人事外包运营管理制度

PAGE人事外包运营管理制度一、总则（一）目的为规范公司人事外包运营管理，提高人力资源管理效率，降低运营成本，确保人事外包服务符合相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及人事外包业务的部门及相关工作人员，以及与公司合作的人事外包服务供应商。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及政策要求，确保人事外包业务合法合规开展。2.质量至上原则：以提供高质量的人事外包服务为核心目标，满足公司及员工的需求。3.风险可控原则：对人事外包业务中的各类风险进行有效识别、评估和控制，保障公司利益。4.合作共赢原则：与人事外包服务供应商建立良好的合作关系，实现互利共赢、共同发展。二、外包业务范围及供应商选择（一）外包业务范围1.员工招聘：包括发布招聘信息、筛选简历、组织面试、录用手续办理等。2.员工培训与发展：制定培训计划、组织培训课程、提供职业发展指导等。3.薪酬核算与发放：根据公司薪酬政策，计算员工工资、奖金、福利等，并按时发放。4.社会保险与公积金办理：按照国家规定，为员工办理社会保险和住房公积金的参保、增减员、缴费等手续。5.档案管理：负责员工档案的建立、整理、保管和查阅等工作。6.劳动合同管理：起草、签订、续签、解除劳动合同等相关事宜。（二）供应商选择1.供应商筛选标准具有合法经营资质，具备从事人事外包业务的相关许可证和营业执照。拥有专业的服务团队，包括人力资源专家、招聘专员、薪酬核算人员、社保公积金专员等，人员具备相应的专业知识和技能。具有良好的信誉和口碑，在行业内无不良记录，客户评价较高。具备完善的服务流程和质量控制体系，能够确保服务的标准化和规范化。拥有先进的信息技术系统，能够实现与公司信息系统的对接，提高工作效率和数据准确性。具有合理的价格体系，服务收费透明、公正，符合市场行情。2.供应商评估与选择流程需求调研：根据公司人事外包业务需求，明确服务内容、质量要求、服务期限等关键要素。供应商推荐：通过网络搜索、行业推荐、客户介绍等方式，收集潜在供应商信息。初步筛选：对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。实地考察：对入围的供应商进行实地考察，了解其公司规模、办公环境、人员配备、服务流程等情况。资质审核：审核供应商的营业执照、资质证书、税务登记证等相关证件。方案评审：要求供应商提供详细的服务方案，包括服务内容、流程、质量控制措施、应急预案等，组织相关部门进行评审。综合评估：根据实地考察、资质审核、方案评审等情况，对供应商进行综合评估，确定候选供应商名单。合同谈判：与候选供应商进行合同谈判，明确双方权利义务、服务内容、价格、付款方式、违约责任等条款。合同签订：根据合同谈判结果，选定最终供应商，签订人事外包服务合同。三、外包业务流程（一）员工招聘流程1.需求沟通：用人部门与人力资源部门沟通招聘需求，明确招聘岗位、人数、岗位职责、任职要求、招聘期限等信息。2.招聘信息发布：人力资源部门将招聘信息提供给外包服务供应商，由供应商在指定的招聘渠道发布招聘信息。3.简历筛选：供应商负责收集、筛选应聘简历，将符合基本要求的简历推荐给用人部门。4.面试组织：用人部门根据推荐的简历，组织面试，确定面试时间、地点和面试人员名单。供应商协助用人部门进行面试安排，包括场地布置、面试资料准备等。5.面试评估：用人部门对面试人员进行评估，填写面试评估表，确定拟录用人员名单。6.录用决策：人力资源部门根据用人部门的拟录用意见，进行录用决策，确定最终录用人员名单。7.录用手续办理：供应商负责为录用人员办理入职手续，包括签订劳动合同、办理社保公积金参保手续、发放工作证件等。（二）员工培训与发展流程1.培训需求调研：人力资源部门定期开展培训需求调研，了解员工培训需求和公司业务发展对员工能力的要求。2.培训计划制定：根据培训需求调研结果，人力资源部门制定年度培训计划，明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等。3.培训课程开发：对于公司内部无法提供的培训课程，人力资源部门委托外包服务供应商进行课程开发。供应商根据培训计划要求，开发相应的培训课程，并提交课程大纲、教材、课件等资料。4.培训组织实施：人力资源部门负责培训的组织实施，包括培训通知发布、培训场地安排、培训设备准备等。供应商按照培训计划要求，派遣培训师资进行培训授课。5.培训效果评估：培训结束后，人力资源部门组织对培训效果进行评估，包括学员反馈、考试考核、实际工作表现评估等。供应商协助人力资源部门进行培训效果评估工作。6.培训记录与档案管理：人力资源部门负责培训记录的整理和归档，包括培训计划、培训课程资料、培训签到表、培训考核成绩等。供应商按照要求提供相关培训记录资料，协助人力资源部门进行档案管理。（三）薪酬核算与发放流程1.薪酬数据收集：人力资源部门每月定期收集员工考勤数据、绩效数据、加班数据等薪酬核算相关资料，并提供给外包服务供应商。2.薪酬核算：供应商根据人力资源部门提供的薪酬核算资料，按照公司薪酬政策和相关法律法规要求，进行薪酬核算，包括工资计算、奖金核算、福利发放等。3.薪酬审核：人力资源部门对供应商核算的薪酬数据进行审核，确保薪酬计算准确无误。4.薪酬发放：审核通过后，供应商按照公司规定的时间和方式，将薪酬发放至员工工资账户。5.薪酬报表生成：供应商每月定期生成薪酬报表，包括工资明细、奖金明细、福利明细等，提供给人力资源部门。6.薪酬数据分析：人力资源部门对薪酬报表数据进行分析，为公司薪酬管理决策提供依据。（四）社会保险与公积金办理流程1.参保信息收集：人力资源部门每月定期收集员工参保信息，包括员工基本信息、入职时间、离职时间、工资基数等，并提供给外包服务供应商。2.参保手续办理：供应商根据人力资源部门提供的参保信息，按照国家规定，为员工办理社会保险和住房公积金的参保、增减员、缴费等手续。3.社保公积金申报与缴纳：供应商每月定期向社保公积金管理部门申报员工参保信息和缴费金额，并按时缴纳社会保险费和住房公积金。4.社保公积金查询与核对：人力资源部门定期查询员工社保公积金缴纳情况，与供应商提供的数据进行核对，确保缴纳信息准确无误。5.社保公积金待遇申领：员工符合社保公积金待遇申领条件时，供应商协助人力资源部门办理相关待遇申领手续，包括养老金领取、失业金领取、公积金提取等。（五）档案管理流程1.档案建立：员工入职时，外包服务供应商负责为员工建立个人档案，包括员工基本信息表、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同、培训记录、绩效考核记录等。2.档案整理与归档：供应商定期对员工档案进行整理和归档，确保档案资料完整、有序。3.档案查阅与借阅：公司内部人员因工作需要查阅或借阅员工档案时，需填写档案查阅申请表，经人力资源部门负责人批准后，由供应商提供查阅或借阅服务。4.档案保管与安全：供应商负责档案的保管工作，确保档案存放安全，防止档案丢失、损坏或泄露。5.档案转移与注销：员工离职时，供应商负责将员工档案转移至新的工作单位或档案管理机构，并办理档案注销手续。（六）劳动合同管理流程1.合同起草与审核：人力资源部门根据公司实际情况，起草劳动合同文本，并提交公司法律顾问进行审核。审核通过后，将劳动合同文本提供给外包服务供应商。2.合同签订：供应商负责与员工签订劳动合同，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务。3.合同续签与解除：劳动合同到期前，人力资源部门提前通知供应商，由供应商根据公司意见，与员工办理合同续签或解除手续。4.合同备案与管理：供应商负责将签订的劳动合同进行备案，并按照要求进行合同管理，包括合同台账建立、合同变更记录等。四、服务质量监控与评估（一）服务质量监控1.建立服务质量监控机制：公司与外包服务供应商共同建立服务质量监控机制，明确监控指标、监控方式、监控频率等。2.定期检查与抽查：公司定期对外包服务供应商的服务质量进行检查，包括服务流程执行情况、服务数据准确性、服务响应及时性等。同时，不定期进行抽查，及时发现和解决服务过程中存在的问题。3.客户反馈收集：公司通过设立意见箱、在线反馈平台、定期沟通会议等方式，收集员工和用人部门对人事外包服务的反馈意见，及时了解服务质量情况。4.问题整改跟踪：对于检查和反馈中发现的问题，公司及时与外包服务供应商沟通，要求其制定整改措施并限期整改。同时，对整改情况进行跟踪，确保问题得到彻底解决。（二）服务质量评估1.制定评估指标体系：公司根据人事外包业务特点和服务要求，制定服务质量评估指标体系，包括服务准确性、服务及时性、服务满意度、服务创新性等方面的指标。2.定期评估：公司每季度对外包服务供应商的服务质量进行一次全面评估，根据评估指标体系，对供应商的服务表现进行量化评分。3.评估结果应用：根据服务质量评估结果，公司对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商提出警告，并要求其限期改进。连续两个季度评估结果不合格的供应商，公司有权终止与其签订的服务合同。五、信息安全管理（一）信息安全责任界定1.公司责任：公司负责制定人事外包业务信息安全管理制度，明确信息安全管理目标、范围、责任和措施。同时，对公司内部涉及人事外包业务的信息系统、数据存储设备等进行安全管理，确保公司信息安全。2.供应商责任：外包服务供应商负责按照公司要求，建立健全信息安全管理制度，采取有效的技术手段和管理措施，保障人事外包业务信息安全。同时，对供应商内部涉及人事外包业务的信息系统、数据存储设备等进行安全管理，确保供应商信息安全。（二）信息安全措施1.网络安全防护：公司和供应商均应建立网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止网络攻击和数据泄露。2.数据备份与恢复：公司和供应商均应定期对人事外包业务数据进行备份，并建立数据恢复机制，确保数据在遭受损失时能够及时恢复。3.用户权限管理：公司和供应商均应建立用户权限管理制度，对涉及人事外包业务的系统用户进行权限分配和管理，确保用户只能访问其工作所需的信息。4.信息安全培训：公司和供应商均应对涉及人事外包业务的工作人员进行信息安全培训，提高员工的信息安全意识和操作技能。5.信息安全审计：公司定期对人事外包业务信息安全情况进行审计，检查信息安全管理制度执行情况、安全措施落实情况等，及时发现和解决信息安全问题。六、保密管理（一）保密范围界定1.公司商业秘密：包括公司战略规划、业务数据、客户信息、技术秘密、财务信息等。2.员工个人信息：包括员工基本信息、工资薪酬、社会保险、公积金等个人隐私信息。（二）保密措施1.签订保密协议：公司与外包服务供应商签订保密协议，明确双方在保密方面的权利义务和违约责任。同时，要求供应商与其工作人员签订保密协议，确保保密责任落实到具体人员。2.信息存储与传输安全：公司和供应商均应采取加密技术等措施，确保人事外包业务信息在存储和传输过程中的安全，防止信息泄露。3.保密培训与教育：公司和供应商均应对涉及人事外包业务的工作人员进行保密培训，提高员工的保密意识和责任感。4.保密监督与检查：公司定期对人事外包业务保密情况进行监督检查，发现问题及时要求供应商进行整改。同时，对违反保密规定的行为，依法追究相关人员的责任。七、费用管理（一）费用预算编制1.费用分类：人事外包业务费用主要包括招聘费用、培训费用、薪酬核算费用、社保公积金办理费用、档案管理费用、合同管理费用等。2.预算编制原则：费用预算编制应遵循“实事求是、合理合规、节约高效”的原则，根据公司人事外包业务需求和市场行情，科学合理地编制费用预算。3.预算编制流程：人力资源部门每年年底根据公司下一年度人事外包业务计划，编制费用预算草案，提交财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。经公司管理层审批后的费用预算作为下一年度人事外包业务费用控制的依据。（二）费用支付与结算1.费用支付方式：公司按照人事外包服务合同约定的付款方式，按时向外包服务供应商支付费用。费用支付方式包括银行转账、支票等。2.费用结算流程：每月末，外包服务供应商向公司提交当月人事外包业务费用结算清单，包括服务内容、服务数量、服务费用等明细。公司财务部门对结算清单进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式支付费用。（三）费用控制与监督1.费用控制措施：公司建立费用控制机制，定期对人事外包业务费用进行分析和评估，及时发现费用支出异常情况，并采取相应的控制措施。同时，要求外包服务供应商严格按照合同约定的服务内容和标准提供服务，避免因服务质量问题导致费用增加。2.费用监督检查：公司财务部门定期对外包服务供应商的费用支出情况进行监督检查，确保费用支出合理合规。同时，对违反费用管理规定的行为，依法追究相关人员的责任。八、应急管理（一）应急预案制定1.应急管理目标：建立健全人事外包业务应急管理机制，有效应对可能出现的各类突发事件，保障人事外包业务的正常运行，维护公司和员工的合法权益。2.应急事件分类：人事外包业务应急事件主要包括自然灾害、公共卫生事件、网络安全事件、供应商违约事件等。3.应急预案内容：应急预案应包括应急组织机构及职责、应急响应程序、应急处置措施、应急资源保障等内容。（二）应急演练与培训1.应急演练：公司定期组织人事外包业务应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高应急处置能力。应急演练应包括桌面演练、实战演练等多种形式。2.应急培训：公司和外包服务供应商均应对涉及人事外包业务的工作人员进行应急培训，提高员工的应急意识和操作技能。应急培训应包括应急知识培训、应急技能培训等内容。（三）应急处置