2026年光建一体化科技公司物资与设备台账管理制度

2026年光建一体化科技公司物资与设备台账管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司光建一体化（光伏建筑一体化）业务所需物资与设备台账的建立、更新、维护及管理工作，实现物资与设备全生命周期可追溯、可管控，确保台账信息真实、准确、完整、及时，提升物资采购、仓储、使用、处置及设备运维管理效率，降低物资积压、设备闲置及资产流失风险，依据《企业会计准则》《固定资产管理条例》及公司资产管理相关规定，结合公司光建一体化业务（涵盖光伏组件生产、建筑一体化项目施工、运维服务等）实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有部门及各区域分支机构，包括但不限于采购部、仓储部、生产部、工程部、运维部、财务部等；适用范围覆盖公司所有光建一体化业务相关物资与设备，其中物资包含光伏组件原材料（硅料、银浆、玻璃等）、建筑辅材（防水材料、支架、线缆等）、低值易耗品（工具配件、劳保用品等）、成品（光伏组件、配套设备等）；设备包含生产设备（组件封装线、检测设备等）、施工设备（吊装设备、焊接设备等）、运维设备（巡检无人机、检测仪表等）、办公设备等；公司全体涉及物资与设备管理的人员均需遵守本制度相关要求。第三条基本原则（一）全生命周期管理原则：台账需覆盖物资从采购入库、领用使用、库存盘点到报废处置，设备从采购验收、安装调试、使用运维、维修保养到报废处置的全生命周期；（二）账实相符原则：台账记录信息必须与实际物资、设备的数量、状态、位置、权属等保持一致，定期开展盘点核对，确保账实、账账、账证相符；（三）动态更新原则：物资与设备的状态、数量、位置等信息发生变动时，需在规定时限内更新台账，确保台账信息的时效性；（四）分级管理原则：根据物资价值、设备重要程度及使用场景，实行分级分类台账管理，突出管理重点；（五）责任到人原则：明确各环节台账管理责任人，确保每一项物资、每一台设备的台账管理责任落实到具体人员；（六）安全保密原则：台账信息涉及公司资产核心数据，需严格保密，防止信息泄露，同时保障台账数据存储安全，避免丢失、篡改。第四条术语与定义（一）物资台账：指对公司各类光建一体化业务相关物资的名称、规格型号、数量、单价、金额、入库时间、领用情况、库存状态、存放位置等信息进行记录的管理文件；（二）设备台账：指对公司各类生产、施工、运维等设备的名称、规格型号、设备编号、采购时间、采购金额、使用部门、存放位置、运行状态、维修保养记录、报废情况等信息进行记录的管理文件；（三）账实相符：指台账记录的物资/设备数量、状态、位置等信息与实际盘点结果完全一致；（四）动态更新：指物资/设备发生入库、领用、调拨、维修、报废等变动时，即时更新台账相关信息；（五）分级分类管理：指将物资按价值分为A类（高价值）、B类（中价值）、C类（低价值），设备按重要程度分为关键设备、重要设备、一般设备，分别制定台账管理标准。第二章组织职责第五条仓储部（物资台账归口管理部门）作为物资台账的统筹管理部门，主要职责包括：负责建立并维护公司统一的物资台账模板，明确台账记录要素及填写规范；组织各部门开展物资台账的建立、更新工作；定期对各部门物资台账进行检查，核对账实相符情况；负责物资台账的归档保管，建立台账查阅、借阅制度；配合财务部开展物资盘点及资产核算工作；针对物资台账管理中发现的问题，提出整改建议并跟踪落实。第六条设备管理部（设备台账归口管理部门）作为设备台账的统筹管理部门，主要职责包括：负责建立并维护公司统一的设备台账模板，明确设备台账记录要素及填写规范；组织各使用部门完成设备台账的初始建立及日常更新；定期开展设备台账核对工作，结合设备巡检、维修保养等工作验证台账信息准确性；负责设备台账的归档保管，确保设备全生命周期台账信息完整；配合财务部开展设备资产清查、折旧核算等工作；指导各部门规范开展设备台账管理工作。第七条各物资/设备使用部门主要职责包括：指定专人担任台账管理员，负责本部门所用物资、设备台账的日常记录与更新；物资/设备发生领用、调拨、维修、报废等变动时，在24小时内完成台账更新；配合仓储部、设备管理部开展台账核对、盘点工作；确保本部门台账信息真实、准确、完整，对台账记录的真实性负责；及时向归口管理部门反馈台账管理中遇到的问题。第八条财务部主要职责包括：负责从财务核算角度对物资与设备台账进行监督，确保台账记录的价值信息与财务账目一致；参与物资与设备的定期盘点工作，核对台账与财务账目的一致性；依据台账信息开展物资成本核算、设备折旧计提等财务工作；对台账管理中涉及的资产价值变动进行审核确认。第九条采购部主要职责包括：在物资采购入库、设备采购验收后，及时将采购合同、验收单等相关资料提交至仓储部、设备管理部，作为台账建立的依据；配合台账归口管理部门核实物资/设备的采购信息，确保台账中采购相关记录准确；跟踪供应商提供的物资/设备技术参数，及时反馈至台账管理部门完善台账信息。第三章台账建立规范第十条物资台账建立要求（一）台账模板：仓储部统一制定物资台账模板，需包含但不限于物资名称、规格型号、计量单位、采购单价、总金额、入库日期、供应商名称、存放位置、领用部门、领用日期、领用数量、剩余库存、物资状态（在用/闲置/报废）、台账更新人、更新时间等要素；（二）建立时限：新采购物资入库验收完成后，仓储部需在1个工作日内完成台账初始录入；各部门自行领用的低值易耗品，需在领用当日完成本部门台账建立；（三）分级建立：A类物资（单批次采购金额5万元及以上）需建立单独台账，详细记录每一笔出入库及使用情况；B类物资（单批次采购金额1-5万元）建立分类台账，按品类记录汇总信息；C类物资（单批次采购金额1万元以下）建立简易台账，记录核心信息即可。第十一条设备台账建立要求（一）台账模板：设备管理部统一制定设备台账模板，需包含但不限于设备名称、规格型号、设备编号、采购合同编号、采购金额、采购日期、供应商名称、验收日期、使用部门、存放位置、启用日期、运行状态（正常/维修/闲置）、维修保养记录（时间、内容、责任人）、故障记录、折旧信息、报废日期及原因、台账更新人、更新时间等要素；（二）建立时限：新设备验收合格并交付使用后，设备管理部需在3个工作日内完成台账初始录入，使用部门同步建立本部门设备使用台账；（三）分级建立：关键设备（直接影响核心生产/施工环节的设备，如组件封装线、大型吊装设备）需建立精细化台账，记录每日运行状态、维修保养细节；重要设备建立常规台账，按月更新运行及维保信息；一般设备建立基础台账，按季度更新状态信息。第四章台账日常管理第十二条台账更新规则（一）物资台账更新：物资入库时，仓储部台账管理员需录入入库信息，包括数量、批次、供应商等；物资领用出库时，领用部门与仓储部需在领用当日同步更新台账，核销库存数量；物资发生调拨时，调出与调入部门需在调拨完成后24小时内更新台账，明确物资归属；物资报废处置时，需经审批后，由仓储部及使用部门同步更新台账，标注报废状态及日期；（二）设备台账更新：设备调拨时，调出与调入部门需在调拨完成后1个工作日内更新台账，变更使用部门及存放位置；设备维修保养后，设备管理部及使用部门需在维保完成后24小时内更新台账，记录维保内容、时间、责任人；设备出现故障时，使用部门需即时记录故障信息，维修完成后补充维修结果；设备达到报废条件并完成审批后，设备管理部及使用部门需更新台账，标注报废状态及处置方式。第十三条台账核对与盘点（一）日常核对：仓储部每周对A类物资台账进行账实核对，每月对B类、C类物资台账进行核对；设备管理部每月对关键设备台账进行现场核对，每季度对重要设备、一般设备台账进行核对，确保台账信息与实际一致；（二）定期盘点：财务部牵头，联合仓储部、设备管理部及各使用部门，每半年开展一次物资与设备全面盘点工作，对照台账逐一核对数量、状态、位置等信息，形成盘点报告；盘点中发现账实不符的，需立即查明原因，属于台账记录错误的及时更正，属于资产流失的按规定追责；（三）差异处理：盘点发现台账与实际存在差异的，需填写《台账差异整改单》，明确差异原因、整改措施、责任人及完成时限，整改完成后重新核对，确保差异闭环处理。第十四条台账保管与查阅（一）台账保管：物资与设备台账分为电子台账和纸质台账，电子台账需定期备份，存储于公司指定服务器，防止数据丢失；纸质台账需装订成册，由归口管理部门统一保管，保管期限不少于5年；台账保管人员需做好防潮、防火、防丢失措施；（二）台账查阅：各部门因工作需要查阅台账的，需填写《台账查阅申请表》，经归口管理部门负责人审批后，在指定地点查阅，不得带出保管区域；如需借阅纸质台账，需明确借阅期限，最长不超过7个工作日，归还时需核对台账完整性；外部单位查阅台账需经公司管理层审批，且需有公司人员陪同；（三）台账销毁：超过保管期限的台账，需由归口管理部门提出销毁申请，经财务部及管理层审批后，按公司档案销毁规定统一处理，销毁前需做好登记记录。第五章监督与责任追究第十五条台账管理监督仓储部、设备管理部作为归口管理部门，需每月对各部门台账管理情况进行检查，重点检查台账更新及时性、信息准确性、账实相符率等，形成检查报告并通报；公司管理层每季度抽查台账管理情况，对发现的问题要求限期整改；建立台账管理投诉机制，员工发现台账记录不实、更新不及时等问题，可向归口管理部门或管理层投诉，投诉受理部门需在5个工作日内核实反馈。第十六条责任追究（一）台账管理员责任：台账管理员未按规定及时更新台账、填写信息错误或虚假、擅自泄露台账信息的，给予警告、通报批评处理；造成公司资产统计失误、成本核算偏差等损失的，扣减绩效奖金；情节严重的，调离台账管理岗位；（二）使用部门责任：使用部门未指定专人管理台账、台账管理混乱、拒不配合台账核对盘点工作的，给予部门负责人通报批评、扣减绩效处理；因台账管理不当导致资产流失、无法追溯的，追究部门负责人及相关人员经济责任；（三）归口管理部门责任：仓储部、设备管理部未制定统一台账模板、未开展台账检查监督、未及时处理台账管理问题的，追究部门负责人管理责任，给予通报批评、扣减绩效处理。第六章附则第十