店铺采购运营管理制度

PAGE店铺采购运营管理制度一、总则（一）目的为加强公司店铺采购运营管理，规范采购流程，提高采购效率，确保商品质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有店铺的采购运营活动，包括但不限于商品采购、供应商管理、采购合同签订与执行等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证商品质量的前提下，通过科学合理的采购策略，降低采购成本，提高采购效益。3.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.及时性原则：根据店铺销售需求和库存情况，及时采购商品，确保商品供应的及时性和连续性。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责店铺采购运营管理工作。采购部门根据业务需要，可下设采购小组，分别负责不同品类商品的采购工作。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据店铺销售数据、市场需求预测等信息，制定合理的采购计划，明确采购商品的种类、数量、规格、采购时间等。2.供应商开发与管理：积极开发新供应商，建立供应商评估体系，定期对供应商进行考核评价，确保供应商的供货能力和商品质量。3.采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，争取有利的采购价格、交货期、售后服务等条款，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.采购执行与监控：按照采购计划组织实施采购活动，监控采购进度，确保商品按时、按质、按量到货。对采购过程中出现的问题及时进行协调解决。5.采购成本控制：通过市场调研、供应商比价、采购策略优化等方式，降低采购成本，提高采购资金使用效率。6.库存管理与协调：与店铺运营部门密切配合，做好库存管理工作，及时反馈库存信息，协调处理库存积压和短缺问题。（三）其他部门职责1.店铺运营部门：负责提供店铺销售数据、市场需求信息等，协助采购部门制定采购计划；对采购商品进行验收，反馈商品质量问题；参与库存管理，提出库存调整建议。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用；对采购合同进行财务审核，确保合同条款符合财务规定；负责采购成本的核算与分析。3.质量控制部门：负责对采购商品进行质量检验，制定质量标准和检验流程，确保采购商品符合质量要求。三、采购流程（一）采购需求分析1.店铺运营部门定期收集销售数据，分析商品销售趋势、库存状况等信息，结合市场需求变化，提出采购需求申请。2.采购部门根据店铺运营部门提供的信息，进行综合分析，确定采购商品的种类、数量、规格等具体需求。（二）供应商选择与评估1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，考察其经营资质、生产能力、产品质量、信誉状况等，确定入围供应商名单。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括商品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。采用定性与定量相结合的评估方法，对供应商进行打分评价，根据评估结果调整供应商等级。对于评估不合格的供应商，采购部门及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。（三）采购谈判1.根据采购需求和供应商评估情况，采购部门选择合适的供应商进行采购谈判。2.采购谈判应明确采购商品的价格、数量、交货期、质量标准、售后服务等条款，争取有利的采购条件。3.在谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构、市场行情等信息，运用谈判技巧，维护公司利益。4.采购谈判达成一致意见后，双方签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）采购合同签订与执行1.合同签订采购合同由采购部门起草，经公司法律部门审核后，报公司领导审批。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如店铺运营部门、财务部门、质量控制部门等，以便各部门协同执行。2.合同执行采购部门按照采购合同约定，跟踪供应商的交货进度，确保商品按时到货。供应商交货前，采购部门应提前通知店铺运营部门做好验收准备工作。商品到货后，店铺运营部门按照质量标准进行验收，如发现质量问题或数量不符等情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。（五）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定执行，确保付款的及时性和准确性。2.采购部门根据供应商提供的发票、送货单等凭证，填写付款申请单，经相关部门审核后，报财务部门办理付款手续。3.财务部门对付款申请进行严格审核，确保付款金额与合同约定一致，付款手续齐全。对于不符合付款条件的申请，应及时退回采购部门并说明原因。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、市场需求变化等因素可能导致采购成本增加或商品滞销。2.供应商风险：供应商破产、违约、产品质量问题等可能影响公司的正常采购和经营活动。3.合同风险：采购合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、采购人员违规操作等可能导致采购效率低下、成本增加或出现腐败现象。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行打分评价，确定风险等级。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.市场风险应对：加强市场调研和分析，关注市场动态，及时调整采购策略；与供应商签订价格调整协议，合理分担市场价格波动风险。2.供应商风险应对：建立供应商多元化体系，降低对单一供应商的依赖；加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的经营状况和信誉；要求供应商提供担保或购买保险，以降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性；在合同执行过程中，加强与供应商的沟通协调，及时解决合同纠纷。4.内部管理风险应对：完善采购流程，加强内部监督和审计，规范采购人员的操作行为；加强采购人员的培训和考核，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购商品的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内。2.采购质量：通过商品验收合格率、退货率等指标，评估采购商品的质量是否符合要求。3.采购效率：包括采购周期、订单处理及时率等指标，评估采购工作的效率和及时性。4.供应商管理：通过供应商满意度、供应商投诉率等指标，评估供应商管理工作的效果。（二）评估方法1.定期评估：采购部门每月对采购绩效进行自评，每季度进行一次全面评估。2.综合评估：采用定量与定性相结合的方法，对采购绩效进行综合评估。定量指标根据实际数据进行计算分析，定性指标通过问卷调查、现场访谈等方式进行评价。3.对比评估：将采购绩效与历史数据、同行业平均水平进行对比分析，找出差距和改进方向。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于绩效不达标的部门和个人，进行批评教育，并要求其制定改进措施，限期整改。2.将采购绩效评估结果作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据，与薪酬、晋升等挂钩，激励采购人员不断提高工作绩效。3