表所示。输入数据时的样式输入掩码实际存入字段的数据（0532）88414706\(0000\)00000000053288414706D501L000D501woaini??????woaini如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么最好将此数据值设置为此字段的默认值，这样每次在新添加记录时，该默认值将自动填写在字段中，从而节省重复输入数据的时间。下面以设置“图书表”中“入库时间”字段的默认值为当前系统时间为例，说明设置字段默认值的方法。打开“图书管理系统”数据库“图书表”的设计视图，选择“入库时间”字段，然后在下面“常规”选项卡的“默认值”文本框中填写“Now()”，并保存所做修改，如图所示。打开图书表的数据表视图后，会见到在新记录行的“入库时间”上默认填上了当前的系统时间，如图所示。默认值可以是一个常数值或表达式，上述操作中使用的“Now()”是表达式，表示自动输入当前日期和时间；如果使用“Date()”，表示自动输入当前日期。常数值可直接输入需要作为默认值的值，如“2010/11/16”。常数值不会改变，表达式一般可以根据条件的变化而改变。除了自己填写外，表达式还可以通过单击“默认值”右侧的按钮

，打开“表达式编辑器”进行设置。如果某个表中有一个字段为“性别”，那么在该字段中，就只能输入“男”或“女”，而不能输入其他数据，怎样设置才能实现此功能呢？可以通过设置字段的“有效性规则”属性来实现。同设置其他属性一样，设置字段的“有效性规则”属性，也只需打开要设置表的设计视图，选中要设置的字段，然后在“有效性规则”文本框中输入相应的规则即可。下面以设置“读者表”中的“性别”字段为例，介绍设置字段输入有效性规则的具体操作。打开“图书管理系统”数据库“读者表”的设计视图，选择“性别”字段，然后在下面的“常规”选项卡“有效性规则”文本框中输入“‘男’or‘女’”，在“有效性文本”文本框中输入“请输入‘男’或‘女’”，如图所示。如果表中已经输入了记录，则添加字段的有效性规则之后会弹出如图所示的对话框，提示添加的有效性规则可能对已有的数据无效，是否用新规则来对现有的记录进行测试，单击“是”按钮进行测试，单击“否”按钮或“取消”按钮，则不进行测试。保存对该表所做的修改。通过上述设置后，在添加新记录时，如果在“性别”字段中输入的不是“男”或“女”，系统将会自动提示在“有效性文本”中设置的提示信息，如图所示。“有效性规则”的设置方法非常多，这里列举一些比较常用的设置，供用户在需要时选择使用，具体如表所示。字符类型设置字段设置要求设置方法文本型邮政编码6位数字Like"[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]"文本型身份证号15或18位Like"[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]

[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][A-Z,0-9]"OrLike"[0-9][0-9]

[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]"文本型部门只能在这

几个部门In（"生产1部"，"生产2部"，"生产3部"，"生产4部"）数字型月工资大于1000元>1000数字型月考勤大于22天>=22日期型出生日期年龄大于18YEAR(DATE())-YEAR([年龄])>=18日期型出生日期60年到86年Between#1960-1-1#And#1986-12-30#使用字段数据类型列表中的“查阅向导”选项，可以在字段中引用其他表或用户设置的数据。引用后，该表将与源表之间建立关系（关于关系，请参考2.3节的内容），同时在数据表设计视图中，该字段的当前记录右侧将出现一个下拉按钮，单击可打开一个下拉列表，从中可选择源表中该字段的记录，从而节省录入数据的时间，如图所示。使用“查阅向导”的效果和操作方法与我们在2.1.4节介绍的“添加现有字段”和“查阅列”相似下面以上页图所示为“图书表”中的“分类号”字段添加下拉列表为例，说明使用“查阅向导”引用其他表数据的操作步骤。继续在“图书管理系统”数据库中操作。在操作“图书表”之前，先在同一个数据库中，按照如图所示建立一个新表——“图书分类”表，在表中创建一个“分类号”（文本型）字段，并按照图中所示，添加一些图书分类。

打开“图书表”的设计视图，选中“分类号”字段，在其数据类型下拉列表中选择“查阅向导”，如图所示。打开“查阅向导”对话框，保持默认，单击“下一步”按钮，如图所示。在打开的界面中选择“图书分类”表，单击“下一步”按钮，如图所示。在打开的界面中“可用字段”列表中选择要作为下拉列表的字段——“分类号”，单击

按钮选定此字段，然后单击“下一步”按钮，如图所示。在打开的选择排序字段界面中单击“下一步”按钮，如图所示。指引用的字段记录在字段下拉列表中的排序方式在打开的设置列宽界面中调整好列的宽度，然后单击“下一步”按钮，如图所示。在打开的界面中单击“完成”按钮，如图所示。按住鼠标左键拖动列的右边框可调整其宽度在弹出的如图所示对话框中单击“是”按钮，完成查阅向导的设置。在数据库表中必须有唯一标识一条记录的字段，我们将该字段称为主键，一般而言，每个表中只能有一个主键。使用主键除了可以避免表中有重复的记录，减少数据的冗余外，还可作为对表中数据进行排序、筛选，或建立表关系的依据等。1.

设置主键表中设置为主键的字段必须具有两个特性：字段的值不能有重复性且必须有代表性。例如，在“图书管理系统”的“读者表”中，最好不要将“姓名”字段设为主键，因为姓名可能有重复的，而可以将“借书证号”设为主键，因为借书证号不可能重复。在数据表视图中创建新表时，Access会自动创建一个主键，并为它指定字段名ID和“自动编号”数据类型，如“借书表”中的ID字段。下面以在“图书表”和“读者表”中设置主键为例，介绍为数据表设置主键的方法。

打开“图书管理系统”数据库，在导航窗格中右击“图书表”，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”，打开表的设计视图。单击选中“图书编号”字段，然后单击“表工具设计”选项卡“工具”组中的“主键”按钮，设置“图书编号”字段为主键（其左侧会显示），如图所示，最后保存并关闭“图书表”。打开“读者表”的设计视图，选中“借书证号”字段，然后单击“表工具设计”选项卡“工具”组中的“主键”按钮，将其设置为主键，最后保存并关闭“读者表”。对于某一张表来说，创建索引的操作就是要指定一个或者多个字段，以便于按这个或者这些字段中的值来检索数据，或者排序数据。创建索引的操作步骤如下。2.创建索引打开“图书管理系统”数据库，在导航窗格中右击“借书表”，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”，打开表的设计视图。单击选中“借书证号”字段，在“字段属性”栏中单击“索引”下拉列表框中的按钮，在打开的列表中选择“有（有重复）”选项，将该字段创建为索引，如图所示，最后关闭并保存“借书表”即可。1271272.3建立表关系1.3.1节简单介绍了Access中的表关系。在数据库的设计中，要尽量消除数据冗余（重复数据）；要消除数据冗余，可使用多个基于某个主题的表来存储数据，然后通过各表中的公共字段来在各表之间建立关系，从而使各表中的数据可以重新组织在一起。例如，要为“图书管理系统”各表之间建立的关系如图所示。在该关系中，“图书分类”表与“图书表”通过“分类号”字段（被称为公共字段或关联字段）建立关系，“图书表”与“借书表”通过“图书编号”字段建立关系，“借书表”与“读者表”通过“借书证号”字段建立关系在上述表关系中，只需知道“读者表”中的某个读者的借书证号，就可以方便地了解到该读者的借书信息（“借书表”）；或者只需知道“图书表”中某图书的编号，就可以了解到该图书的借阅信息（“借书表”）。利用“查阅向导”引用其他表中的记录时，会自动在两个表之间建立关系。例如2.2.6节通过使用查阅向导在“图书表”中引用“图书分类”表中的数据时，系统会自动在这两个表之间创建关系。关系是通过匹配公共字段（通常是两个表中的同名字段）中的数据来工作。大多数情况下，关系将一个表中的主键与另一个表内外键中的项匹配。例如，通过在“图书表”中的主键字段“图书编号”和“借书表”中的外键“图书编号”之间创建关系，可以将特定图书与图书借阅记录相关联。表之间有三种类型的关系。一对多关系（1:∞）一对多关系是最常见的关系类型，在此类型的关系中，表A中的一行在表B中可以有多个匹配行，但表B中的一行在表A中只能有一个匹配行。例如，“读者表”和“借书表”具有一对多关系：每个读者可以借阅多种书籍，而每一本图书在某一时刻只能借给一个读者。如果两个表中的相关联字段只有其中一个是主键或者具有唯一约束，则会创建一对多关系。多对多关系（∞:∞）在多对多关系中，表A中的一行在表B中可以有多个匹配行，反之亦然。比如说学校里一名教师可以讲授多门课程，而一门课程也可以由多名教师来讲授，教师的姓名和课程的名称之间就是多对多的关系。一对一关系（1:1）在一对一关系中，表A中的每条记录在表B中只有一个匹配记录，而表B中的每条记录在表A中也只有一个匹配记录。如果两个表中的相关联字段都是主键或者都有唯一约束，则会创建一对一关系。在“图书管理系统”中，“读者表”中的一个借阅者能同时借阅多本图书，而“借书表”中的图书在同一时间只能借给一位读者，因此两表之间可以建立一对多的关系，操作步骤如下。1.建立表关系（上）打开“图书管理系统”数据库，单击切换到“数据库工具”选项卡，单击“关系”按钮，如图所示。弹出“关系”窗口，并显示“关系工具设计”选项卡，单击“显示表”按钮，在弹出的“显示表”对话框中，按住【Ctrl】键的同时依次单击要建立关系的表，可同时选中多个表，如图所示。单击“添加”按钮，将选中的表添加到“关系”窗口中，然后单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框，回到“关系”窗口。在“关系”窗口中，单击“读者表”的“借书证号”字段，然后拖拽到“借书表”的“借书证号”字段上方（参见下图），打开“编辑关系”对话框。在“编辑关系”对话框中，勾选“实施参照完整性”“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”三个复选框，单击“创建”按钮，即在“读者表”和“借书表”之间通过“借书证号”字段建立关系，如图所示。图中，选中“实施参照完整性”复选框表示次表（借书表）中的“关联字段”（借书证号）必须在主表（读者表）中存在，否则会出现错误；选中“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”复选框表示更新（或删除）主表中的关联字段，次表中会跟着一起更新（或删除）。表关系创建成功（两表之间用黑线连接），如图所示。适当调整“密码”文本框的位置，效果如下图所示。这样“读者表”和“借书表”间的关系就创建完成了，下面再来看一下创建了关系的效果。打开“读者表”的数据表视图，在此窗口中可以看到前面新加了一个没有标题的列，单击此列前的“+”号，展开后可以看到此读者名称下的订单。如果在此操作界面中，您对某个读者的“借书证号”进行了修改，则在“借书表”中对应的“借书证号”也会跟着改变，如图所示。2.建立表关系（下）在“图书管理系统”中，“借书表”中的借阅者能同时借阅多本图书，而“图书表”中的图书在同一时间只能借给一位读者，因此两表之间可以建立一对多的关系，操作步骤如下。打开“图书管理系统”数据库，单击切换到“数据库工具”选项卡，单击“关系”按钮，打开“关系”窗口。在“关系”窗口中，单击“图书表”中的“图书编号”字段，然后拖拽到“借书表”的“图书编号”字段（参见下图），打开“编辑关系”对话框。在“编辑关系”对话框中，勾选“实施参照完整性”“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”三个复选框，单击“创建”按钮，创建关系，如图所示。由于前面在2.2.7节为图书分类表和图书表创建了关系，在2.3.2节又为“读者表”与“借书表”创建了关系。因此，如果在“关系”窗口中已经有了图书表和借书表，则无需再添加两个表，否则需要添加。

表关系创建成功（两表之间用黑线连接），如图所示。关闭“关系”窗口，在弹出的对话框中单击“是”按钮，保存表关系，如图所示。至此“图书管理系统”数据库中的表便创建和设计好了，最终效果可参考本书配套素材“第2章”>“图书管理系统”数据库。创建好表关系后，有时还需要对创建的表关系进行查看、修改、删除等操作。此时，可单击“数据库工具”选项卡“显示/隐藏”组中的“关系”按钮，打开表关系视图，同时显示“关系工具

设计”选项卡，如图所示，各按钮的作用如下。编辑关系：单击该按钮，弹出“编辑关系”对话框，在该对话框中，可以进行设置表关系参数的完整性、设置联接类型、新建表关系等操作，如图所示。清除布局：单击该按钮，将弹出如图所示的清除确认对话框，单击“是”按钮，将清除在表关系视图中显示的所有表关系。要删除某两个表之间的关系，需先单击选中两个表之间的关系线（此时关系线显示得较粗），然后按【Delete】键。

需要注意的是，如果表关系中涉及的任何一个表处于打开状态，或正在被其他程序使用，用户将无法删除该关系，必须先将这些打开或使用着的表关闭，才能删除关系。关系报告：单击该按钮，Access将自动生成各种表关系的报表，并进入打印预览视图，在这里可以进行关系打印、页面布局等操作，如图所示。隐藏表：选中一个表，然后单击该按钮，将在表关系视图中隐藏该表。直接关系：单击该按钮，可以显示与表关系视图中的表有直接关系的表。例如，假设在表关系视图中只显示了“图书表”，则单击该按钮后，会显示隐藏的“图书分类”表和“借书表”。所有关系：单击该按钮，将显示该数据库中的所有表关系。关：单击该按钮，会退出表关系视图，如果视图中的表关系布局没有保存，会弹出“是否保存”对话框。1481482.4数据的查找、替换、排序和筛选当数据库中的数据较多时，查找或替换数据就显得比较困难。因此Access2007提供了专门的工具用于查找和替换数据。另外，利用排序和筛选数据可以更容易地查看需要的数据内容。下面以“图书表”为例，介绍在数据表中查找数据的操作。打开要查找数据的表，如图书表，选中要查找的列（如果要在整个表中查找，请将整个表选中），如“书名”列，在“开始”选项卡的“查找”组中单击“查找”按钮（或按【Ctrl+F】组合键），如图所示。弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，然后单击“查找下一个”按钮，找到的内容会以选中的状态显示，如图所示。如图所示的“查找和替换”对话框中，如果用户要在整个表中查找数据，则可以在“查找范围”下拉列表中选择“数据表名称：表”项进行查找。“匹配”项一般无需更改，“搜索”项进行设置后，可以选择搜索的顺序，设置“自上而下”或是“自下而上”进行搜索。下面以“借书表”为例，介绍在数据表中进行数据替换的操作。打开要替换数据的表，如借书表，选中要替换数据的列或整个工作表，在“开始”选项卡的“查找”组中单击“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。在“查找和替换”对话框的“查找内容”文本框中输入要替换的文本，在“替换为”文本框中输入替换的内容，单击“全部替换”按钮，稍微等一会，系统会提示“您将不能撤销该替换操作”，单击“是”按钮，即可将数据替换，如图所示。在上图所示的“查找和替换”对话框中，单击“替换”按钮，可逐一查找数据并替换；对于查找到的不需替换的数据，还可单击“查找下一个”按钮跳过。使用排序功能可以使数据按一定次序排列，从而更方便查阅。在数据表视图中打开某个表后，用鼠标右击要进行排序的列标题，选择“升序”或“降序”命令；或者选择要排序的列后，单击“开始”选项卡“排序和筛选”组中的“升序”

或“降序”

按钮，即可使该表中的记录按照该列的数据进行升序或降序排列，如图所示。如果要使用多个列进行排序，可以直接选中多个列，然后单击“升序”或“降序”按钮。进行多列排序时，首先按所选第1列进行排序，第1列相同的记录再按照第2列进行排序，以此类推。当表中记录较多时，查阅数据会很不方便，此时可使表中仅显示符合条件的记录，将不需要的记录隐藏，从而节省查阅时间。在Access2007中建立筛选的方法有多种，下面通过对“图书表”中的数据进行筛选，介绍常用的筛选方法。1.简单筛选在表的数据表视图中，用户可以单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中建立简单的筛选。打开“图书管理系统”数据库的“图书表”，进入该表的数据表视图，在“分类号”列中的任意位置右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“文本筛选器”，然后选择一种筛选条件，如“等于”菜单，如图示。弹出“自定义筛选器”对话框，在文本框中输入“A002”，然后单击“确定”按钮，如图所示。

Access将按照“分类号=A002”的条件进行筛选，运行筛选后的数据表如图所示。按下“切换筛选”按钮将显示所有符合筛选条件的记录，否则将显示所有不符合筛选条件的记录2.使用筛选器筛选用户也可以在数据表视图中，通过单击字段右侧的三角箭头，在弹出的筛选器中进行相应的筛选操作。打开“图书表”，进入该表的数据表视图，单击“分类号”字段列中的小箭头，弹出筛选器，如图所示。在筛选器中也可以看到“文本筛选器”命令，它里面的二级菜单和前面介绍的一样，可以通过这些命令建立筛选。在筛选器中的列表框内通过选择不同的复选框，可以设定不同的筛选条件。例如，只选中“A001”复选框，然后单击“确定”按钮，可只显示“分类号”为“A001”的记录，如图所示。选中参与筛选的列后，单击“开始”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选器”按钮，也可打开筛选器。3.通过窗体建立高级筛选“按窗体筛选”也是一种常用的筛选方法，其具体操作步骤如下。打开“图书表”，进入该表的数据表视图。单击“开始”选项卡“排序和筛选”组中的“高级”按钮，在弹出的菜单中选择“按窗体筛选”命令，如图所示。打开“按窗体筛选”界面，在“出版社”字段列的下拉列表中选择“航空工业出版社”选项，如图所示。在“出版社”字段列中右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“应用筛选/排序”命令（参见左图），执行筛选，结果如右所示。在设置筛选条件时也可以设置逻辑运算符，例如上面的例子中，在“分类号”字段中输入“<B002”，如上图所示，执行筛选，得到的筛选结果如下图所示。默认情况下，各种筛选条件之间是逻辑“与”的关系，若希望在“按窗体筛选”界面中按逻辑“或”关系进行筛选，可单击该界面最下方的“或”选项卡标签，进入逻辑“或”窗体设计界面。1681682.5记录的编辑和格式设置记录构成了表的内容。通常对记录的操作主要包括添加和删除记录。另外，通过设置记录的字体、字号、文字颜色、背景颜色等属性，可以进一步美化表格。在实际应用中，经常需要在表中添加或删除记录。比如前面创建的“借书表”，一旦有新的借书记录产生，就需要在其中添加新记录；当有读者还书时，又需要删除记录。下面就以此为例，介绍在表中添加和删除记录的方法。打开“素材与实例”>“第2章”中的“图书管理系统”数据库，在左侧的导航窗格中双击“借书表”，进入该表的数据表视图。单击“开始”选项卡“记录”组中的“新建”按钮，或直接在表格最后一条记录下方单元格中单击，该行将变为可编辑状态，直接输入内容即可，如图所示。删除记录的操作也非常简单。首先将光标移至目标记录左侧，当光标变为形状时单击选中记录，然后按【Delete】键或单击“记录”组中“删除”按钮右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“删除记录”，如图所示。此时将弹出提示框，如图所示。单击“是”按钮即可删除记录。打开“素材与实例”>“第2章”中的“图书管理系统”数据库，在左侧的导航窗格中双击“读者表”，进入该表的数据表视图，如图所示。通常对数据记录进行的设置主要包括字体、字形、字号和颜色等。在“开始”选项卡“字体”组中，可设置所选记录的字体、字号、加粗、倾斜、下划线等属性，还可以设置文本颜色和背景颜色等，本节将对这些内容进行详细介绍。单击“开始”选项卡“字体”组中“字体”编辑框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“华文楷体”，如图所示。单击“字号”编辑框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择字号，或直接在编辑框中输入字号，均可设置记录的字号大小，此处设置“字号”为16，如图所示。单击“开始”选项卡“字体”组中“字体”编辑框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“华文楷体”，如图所示。单击“字体颜色”按钮右侧的下拉按钮，将打开字体颜色列表，从中选择想要设置的颜色，以更改记录颜色，如图所示。单击字体颜色列表下方的“其他颜色”按钮，将打开“颜色”对话框，从中可以对字体颜色进行更精确的设置，如图所示。单击“填充/背景色”按钮右侧的下拉按钮，将打开“填充/背景色”列表，从中选择想要设置的颜色，则记录中就应用了填充效果，如图所示。单击“填充/背景色”列表下方的“其他颜色”按钮，同样可打开“颜色”对话框，从中可以对“填充/背景色”进行更精确的设置。在“开始”选项卡的“记录”组中可以设置记录的“行高”和“列宽”，下面具体介绍。打开“素材与实例”>“第2章”中的“图书管理系统”数据库，在左侧的导航窗格中双击“图书表”，进入该表的数据表视图。单击“开始”选项卡“记录”组中“其他”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“行高”，如图所示。

打开“行高”对话框，在其中的“行高”编辑框中设置“行高”为“20”，如图所示。在“行高”对话框中单击“确定”按钮，设置效果如图所示。在数据表中选择要设置“列宽”的列，此处选择“书名”列，如图所示。在“记录”组中“其他”按钮下拉列表中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在“列宽”编辑框中输入数值“15”，然后单击“确定”按钮，以设置列宽，如图所示。技巧可以在“列宽”对话框中单击“最佳匹配”按钮，让系统根据字段宽度自动设置列宽。数据库应用Access2007第3章查询——创建“图书管理系统”的查询实际应用中，经常需要查询数据表中满足一定条件的某些字段的值，或从几个表中筛选相关的字段进行显示，这就用到了查询。查询是根据既定条件对表进行检索，筛选出符合条件的记录，从而构成一个新的数据集合。本章将通过设计“图书管理系统”数据库中的查询，来学习创建查询的各种方法。本章导读MicrosoftOfficeAccess2007了解查询掌握选择查询的创建掌握高级查询的创建191学习目标1923.1认识查询

Access2007中的查询就是按照用户指定的条件从数据库中指定的表或查询中筛选出符合条件的数据，形成一个新的数据集合。查询的结果可以随着数据源中的数据变化而变化，其执行效果如下图所示。在导航窗格中选择已经设计好的查询，双击执行，即可得到一个这样的结果集，也就是用户所要查询的结果此界面与“表”的界面相似，不过它是经过筛选后的一个或多个表的集合利用Access2007数据库的查询对象可以对数据库中的一个或多个表中的数据信息进行查找、统计、计算和排序。具体来说，主要包括以下功能和特点。批量地向数据表中添加、删除或修改数据。指定准则来限制结果集中所要显示的记录，并指定记录的排列次序。指定所要查询的表（一个或多个）和字段。对结果集中的记录进行数学统计，并将查询得到的结果集生成一个新的表。在结果集的基础上建立窗体、报表和图表，从图表可以得到直观的图像信息。在结果集中进行新的查询，还可以查询不符合指定条件的记录。建立交叉表形式的结果集。功能和特点前面介绍了“查询”的概念及其功能和特点，在Access2007中，依据其对数据源操作方式及结果的不同，可以将“查询”分为以下5种类型。选择查询参数查询交叉表查询操作查询SQL查询5种类型选择查询：选择查询是从数据库的一个或多个表中检索特定的信息，将查询结果显示在一个数据表上供用户查看或编辑使用；它是最常见的查询类型，也是窗体和报表的基础。参数查询：参数查询是在执行时显示对话框，提示用户输入参数，检索出符合参数要求的字段的记录或值的查询；可以设计此类查询来提示更多内容，例如，可以设计它来提示输入两个日期，然后Access检索在这两个日期之间的所有记录。交叉表查询：交叉表查询是计算数据的总和、平均值、计数或其他类型的总和并重新组织数据结构的查询；交叉表查询得到的数据被分为两组信息：一组在数据表左侧排列，另一组在数据表顶端，两组数据行和列的交叉处显示该字段的计算结果，这样显示可以更加方便地分析数据。操作查询：在一次操作中更改许多记录的查询称为操作查询。用户可以通过操作查询完成某些动作，例如更新或删除数据库基本表、根据现有表编制一个新表、给现有表追加新记录等；虽然其他查询也可以进行某些动作的操作，但是每次只能修改一个记录，而操作查询能够通过单一的操作同时完成多个记录的修改。SQL查询：用户使用SQL语句创建的查询被称为SQL查询，此类查询只能通过SQL（结构化查询语言）语句访问；SQL查询由程序设计语言构造，而不是像其他查询类型那样用设计网格构造。SQL是一种用于数据库的标准化语言，许多数据库管理系统都支持该语言。由下图可知查询和数据表之间是一对一或一对多的关系，它可