门店账户运营管理制度

PAGE门店账户运营管理制度一、总则（一）目的为加强公司门店账户的运营管理，规范账户操作流程，确保资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的账户运营管理活动。（三）基本原则1.合法性原则门店账户运营必须遵守国家法律法规以及金融监管部门的相关规定，确保各项操作合法合规。2.安全性原则建立健全账户安全保障机制，采取有效措施防范账户资金被盗用、挪用等风险，保障资金安全。3.准确性原则账户信息记录、资金交易等操作应准确无误，确保财务数据的真实性和可靠性。4.效率性原则优化账户运营流程，提高资金收付效率，保障门店业务的正常开展。二、账户设置与管理（一）账户开设1.门店根据业务需要，提出开设账户的申请，经公司财务部门审核后，报公司管理层审批。2.申请材料应包括开设账户的必要性、预计资金流量、账户用途等详细信息。3.经批准后，由财务部门统一办理账户开设手续，确保账户信息准确无误，并妥善保管账户开户资料。（二）账户变更1.门店如需变更账户信息（如账户名称、开户行、账号等），应提前向公司财务部门提交变更申请，并说明变更原因及预计影响。2.财务部门审核变更申请后，报公司管理层审批。审批通过后，按照银行相关规定办理账户变更手续，并及时更新公司内部账户管理信息。（三）账户撤销1.门店因业务终止、合并、分立等原因需要撤销账户时，应向公司财务部门提交撤销申请，说明撤销原因及账户余额处理情况。2.财务部门对撤销申请进行审核，确保账户资金已清理完毕且无遗留问题后，报公司管理层审批。3.经批准后，由财务部门办理账户撤销手续，并妥善保管账户撤销相关资料。（四）账户监控1.财务部门应定期对门店账户进行监控，包括账户余额、资金交易明细、账户状态等，及时发现异常情况并采取相应措施。2.建立账户预警机制，设定合理的预警指标，如账户余额低于一定限额、短期内资金流量异常等。当出现预警情况时，及时通知相关部门和人员进行核实处理。3.加强与银行的沟通协作，及时获取账户相关信息，确保账户运营情况得到有效监控。三、资金收付管理（一）收款管理1.门店应建立健全收款流程，明确收款方式、收款人员职责等。2.收款人员应在收到款项后及时开具收款凭证，并将款项及时缴存至指定账户。收款凭证应妥善保管，以备核查。3.对于现金收款，应严格执行现金管理制度，确保现金安全。每日营业终了，收款人员应及时清点现金，并与相关记录核对一致，将现金缴存银行。4.对于非现金收款（如银行转账、支票等），应及时核对收款信息，确保款项准确到账。如发现收款异常，应及时与付款方沟通核实，并采取相应措施。（二）付款管理1.门店付款应严格按照公司规定的审批流程进行，确保付款事项真实、合理、合规。2.付款申请应明确付款金额、付款对象、付款用途等详细信息，并附上相关证明材料。3.财务部门对付款申请进行审核，重点审核付款事项的真实性、合规性以及资金来源的合理性。审核通过后，报公司管理层审批。4.经批准后，财务部门按照审批意见办理付款手续。对于银行转账付款，应准确填写收款方信息，确保款项及时、准确到账；对于现金付款，应严格控制现金支付范围，按照公司现金管理规定进行支付，并要求收款人签字确认。5.建立付款跟踪机制，及时了解款项支付情况，确保付款事项得到有效执行。对于已付款但未取得发票等相关凭证的事项，应及时催促相关人员办理后续手续。四、账户资金核算与对账（一）资金核算1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司内部财务制度，对门店账户资金进行准确核算。2.每日营业终了，财务人员应及时记录账户资金收支情况，编制资金日报表，确保资金账目清晰、准确。3.定期对账户资金进行分类核算，如收入核算、成本核算、费用核算等，为公司财务管理提供准确的数据支持。（二）对账管理1.财务部门应定期与银行进行对账，确保账户余额、交易明细等信息与银行记录一致。2.每月至少进行一次全面对账，核对银行对账单与公司内部账户记录的差异，并编制银行存款余额调节表。对于发现的未达账项，应及时查明原因并进行处理。3.加强与门店之间的资金往来对账，定期核对门店与公司之间的资金收付情况，确保双方账目一致。如有差异，应及时沟通核实，查明原因并进行调整。4.建立对账档案管理制度，妥善保管银行对账单、银行存款余额调节表、门店资金往来对账记录等相关资料，以备审计和查询。五、账户安全管理（一）密码与密钥管理1.门店账户的登录密码、支付密码等应妥善保管，严禁泄露。密码应定期更换，且设置强度符合银行要求。2.对于涉及资金支付的密钥（如U盾、数字证书等），应专人专管，严格按照规定的操作流程使用和保管。密钥使用人员应妥善保管密钥载体，不得随意转借他人。3.在密钥交接、保管过程中，应进行详细登记，确保密钥安全流转和使用。（二）网络安全管理1.门店应加强账户运营的网络安全管理，采取必要的安全防护措施，如安装防火墙、防病毒软件等，防止网络攻击和数据泄露。2.规范门店网络设备的使用，严禁在门店网络环境中接入未经授权的设备，确保网络安全稳定运行。3.定期对门店网络安全状况进行检查和评估，及时发现并修复安全漏洞。（三）人员安全管理1.加强对门店账户运营人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人员疏忽导致账户安全事故。2.明确账户运营人员的职责权限，实行不相容岗位分离制度，避免因人员越权操作引发风险。3.对离职或岗位变动的账户运营人员，及时进行账户权限调整和相关资料交接，并监督其完成工作交接手续，确保账户安全。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对门店账户运营情况进行审计监督，检查账户管理制度的执行情况、资金收付的合规性、账户安全措施的落实情况等。2.审计人员应通过查阅账目、核对凭证、实地检查等方式，对门店账户运营进行全面审查，并出具审计报告。对于审计发现的问题，应提出整改意见和建议，督促相关部门和人员及时整改。（二）财务部门日常检查1.财务部门应加强对门店账户运营的日常检查，定期或不定期对门店账户资金、操作流程、安全管理等方面进行检查。2.检查内容包括账户余额是否准确、资金收付是否合规、收款凭证是否齐全、密码与密钥管理是否规范等。对于检查中发现的问题，应及时要求门店进行整改，并跟踪整改情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的门店或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、责令整改、解除劳动合同等。2.对于因违规操作导致公司资金损失或其他不