项目运营部合同管理制度

PAGE项目运营部合同管理制度一、总则（一）目的为加强项目运营部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目运营部对外签订的各类合同，包括但不限于项目合作合同、采购合同、销售合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.审慎严谨原则在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，确保合同的合法性、真实性和可行性。3.职责明确原则明确合同管理各环节的职责分工，确保合同管理工作的有序进行。4.全程监控原则对合同的签订、履行、变更、终止等全过程进行监控，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。二、合同管理职责（一）合同管理小组成立合同管理小组，由项目运营部负责人担任组长，成员包括合同主办人、法务人员、财务人员等。合同管理小组负责对合同的签订、履行、变更、终止等全过程进行管理和监督。（二）项目运营部负责人职责1.负责审核合同的合法性、合规性和可行性，确保合同符合公司利益。2.协调合同签订过程中的各方关系，确保合同顺利签订。3.对合同履行情况进行监督和检查，及时解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同主办人职责1.负责合同的起草、谈判、签订等具体工作。2.对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估。3.负责合同的履行跟踪，及时向合同管理小组汇报合同履行情况。4.负责合同文件的整理、归档和保管。（四）法务人员职责1.参与合同的起草、审核和谈判工作，提供法律意见和建议。2.对合同的合法性、合规性进行审查，确保合同符合法律法规的要求。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持和服务。（五）财务人员职责1.参与合同的起草、审核和谈判工作，提供财务意见和建议。2.对合同的财务条款进行审查，确保合同的财务风险可控。3.负责合同款项的收付管理，监督合同履行过程中的财务情况。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同主办人应根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义性条款。（二）合同审核1.合同主办人起草完成合同文本后，应提交合同管理小组进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、可行性、完整性等。2.法务人员应重点审核合同的法律条款，确保合同符合法律法规的要求；财务人员应重点审核合同的财务条款，确保合同的财务风险可控。3.合同管理小组应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。合同主办人应根据审核意见对合同文本进行修改和完善。（三）合同谈判1.对于重大合同或涉及复杂法律关系的合同，合同管理小组应组织相关人员进行合同谈判。谈判人员应包括合同主办人、法务人员、财务人员等。2.合同谈判应遵循平等、自愿、公平、诚信的原则，充分协商合同条款，争取有利的合同条件。3.合同谈判过程中，谈判人员应做好谈判记录，记录谈判的时间、地点、参与人员、谈判内容等。谈判记录应作为合同文件的组成部分进行保管。（四）合同签订1.合同经审核通过并完成谈判后，由合同主办人负责与合同对方签订合同。签订合同前，合同主办人应确保合同对方已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.合同签订后，合同主办人应及时将合同文本原件交公司档案室进行归档保管，并将合同复印件分发给相关部门和人员。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同主办人应及时组织相关部门和人员进行合同交底会议，向参会人员介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等。2.合同交底会议应形成会议纪要，会议纪要应作为合同文件的组成部分进行保管。（二）合同履行跟踪1.合同主办人应负责合同履行的跟踪工作，及时了解合同对方的履约情况，发现问题及时向合同管理小组汇报。2.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同主办人应及时与合同对方协商，并按照本制度的规定办理合同变更手续。（三）合同款项收付管理1.财务人员应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理合同款项的收付手续。付款前，财务人员应审核相关的付款申请和发票等凭证，确保付款的准确性和合规性。2.财务人员应建立合同款项收付台账，详细记录合同款项的收付情况，定期与合同主办人核对账目。（四）合同纠纷处理1.合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同主办人应及时向合同管理小组汇报，并协助法务人员进行处理。2.法务人员应根据合同纠纷的具体情况，制定相应的解决方案，如协商解决、仲裁或诉讼等。在处理合同纠纷过程中，法务人员应及时收集相关证据，维护公司的合法权益。五、合同变更管理（一）变更申请1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同主办人应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.《合同变更申请表》应经合同管理小组审核通过后，方可办理合同变更手续。（二）变更谈判1.对于合同变更事项，合同管理小组应组织相关人员与合同对方进行谈判，争取有利的变更条件。2.变更谈判过程中，谈判人员应做好谈判记录，记录谈判的时间、地点、参与人员谈判内容等。谈判记录应作为合同文件的组成部分进行保管。（三）变更签订1.合同变更事项经谈判达成一致后，由合同主办人负责与合同对方签订《合同变更协议》。《合同变更协议》应作为原合同的补充文件进行保管。2.《合同变更协议》签订后，合同主办人应及时将协议原件交公司档案室进行归档保管，并将协议复印件分发给相关部门和人员。六、合同终止管理（一）终止条件合同终止的条件包括但不限于以下几种情况：1.合同已按约定履行完毕；2.合同双方协商一致解除合同；3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行；4.合同一方严重违约，另一方依法解除合同；5.法律规定或合同约定的其他终止情形。（二）终止申请1.合同履行完毕或出现终止条件时，合同主办人应填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、对合同履行的影响等。2.《合同终止申请表》应经合同管理小组审核通过后，方可办理合同终止手续。（三）终止结算1.合同终止后，合同主办人应负责与合同对方进行结算，清理合同款项的收付情况，确保双方的债权债务清晰。2.财务人员应按照合同约定的结算方式和时间，及时办理合同款项的结算手续。结算完成后，财务人员应出具结算报告，并将结算报告分发给相关部门和人员。（四）终止归档合同终止后，合同主办人应及时将合同文件进行整理和归档，包括合同文本、合同变更协议、合同终止申请表、结算报告等。合同文件应按照公司档案管理规定进行保管，保管期限为[X]年。七、合同档案管理（一）档案收集合同主办人应在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集相关的合同文件，包括合同文本、合同变更协议、合同终止申请表、结算报告、谈判记录、会议纪要等。（二）档案整理合同主办人应按照公司档案管理规定，对收集到的合同文件进行整理和分类，确保文件的完整性和准确性。整理后的合同文件应按照时间顺序或项目类别进行编号，并编制目录清单。（三）档案保管合同文件整理完成后，合同主办人应及时将文件原件交公司档案室进行归档保管。档案室应建立合同档案台账，详细记录合同档案的编号、名称、保管期限、存放位置等信息。（四）档案查阅公司内部人员如需查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅人员应遵守档案室的管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。八、监督与检查（一）定期检查合同管理小组应定期对合同管理工作进行检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的执行情况，合同档案的管理情况等。定期检查应形成检查报告，对发现的问题及时提出整改意见。（二）专项检查对于重大合同或涉及重要项目的合同，合同管理小组应组织专项检查，重点检查合同的履行