2026年海洋能发电公司安全管控档案管理与查阅制度

2026年海洋能发电公司安全管控档案管理与查阅制度第一章总则第一条为规范公司海洋能发电项目安全管控档案的收集、整理、保管、查阅及销毁等全流程管理工作，保障档案的完整性、安全性、可追溯性，充分发挥档案在安全管控复盘、风险防控、事故溯源等方面的作用，结合《档案法》《安全生产法》等法律法规及公司安全管控工作实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有海洋能发电项目安全管控档案的管理与查阅工作，覆盖档案形成、归档、保管、借阅、归还、销毁等环节；涉及安全管理部、项目工程部、运维部、档案管理岗等所有参与档案管理及查阅的部门和岗位。第三条安全管控档案管理遵循“统一管理、分类归档、安全保密、便捷利用”四大核心原则。所有安全管控档案由安全管理部统一归口管理，杜绝档案分散保管、责任不清的情况；按项目、档案类型、形成时间等维度分类归档，确保档案检索高效；严格执行保密规定，防范档案信息泄露；在合规前提下，为公司安全管控工作提供便捷的档案查阅服务。第四条本制度需与《定制化安全管控管理制度》《安全生产责任制》《保密管理制度》等制度协同执行，确保档案管理与安全管控、保密管理工作有效衔接。第二章管理组织与职责第五条公司安全管控档案管理工作由安全管理部统筹，设立专职档案管理员岗位，由具备档案管理资质、熟悉海洋能发电安全管控业务的人员担任，全面负责档案的日常管理工作。第六条档案管理员核心职责：（一）制定安全管控档案分类标准、归档规范、保管要求及查阅流程，经安全管理部负责人审批后执行；（二）收集各项目安全管控全流程形成的档案资料，审核资料的完整性、规范性，对符合归档要求的资料进行分类、编号、装订；（三）负责电子档案的加密存储、备份及纸质档案的防潮、防火、防虫、防盗等保管工作，定期检查档案保管状态，及时处理档案损坏、丢失风险；（四）受理档案查阅申请，审核查阅权限及用途，办理查阅、借阅登记手续，监督查阅人员按规定使用档案；（五）建立档案管理台账，详细记录档案归档、借阅、归还、销毁等情况，确保档案全生命周期可追溯；（六）定期对档案进行盘点，核对档案台账与实际档案数量、状态的一致性，形成盘点报告上报安全管理部负责人；（七）按规定流程处理到期档案的鉴定、销毁工作，严禁擅自销毁档案资料；（八）组织档案管理相关培训，提升各部门档案形成人员的归档意识和资料规范整理能力。第七条各部门在安全管控档案管理中的职责：（一）安全管理部：统筹档案管理工作，审批档案管理规范、查阅申请及销毁方案，监督档案管理制度落地执行；（二）项目工程部：及时收集项目建设阶段的安全管控档案资料，包括勘察报告、安全管控方案、作业记录、隐患整改单等，按规范整理后提交档案管理员归档；（三）运维部：收集项目运维阶段的安全巡检记录、设备故障处置记录、应急演练记录等档案资料，确保资料真实、完整后提交归档；（四）技术研发部：提交涉及设备安全管控的技术参数、检修规范、风险评估报告等档案资料，审核档案中技术信息的准确性；（五）法务部：审核档案销毁、查阅过程中的合规性，指导档案保密条款的制定，处理档案信息泄露引发的法律问题。第八条各部门指定专人担任档案联络人，负责本部门安全管控档案资料的初步整理及与档案管理员的对接工作，确保档案资料及时、完整归档。第三章档案归档规范第九条安全管控档案归档范围覆盖海洋能发电项目安全管控全生命周期形成的所有资料，具体包括：（一）基础类档案：项目安全管控方案、风险识别清单、管控责任分工文件、安全管理制度及标准等；（二）执行类档案：安全巡检记录、设备运行监测数据、作业人员安全培训记录、安全交底记录、隐患排查及整改报告等；（三）应急类档案：应急处置预案、应急演练方案及记录、安全事故调查报告、事故处置记录等；（四）考核类档案：安全管控考核记录、奖惩文件、复盘会议纪要、管控效果评估报告等；（五）其他类档案：与安全管控相关的法律法规、行业标准、外部检查报告、客户安全反馈信息等。第十条档案归档时限要求：（一）日常执行类档案（如巡检记录、整改报告）需在形成后的5个工作日内由部门档案联络人整理提交归档；（二）阶段性档案（如项目建设阶段管控方案、运维阶段年度评估报告）需在阶段工作完成后的10个工作日内提交归档；（三）应急类档案（如事故处置记录）需在应急处置工作结束后的3个工作日内提交归档；（四）考核类档案需在考核工作完成后的7个工作日内提交归档。第十一条档案归档质量要求：（一）纸质档案需使用A4纸张，字迹清晰、无涂改、无破损，签字盖章齐全，按要求编写页码、装订成册；（二）电子档案需以PDF、Word等通用格式存储，命名规范为“项目名称-档案类型-形成日期”，确保内容与纸质档案一致；（三）所有归档资料需真实、准确反映安全管控工作实际情况，严禁伪造、篡改档案资料；（四）档案管理员对不符合归档质量要求的资料，需一次性告知整改要求，退回提交部门重新整理，直至符合要求。第四章档案保管要求第十二条纸质档案保管要求：（一）纸质档案存放于专用档案柜，档案柜需放置在干燥、通风、避光的区域，配备防火、防虫、防潮设备，定期检查设备运行状态；（二）档案柜实行双人双锁管理，钥匙由档案管理员和安全管理部负责人分别保管，开启档案柜需两人同时在场；（三）按档案密级分类存放，绝密级档案单独存放，严格限制接触人员；机密级、秘密级档案与普通档案分区存放；（四）每月检查一次纸质档案的保管状态，查看是否存在霉变、虫蛀、破损等情况，发现问题及时采取修复、更换保管环境等措施，并记录处理情况。第十三条电子档案保管要求：（一）电子档案存储于公司加密服务器，设置分级访问权限，仅档案管理员及授权人员可访问，密码定期更换；（二）建立电子档案双备份机制，一份存储于本地服务器，一份备份至异地云存储平台，每周进行一次备份校验，确保备份文件可正常读取；（三）电子档案需标注密级，绝密级电子档案需额外设置加密保护，禁止通过外网传输；（四）每季度对电子档案存储设备进行安全检测，防范病毒、黑客攻击等风险，确保电子档案不被篡改、泄露。第十四条档案保管期限：（一）涉及安全事故、重大隐患整改、核心技术管控的档案，保管期限为永久；（二）项目全周期安全管控方案、考核记录、应急演练记录等档案，保管期限为15年；（三）日常巡检记录、培训记录等常规档案，保管期限为5年；（四）保管期限从档案形成的次年1月1日起计算，到期档案按本制度第六章规定处理。第五章档案查阅与借阅第十五条档案查阅权限划分：（一）普通员工：可查阅本岗位参与的项目普通级安全管控档案，需经部门负责人审批；（二）部门负责人：可查阅本部门负责的项目机密级及以下档案，需经安全管理部负责人审批；（三）公司管理层：可查阅所有安全管控档案，需履行登记手续；（四）外部单位（如监管部门、合作方）需查阅档案的，需提供正式函件，经公司管理层审批后方可查阅，且仅限查阅与函件用途相关的档案。第十六条档案查阅流程：（一）查阅人填写《安全管控档案查阅申请表》，注明查阅项目、档案类型、查阅目的、查阅方式（现场查阅/复制），提交至所在部门负责人审批；（二）部门负责人审核查阅权限及用途，签署审批意见；涉及机密级及以上档案的，需上报安全管理部负责人审批；涉及外部单位查阅的，需上报公司管理层审批；（三）查阅人持审批通过的申请表到档案管理员处办理查阅手续，档案管理员核对信息后，调取对应档案；（四）现场查阅需在指定区域进行，严禁涂改、勾画、撕毁档案，严禁私自复制档案内容；确需复制的，需经审批人同意，由档案管理员统一复制并登记；（五）查阅完成后，档案管理员核对档案完整性，收回档案并在台账中记录查阅完成时间。第十七条档案借阅管理：（一）档案原则上仅限现场查阅，确因工作需要借阅的，仅限借阅纸质档案复印件或电子档案副本，原件一律不外借；（二）借阅期限最长不超过7个工作日，如需续借，需在到期前1个工作日提交续借申请，经原审批人同意后方可续借，续借期限不超过3个工作日；（三）借阅人需妥善保管借阅的档案资料，严禁转借他人、泄露档案内容，到期按时归还；档案管理员需在到期前1个工作日提醒借阅人归还，逾期未归还的，上报其部门负责人督促归还。第六章档案鉴定与销毁第十八条到期档案鉴定：（一）档案保管期限届满前3个月，档案管理员梳理到期档案清单，提交至安全管理部；（二）安全管理部组织档案鉴定小组，由档案管理员、安全管控业务骨干、法务人员组成，对到期档案进行鉴定，区分需继续保管、可销毁的档案；（三）对涉及未结案的安全事故、未完成的整改工作、仍有参考价值的档案，鉴定小组需延长保管期限，并注明延长理由及新的保管期限；（四）鉴定完成后形成《档案鉴定报告》，经安全管理部负责人审核、公司管理层审批后执行。第十九条档案销毁流程：（一）档案管理员根据审批通过的《档案鉴定报告》，整理需销毁的档案清单，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、形成日期、销毁原因等；（二）销毁工作由2名及以上专人负责，销毁前需核对《档案销毁清册》与实际档案的一致性，核对无误后实施销毁；（三）纸质档案采用粉碎方式销毁，电子档案采用永久删除并覆盖存储的方式销毁，严禁随意丢弃、出售档案；（四）销毁完成后，销毁人员在《档案销毁清册》上签字确认，档案管理员将《档案销毁清册》及鉴定报告归档永久保存。第七章考核与责任追究第二十条档案管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核，考核指标包括：（一）归档及时性：各部门档案资料是否按规定时限提交归档；（二）归档质量：提交的档案资料是否符合完整性、规范性要求；（三）保管安全性：档案是否存在丢失、损坏、泄露等情况；（四）查阅规范性：是否严格按流程办理查阅、借阅手续。第二十一条考核结果应用：（一）年度档案管理考核优秀的部门及档案联络人，给予专项奖金奖励；档案管理员考核优秀的，优先纳入晋升名单；（二）未按规定时限归档、提交档案资料不符合要求的，扣减部门负责人及档案联络人当月绩效奖金；（三）因保管不善导致档案丢失、损坏的，追究档案管理员责任；因查阅、借阅人员违规操作导致档案泄露、篡改的，追究相关人员责任，情节严重的按公司奖惩制度处理；（四）擅自销毁