运营采购制度

PAGE运营采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司运营采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司运营的物资供应，降低采购成本，提高公司经济效益，同时维护公司利益，确保采购活动合法合规。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与运营采购相关的部门、人员及采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会，不得偏袒任何一方。4.诚实守信原则：采购人员及相关人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司信誉。5.归口管理原则：运营采购工作实行归口管理，明确采购部门职责，确保采购工作的统一协调和高效运作。二、采购部门职责（一）采购计划制定1.根据公司运营需求和预算安排，会同相关部门制定年度、季度和月度采购计划，明确采购物资的种类、数量、规格、质量要求、采购时间等。2.对采购计划进行动态跟踪和调整，根据市场变化、生产经营情况等因素及时优化采购计划，确保采购计划的科学性和合理性。（二）供应商管理1.建立供应商信息库，收集、整理、更新供应商基本信息、资质证明、业绩表现、信用状况等资料，对供应商进行分类管理。2.定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商合作策略，淘汰不合格供应商，引入优质供应商，确保供应商队伍的稳定性和竞争力。3.与供应商保持密切沟通，建立良好的合作关系，及时解决采购过程中出现的问题，维护公司与供应商的合作利益。（三）采购执行1.根据采购计划和审批后的采购申请，按照规定的采购流程进行采购操作，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等，确保采购活动的公开、公平、公正。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。3.跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。（四）采购成本控制1.运用科学的成本分析方法，对采购物资的价格、质量、交货期等因素进行综合评估，选择性价比最优的供应商和采购方案，降低采购成本。2.加强采购过程中的成本监控，严格控制采购费用支出，杜绝不合理的采购开支，确保采购成本在预算范围内。（五）采购风险管理1.识别采购过程中可能存在的风险，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等，并制定相应的风险应对措施。2.建立采购风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险因素，降低风险对公司运营的影响。（六）采购文档管理1.负责采购活动相关文档的收集、整理、归档和保管，包括采购计划、采购申请、采购合同、供应商资料、验收报告、付款凭证等。采购文档应妥善保管，以备查阅和审计。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据运营需求，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签字批准后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实采购物资是否在采购计划范围内，申请金额是否符合公司规定的审批权限。2.根据采购申请的金额大小和重要程度，按照公司审批流程提交相关领导审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）采购实施1.采购方式选择招标采购：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。采购部门应制定招标文件，明确招标要求、评标标准等内容，组织开标、评标、定标等活动，选择中标供应商。询价采购：适用于规格标准统一、市场货源充足、价格波动幅度较小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价函，收集报价信息，比较后选择报价合理的供应商。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门与单一供应商协商确定采购价格和合同条款。2.供应商选择根据采购方式和采购需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商，向其发出采购邀请或询价函。对供应商的报价、资质、信誉、业绩等进行综合评估，选择最合适的供应商。3.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利义务、物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（四）物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由采购部门会同质量检验部门、使用部门等按照合同要求和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。3.验收合格：验收合格的物资，验收人员应填写验收报告，签字确认后办理入库手续。4.验收不合格：验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。（五）付款结算1.采购物资验收合格后，采购部门应根据合同约定，及时办理付款申请手续。付款申请应附采购合同副本、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，核实采购事项的真实性、合法性、合规性以及发票的真实性、有效性等，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应在合同约定的时间内跟踪采购合同执行情况，确保预付款项的安全和有效使用。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门等相关部门，根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动、公司业务发展变化等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购支出，确保采购预算不超支。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，按照公司预算审批流程提交相关领导审批。（三）预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向采购部门反馈。2.采购部门应根据财务部门反馈的信息，对采购预算执行情况进行分析总结，采取有效措施改进采购工作，确保采购预算的顺利执行。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购物资的实际采购价格与预算价格的差异，以及采购成本的降低率。2.采购质量：评估采购物资的质量合格率，以及因质量问题导致的损失情况。3.采购效率：评估采购周期的长短，包括从采购申请到物资到货的时间间隔，以及采购任务按时完成率。4.供应商管理：评估供应商的交货准时率、服务水平、合作满意度等指标。5.合规性：评估采购活动是否符合法律法规、公司制度等要求。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（如每月、每季度）对采购绩效进行自我评估，填写采购绩效评估表，总结采购工作的成绩和不足。2.综合评估：由采购部门牵头，会同财务部门、质量检验部门、使用部门等相关部门，对采购绩效进行综合评估。综合评估可采用定性与定量相结合的方法，通过数据分析、问卷调查、现场考察等方式，全面评价采购工作的绩效。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和供应商进行表彰和奖励，激励其继续保持良好的工作表现。2.对于采购绩效评估结果不理想的采购人员和供应商，分析原因，制定改进措施，督促其限期整改。如整改后仍无明显改善，可采取调整采购人员岗位、减少与供应商合作等措施。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况以及采购文档的管理情况等，确保采购活动合法合规。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为和腐败现象发生。（二）