财务共享运营制度

PAGE财务共享运营制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务共享运营流程，提高财务工作效率，加强财务管理，确保财务信息的准确性、及时性和安全性，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分子公司的财务共享运营相关工作。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保财务共享运营活动合法合规。2.准确性原则：财务数据的记录、处理和报告应准确无误，保证财务信息的质量。3.及时性原则：及时处理各项财务业务，确保财务信息能够及时传递和反馈，满足公司决策和管理的需要。4.安全性原则：建立健全安全防护机制，保障财务数据的安全，防止数据泄露、篡改等风险。5.效率性原则：优化财务共享运营流程，提高工作效率，降低运营成本。二、财务共享中心组织架构与职责（一）组织架构财务共享中心设立主任岗位，下设运营管理部、账务处理部、资金管理部、报表与分析部、档案管理部等部门。（二）职责分工1.主任全面负责财务共享中心的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调与公司其他部门的关系，确保财务共享运营工作的顺利开展。对财务共享中心的运营情况进行监督和评估，及时发现问题并提出改进措施。2.运营管理部负责财务共享中心的整体运营规划和流程设计，持续优化运营模式。制定和完善各项财务共享运营管理制度和操作规范。协调各部门之间的工作，确保财务共享运营工作的高效协同。负责与外部机构的沟通与协调，如银行、税务机关等。3.账务处理部按照国家会计准则和公司财务制度，对各类经济业务进行账务处理。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，确保记账凭证的准确编制。负责财务核算系统的日常维护和数据管理，保证财务数据的及时录入和更新。4.资金管理部负责公司资金的集中管理和调度，优化资金配置，提高资金使用效率。办理资金收付业务，包括收款、付款、资金结算等，确保资金安全。监控公司资金流动情况，及时预警资金风险，提出应对措施。与银行等金融机构保持良好合作关系，办理相关融资业务。5.报表与分析部定期编制各类财务报表，确保报表数据的准确、及时和完整。对财务报表进行分析，为公司管理层提供财务分析报告，为决策提供支持。开展财务指标分析和预算执行情况分析，及时发现公司经营中的问题和潜在风险。参与公司财务预算的编制和执行监控工作。6.档案管理部负责财务共享中心各类档案的收集、整理、归档和保管工作。建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。按照规定的期限和程序，对档案进行销毁或移交。为公司内部和外部查询档案提供服务。三、财务共享运营流程（一）费用报销流程1.员工提交报销申请：员工按照公司费用报销制度，填写费用报销单，并附上相关原始凭证，提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人审批：部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审批意见。3.财务审核：财务共享中心账务处理部收到报销申请后，对报销凭证的合规性、准确性进行审核。如发现问题，及时与员工沟通并要求补充或更正。4.报销支付：审核通过后，资金管理部根据报销金额和公司资金安排，办理付款手续，将报销款项支付给员工。（二）采购付款流程1.采购申请与审批：业务部门根据实际需求填写采购申请单，经部门负责人、分管领导审批后提交至采购部门。2.采购执行：采购部门根据审批后的采购申请单进行采购操作，与供应商签订采购合同。3.到货验收：货物到货后，业务部门组织验收，验收合格后填写验收单。4.发票处理与审核：供应商开具发票后，采购部门将发票提交至财务共享中心。账务处理部对发票的真实性、合法性和与采购合同的一致性进行审核。5.付款申请与审批：采购部门根据验收情况和合同约定，填写付款申请单，经部门负责人、财务审核后，提交至分管领导审批。6.付款执行：资金管理部根据审批后的付款申请，办理付款手续，支付采购款项给供应商。（三）资金收入流程1.销售收款：销售部门负责与客户沟通收款事宜，客户将款项支付至公司指定账户。2.收款确认：资金管理部收到款项后，及时与销售部门核对收款信息，确认收款金额和来源。3.账务处理：账务处理部根据收款确认信息，进行账务处理，记录销售收入和相关往来款项。（四）财务报表编制流程1.数据收集：账务处理部定期收集各模块的财务数据，确保数据的准确性和完整性。2.报表生成：报表与分析部根据会计准则和公司财务制度，利用财务核算系统生成各类财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。3.报表审核与分析：报表与分析部对生成的报表进行审核，确保报表数据的准确性。同时，对报表数据进行分析，撰写财务分析报告，为公司管理层提供决策支持。4.报表报送：审核通过后的财务报表按照规定的时间和格式报送至公司管理层、股东及相关监管部门。四、财务共享运营管理制度（一）人员管理制度1.招聘与培训：根据财务共享中心的岗位需求，制定招聘计划，招聘具备专业知识和技能的财务人员。同时，定期组织内部培训和外部培训，提升员工的业务水平和综合素质。2.绩效考核：建立科学合理的绩效考核体系，对员工的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行考核，激励员工积极工作，提高工作效率。3.岗位轮换：定期进行岗位轮换，让员工熟悉不同的业务流程和工作内容，拓宽员工的视野，提升员工的综合能力。（二）系统管理制度1.系统安全管理：建立财务核算系统的安全防护机制，设置用户权限，定期进行数据备份，防止数据丢失和泄露。加强网络安全管理，防范网络攻击和病毒入侵。2.系统维护与升级：安排专人负责财务核算系统的日常维护工作，及时处理系统故障。根据公司业务发展和管理需求，定期对系统进行升级，优化系统功能。3.数据管理：规范财务数据的录入、存储和使用，确保数据的准确性和一致性。建立数据质量监控机制，对数据进行定期检查和清理，及时发现和纠正数据问题。（三）档案管理制度1.档案分类与归档：按照财务档案的类别，如会计凭证、账簿、报表、合同等，进行分类整理，并及时归档。档案应按照年度、月份等顺序进行编号，便于查找和管理。2.档案保管：设置专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案的安全和完整。档案保管期限应符合国家法律法规和公司规定，期满后按照规定程序进行销毁或移交。3.档案查阅与借阅：建立档案查阅和借阅制度，明确查阅和借阅的流程和权限。内部人员查阅档案需填写查阅申请表，经相关负责人审批后，在指定地点查阅。外部单位查阅档案需持有单位介绍信，经公司领导批准后，由档案管理部专人陪同查阅。借阅档案需办理借阅手续，按时归还。（四）内部控制制度1.风险评估：定期对财务共享运营过程中的风险进行评估，识别潜在风险点，如财务数据准确性风险、资金安全风险、信息系统安全风险等。针对不同风险，制定相应的风险应对措施。2.控制活动：建立健全各项控制活动，如授权审批控制、不相容职务分离控制、财产保护控制等。明确各岗位的职责和权限，确保各项财务业务按照规定的流程和制度进行操作。3.内部监督：加强内部监督检查，定期对财务共享运营制度的执行情况进行检查和评价。内部审计部门应定期开展审计工作，及时发现问题并提出改进建议，确保内部控制制度的有效执行。五、财务共享运营风险管理（一）风险识别1.财务数据风险：包括数据录入错误、数据丢失、数据泄露等风险，可能影响财务信息的准确性和可靠性。2.资金风险：如资金收付错误、资金挪用、资金短缺等风险，可能导致公司资金损失和运营困难。3.信息系统风险：信息系统故障、网络攻击、数据安全漏洞等风险，可能影响财务共享运营的正常开展。4.人员风险：员工业务能力不足、工作失误、职业道德问题等风险，可能影响财务工作质量和效率。（二）风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，采取风险规避措施，如停止相关业务活动或调整业务流程。例如，对于存在重大安全隐患的信息系统，及时进行升级或更换，以规避信息系统风险。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较小的风险，采取风险降低措施，如加强内部控制、完善管理制度、提高员工业务水平等。例如，通过加强财务数据审核流程和人员培训，降低财务数据风险。3.风险转移：对于一些可以通过保险、合同等方式转移的风险，采取风险转移措施。例如，购买数据安全保险，将数据泄露风险转移给保险公司。4.风险承受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，公司可以选择承受风险。例如，对于一些日常运营中的小风险，通过加强监控和管理，确保风险处于可控范围内。六、财务共享运营监督与审计（一）内部监督1.日常监督：财务共享中心各部门负责人对本部门的工作进行日常监督，确保各项工作按照制度和流程执行。定期对本部门的工作进行自查，及时发现问题并整改。2.专项监督：运营管理部定期组织开展专项监督检查，对财务共享运营中的重点环节和关键业务进行检查。针对检查中发现的问题，提出整改意见，督促相关部门及时整改。（二）内部审计1.定期审计：内部审计部门定期对财务共享中心进行审计，审查财务共享运营制度的执行情况、财务数据的真实性和准确性、内部控制的有