财务共享运营管理制度

PAGE财务共享运营管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务共享运营管理，提高财务工作效率，保证财务信息质量，加强财务风险控制，为公司的稳定发展提供有力的财务支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的财务共享运营管理活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、会计准则及相关行业标准，确保财务共享运营活动合法合规。2.准确性原则：保证财务数据的准确录入、处理和报告，为公司决策提供可靠依据。3.效率性原则：优化财务流程，运用信息技术手段，提高财务工作效率，降低运营成本。4.保密性原则：加强财务信息安全管理，保护公司商业秘密和财务数据安全。二、组织架构与职责（一）财务共享服务中心1.定义：财务共享服务中心是公司集中处理财务业务的专业机构，负责统一执行财务核算、资金结算、费用报销等标准化财务流程。2.职责制定和完善财务共享运营相关制度、流程和操作规范。负责财务数据的集中录入、审核、记账和报表编制等工作。管理资金结算，确保资金安全、高效流转。处理费用报销业务，监控费用支出合规性。开展财务分析，为公司提供决策支持信息。负责财务信息系统的日常维护和管理。（二）业务部门1.定义：业务部门是公司开展各项经营活动的主体，包括但不限于销售部门、采购部门生产部门等。2.职责负责本部门业务相关财务事项的发起和初审，确保业务活动符合财务规定。配合财务共享服务中心完成财务数据的收集、整理和核对工作。及时反馈业务过程中的财务问题，协助财务共享服务中心进行财务风险防控。（三）财务管理部门1.定义：财务管理部门是公司财务工作的统筹管理机构，负责制定财务战略、政策和规划。2.职责指导和监督财务共享服务中心的运营管理工作，确保制度执行和目标达成。审核财务共享服务中心提供的财务报告和分析信息，为公司决策提供专业意见。协调与外部监管机构、税务机关等的关系，维护公司良好的财务形象。参与公司重大财务决策，提供财务支持和风险评估。三、财务核算管理（一）核算流程1.业务发起：业务部门按照财务规定填写相关业务单据，详细记录业务内容、金额、往来单位等信息，并提交至财务共享服务中心。2.数据录入：财务共享服务中心操作人员根据业务单据在财务信息系统中准确录入数据，确保数据的完整性和准确性。3.审核校验：系统自动对录入的数据进行逻辑校验，同时安排专人进行人工审核，重点审核业务的真实性、合规性以及数据的准确性。审核通过的数据进入记账环节，审核不通过的数据及时反馈给业务部门进行修正。4.记账处理：审核无误的数据由系统自动生成记账凭证，并进行账务处理，更新相关财务账簿和报表。5.结账与报表生成：按照会计期间进行结账操作，生成各类财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表经审核后报送财务管理部门及相关领导。（二）会计科目设置与使用1.会计科目设置原则：遵循国家会计准则和公司财务管理要求，结合财务共享运营特点，科学合理设置会计科目体系，确保财务核算的准确性和规范性。2.会计科目使用规范：明确各会计科目的核算内容和使用范围，业务部门和财务共享服务中心操作人员应严格按照规定使用会计科目，不得随意变更或混用。对于特殊业务的会计处理，应遵循相关会计准则和公司内部规定，并及时向财务管理部门报备。（三）财务档案管理1.档案分类：财务档案分为会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、合同协议等类别。2.档案收集与整理：财务共享服务中心在每月结账后，及时收集、整理各类财务档案，按照档案类别和时间顺序进行编号、装订，并编制档案目录。3.档案存储与保管：采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案库房，确保档案的安全、完整；电子档案应定期进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备上。档案保管期限按照国家法律法规和公司内部规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。4.档案查阅与借阅：内部人员查阅财务档案需填写查阅申请表，经相关负责人批准后，在指定地点查阅；外部单位查阅或借阅财务档案，需提供正式函件，并经公司财务管理部门负责人批准，办理相关手续后方可查阅或借阅。查阅或借阅过程中，应严格遵守档案管理规定，确保档案安全。四、资金结算管理（一）资金账户管理1.账户开设与变更：根据公司业务需要，由财务管理部门统一规划资金账户的开设、变更和撤销。资金账户应按照国家法律法规和银行监管要求进行管理，确保账户的合法性和安全性。2.账户监控与核对：财务共享服务中心负责每日监控资金账户余额和交易明细，及时发现异常情况并进行核实处理。定期与银行进行账户余额核对，确保资金账实相符。3.账户安全管理：加强资金账户的安全管理，设置严格的账户密码和权限，定期更换密码。妥善保管银行预留印鉴、支付密钥等重要资料，防止泄露。（二）收付款管理1.收款管理：业务部门负责及时催收款项，并将收款信息通知财务共享服务中心。财务共享服务中心根据收款信息进行收款确认和账务处理，确保款项及时足额到账。对于逾期未收款项，应及时与业务部门沟通，采取有效措施进行催收。2.付款管理：付款业务应严格按照公司审批流程进行操作。业务部门提交付款申请，经相关部门和领导审批后，财务共享服务中心审核付款信息的准确性和合规性，无误后进行付款操作。付款方式应根据公司规定和业务实际情况选择合适的支付方式，确保资金支付安全、快捷。（三）资金预算与控制1.资金预算编制：财务管理部门牵头组织各部门编制年度资金预算，明确资金收支计划和资金使用方向。资金预算应结合公司业务发展规划、经营目标和财务状况进行编制，确保预算的科学性和合理性。2.资金预算执行与监控：财务共享服务中心负责监控资金预算的执行情况，定期对比实际资金收支与预算的差异，及时发现问题并向财务管理部门反馈。对于预算执行偏差较大的情况，应协同相关部门分析原因，采取措施进行调整和纠正，确保资金预算的严格执行。五、费用报销管理（一）报销流程1.费用申请：业务人员根据业务需要填写费用报销申请表，详细说明费用发生的事由、金额、报销类型等信息，并按照公司审批流程提交审批。2.审批环节：费用报销申请按照公司规定的审批权限进行流转审批，各级审批人员应认真审核费用的真实性、合理性和合规性，签署审批意见。审批通过的费用报销申请提交至财务共享服务中心。3.报销审核：财务共享服务中心操作人员对费用报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、完整性、合法性，以及报销金额是否符合公司规定标准。审核通过的费用报销申请进行账务处理并支付报销款项；审核不通过的费用报销申请及时反馈给业务人员，说明原因并要求补充或修正相关资料。4.报销支付：财务共享服务中心根据审核结果，通过银行转账、现金支付等方式将报销款项支付给报销人员。对于大额报销或特殊情况需采用其他支付方式的，应按照公司规定进行审批和操作。（二）报销标准与范围1.报销标准：明确各类费用的报销标准，如差旅费、业务招待费、办公用品费等，确保费用支出合理合规。报销标准应根据公司实际情况和市场行情进行制定，并定期进行评估和调整。2.报销范围：严格界定费用报销的范围，明确哪些费用可以报销，哪些费用不得报销。对于不符合报销范围的费用，财务共享服务中心有权拒绝报销申请。（三）报销凭证管理1.凭证要求：费用报销应提供真实、合法、有效的报销凭证，如发票、收据、审批单等。报销凭证应符合国家税务法规和公司财务制度的要求，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.凭证审核：财务共享服务中心在审核费用报销时，应认真审核报销凭证的真实性和合规性。对于不符合要求的报销凭证，应要求业务人员更换或补充合法有效的凭证。3.凭证保管：报销凭证作为财务档案的重要组成部分，应按照财务档案管理规定进行妥善保管。保管期限届满后，按照规定进行销毁或存档。六、财务信息系统管理（一）系统建设与维护1.系统规划与选型：财务管理部门根据公司业务发展和财务共享运营需求，制定财务信息系统建设规划，组织选型论证，选择适合公司的财务信息系统。2.系统实施与上线：负责财务信息系统的实施工作，包括系统安装、配置、数据迁移、用户培训等。确保系统按时上线运行，并达到预期的功能和性能要求。3.系统维护与升级：安排专人负责财务信息系统的日常维护工作，及时处理系统故障和问题，保障系统的稳定运行。定期对系统进行评估和优化，根据公司业务发展和技术进步的需要，及时进行系统升级，确保系统功能的先进性和适用性。（二）系统安全管理1.安全策略制定：制定财务信息系统安全策略，明确系统安全目标、安全措施和安全责任。安全策略应涵盖网络安全、数据安全、用户认证与授权、系统备份与恢复等方面，确保系统安全可靠运行。2.安全技术措施：采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全技术手段，防范网络攻击、数据泄露等安全风险。定期进行系统安全漏洞扫描和修复，及时更新系统安全补丁。3.用户认证与授权管理：建立严格的用户认证与授权机制，对系统用户进行身份验证和权限管理。用户应使用唯一的用户名和密码登录系统，并定期更换密码。根据用户工作职责和权限需求，合理分配系统操作权限，防止越权操作。4.数据备份与恢复：定期对财务信息系统数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障或数据丢失时能够及时恢复数据，保证财务工作的连续性。（三）系统用户管理1.用户注册与注销：新用户入职时，由所在部门向财务共享服务中心提交用户注册申请，财务共享服务中心根据用户工作职责和权限需求，为用户创建系统账号，并分配初始密码。用户离职或岗位变动时，所在部门应及时通知财务共享服务中心进行用户账号注销或权限调整。2.用户培训与支持：为新用户提供系统操作培训，使其熟悉财务信息系统的功能和操作流程。定期组织系统操作培训和业务交流活动，提高用户的系统操作技能和业务水平。设立系统支持热线或在线客服，及时解答用户在系统使用过程中遇到的问题。3.用户考核与监督：制定用户考核制度，对用户的系统操作规范、数据准确性、工作效率等方面进行考核评价。加强对用户操作行为的监督，发现违规操作及时进行纠正和处理。七、财务风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：财务共享服务中心和财务管理部门应定期对财务共享运营过程中的风险进行识别，包括但不限于财务数据准确性风险、资金安全风险、费用报销合规风险、信息系统安全风险等。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行排序，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避：对于风险发生可能性较高且影响程度较大的风险，如重大财务违规风险，应采取风险规避措施，避免风险事件的发生。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较小的风险，如财务数据录入错误风险，应采取风险降低措施，通过加强内部控制、提高人员素质等方式降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于风险发生可能性较低但影响程度较大的风险，如重大自然灾害导致的财务损失风险，可通过购买保险等方式将风险转移给保险公司。4.风险接受：对于风险发生可能性较低且影响程度较小的风险，如日常财务操作中的一些小风险，可采取风险接受措施，在风险可承受范围内进行监控和管理。（三）风险监控与预警1.风险监控：建立财务风险监控机制，定期对财务共享运营风险进行监控，及时发现风险变化情况。监控内容包括财务数据指标