运营商固定电话管理制度

PAGE运营商固定电话管理制度一、总则（一）目的为加强公司固定电话的管理，规范固定电话的使用行为，提高通信效率，降低通信成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有固定电话的使用、维护及管理。（三）管理原则1.统一管理原则：公司固定电话由行政部门统一负责管理和调配。2.规范使用原则：所有员工应按照本制度规定规范使用固定电话，确保通信畅通和信息安全。3.成本控制原则：在保证通信需求的前提下，合理控制固定电话使用成本。二、固定电话的配置与管理（一）配置标准1.根据工作需要，为各部门、岗位合理配置固定电话。2.新员工入职时，由所在部门提出申请，行政部门根据实际情况予以配置。（二）安装与调试1.行政部门负责联系运营商进行固定电话的安装，并确保线路畅通。2.安装完成后，行政部门应及时通知相关部门和人员进行调试，确保电话正常使用。（三）编号与登记1.固定电话应进行统一编号，编号规则由行政部门制定。2.行政部门负责建立固定电话使用台账，详细记录每部电话的使用部门、使用人、电话号码等信息。（四）移动与变更1.因工作需要调整固定电话使用部门或使用人的，由所在部门提出申请，经行政部门批准后进行调整，并及时更新台账信息。2.固定电话如需移动位置，应提前通知行政部门，由行政部门安排专业人员进行操作，不得私自移动。三、固定电话的使用规范（一）使用时间1.公司固定电话的正常使用时间为周一至周五的上午8:30至下午17:3（节假日除外）。2.因工作需要在非工作时间使用固定电话的，应提前向行政部门报备。（二）通话内容1.员工在使用固定电话时，应确保通话内容与工作相关，不得利用公司固定电话进行私人聊天、拨打与工作无关的电话。2.涉及公司机密信息的通话，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）长途与国际通话1.如需拨打长途或国际电话，应提前填写《长途/国际电话申请表》，经部门负责人审批后，交行政部门登记备案。2.行政部门根据审批情况，为申请人开通相应的权限，并在通话结束后及时进行费用核算和报销。（四）免打扰功能1.员工因工作需要可申请使用固定电话的免打扰功能，填写《免打扰功能申请表》，经部门负责人审批后，交行政部门设置。2.免打扰功能开启期间，除紧急情况外，外部来电将被自动转接至语音信箱。四、固定电话的费用管理（一）费用结算1.公司固定电话的费用由运营商定期与行政部门结算，行政部门应及时核对费用明细，确保费用准确无误。2.行政部门根据费用结算情况，按照公司财务制度进行报销和入账处理。（二）费用控制1.行政部门应定期对固定电话费用进行统计分析，及时发现异常费用情况，并采取相应措施进行控制。2.各部门应合理使用固定电话，尽量减少不必要的通话费用支出。对于因工作失误或违规使用导致的高额费用，将由相关责任人承担。（三）费用报销1.员工因工作需要产生的固定电话费用，应按照公司报销制度进行报销。报销时需提供有效的发票和通话记录清单。2.行政部门负责审核员工的固定电话费用报销申请，确保报销内容真实、合理、合规。五、固定电话的维护与保养（一）日常维护1.员工应爱护固定电话设备，保持电话清洁，不得随意拆卸、损坏电话部件。2.如发现固定电话出现故障，应及时通知行政部门，由行政部门安排专业人员进行维修。（二）定期检查1.行政部门应定期对固定电话进行检查，包括线路连接、设备运行状况等，确保电话正常使用。2.对于老化或损坏严重的固定电话设备，行政部门应及时进行更换，以保证通信质量。（三）故障处理1.固定电话出现故障时，员工应立即停止使用，并及时向行政部门报告。行政部门接到报告后，应在规定时间内安排维修人员进行处理。2.维修人员应及时对故障进行诊断和修复，并做好维修记录。对于因设备故障导致的通信中断，应采取临时应急措施，确保通信尽快恢复。六、固定电话的安全管理（一）信息安全1.员工在使用固定电话时，应严格遵守公司信息安全制度，不得通过固定电话传输涉及公司机密、敏感信息的文件、资料等。2.行政部门应加强对固定电话使用过程的监督，防止信息泄露事件的发生。（二）网络安全1.严禁员工利用公司固定电话接入非法网络或进行非法网络活动，如网络攻击、网络诈骗等。2.行政部门应定期对固定电话的网络安全状况进行检查，及时发现和处理安全隐患。（三）应急管理1.制定固定电话应急处置预案，明确在突发情况下的通信保障措施和应急处理流程。2.定期对应急处置预案进行演练，提高员工的应急处置能力，确保在紧急情况下固定电话能够正常使用。七、违规处理与责任追究（一）违规行为1.未经批准私自使用公司固定电话拨打私人电话、长途或国际电话。2.利用公司固定电话进行与工作无关的活动，如聊天、玩游戏等。3.故意损坏固定电话设备或擅自移动电话位置。4.违反信息安全和网络安全规定，通过固定电话传输敏感信息或进行非法网络活动。（二）处理措施1.对于首次违规的员工，行政部门将给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，行政部门将视情节轻重给予书面警告、罚款、降职降薪等处理措施，并在全公司范围内进行通报批评。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规员工应承担相应的赔偿责任。（三）责任追究1.对于因管理不善导致固定电话使用混乱、费用超支等问题的部门负责人，公司将视情节轻重给予相应的问责处理。2.对于违反法律法规或行业标准，给公司带来重大风险或损失的行为，