运营档案规范管理制度

PAGE运营档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司运营档案管理，确保运营档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司运营过程中产生的各类档案，包括但不限于运营策划方案、市场调研资料、业务数据记录、客户信息档案、运营活动记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司运营活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理运营过程中形成的各类档案，确保无遗漏。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录清晰、规范。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。5.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司运营档案管理的各项规章制度。2.集中统一管理公司运营档案，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作进行全面监督和指导。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门运营档案的收集、整理和初步分类工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.在档案形成过程中，严格按照档案管理要求进行规范操作，保证档案质量。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的有序存放和安全。3.为档案查阅利用提供优质服务，按照规定办理查阅手续，及时准确提供所需档案。4.对档案管理工作中发现的问题及时报告，并提出改进建议。三、档案收集（一）收集范围1.运营策划阶段：包括市场分析报告、运营策略规划、项目可行性研究报告等。2.业务执行阶段：业务合同、订单记录、业务流程文档、工作报表、客户沟通记录等。3.运营活动阶段：活动策划方案、活动执行记录、活动效果评估报告、宣传资料等。4.客户关系管理阶段：客户基本信息、客户需求记录、客户反馈意见、客户投诉处理记录等。5.其他与运营相关的文件、资料、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集应遵循全面、准确的原则，涵盖运营活动的各个环节和方面。3.对于电子文件，应确保其原始性和可读性，按照规定的格式和命名规则进行保存。4.收集的档案应附带必要的说明和注释，以便于理解和查阅。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作完成后的[X]个工作日内收集整理。2.重大运营项目或活动结束后，应在[X]个工作日内完成档案的收集工作。四、档案整理（一）分类标准1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分。2.按机构分类：根据公司内部机构设置，对档案进行分类。3.按问题分类：按照运营活动涉及的不同问题进行分类，如市场推广、销售管理、客户服务等。4.按保管期限分类：分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种保管期限。（二）整理方法1.纸质档案：去除档案中的金属物，对纸张进行去污、修复等处理，按照分类标准进行装订、编页、编号。2.电子档案：按照分类标准建立文件夹结构，对电子文件进行命名、标注日期、添加元数据等操作，确保电子档案的规范性和可检索性。3.声像档案：对照片、录音、录像等声像资料进行整理，标注拍摄或录制时间、地点、内容等信息，并进行数字化存储。（三）编目1.编制档案目录：根据整理好的档案，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等信息。2.建立索引：为便于快速查找档案，建立档案索引，可采用纸质索引和电子索引相结合的方式。五、档案归档（一）归档流程1.各部门档案管理人员将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，进行再次核对和审核，确保档案符合归档要求。3.对审核通过的档案进行分类存放，并在档案目录和索引中登记归档信息。（二）归档时间1.年度档案应在次年的[X]月底前完成归档。2.专项档案应在项目结束后的[X]个工作日内完成归档。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整，整理规范，编目准确。2.档案应按照规定的分类方法和编号顺序进行存放，便于查找和管理。3.归档的电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房应划分不同的区域，分别存放不同类型和保管期限的档案。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜（箱）、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：对公司在一定时期内有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：对公司在较短时期内有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每[X]年进行一次重点清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.编制档案清查报告，上报公司领导，并作为档案管理工作考核的依据。七、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应经公司保密管理部门批准，并在档案管理部门指定的地点查阅。3.外部单位或个人查阅公司档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息。2.申请表经审批后，档案管理人员根据申请内容提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上登记查阅时间、查阅人、档案名称等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）查阅限制1.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。2.对涉及公司机密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.未经档案管理部门同意，查阅人不得自行复制、拍照、录像档案内容。八、档案利用（一）利用方式1.为公司内部各部门提供档案查阅服务，支持业务工作的开展。2.根据公司决策和管理需要，对档案进行分析研究，提供相关数据和信息支持。3.对外提供档案信息服务时，应按照国家法律法规和公司规定进行审批，并确保档案信息的安全性和合法性。（二）利用记录1.对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、利用内容等信息。2.定期对档案利用记录进行整理和分析，总结档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供参考。（三）利用反馈1.鼓励档案利用人对档案利用效果进行反馈，及时了解档案在实际工作中的作用和存在的问题。2.根据利用反馈意见，对档案管理工作进行改进和完善，提高档案的利用价值。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案