运营部印章管理制度及流程

PAGE运营部印章管理制度及流程一、总则（一）目的为加强运营部印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于运营部所有印章的管理与使用，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、部门章等。（三）基本原则1.印章管理遵循“专人负责、严格审批、规范使用、妥善保管”的原则。2.印章使用必须符合法律法规及公司/组织相关规定，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。二、印章的种类及用途（一）公章1.代表公司/组织对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.用于各类重要文件、合同、协议、信函等的签署及对外报送资料的盖章确认。（二）合同专用章1.专门用于签订各类经济合同及相关协议的印章。2.在签订经济合同、合作协议等业务活动中，代表公司/组织签署具有法律效力的文件。（三）财务专用章1.用于公司/组织财务核算、资金收付等财务业务相关文件的盖章。2.如财务报表、发票、支票、汇票等财务票据的盖章确认。（四）部门章1.运营部内部使用的印章，用于部门内部文件、通知、报告等的盖章。2.仅限于在运营部职责范围内的相关业务活动中使用，不得对外使用。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.运营部根据工作需要，如需刻制新印章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格及刻制原因等内容。2.《印章刻制申请表》经运营部负责人审核签字后，报公司/组织相关领导审批。3.审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交运营部，并填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、规格、数量、启用日期、交接时间、交接人等信息。2.运营部收到新印章后，应立即进行印章备案登记，并将备案信息报送公司/组织相关部门。3.新印章启用前，运营部应在公司/组织内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程及注意事项等内容。四、印章的保管（一）保管人员1.运营部应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员一经确定，不得随意更换。如因工作需要更换保管人员，应办理印章交接手续，并进行备案登记。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章转借他人使用，不得擅自携带印章外出。如因工作需要携带印章外出，必须经运营部负责人批准，并办理相关手续。（三）保管要求1.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告运营部负责人，并采取相应措施进行处理。2.印章保管人员应严格遵守印章管理规定，不得擅自使用印章，不得在空白纸张、文件上加盖印章。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等内容，并签字确认。2.《印章使用申请表》经用印申请人所在部门负责人审核签字后，报运营部负责人审批。3.运营部负责人根据用印事项的性质、重要程度等进行审批，如涉及重大事项或金额较大的合同协议等，应报公司/组织相关领导审批。4.审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》及相关用印文件提交给印章保管人员。5.印章保管人员对用印文件进行审核，确认文件内容与《印章使用申请表》一致后，在用印文件上加盖相应印章，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、用印文件名称、份数、用印人等信息。（二）使用范围1.公章的使用范围严格按照公司/组织相关规定执行，主要用于各类重要文件、合同、协议、信函等的签署及对外报送资料的盖章确认。2.合同专用章仅限于签订各类经济合同及相关协议，不得用于其他用途。3.财务专用章用于公司/组织财务核算、资金收付等财务业务相关文件的盖章，不得用于其他非财务业务。4.部门章仅限于在运营部职责范围内的相关业务活动中使用，不得对外使用。（三）使用要求1.用印文件必须内容真实、合法、有效，不得在虚假、违法或无效的文件上加盖印章。2.用印文件必须按照规定的格式和内容填写，不得擅自涂改、添加或删除文件内容。3.用印文件必须经相关部门负责人及运营部负责人审核签字后，方可加盖印章。4.印章保管人员在用印时，应认真核对用印文件内容，确保用印准确无误。如发现用印文件存在问题，应及时与用印申请人沟通，并报告运营部负责人。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司/组织机构变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，运营部应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称、规格等内容，并签字确认。2.《印章停用申请表》经运营部负责人审核签字后，报公司/组织相关领导审批。3.审批通过后，运营部应及时将停用印章交行政部门统一保管，并在公司/组织内部发布停用通知，明确停用印章的名称、停用日期及后续处理方式等内容。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，运营部应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁原因、销毁印章名称、规格等内容，并签字确认。2.《印章销毁申请表》经运营部负责人审核签字后，报公司/组织相关领导审批。3.审批通过后，由行政部门会同运营部共同对停用印章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.印章销毁后，运营部应将《印章销毁申请表》及销毁记录存档备案。七、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立印章管理监督小组，负责对运营部印章管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组由公司/组织内部审计、法务、行政等部门人员组成，负责对印章管理制度的执行情况、印章使用的合法性和规范性等进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人员是否符合要求等。2.印章使用情况，包括用印流程是否规范、用印文件是否真实合法有效等。3.印章备案登记情况，则包括印章刻制、启用、停用、销毁等环节的备案登记是否完整准确等。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。如责令改正、警告批评、罚款、解除劳动合同等。2.对于因印章管理不善导致公司/组织遭受经济损失或其他不良影响的，相关责任