2026年光建一体化科技公司运维耗材管理制度

2026年光建一体化科技公司运维耗材管理制度第一章总则第一条为规范公司运维耗材全流程管理工作，保障光建一体化设备运维、工程维保、生产辅助等环节耗材供应的及时性与合规性，降低耗材采购与使用成本，杜绝浪费、流失等问题，结合公司运维业务特性及成本管控要求，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有运维耗材的采购、仓储、领用、使用、报废、盘点及成本核算等管理工作，运维耗材涵盖设备维修类耗材（配件、易损件、润滑油等）、工程维保类耗材（密封件、紧固件、防腐材料等）、检测类耗材（传感器、试剂、校准件等）、通用类耗材（工具配件、清洁用品、电气辅材等），覆盖采购部、设备管理部、施工部、仓储部、财务部等相关部门及岗位人员。第三条运维耗材管理遵循“按需采购、规范仓储、定额领用、高效使用、成本可控”五大核心原则。根据运维计划精准测算耗材需求，避免盲目采购；建立标准化仓储管理流程，确保耗材存储安全、盘点清晰；按运维任务核定领用额度，杜绝超量领用；优化耗材使用方式，提高复用率与利用率；全流程管控耗材成本，将耗材费用纳入部门绩效考核。第四条本制度需与《中华人民共和国采购法实施条例》《企业成本核算管理规范》及公司《采购管理制度》《仓储管理制度》《设备运维管理办法》《财务报销制度》协同执行，确保耗材管理合法合规、贴合企业实际运营需求。第五条运维耗材管理组织架构：采购部为归口管理部门，负责耗材采购计划审核、供应商筛选、采购执行及价格管控；设备管理部负责耗材需求提报、使用标准制定、质量验收；仓储部负责耗材入库验收、存储管理、领用发放及库存盘点；财务部负责耗材成本核算、费用审核及预算管控；各运维使用部门负责本部门耗材需求提报、定额领用及合规使用，指定专人担任耗材管理员，对接日常耗材管理工作。第二章运维耗材采购管理第六条耗材需求提报与计划制定：（一）需求提报：1.月度需求：各运维使用部门每月25日前提报次月耗材需求，注明耗材名称、规格型号、数量、使用场景、预估使用时间，附《月度运维耗材需求表》；2.应急需求：因设备突发故障、工程紧急维保产生的应急耗材需求，需提交《应急耗材需求申请单》，注明紧急程度及使用原因，经部门负责人审批后提报；3.年度需求：设备管理部每年12月汇总下一年度耗材需求，结合设备运维计划、历史消耗数据制定《年度运维耗材采购计划》，明确采购总量、预算额度、重点耗材品类。（二）计划审核：1.采购部收到需求表后，核对耗材规格型号、数量与历史消耗数据，对超常规需求（单次提报量超上月消耗30%）要求提报部门出具说明；2.财务部审核采购计划的预算匹配度，确保采购金额不超年度耗材预算额度；3.采购分管领导审批通过后，采购部将采购计划分解为月度采购任务，明确采购节点与责任人。第七条耗材采购执行：（一）供应商选择：1.常规耗材：从公司《合格供应商名录》中选取不少于3家供应商比价，优先选择性价比高、履约能力强的供应商；2.专用耗材：针对设备原厂配件、特殊检测耗材等专用品类，优先选择设备原厂授权供应商，确保耗材适配性与质量；3.应急耗材：建立应急供应商名录，确保应急需求可在24小时内响应供货。（二）采购流程：1.小额采购（单批次金额≤1万元）：采购部直接与选定供应商签订采购合同，明确交货期、质量标准、验收要求；2.大额采购（单批次金额＞1万元）：采用询比价、竞争性谈判等方式采购，形成《采购比价报告》，报采购分管领导审批后签订合同；3.到货验收：耗材到货后，仓储部联合设备管理部验收，核对耗材规格、数量、质量证明文件，不合格耗材当场退回供应商，合格耗材录入库存系统。第三章运维耗材仓储管理第八条耗材入库管理：（一）入库验收：1.数量验收：核对耗材实际到货数量与采购合同一致，散装耗材逐一清点，整箱耗材抽样核查；2.质量验收：检查耗材外观、包装、标识是否完好，专用耗材需核对原厂合格证、检测报告等质量证明文件；3.信息录入：验收合格后，仓储管理员在库存系统录入耗材名称、规格型号、采购批次、入库数量、入库日期、存放库位、有效期（如有）等信息，生成唯一库存编码。（二）存储要求：1.分区存放：按耗材品类（维修类、维保类、检测类、通用类）分区存储，易燃易爆耗材（如特种润滑油、防腐涂料）单独存放于危险品仓库，符合消防安全要求；2.环境管控：对有温湿度要求的耗材（如精密传感器、化学试剂），设置恒温恒湿存储区域，定期监测环境参数；3.效期管理：对有使用有效期的耗材，标注效期提醒，优先发放临近效期的耗材，避免过期浪费。第九条耗材库存盘点：（一）盘点频次：1.月度盘点：仓储部每月月底对常规耗材进行盘点，核对库存系统数据与实物数量，形成《月度耗材盘点表》；2.季度盘点：每季度末对所有耗材开展全面盘点，重点核查专用耗材、高价耗材、效期耗材的数量与状态；3.专项盘点：因人员变动、库存异常等情况，由采购部组织专项盘点，核实库存数据准确性。（二）差异处理：1.盘点差异率≤1%的，由仓储管理员说明原因，报仓储部负责人备案；2.盘点差异率＞1%的，需查明差异原因（丢失、错录、损坏等），追究相关责任人责任；3.盘盈耗材计入库存，盘亏耗材按公司资产管理制度处理，涉及金额较大的报管理层审批。第四章运维耗材领用与使用管理第十条耗材领用管理：（一）领用审批：1.常规领用：领用人员提交《运维耗材领用申请单》，注明领用耗材名称、规格、数量、领用部门、使用任务编号，经部门耗材管理员审核、部门负责人审批后，到仓储部领用；2.定额领用：设备管理部制定各运维岗位耗材领用定额，超定额领用需提交《超定额领用说明》，注明超量原因，报采购部审批；3.应急领用：应急抢修场景下可先领用耗材，24小时内补全领用审批手续，仓储部留存应急领用记录。（二）领用发放：1.仓储管理员核对领用申请单与库存数据，确认无误后发放耗材，同步在库存系统扣减对应数量；2.发放时向领用人员确认耗材规格型号，确保领用耗材与使用需求匹配；3.贵重耗材（单件金额＞500元）需领用人员签字确认，仓储部留存领用记录。第十一条耗材使用管理：（一）使用规范：1.运维人员需按设备运维手册、耗材使用说明规范使用耗材，严禁违规使用导致耗材损坏或设备故障；2.可复用耗材（如部分检测配件、工具耗材）使用后及时回收、清洁、保养，建立复用台账，记录复用次数与状态；3.耗材使用过程中发现质量问题，立即停止使用，反馈设备管理部与采购部，联系供应商退换货。（二）使用记录：1.各运维部门建立《耗材使用台账》，记录耗材领用时间、使用时间、使用任务、使用人员、消耗数量、剩余数量；2.设备管理部每月抽查不少于20%的使用台账，核实耗材使用的真实性与合规性；3.剩余耗材需退回仓储部，不得私自留存，退回时注明剩余原因，仓储部重新录入库存。第五章运维耗材报废与成本管控第十二条耗材报废管理：（一）报废条件：1.过期报废：耗材超过使用有效期且无法继续使用的；2.损坏报废：因运输、存储、使用不当导致耗材损坏，无法修复或修复成本过高的；3.淘汰报废：因设备更新、工艺调整导致耗材规格淘汰，无使用场景的。（二）报废流程：1.报废申请：使用部门或仓储部提交《耗材报废申请单》，注明报废耗材名称、数量、报废原因、预估损失金额，附报废耗材照片；2.审核审批：设备管理部审核报废原因与耗材状态，财务部审核损失金额，报采购分管领导审批；3.报废处置：审批通过后，仓储部按环保要求处置报废耗材，易燃易爆、有毒有害耗材委托专业机构处置，处置记录留存备查；4.数据更新：报废处置完成后，库存系统核销对应耗材数量，财务部核算报废损失。第十三条耗材成本管控：（一）预算管控：1.财务部将年度耗材预算分解至各运维部门，每月核算部门耗材费用使用情况，超预算的部门需提交说明并制定控费措施；2.采购部通过集中采购、长期合作议价等方式降低耗材采购单价，年度采购成本较上一年度下降不低于5%。（二）考核管理：1.将耗材消耗率（实际消耗/预算消耗）、报废率（报废数量/领用数量）纳入各运维部门绩效考核，超标部门扣减月度绩效分值；2.对耗材管理规范、成本控制效果显著的部门，给予年度专项奖励，激励全员节约耗材。第六章责任追究与管理保障第十四条责任追究要求：（一）采购违规责任：采购人员未按比价要求采购、收受供应商回扣、采购不合格耗材的，视情节轻重给予记过、降薪处罚，情节严重的追究法律责任；（二）仓储管理责任：仓储管理员未按要求验收、存储、盘点耗材，导致耗材丢失、损坏、过期的，赔偿直接损失，多次违规扣减月度绩效奖金300-800元；（三）领用使用责任：领用人员超定额领用、私自挪用、浪费耗材的，追究个人责任，首次违规警告整改，多次违规扣减绩效奖金200-500元；（四）数据造假责任：故意篡改耗材需求、领用、使用数据的，给予记过处罚，涉及金额较大的报管理层处理。第十五条管理保障要求：（一）档案管理：采购部建立耗材全流程管理档案，涵盖采购计划、合同、验收记录、领用台账、报废记录等，保存期限不少于3年；（二）培训要求：每年组织一次运维耗材管理制度培训，覆盖采购、仓储、运维部门相关人员，培训内容包括采购流程、仓储规范、领用定额、成本管控要求；（三）系统支撑：信息技术部优化库存管理系统，实现耗材需求提报、采购执行、库存管理、成本核算的信息化联动，提升管理效率；（四）优化机制：每季度召开耗材管理复盘会议，分析耗材消耗数据、成本管控效