委外日常运营制度

PAGE委外日常运营制度一、总则（一）目的为规范公司委外业务的日常运营管理，确保委外工作的顺利开展，提高工作效率，保证工作质量，降低运营风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有委外业务的日常运营管理，包括但不限于生产委外、服务委外、技术委外等。（三）基本原则1.合法合规原则：委外业务必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保业务活动合法合规。2.质量优先原则：委外供应商应具备相应的资质和能力，确保委外工作的质量符合公司要求。3.成本效益原则：在保证委外工作质量的前提下，合理控制委外成本，提高经济效益。4.风险管理原则：对委外业务进行全过程风险管理，及时识别、评估和应对风险。二、委外供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选：根据委外业务需求，由相关部门负责筛选潜在供应商，并进行初步调查和评估。2.供应商资质审核：对筛选出的供应商进行资质审核，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、资质证书等相关证件的审核。3.实地考察：对重要供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、人员素质等情况。4.供应商评估：综合考虑供应商的资质、信誉、价格、服务等因素，对供应商进行评估打分，选择合格的供应商。（二）供应商准入1.签订合作协议：与选定的供应商签订委外合作协议，明确双方的权利和义务。2.建立供应商档案：为每个供应商建立档案，记录其基本信息、评估情况、合作历史等。3.供应商培训：对新准入的供应商进行公司相关业务和质量要求的培训，确保其了解公司的需求和标准。（三）供应商考核与评价1.定期考核：定期对供应商的委外工作进行考核，考核内容包括工作质量、进度、成本、服务等方面。2.评价指标：制定供应商考核评价指标体系，明确各项指标的权重和评分标准。3.考核结果处理：根据考核结果，对供应商进行相应的处理，如警告、整改、暂停合作、终止合作等。三、委外业务流程（一）委外需求提出1.需求部门提交申请：各需求部门根据工作需要，填写委外业务申请表，详细说明委外业务的内容、要求、时间节点等。2.申请审批：委外业务申请表经部门负责人审核后，提交至相关领导审批。（二）委外任务下达1.任务分配：经审批通过后，由采购部门负责将委外任务分配给选定的供应商。2.签订委外合同：采购部门与供应商签订委外合同，明确委外业务的具体内容、价格、交货期、质量标准等条款。（三）委外过程监控1.进度跟踪：采购部门定期跟踪委外业务的进度，及时掌握工作进展情况，确保按时完成任务。2.质量监督：质量部门对委外工作进行质量监督，定期检查工作质量，发现问题及时要求供应商整改。3.成本控制：财务部门对委外业务的成本进行监控，确保费用支出合理合规。（四）委外验收1.验收准备：委外任务完成后，供应商应提前通知采购部门进行验收。采购部门组织相关人员成立验收小组，制定验收方案。2.验收实施：验收小组按照验收方案对委外工作进行验收，包括工作质量、数量、进度、成本等方面的验收。3.验收报告：验收合格后，验收小组出具验收报告；验收不合格的，要求供应商限期整改，直至验收合格。（五）委外付款1.付款申请：供应商完成委外任务并验收合格后，提交付款申请，附上委外合同、验收报告等相关资料。2.审核付款：采购部门对付款申请进行审核，财务部门复核后，报相关领导审批。审批通过后，按照合同约定支付款项。四、委外文档管理（一）文档分类委外文档主要包括委外业务申请表、委外合同、委外任务下达通知、委外过程监控记录、委外验收报告、付款申请等。（二）文档编号为便于文档管理，对委外文档进行编号，编号规则应体现文档类型、年份、月份、序号等信息。（三）文档存储委外文档应按照类别进行分类存储，电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份；纸质文档应存放在专门的档案柜中，便于查阅和保管。（四）文档查阅1.查阅权限：明确不同人员对委外文档的查阅权限，未经授权不得查阅相关文档。2.查阅登记：查阅委外文档时，应进行查阅登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。五、委外风险管理（一）风险识别1.供应商风险：包括供应商违约、质量问题、交货延迟等风险。2.合同风险：包括合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险。3.质量风险：包括委外工作质量不符合要求、质量标准变更等风险。4.成本风险：包括委外成本超支、价格波动等风险。5.法律风险：包括委外业务涉及的法律法规问题、知识产权纠纷等风险。（二）风险评估1.风险可能性评估：评估风险发生的可能性大小，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，分为严重、较大、一般三个等级。3.风险矩阵：根据风险可能性和影响程度，绘制风险矩阵，确定风险等级。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事件，采取措施避免风险的发生。2.风险降低：对于中风险事件，采取措施降低风险发生的可能性或影响程度。3.风险转移：对于部分风险，通过购买保险、签订免责条款等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险事件，在充分评估后，决定接受风险。（四）风险监控1.建立风险监控机制：定期对委外业务的风险进行监控，及时发现新的风险因素。2.风险预警：根据风险评估结果，设定风险预警指标，当指标达到预警值时，及时发出预警信号。3.风险应对调整：根据风险监控情况，及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。六、委外沟通与协调（一）内部沟通1.建立沟通机制：明确各部门在委外业务中的职责和沟通渠道，建立定期沟通会议制度。2.信息共享：及时共享委外业务的相关信息，确保各部门之间信息畅通。3.问题协调：对于委外业务中出现的问题，及时进行协调解决，避免影响工作进度。（二）外部沟通1.与供应商沟通：定期与供应商进行沟通，了解委外工作进展情况，及时解决合作中出现的问题。2.与客户沟通：对于涉及委外业