淘宝运营合同管理制度

PAGE淘宝运营合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司淘宝运营合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与淘宝平台相关方签订的各类运营合同，包括但不限于店铺入驻合同、推广服务合同、技术服务合同、物流合作合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动应遵守国家法律法规及淘宝平台规则。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.在签订合同前，业务部门应负责对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。2.审查内容包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证照的真实性、有效性，并通过国家企业信用信息公示系统等渠道查询对方的信用记录。3.对于首次合作的客户，应要求对方提供详细的公司简介、经营业绩、财务状况等资料，以便评估合作风险。（二）合同条款审核1.合同文本应由业务部门起草，涉及法律专业问题的，应会同法务部门共同起草。2.合同条款应明确、具体、完整，包括但不限于合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。3.对于涉及淘宝平台规则的条款，应确保与平台规则保持一致，并明确双方在平台运营中的权利和义务。4.合同条款应避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述，对于格式条款，应遵循公平原则确定双方的权利和义务，并采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明。5.法务部门负责对合同条款进行法律审核，重点审查合同的合法性、合规性、完整性及风险防范措施等，提出修改意见和建议。业务部门应根据法务部门的意见对合同进行修改完善。（三）合同签订流程1.合同文本经审核通过后，由业务部门负责人签字确认，报公司法定代表人或授权代表审批。2.公司法定代表人或授权代表根据审批权限对合同进行审批，审批通过后，加盖公司公章或合同专用章。3.合同签订应采用书面形式，一式多份，由双方当事人签字（或盖章）后各执一份。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交公司档案室存档，并将合同副本分发给相关部门，以便履行和监督。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报上级领导审批，并抄送相关部门，确保各部门之间协调配合，共同推进合同履行。（二）履行过程监控1.业务部门应负责对合同履行情况进行实时监控，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向上级领导汇报，并会同相关部门研究解决方案。3.涉及多个部门的合同履行事项，各部门应按照履行计划和职责分工，密切配合，协同推进合同履行。（三）沟通协调机制1.建立合同履行沟通协调机制，合同双方应保持密切沟通，及时解决合同履行过程中出现的问题。2.对于涉及淘宝平台的问题，业务部门应及时与平台客服沟通协调，确保公司在平台上的运营活动符合平台规则。3.在合同履行过程中，如遇纠纷或争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。四、合同变更管理（一）变更情形1.在合同履行过程中，因市场变化、政策调整、双方协商一致等原因，需要对合同内容进行变更的，应签订书面的合同变更协议。2.合同变更的情形包括但不限于标的变更、数量变更、质量变更、价款或者报酬变更、履行期限变更、地点和方式变更、违约责任变更、争议解决方式变更等。（二）变更流程1.合同变更申请由业务部门提出，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，并填写合同变更申请表。2.合同变更申请表经业务部门负责人签字后，报法务部门进行法律审核。法务部门应重点审查变更事项的合法性、合规性及对公司权益的影响，提出审核意见。3.合同变更申请表经法务部门审核通过后，报公司法定代表人或授权代表审批。审批通过后，双方签订合同变更协议。4.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议原件交公司档案室存档，并将变更协议副本分发给相关部门，以便履行和监督。五、合同终止管理（一）终止情形1.合同期满，双方不再续签的，合同终止。2.合同履行完毕，双方的权利和义务已经全部实现的，合同终止。3.合同因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因无法继续履行而终止的。4.合同因一方违约或双方协商一致解除而终止的。（二）终止流程1.合同终止前，业务部门应提前通知合同对方，并对合同履行情况进行全面检查，确保合同义务已全部履行完毕。2.对于合同终止后需要办理的事项，如结算、交接、清理等，业务部门应制定详细的工作方案，并明确责任人及时间节点。3.在合同终止后，业务部门应及时将合同终止情况报上级领导备案，并会同相关部门对合同资料进行整理归档。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料交公司档案室存档。2.合同履行过程中产生的与合同有关的文件、资料，如补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要、验收报告等，业务部门应定期整理后交档案室存档。（二）档案整理1.档案室负责对合同档案进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类存放，并建立电子档案和纸质档案索引，便于查询和利用。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案室应配备必要的保管设施和设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定确定，一般分为短期、中期和长期。对于重要合同档案，应适当延长保管期限。3.在合同档案保管期限届满后，档案室应按照公司档案管理制度的规定进行鉴定和销毁。销毁合同档案时，应填写档案销毁清单，经相关部门负责人签字确认后，由专人负责监销。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.查阅合同档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案资料，应经档案室负责人同意，并按照规定办理相关手续。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅合同档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守公司档案管理制度的规定，不得泄露档案内容。七、合同风险管理（一）风险识别1.建立合同风险识别机制，定期对合同签订、履行、变更、终止等过程中的风险进行识别和评估。2.风险识别应涵盖合同主体风险、合同条款风险、履行风险、变更风险、终止风险、法律风险等方面。（二）风险评估1.根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如风险发生的可能性、影响程度等。2.对于高风险合同，应制定专项风险应对措施，加强风险监控和管理。（三）风险应对1.根据合同风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于合同履行过程中可能出现的风险，应提前制定应急预案，明确应急处理流程和责任分工，确保在风险发生时能够及时、有效地进行应对。八、监督与考核（一）监督检查1.建立合同管理监督检查机制，定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查。2.监督检查内容包括但不限于合同管理制度的执行情况、合同签订流程的合规性、合同履行情况、合同档案管理情况等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。