行政运营制度

PAGE行政运营制度一、总则（一）目的本行政运营制度旨在规范公司行政运营管理，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务有序开展，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司行政运营相关的各类活动和事务。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司行政运营活动合法合规。2.高效性原则：优化行政流程，提高工作效率，以快速响应公司业务需求。3.规范化原则：建立统一、规范的行政运营标准和流程，确保各项工作有章可循。4.服务性原则：以服务公司员工和业务部门为宗旨，提供优质、高效的行政服务。二、行政组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设行政经理一名，下辖行政专员、后勤专员、档案管理专员等岗位。（二）各岗位职责1.行政经理全面负责行政部门的管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调公司内部各部门之间的关系，确保行政工作与其他业务工作的有效衔接。负责行政费用的预算编制、控制和审核，合理配置行政资源。监督行政制度的执行情况，及时发现问题并提出改进措施。2.行政专员负责公司文件的起草、审核、印发和归档工作。安排公司会议、活动的组织和筹备工作，做好会议记录和纪要整理。负责公司办公用品的采购、发放和管理，确保办公物资的正常供应。协助行政经理处理日常行政事务，完成领导交办的其他临时性工作。3.后勤专员负责公司办公区域的环境卫生维护和安全保卫工作。管理公司车辆，安排车辆调度和维修保养，确保车辆正常使用。负责公司食堂、宿舍等后勤设施的管理和服务工作，保障员工的生活需求。处理后勤方面的突发事件，及时向上级汇报并采取有效措施解决。4.档案管理专员负责公司各类档案的收集、整理、分类、归档和保管工作。建立档案管理制度和索引目录，方便档案的查询和使用。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和安全性。按照规定办理档案的借阅、归还手续，做好档案保密工作。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司政策和相关法律法规要求。2.文件审核：起草完成的文件交部门负责人审核，重点审核文件内容的准确性、完整性和合规性。3.文件会签：涉及多个部门的文件，需进行会签，确保各部门意见一致。4.文件签发：审核通过的文件交行政经理或公司领导签发。5.文件印发：行政专员根据签发后的文件进行排版、印刷，并按照规定的范围进行发放。6.文件归档：文件印发后，及时将原件及相关电子文档归档保存，以便日后查阅。（二）会议管理流程1.会议申请：各部门如需召开会议，提前填写会议申请表，注明会议主题、时间、地点、参会人员等信息，提交行政部门。2.会议安排：行政专员根据会议申请表，合理安排会议场地、设备等，并提前通知参会人员。3.会议组织：会议当天，行政专员负责会议的签到、资料发放等工作，协助会议主持人维持会议秩序。4.会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论结果和决议事项。5.会议纪要：会后及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员，并归档保存。6.会议跟进：根据会议决议事项，行政部门负责跟进落实情况，及时向相关领导汇报。（三）办公用品管理流程1.需求统计：每月末，各部门统计次月办公用品需求情况，填写办公用品需求申请表，提交行政部门。2.采购审批：行政专员根据各部门需求申请表，汇总编制办公用品采购计划，报行政经理审批。3.采购执行：行政专员按照审批后的采购计划进行采购，选择合格的供应商，确保办公用品的质量和供应及时性。4.验收入库：办公用品到货后，行政专员会同相关人员进行验收，核对数量、规格、质量等，合格后办理入库手续。5.发放领用：各部门根据实际需求到行政部门领用办公用品，领用人在办公用品领用登记表上签字确认。6.库存盘点：定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符，发现问题及时查明原因并处理。（四）车辆管理流程1.车辆调度：行政专员根据工作需要，合理安排车辆调度，优先保障公司重要业务和紧急事务用车。2.用车申请：员工因工作需要用车，提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，提交行政部门。3.派车审批：行政专员根据用车申请表进行审核，报行政经理审批后安排车辆。4.车辆使用：驾驶员按照派车单要求准时出车，确保安全驾驶，做好车辆使用记录。5.车辆维修：车辆出现故障或需要保养时，驾驶员及时向行政部门报告，行政专员安排维修保养事宜，并做好维修费用的审核和报销工作。6.车辆安全检查：定期对车辆进行安全检查，确保车辆性能良好，消除安全隐患。（五）档案管理流程1.档案收集：各部门在工作过程中形成的各类文件、资料、合同等档案材料，定期移交档案管理专员。2.档案整理：档案管理专员对收集到的档案材料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的规范性。3.档案归档：按照档案分类标准，将整理好的档案材料存入档案库，并建立相应的索引目录。4.档案查询：员工因工作需要查询档案，填写档案查询申请表，经所在部门负责人和档案管理专员批准后，方可查阅。5.档案借阅：如需借阅档案原件，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经行政经理批准后办理借阅手续。6.档案归还：借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理专员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。四、行政费用管理（一）费用预算行政部门每年年初根据公司业务发展规划和行政工作需求，编制行政费用预算，包括办公用品费用、车辆费用、会议费用、差旅费等各项费用明细。预算经公司领导审批后执行。（二）费用报销1.员工发生行政费用支出后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.费用报销单经部门负责人审核签字后，交行政经理审批。3.行政经理根据费用预算和相关规定进行审批，对于超出预算或不符合规定的费用，不予报销。4.审批通过的费用报销单交财务部门进行报销结算。（三）费用控制1.行政部门定期对行政费用支出情况进行统计分析，及时发现费用超支或不合理支出的情况，并采取有效措施进行控制。2.严格控制办公用品的采购数量和价格，避免浪费和不必要的开支。3.加强车辆使用管理，合理安排车辆调度，降低车辆使用成本。4.规范会议、活动的组织和管理，严格控制会议、活动费用。五、行政资产管理（一）资产登记行政部门对公司所有行政资产进行登记造册，详细记录资产名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。（二）资产使用与维护1.各部门负责本部门行政资产的日常使用和维护，确保资产的正常运行。2.行政部门定期对行政资产进行检查和维护，发现问题及时通知相关部门进行维修或更换。（三）资产调配与处置1.因工作需要，公司内部各部门之间可进行行政资产的调配，调配时需填写资产调配申请表，经行政经理批准后办理相关手续。2.对于已损坏、闲置或不再使用的行政资产，由使用部门提出处置申请，行政部门进行审核后，报公司领导批准后进行处置。处置方式包括报废、变卖等，处置收入应及时上缴公司财务。六、行政安全管理（一）安全制度1.建立健全行政安全管理制度，明确安全责任，确保行政工作场所和人员的安全。2.制定安全操作规程和应急预案，定期组织员工进行安全培训和演练。（二）办公区域安全1.加强办公区域的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.配备必要的消防器材和设施，定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。3.加强对电气设备、网络设备等的管理，定期进行检查和维护，防止发生安全事故。（三）车辆安全1.驾驶员应严格遵守交通法规，定期对车辆进行安全检查和维护，确保车辆性能良好。2.加强对驾驶员的安全教育，提高驾驶员的安全意识和应急处理能力。（四）食品安全1.加强公司食堂的食品安全管理，严格把控食品采购、加工、储存等环节，确保食品安全。2.食堂工作人员应持健康证上岗，定期进行体检和培训，保持个人卫生。七、行政服务管理（一）服务标准1.制定行政服务标准，明确服务内容、服务流程和服务质量要求，为公司员工提供优质、高效的行政服务。2.定期对行