食堂运营档案管理制度

PAGE食堂运营档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂运营管理，规范食堂运营档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保食堂运营信息的完整性、准确性和安全性，提高食堂运营管理水平和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部食堂的运营档案管理工作，包括食堂的食材采购、加工制作、人员管理、财务管理、食品安全管理等方面形成的各类文件、资料和记录。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应真实反映食堂运营的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集和整理食堂运营过程中产生的各类档案，确保档案资料的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录应清晰、规范。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.及时性原则：及时对食堂运营过程中的各类文件、资料和记录进行归档，确保档案的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责食堂运营档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。（二）食堂运营部门食堂运营部门负责本部门运营档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求将档案移交至档案管理部门。同时，食堂运营部门应积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的协助和支持。（三）各相关部门各相关部门应负责本部门与食堂运营相关的文件、资料和记录的形成、积累和保管工作，并按照档案管理部门的要求及时移交相关档案。在工作中，各相关部门应严格遵守档案管理制度，确保档案的质量和安全。三、档案的分类与编号（一）分类食堂运营档案分为以下几类：1.食材采购档案：包括食材供应商资质文件、采购合同、订单、验收记录、发票等。2.加工制作档案：包括食谱、加工流程、食品留样记录、餐具消毒记录等。3.人员管理档案：包括员工入职登记表、健康证、培训记录、考勤记录、绩效考核记录等。4.财务管理档案：包括预算报表、成本核算记录、费用报销凭证、账目明细等。5.食品安全管理档案：包括食品安全自查记录、食品检验报告、食品中毒应急预案及演练记录等。6.其他档案：包括食堂设施设备维护记录、顾客投诉处理记录、食堂相关会议纪要等。（二）编号档案管理部门应根据档案分类情况，为每类档案编制唯一的编号。编号应遵循简洁、规范、易于识别的原则，采用数字或字母与数字相结合的方式进行编制。例如，食材采购档案的编号为“SC001”，其中“SC”代表食材采购，“001”为该类档案的顺序号。四、档案的收集与整理（一）收集1.食堂运营部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保各类文件、资料和记录及时、完整地收集起来。2.各相关部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门与食堂运营相关的档案移交至食堂运营部门。3.档案管理人员应定期对食堂运营过程中产生的各类文件、资料和记录进行收集，确保档案的全面性。（二）整理1.档案收集后，档案管理人员应按照档案分类标准对档案进行整理。整理过程中，应剔除重复、无效的文件，对文件进行分类编号，并编制档案目录。2.对于纸质档案，应按照顺序依次排列，并在每份文件首页右上角加盖编号章。对于电子档案，应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质上。3.档案整理完成后，档案管理人员应填写档案整理情况登记表，记录档案的类别、数量、整理时间等信息。五、档案的归档与保管（一）归档1.档案整理完毕后，档案管理人员应及时将档案移交至档案管理部门进行归档。归档时，应按照档案编号顺序将档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。2.档案管理部门应建立档案归档台账，记录档案的归档日期、类别、编号、移交人等信息，以便于查询和管理。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并异地保存。同时，应定期对电子档案进行杀毒和维护，确保电子档案的安全和可用。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅食堂运营档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案类别、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到档案查阅申请表后，应进行审核。审核通过后，档案管理人员应按照规定的程序为查阅人员提供档案查阅服务，并在档案查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、档案类别、编号等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅食堂运营档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案类别、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到档案借阅申请表后，应进行审核。审核通过后，档案管理人员应按照规定的程序为借阅人员办理档案借阅手续，并在档案借阅登记表上记录借阅时间、借阅人、档案类别、编号、借阅期限等信息。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时记录并报告。七、档案的保密与安全（一）保密1.食堂运营档案涉及公司的商业秘密和员工的个人信息，档案管理人员和查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案管理人员应与查阅、借阅人员签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。3.对于涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等特殊措施，确保档案的安全保密。（二）安全1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，配备必要的安全设施和设备，如监控系统、报警装置等。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时处理。同时，应加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识和应急处理能力。3.对于因自然灾害、突发事件等原因可能危及档案安全的情况，档案管理部门应制定应急预案，采取有效的应急措施，确保档案的安全。八、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无保存价值的。2.档案因保管不善等原因造成损坏、变质，无法修复或已无利用价值的。3.档案涉及的事项已经结束，且已履行完毕相关手续的。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行清查，确定需要销毁的档案清单。2.档案管理部门填写档案销毁申请表，注明档案类别、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人审核签字后，提交至公司分管领导审批。3.公司分管领导审批通过后，档案管理部门应指定专人负责档案的销毁工作。销毁过