《IS0 14001-2026环境管理体系 要求及使用指南》之7-4：7支持-7.4信息交流专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编写2026A0）

IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》之7-1：7支持-7.4信息交流”专业深度解读和应用指导材料IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》之7-1：“7支持-7.4信息交流”专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2026A0）IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》 IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》7支持7.4信息交流7.4.1总则策划信息交流过程时，组织应：a)必须考虑其合规义务；b)确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。组织应按其合规义务的要求对环境管理体系相关的信息交流做出响应。适当时，组织应保持可获取适当的文件化信息，作为其信息交流的证据。7.4.2内部信息交流组织应：a）在其各职能和层次间就环境管理体系的相关信息进行内部信息交流，适当时，包括交流环境管理体系的变更；b）确保其信息交流过程在其控制下工作人员能够为持续改进做出贡献。7.4.3外部信息交流组织应按其合规义务的要求及其建立的信息交流过程，就环境管理体系的相关信息进行外部信息交流。“7.4信息交流”术语、定义与涵义解读“7.4信息交流”核心术语、定义与涵义解读表术语定义涵义解读信息交流组织实施的提供信息和获得信息及与内外部相关方进行对话的过程，以促进对环境问题、环境因素和环境绩效的共同理解。1)“提供信息和获得信息”：明确信息交流的双向性本质，契合7.4条款“内部+外部”、“接收+响应”的核心要求，强调组织既是信息发布者，也是信息接收者与倾听者。

2)“与内外部相关方进行对话”：界定交流对象的全面性，呼应7.4.2内部信息交流与7.4.3外部信息交流的分类，强调“对话”是一种有来有往、旨在达成共识或解决疑虑的互动过程，而非单向告知。

3)“促进……共同理解”：明确交流的核心目的是增进透明度、建立信任并支持环境管理体系的决策与改进。这要求交流内容应聚焦于环境管理体系核心要素（如重要环境因素、合规义务、环境绩效等），确保交流活动服务于体系总体目标。

4）“过程”：强调信息交流需进行系统策划与管理（如明确内容、对象、方式、职责、时机），形成一个规范、可重复和可评估的运作机制，而非随机或临时的行为。合规义务组织必须遵守的法律法规要求，以及组织必须遵守或选择遵守的其他要求。

注1：合规义务是与环境管理体系相关的。

注2：合规义务可能来自于强制性要求，例如：适用的法律和法规，或来自于自愿性承诺，例如：组织的和行业的标准、合同规定、操作规程、与社团或非政府组织间的协议。1)“必须遵守的法律法规要求”：是信息交流的强制性底线和首要驱动力，直接决定了7.4.3中强制性外部信息交流的内容、格式与时限（如依法向监管机构提交的排污数据、环评报告）。

2)“必须遵守或选择遵守的其他要求”：涵盖广泛的自愿性承诺，为7.4.3中主动性、自愿性的外部信息交流提供了依据和框架（如基于社会责任报告指南发布ESG信息、响应顾客要求的碳足迹披露）。

3）“与环境管理体系相关”：限定了信息交流中需考虑的合规义务范围，确保组织资源聚焦于和环境因素、环境绩效管理直接相关的法定与约定要求，避免范围泛化。

4)策划信息交流过程时“必须考虑”合规义务（7.4.1a）：意味着组织需系统识别并评估所有相关的合规义务中关于信息报告、公开、回应等方面的具体要求，并将其融入信息交流过程的策划中。文件化信息组织需要控制和保持的信息及其承载媒介。

注1：文件化信息可以任何形式和载体存在，并可来自任何来源。

注2：文件化信息可能涉及：

——环境管理体系，包括相关过程；

——为组织运行而创建的信息（可能被称为文件）；

——实现结果的证据（可能被称为记录）。1)“需要控制和保持”：强调了信息交流相关证据的管理要求。组织应确定哪些信息交流活动（尤其是关键的外部报告、重大内部沟通、投诉处理）需要保留证据，并对其标识、存储、保护、检索、保留和处置进行控制。

2)注1“任何形式和载体”：体现了证据形式的灵活性，可包括纸质报告、电子文档、数据库记录、会议纪要、邮件往来、社交媒体互动截图、音视频记录等，以适应多样化的交流场景。

3)注2界定的范围：直接指导了哪些内容可作为信息交流的证据：

-“体系相关过程”：如《信息交流控制程序》、沟通计划等。

-“为运行创建的信息”：如对外发布的《环境报告》、《可持续发展报告》，对内发布的《环境绩效简报》。

-“实现结果的证据”：如政府回执、投诉登记与处理记录、内外部沟通会议纪要、相关方反馈确认函等。这些证据共同支撑了信息交流的可追溯性、可信度和合规性证明。内部信息交流组织在其各职能和层次间就环境管理体系相关信息开展的信息传递与互动过程。1)“各职能和层次间”：强调交流必须贯穿组织的整个结构，实现横向（跨部门，如生产、研发、采购、销售）与纵向（跨层级，从最高管理者到一线员工）的全覆盖与无障碍流通，旨在打破信息孤岛，确保环境方针、目标、岗位职责和绩效信息被充分理解。

2)“环境管理体系相关信息”：限定了内部交流的核心主题，包括但不限于：环境方针与目标、重要环境因素与相关风险机遇、适用的合规义务、运行控制程序、应急准备与响应要求、环境绩效数据、内部审核与管理评审结果、以及持续改进的机会。

3）“适当时，包括交流环境管理体系的变更”（7.4.2a）：这是内部信息交流的关键场景。任何对体系有影响的变更（如工艺更新、法规变化、组织架构调整、新项目引入）都必须及时、准确地传达至受影响的人员，以确保体系的连续有效运行。

4)“确保……工作人员能够为持续改进做出贡献”（7.4.2b）：揭示了内部信息交流的高级目的。这意味着交流过程（如意见箱、改进提案制度、团队会议、内网平台）必须设计得鼓励参与、易于反馈，使员工不仅能接收信息，更能主动报告问题、提出改进建议，从而激活组织的内生改进动力。外部信息交流组织按合规义务要求及既定过程，就环境管理体系相关信息与外部相关方开展的信息传递与互动过程。1)“按合规义务要求及既定过程”：这是外部信息交流的两大基石。“合规义务要求”提供了强制性框架（必须做什么）；“既定过程”则提供了规范化的操作方法（如何做），共同确保外部交流的合规性、一致性和可控性，避免随意、片面或误导性的披露。

2)“外部相关方”：对象极其广泛，包括但不限于：政府监管机构、投资者、顾客、供应商、承包商、周边社区、非政府组织（NGO）、媒体、行业协会及社会公众。组织需识别哪些相关方与其环境绩效有关联，并理解其不同的信息需求和关注点。

3）“就环境管理体系相关信息”：明确交流内容必须真实反映组织环境管理体系的实际情况，特别是关于其重要环境因素的管理成效、合规状况、环境目标进展及为应对风险和机遇所采取的行动。这要求对外发布的数据和信息必须有内部管理体系的数据和记录作为支撑。

4）交流的“双向性”：外部交流不仅是发布信息，也包括接收和处理来自外部的信息，如监管指令、顾客环保要求、社区投诉或咨询、供应商的环保数据。组织需建立有效的机制（如公开的联系方式、定期的对话会）来接收、记录、评估和响应这些外部输入。相关方能够影响决策或活动、受决策或活动影响，或感觉自身受到决策或活动影响的个人或组织。

示例：相关方可包括顾客、社区、供方、监管部门、非政府组织、投资方和员工。1)三维度定义：准确刻画了相关方与组织环境管理活动的复杂关系：

-“能够影响”（如监管部门通过立法施压，顾客通过采购标准引导）。

-“受影响”（如社区承受排放影响，员工执行环保操作）。

-“感觉自身受影响”（如NGO基于价值观进行监督）。这要求组织在信息交流时需进行相关方分析，识别不同相关方的立场、影响力和关注点。

2)内外部分类：示例明确了相关方包括内部（员工）和外部（顾客、监管部门等）两大类。这直接对应了信息交流的两大主渠道（7.4.2与7.4.3），且不同相关方的信息需求、沟通方式和期望的回应方式存在显著差异。

3）“组织应按其合规义务的要求对环境管理体系相关的信息交流做出响应”（7.4.1）：此要求特别强调了对来自外部相关方（尤其是监管机构）的强制性信息要求，组织必须建立机制确保能够及时、准确地响应。对于非强制性的相关方沟通（如咨询、抱怨），积极主动、坦诚的响应是建立信任和维护声誉的关键。持续改进不断提升绩效的活动。

注：提升绩效是指运用环境管理体系，提升符合组织的环境方针的环境绩效。1)“不断提升绩效的活动”：强调改进是一个循环往复、永无止境的过程。信息交流体系是驱动这一循环的关键：

-向内：通过内部交流收集改进建议、分享最佳实践、传达改进成果。

-向外：通过外部交流获取行业标杆、技术进步、相关方期望变化等信息，作为改进输入；同时向外界展示改进承诺与成效，获得认可与支持。

2)7.4.2b“使工作人员能为持续改进做贡献”：将内部信息交流直接定位为激活员工改进潜能的核心工具。这意味着交流机制必须具有足够的开放性、包容性和反馈闭环，让一线员工的观察和建议能够顺畅上传并被认真对待。

3）信息交流本身的“持续改进”：组织应定期评审其信息交流过程的有效性（如是否及时、准确、被理解），基于监测结果和相关方反馈，寻找改进信息交流方式、内容或渠道的机会，这也是持续改进理念在管理体系自身运行中的体现。环境信息与组织环境因素、环境绩效及环境管理体系运行相关的，并以一定形式记录、保存和传递的信息。

注：环境信息可涵盖污染物排放、资源能源消耗、生态环境影响、气候变化应对、生物多样性保护及环境管理活动等多方面内容，是组织进行内外部环境信息交流的核心对象。1)“与环境因素…相关”：这是环境信息的根本属性，确保了交流内容与体系核心紧密挂钩，避免了交流无关的经营信息。

2)“以一定形式记录、保存和传递”：强调了环境信息的可管理性与可追溯性。信息在交流前应经过核实、验证和整理，确保其基于客观数据与事实，支撑7.4.1“真实可信”的要求。

3）注中扩展的内容：明确了环境信息的现代广泛内涵，不仅包括传统的污染与资源消耗，也纳入了气候变化、生物多样性等全球性环境议题，以及为管理这些议题所采取的组织活动信息。这指导组织在策划交流内容时需具有更全面的视野。

4）“确保一致”：要求对外交流的环境信息（如年报中的数据）必须与内部管理体系监测、测量和评价所产生的信息（如原始记录、统计报表）保持一致，严禁“内外两张皮”。重要环境因素具有或能够产生一种或多种重大环境影响的环境因素。

注：重要环境因素是由组织运用一个或多个准则确定的。1)“具有或能够产生重大环境影响”：决定了重要环境因素是组织环境管理的优先事项，因而也必然是信息交流的优先和重点内容。对内，员工需要清楚了解哪些活动、产品或服务与重要环境因素相关及如何控制；对外，相关方（尤其是监管机构和受显著影响的社区）有权或有意愿知晓其管理情况。

2)由准则确定：提示组织在交流关于重要环境因素的信息时，可能需要说明其确定的准则（如法规符合性、规模、频率、关注度等），以增强透明度。

3）与合规义务关联：许多合规义务正是针对重要环境因素的管理（如特定污染物的排放限值）。因此，关于重要环境因素的信息交流，常常是履行特定合规义务（如排污许可执行报告）的直接体现。环境绩效与环境因素的管理有关的绩效。

注：对于一个环境管理体系，可依据组织的环境方针、环境目标或其他准则，运用参数来测量结果。环境绩效的交流应基于可靠的数据和清晰的参照框架。1)“与环境因素的管理有关的绩效”：界定了交流的绩效范畴，即管理活动产生的可衡量结果，如能耗强度、废物循环率、碳排放量、污染物达标率、生态修复面积等。

2)“可测量结果”：是环境绩效交流的基石。交流时必须提供具体的、量化的数据和指标，并说明测量方法、参数和计算依据，以满足“事实性、准确性和可信性”的要求。

3）“依据环境方针、目标”：环境绩效交流应展示其与组织整体环境承诺和具体改进目标之间的关联，说明进展、成就或差距，使相关方能够评估组织的环境承诺履行程度。

4）绩效交流的目的：不仅在于展示成绩，也在于坦诚说明挑战与未达标的领域，以及为改进所制定的行动计划，这体现了透明度和责任感，有助于建立长期信任。变更管理组织对计划的变更进行系统性的策划、实施和控制的过程，以确保环境管理体系的完整性。

注：当变更发生时，及时、有效地将相关变更信息传达给内外部的受影响的相关方，是变更管理成功的关键环节之一。1)“计划的变更”：可能涉及体系范围、方针、目标、过程、服务、产品、设备、法规、组织结构或职责等。这些变更可能带来新的环境因素、风险、机遇或合规要求。

2)“系统性的…过程”：强调变更管理本身需要被管理。在策划变更时，就应同步策划与之配套的信息交流活动（即“在变更管理中策划信息交流”）。

3)作为7.4.2a的具体应用：内部信息交流必须确保将环境管理体系的变更信息（特别是那些影响员工职责或运行控制的变更）及时、准确地传递到所有受影响的职能和层次，以确保变更得到理解和有效执行。

4）与外部信息交流的关联：某些重大变更（如新设施投产、生产工艺重大调整、并购活动）可能对社区、监管部门或其他外部相关方产生显著影响。组织应根据合规义务和自身政策，策划并执行必要的外部信息交流，可能包括事先通知、咨询或事后报告。“7.4信息交流”目的和意图解析“7.4信息交流”目的和意图说明表解析维度“7.4信息交流”目的和意图说明（校准与扩充后）本条款总体核心目的和意图定位建立并维护一个系统化、规范化、基于风险思维的内外部环境信息交流过程。其核心在于确保组织在所有层面（战略、管理、运行）的环境信息流动均能有效支持环境管理体系的决策、运行和绩效改进，同时严格履行合规义务，并与相关方建立基于透明、可信的对话与信任关系。该过程并非孤立存在，而应与组织的整体业务战略、风险管理及运营流程相整合。核心价值和预期结果/成效/收益1)合规性与风险防控：首要确保所有环境信息交流活动均符合法律法规（如《企业环境信息依法披露管理办法》）及其他强制性或自愿性合规义务的要求，规避因信息不报、漏报、误报或回应不及时导致的法律处罚、信用降级及声誉风险。通过主动、透明的交流，预防和缓解因环境问题引发的社会疑虑或冲突；

2)信息的一致性与可信度：确保对外披露和对内传达的环境信息，均源自环境管理体系运行产生的经过验证的可靠数据和信息（如监测数据、绩效评价结果），并与体系文件（如方针、目标）保持一致。这奠定了组织环境声明的公信力基础，是获得监管机构、投资者及公众信任的关键；

3)内部协同与能力建设：通过在各职能与层级间建立有效的信息沟通渠道，确保全体员工及在组织控制下工作的人员清晰理解：环境方针、自身职责、重要环境因素、相关风险和机遇、以及环境绩效情况。这赋能员工，激发其参与环境管理改进的积极性，为持续改进注入内生动力；

4)外部关系管理与价值创造：通过有计划、有策略的外部信息交流（包括但不限于依法披露、可持续发展报告、社区对话、顾客沟通等），主动回应并管理相关方（政府、社区、顾客、投资者、NGO等）的环境关切。这不仅有助于维护“社会经营许可证”，提升品牌声誉，还能从相关方反馈中识别新的商业机遇、创新思路或潜在风险，为组织创造长期价值；

5)支持基于证据的决策：信息交流是一个双向过程。组织在对外发布信息的同时，也系统性地收集和分析来自内外部相关方的反馈、投诉、建议与期望。这些信息是管理评审、目标制定、措施策划及体系优化不可或缺的输入，确保环境管理决策更加科学、贴近实际并具有前瞻性；

6)提供可追溯的证据与支撑持续改进：保持适当的文件化信息（如交流记录、披露报告、会议纪要、反馈处理记录等），不仅为证明组织已履行信息交流的合规义务提供了客观证据，便于内外部审核与监管核查，更形成了组织环境管理与沟通的“记忆库”，为分析趋势、评估交流效果和推动信息交流过程本身的持续改进提供依据。“7.4信息交流”条款与ISO14001-2026其他条款逻辑关联关系分析“7.4信息交流”与ISO14001-2026其他条款逻辑关联关系分析表“7.4信息交流”子条款原文关联ISO14001:2026其他条款及主题逻辑关联关系分析关联性质说明7.4.1总则

策划信息交流过程时，组织应：

a)必须考虑其合规义务；6.1.3合规义务合规义务是信息交流策划的必需输入，组织在策划信息交流过程时必须考虑其合规义务中的相关信息交流要求。信息输入输出关系、约束与影响关系7.4.1总则

确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。7.5文件化信息文件化信息是确保信息一致性、真实性和可追溯性的基础，为信息交流提供证据和支持。支持与依据关系、验证关系组织应按其合规义务的要求对环境管理体系相关的信息交流做出响应。6.1.3合规义务

9.1.2合规性评价合规义务决定外部信息交流的内容与方式；合规性评价的结果可能触发特定的信息交流响应（如向监管机构报告）。信息输入输出关系、约束与影响关系适当时，组织应保持可获取适当的文件化信息，作为其信息交流的证据。7.5文件化信息文件化信息用于记录和证明信息交流的实施情况，是信息交流过程的输出证据。信息输入输出关系、验证关系7.4.2内部信息交流

a)在其各职能和层次间就环境管理体系的相关信息进行内部信息交流，适当时，包括交流环境管理体系的变更；5.3组织的岗位、职责和权限内部信息交流需依托明确的组织结构和职责分配，确保信息传递到相应的职能和层次。支持与依据关系、流程顺序与衔接关系

a)…包括交流环境管理体系的变更6.3变更的策划环境管理体系的变更信息需通过内部信息交流过程传达至相关职能和层次，以确保变更的有效实施。信息输入输出关系、流程顺序与衔接关系

b)确保其信息交流过程在其控制下工作人员能够为持续改进做出贡献。10.3持续改进内部信息交流过程应设计为能够收集和传递员工的改进建议，为持续改进提供输入。信息输入输出关系、支持与依据关系7.4.3外部信息交流

组织应按其合规义务的要求及其建立的信息交流过程，就环境管理体系的相关信息进行外部信息交流。4.2理解相关方的需求和期望外部信息交流需考虑相关方的需求和期望，尤其是对信息内容、方式和频率的期望。信息输入输出关系、约束与影响关系6.1.3合规义务合规义务中常包含强制性的外部信息交流要求（如排放报告、许可申请等），是外部交流的核心依据。约束与影响关系、支持与依据关系8.2应急准备和响应紧急情况下的外部信息交流（如向当局、社区通报）是应急响应的重要组成部分，需按既定过程执行。流程顺序与衔接关系、控制关系10.2不符合和纠正措施外部相关方的投诉或负面反馈可作为不符合的来源，需通过纠正措施过程处理，并反馈处理结果。信息输入输出关系、反馈关系“7.4信息交流”条款核心涵义解析（理解要点解读）“7.4信息交流”条款核心涵义理解要点说明表7.4条款原文条款内容释义概述子条款核心涵义解析（理解要点详细解读）7.4信息交流本条款确立组织环境信息交流的总体框架，明确信息交流需遵循双向性、合规性、真实性等核心原则，通过规范内外部信息传递与互动过程，支持环境管理体系有效运行、合规义务履行及持续改进，同时建立与相关方的信任关系。1）“信息交流”：指组织实施的提供信息、获得信息及与内外部相关方进行对话的过程，核心目的是促进对环境问题、环境因素和环境绩效的共同理解，并为决策和持续改进提供输入。该过程是双向、动态的互动，涵盖内部与外部、接收与响应的系统性循环，其设计、实施和评价需与组织的战略方向、活动、产品和服务的性质、规模及环境影响相适应。

2）环境信息交流是组织环境管理的关键支撑性活动，其有效性直接影响组织满足合规要求、管理风险、抓住机遇、提升绩效和建立声誉的能力。成功的交流依赖于最高管理者的承诺，并需要被系统地策划、实施、评价和改进，作为组织整体信息交流战略的有机组成部分。7.4.1总则

策划信息交流过程时，组织应：

a)必须考虑其合规义务；

b)确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。

组织应按其合规义务的要求对环境管理体系相关的信息交流做出响应。

适当时，组织应保持可获取适当的文件化信息，作为其信息交流的证据。1）“总则”明确信息交流过程的策划核心要求，强调合规义务的强制性约束、信息的一致性与可信度，以及响应机制和证据保留的必要性，为内外部信息交流提供基础性准则。

2）突出信息交流的双向特性，要求组织既要主动传递信息，也要及时响应相关方诉求，同时通过文件化信息确保交流过程的可追溯性。1）“策划信息交流过程时，组织应”

a)“策划”：指组织需采用系统方法，基于对相关方及其需求和期望的识别，设计、建立、实施和保持一个结构化的信息交流过程。策划内容包括但不限于：

-确定信息交流的目的、目标、原则（如透明性、适宜性、可信性）和范围；

-识别内外部相关方及目标群体，并理解其信息需求和期望；

-确定需交流的环境信息内容、适宜的交流方法、工具（如报告、网站、会议、社交媒体）和渠道；

-明确信息交流的职责、权限、时机和频率；

-建立信息收集、核实、传递、反馈和记录的运行控制；

-制定应对环境危机和紧急情况的专项信息交流预案；

-为过程配置必要的人力、技术和财务资源。

b)“应”：表明该要求为强制性义务，是环境管理体系有效性的关键构成部分。2）“a)必须考虑其合规义务”：

-“必须考虑”：强调合规义务是信息交流过程策划的强制性输入和决策依据。组织必须确保其信息交流过程满足所有适用的法律法规要求，并将此作为过程有效性的底线。

-“合规义务”：具体包括但不限于《企业环境信息依法披露管理办法》等法规中关于企业环境信息披露的主体、内容、时限、方式及监督管理的强制性规定。例如，重点排污单位、实施强制性清洁生产审核的企业、符合条件的上市公司和发债企业，必须按规定编制和披露年度及临时环境信息报告。组织在策划时，必须将这些法定的披露要求完整、准确地融入其信息交流过程。3）“b)确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信”：

-“确保”：要求组织建立并实施严格的信息管理与质量控制机制，从源头上保证信息的可靠性。这包括对数据的收集、统计、分析、审核和批准过程进行规范，确保其符合环境监测、环境统计等方面的标准和技术规范。

-“环境信息”：指与组织环境管理体系所有要素相关的信息，尤其强调需基于真实的环境绩效评价数据、排污许可证执行报告、合规性评价结果等客观证据。

-“一致且真实可信”：核心要求是信息具有完整性、准确性、实质性且不产生误导。这意味着：

•内部管理记录、对外公开报告及相关方沟通内容必须同源同质，不存在矛盾或选择性披露；

•信息应基于被认可和可再现的方法和参数进行开发；

•对于复杂或技术性信息（如环境绩效参数、产品足迹），应以相关方能理解的方式进行解释，避免因表述不当引发误解。4）“组织应按其合规义务的要求对环境管理体系相关的信息交流做出响应”：

-“按其合规义务的要求”：明确响应的法律强制性。对于法定要求的信息请求（如监管问询、公众依法申请公开）、报告提交或事件通报，组织必须按法规规定的时限、格式和程序予以响应，不得延迟或拒绝。

-“做出响应”：强调建立系统、高效的响应机制。组织应设立明确的责任部门和流程，对来自外部相关方（如监管部门、社区、非政府组织）的问询、关注、建议或投诉进行接收、登记、评估、处理和反馈，并确保反馈是充分、及时和有针对性的。响应记录应予以保持，以证明合规性。5）“适当时，组织应保持可获取适当的文件化信息，作为其信息交流的证据”：

-“适当时”：指基于信息的重要性、法规要求及保留证据的必要性做出判断。所有法定披露报告、对监管机构的重要回复、与关键相关方达成的重要协议、重大投诉的处理记录以及内部关键决策的沟通纪要等，均应予以保留。

-“文件化信息”：形式包括纸质和电子文档、数据库、录音录像、电子邮件、社交媒体互动记录等。组织应对这些信息进行系统化管理（如编号、版本控制、归档），确保其在需要时可被方便地检索、调取和呈现，以满足内部管理、外部审核、监管核查或司法举证的需要。

-“可获取”：意味着文件化信息的保存状态应是受控、安全且可溯源的，防止丢失、损毁或未经授权的篡改。7.4.2内部信息交流

组织应：

a）在其各职能和层次间就环境管理体系的相关信息进行内部信息交流，适当时，包括交流环境管理体系的变更；

b）确保其信息交流过程在其控制下工作人员能够为持续改进做出贡献。1）内部信息交流聚焦组织内部横向与纵向的信息流通，要求实现全职能、全层级覆盖，确保环境管理体系相关信息有效传递，同时为员工参与持续改进搭建渠道。

2）明确内部信息交流的核心内容包括体系常规信息和变更信息，核心目标是凝聚共识、赋能员工，激活组织内生改进动力。1）“组织应”：表明建立和实施有效的内部信息交流过程是组织的强制性责任，最高管理者应提供领导和支持，营造开放、透明的沟通文化。2）“a)在其各职能和层次间就环境管理体系的相关信息进行内部信息交流，适当时，包括交流环境管理体系的变更”：

-“各职能和层次间”：强调交流必须是全方位和穿透式的，确保从最高管理者到一线操作人员，从环境职能部门到生产、研发、采购、销售、人力资源等所有业务部门，都能及时获取并理解与其职责相关的环境信息。

-“环境管理体系的相关信息”：范围广泛，核心包括：

•环境方针、目标和方案；

•重要环境因素及其控制措施；

•适用的合规义务及其履行情况；

•岗位、职责和权限分配；

•运行控制程序、作业指导书和应急准备与响应要求；

•环境绩效监测结果、内部审核和管理评审的发现；

•不符合、事件、纠正措施及其结果；

•来自外部相关方的信息反馈（如投诉、表扬）。

-“适当时，包括交流环境管理体系的变更”：“适当时”在此指当变更发生时必须进行交流。任何可能影响环境管理体系有效性的变更，如法律法规更新、生产工艺调整、组织机构重组、新项目引入、新设施投运等，都必须作为关键信息，在实施前及时、清晰地传达给所有受影响的人员，并确保他们理解变更的内容、原因及其对自己的影响。3）“b)确保其信息交流过程在其控制下工作人员能够为持续改进做出贡献”：

-“确保”：要求组织主动设计和维护一个鼓励参与、易于反馈的内部交流环境。这不仅是发布信息，更是建立倾听和响应的机制。

-“在其控制下工作人员”：包括所有员工，以及承包商、供应商雇员等在组织现场或按组织要求工作的人员。

-“能够为持续改进做出贡献”：意味着交流过程应具备以下功能：

•提供便捷的渠道（如意见箱、改进提案系统、团队会议、内部论坛、匿名热线），鼓励员工报告环境隐患、提出改进建议；

•对员工的输入信息给予及时确认、评估和反馈，说明采纳与否的理由；

•认可和奖励有价值的贡献，营造全员参与环境管理的文化氛围；

•通过培训和教育，提升员工对环境因素、合规义务及自身作用的认识，使他们有能力做出有意义的贡献。7.4.3外部信息交流

组织应按其合规义务的要求及其建立的信息交流过程，就环境管理体系的相关信息进行外部信息交流。1）外部信息交流明确以合规义务和既定过程为双重依据，规范组织与外部相关方的信息互动，既要满足强制性披露要求，也要通过有序交流维护相关方关系、提升组织声誉。

2）强调外部信息交流的系统性和可控性，确保信息传递的合规性、一致性和针对性，同时为组织识别外部风险和机遇提供输入。1）“组织应”：表明进行规范的外部信息交流是组织的法定义务和基本社会责任，不得以任何理由规避强制性披露要求。2）“按其合规义务的要求及其建立的信息交流过程”：

-“按其合规义务的要求”：是外部信息交流的“硬约束”和底线。组织必须首先确保满足所有法定披露义务，例如：

•根据《企业环境信息依法披露管理办法》，按规定时限（如每年3月15日前）在指定平台（企业环境信息依法披露系统）披露年度报告；

•在发生特定事件（如受到环境行政处罚、发生突发环境事件）后，在规定时限内（如5个工作日内）披露临时报告；

•披露内容必须符合主管部门制定的格式准则，涵盖企业基本信息、环境管理信息、污染物产生治理与排放信息、碳排放信息、生态环境应急信息、生态环境违法信息等法定内容。

-“及其建立的信息交流过程”：是外部信息交流的“软框架”和提升工具。组织应在满足合规底线的基础上，根据自身战略和相关方期望，策划并实施更广泛、更深入的自愿性交流活动。此过程应遵循策划（Plan）-实施（Do）-检查（Check）-改进（Act）的循环，并融入第4章所述的原则（如透明性、适宜性、可信性）。3）“就环境管理体系的相关信息进行外部信息交流”：

-“环境管理体系的相关信息”：组织应基于风险评估和相关方关注，决定自愿交流的内容深度和广度。可包括环境方针承诺、环境绩效进展、可持续发展实践、产品环境声明（如EPD）、供应链环境管理、应对气候变化的行动等。所交流的信息必须与内部管理体系数据严格一致。

-“外部信息交流”：

•对象：包括但不限于政府监管机构、投资者、顾客、供应商与合作伙伴、周边社区与公众、非政府组织、媒体、行业协会、学术界等。

•双向性：不仅包括组织主动发布报告、举办开放日、回应媒体问询等“输出”活动；更重要的是包括系统性地“输入”，即建立机制以倾听、收集、分析和响应外部相关方的意见、建议、关切和投诉。对于负面反馈（如投诉），必须予以高度重视，及时调查、处理和沟通，并将分析结果作为管理评审和改进的输入。

•方法多样性：应根据目标群体的特点和需求，选择并组合使用多种交流方法和工具（如环境/可持续发展报告、网站专栏、社交媒体、新闻发布会、社区对话会、焦点小组访谈、产品标签等）。在危机或紧急情况下，必须启动预设的应急沟通预案，指定发言人，统一口径，及时、准确、透明地向受影响的相关方和公众提供信息。

•评价与改进：组织应定期评价其外部信息交流活动的有效性，例如通过调查反馈率、媒体报道分析、相关方访谈等方式，评估是否达到交流目标，并据此持续改进交流过程。“7.4信息交流”条款实施要点“7.4信息交流”条款实施要点说明表7.4主题事项条款核心要求实施内容与要点实施方法/工具/技术手段责任部门/岗位所需资源相关记录/证据需特别注意的事项7.4.1总则-合规义务融入策划策划信息交流过程时必须考虑合规义务1)合规义务全面梳理与分类

-实施内容：系统识别与环境管理体系相关的合规义务，包括强制性法律法规（如《企业环境信息依法披露管理办法》）、自愿性承诺（如行业标准、合同约定、NGO协议）；按“信息披露要求、响应时限要求、交流渠道要求、内容格式要求”分类整理，明确每项义务对应的信息交流责任。

-主要活动：法务部门牵头，环境管理部门配合，定期（至少每年一次）更新合规义务清单，标注与信息交流直接相关的条款。

2)合规要求转化为交流准则

-实施内容：将梳理后的合规义务转化为信息交流的具体准则，明确不同合规要求下的交流内容、时机、渠道和责任主体；例如，按强制性披露要求明确年度环境报告的披露时限、内容框架和提交平台。

-主要活动：环境管理部门组织编写《信息交流合规准则》，经法务部门审核后发布实施。

3)将合规要求融入交流活动策划：确保交流策划输入的完整性

-实施内容：在策划每一项具体的内外部信息交流活动（如编制报告、举办会议、发布新闻）时，必须将相关的合规义务作为强制性输入进行评审，确保活动设计满足所有法定要求。

-主要活动：在《信息交流活动策划书》中设立“合规性评审”章节，由法务或合规岗位签字确认。1)工具：合规义务识别检查表、法律法规数据库（如生态环境部法规库）、合同台账、行业标准汇编。

2)方法：合规义务与信息交流映射矩阵、跨部门研讨会。

3)技术：合规义务管理软件或模块，用于跟踪法规更新、设置提醒并关联至具体交流任务。1)牵头部门：环境管理部门

2)配合部门：法务部、合规部、各业务部门（生产、采购、销售等）

3)责任岗位：环境管理专员、法务专员、合规专员1)人力：具备环境法规和体系知识的专业人员

2)财力：法规数据库订阅费、外部合规咨询费

3)技术：合规义务管理系统、信息交流规则文档1)《环境信息交流相关合规义务清单》

2)《信息交流合规准则》及审核记录

3)合规义务更新记录（含政策变更跟踪文档）

4)《信息交流活动策划书》及合规评审记录1)避免遗漏隐性合规义务：不仅关注显性的法律法规，还需涵盖行业自律标准、顾客环保要求等自愿性承诺。

2)动态跟踪更新：建立合规义务变更预警机制，及时响应新出台或修订的法规要求。

3)确保可追溯性：策划文档应清晰显示每项交流活动是如何满足特定合规义务条款的。7.4.1总则-环境信息一致性与真实性保障确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信1)信息源头管控：规范信息采集与核验流程

-实施内容：明确环境信息的采集范围（包括污染物排放、资源消耗、环境绩效等）、责任部门和采集频率；建立信息核验机制，确保数据来自环境管理体系的原始记录（如监测数据、排污许可证执行报告）。

-主要活动：各业务部门按规定频次提交环境信息，环境管理部门对信息的完整性、准确性进行核验，形成核验记录。

2)信息发布审核：建立信息发布多级审核流程

-实施内容：制定信息发布审核表，明确信息起草、审核、批准的岗位职责；对外发布的环境信息需经环境管理部门审核、法务部门合规性复核、分管领导批准后发布。

-主要活动：编制《环境信息发布审核表》，规范审核流程，留存审核痕迹。

3)信息质量控制与溯源：确保信息生成过程的可信度

-实施内容：建立环境数据质量管理程序，对监测设备校准、采样方法、统计计算、报告编制等环节进行控制，确保基础数据的准确可靠。对外披露的关键绩效数据（如碳排放量）应能追溯到原始记录和计算方法。

-主要活动：定期对数据质量进行内部审计；在环境报告等文件中，酌情说明关键数据的来源、计算方法和假设，以增强透明度。1)工具：信息采集模板、数据核验checklist、信息发布审核表、环境管理体系原始记录台账。

2)技术：环境信息管理系统、数据比对分析工具。

3)方法：数据溯源图、计量器具校准计划、统计过程控制（SPC）。1)牵头部门：环境管理部门

2)配合部门：各业务部门（提供原始数据）、法务部（合规审核）、质量/检验部门（数据质量控制）

3)责任岗位：信息采集员、环境管理专员、法务专员、分管领导、数据质量管理员1)人力：数据采集与核验人员、审核人员、内审员

2)技术：数据管理系统、审核流程电子化平台、校准合格的监测设备

3)信息资源：环境监测数据、绩效统计报表、体系运行记录1)《环境信息采集记录表》

2)《信息核验报告》

3)《环境信息发布审核表》

4)发布的环境信息文本（如环境报告、披露公告）

5)监测设备校准证书和记录

6)数据质量内部审计报告

7)关键绩效数据溯源文件1)杜绝“内外两张皮”：对外披露信息必须与内部体系记录保持一致，严禁选择性披露或虚假陈述。

2)复杂信息通俗化：技术性较强的信息（如碳足迹数据）需附带简明解释，避免相关方误解。

3)保证数据可比性：逐年披露的绩效数据应基于一致的计算口径和方法，如有变更需予以说明。7.4.1总则-合规义务响应机制按合规义务的要求对环境管理体系相关的信息交流做出响应1)响应流程建立：制定信息响应标准化流程

-实施内容：明确来自监管机构、公众等相关方的信息请求（如问询、投诉、信息公开申请）的接收、登记、评估、处理、反馈全流程；按合规义务规定的时限要求，设定内部响应节点（如监管问询需3个工作日内初步回应）。

-主要活动：环境管理部门建立《信息响应台账》，明确各环节责任人和时限，确保响应及时。

2)响应能力保障：提升响应专业性与时效性

-实施内容：对负责响应的人员进行合规培训，明确不同类型信息请求的处理规范；建立响应知识库，收录常见问题及标准答案，提高响应效率。

-主要活动：组织响应人员培训，编制《常见信息请求响应指南》。

3)响应闭环与改进：分析响应结果以改进体系

-实施内容：定期（如每季度）对接收到的外部信息（特别是投诉和建议）进行汇总分析，识别系统性问题和改进机会，并将分析结果作为管理评审和改进措施策划的输入。

-主要活动：编制《外部信息反馈分析报告》，并跟踪相关改进措施的实施情况。1)工具：信息响应台账、响应流程流程图、常见问题知识库。

2)方法：时限管理矩阵、响应结果评估表。

3)技术：顾客关系管理（CRM）系统或专门的投诉管理软件，用于跟踪处理状态和分析趋势。1)牵头部门：环境管理部门

2)配合部门：法务部、公关部、相关业务部门

3)责任岗位：信息响应专员、环境管理部门负责人1)人力：经过专业培训的响应人员

2)技术：响应台账管理系统、知识库平台、趋势分析软件

3)时间资源：预留充足的响应处理时间1)《信息响应台账》（含接收记录、处理过程、反馈结果）

2)《响应处理报告》

3)培训记录及《常见信息请求响应指南》

4)相关方反馈确认函

5)《外部信息反馈分析报告》

6)管理评审输入记录（包含外部反馈分析）1)严格遵守时限要求：对法定时限内必须响应的信息请求，不得延迟或拒绝，避免合规风险。

2)负面反馈妥善处理：对投诉、质疑等负面信息，需先核实情况，再按规定程序回应，避免激化矛盾。

3)将响应视为学习机会：不把外部问询和投诉仅看作负担，而是将其作为了解相关方关切、发现管理体系盲点、驱动持续改进的重要信息来源。7.4.1总则-文件化信息保留适当时，保持可获取适当的文件化信息，作为其信息交流的证据1)证据范围界定：明确信息交流证据留存范围

-实施内容：确定需留存的文件化信息类型，包括法定披露报告、监管问询回复、相关方沟通记录、信息发布审核文件、投诉处理记录等；按“重要性+合规要求”确定留存期限（如法定披露报告需永久留存，一般沟通记录留存3年）。

-主要活动：环境管理部门编制《信息交流证据留存清单》，明确各类证据的留存形式（电子/纸质）、期限和存储位置。

2)证据管理规范：建立证据存储与检索机制

-实施内容：对留存的文件化信息进行分类编号、规范存储，确保信息安全、可追溯；建立检索目录，方便内外部审核时快速调取。

-主要活动：搭建电子证据存储平台，定期对证据进行备份和完整性检查。

3)电子化管理与安全：提升证据管理效率和安全性

-实施内容：优先采用电子化方式管理证据，利用文档管理系统实现版本控制、权限管理和自动归档。对电子证据实施定期备份和灾难恢复计划，确保其长期可用性。对涉及敏感信息的证据，设置严格的访问权限。

-主要活动：制定并实施《文件化信息控制程序》，定期审计电子存储系统的安全性和有效性。1)工具：证据留存清单、文件分类编号规则、检索目录模板。

2)技术：电子文档管理系统、云存储平台（带权限控制）。

3)方法：元数据标记、定期备份策略、访问权限矩阵。1)牵头部门：环境管理部门、信息技术（IT）部门

2)配合部门：各业务部门（提供相关沟通记录）

3)责任岗位：档案管理员、环境管理专员、系统管理员1)人力：档案管理人员、IT支持人员

2)技术：电子存储设备、文档管理软件、备份服务器、防火墙与加密技术

3)空间资源：纸质档案存储场所、云存储容量1)各类信息交流证据（如披露报告、会议纪要、邮件往来、投诉处理记录）

2)《信息交流证据留存清单》

3)证据存储与检索目录

4)证据备份记录

5)《文件化信息控制程序》

6)系统访问日志与权限审批记录

7)存储系统完整性检查报告1)证据完整性：留存的文件化信息需能完整反映信息交流的全过程，避免关键环节缺失。

2)安全与保密：对涉及商业秘密、国家秘密的证据，需按规定采取保密措施，防止泄露。

3)法规符合性：电子化存储的证据需满足《电子签名法》等相关法规对电子证据法律效力的要求，确保其可作为有效证据。7.4.2内部信息交流-跨职能层次信息传递在其各职能和层次间就环境管理体系的相关信息进行内部信息交流，适当时，包括交流环境管理体系的变更1)交流机制搭建：建立全覆盖内部交流网络

-实施内容：明确内部信息交流的渠道（如月度环境例会、内部邮件、企业内网专栏、部门简报）、频率和内容；确保信息覆盖横向各职能部门（生产、研发、采购、销售等）和纵向各层次（最高管理者至一线员工）。

-主要活动：环境管理部门制定《内部环境信息交流计划》，明确各类信息的交流方式和时限。

2)体系变更信息专项传递：规范体系变更信息传递流程

-实施内容：建立环境管理体系变更信息通知机制，当发生体系范围、方针、目标、流程等变更时，及时通过专项通知、专题培训等方式传递至受影响的职能和层次；确保相关人员理解变更内容及对自身工作的影响。

-主要活动：变更发起部门提交《体系变更信息传递表》，环境管理部门组织传递和培训，留存培训签到和理解确认记录。

3)交流效果评估：确保信息被理解和应用

-实施内容：通过抽查、问卷、考试或观察等方式，定期评估关键环境信息（特别是变更信息和应急程序）在员工中的知晓度和理解度。根据评估结果，调整交流内容或方法。

-主要活动：在重要信息发布或培训后，进行理解度测试；每年进行一次全面的内部环境意识调查。1)工具：内部交流计划模板、体系变更信息传递表、会议纪要模板、内网专栏发布工具。

2)方法：月度例会、专题培训、部门联动沟通会。

3)技术：企业微信/钉钉等协同办公平台群组通知、在线学习与考试系统、电子问卷调查工具。1)牵头部门：环境管理部门

2)配合部门：各业务部门、人力资源部（培训支持）

3)责任岗位：各部门环境联络员、环境管理专员、培训专员1)人力：内部讲师、会议组织人员、问卷设计与分析人员

2)技术：内网平台、视频会议软件、邮件系统、在线学习平台

3)物料资源：培训课件、变更通知文件1)《内部环境信息交流计划》

2)会议纪要、内网专栏发布记录、邮件发送记录

3)《体系变更信息传递表》

4)变更培训签到表、理解确认记录

5)员工环境知识测试试卷与成绩单

6)年度环境意识调查报告1)避免信息孤岛：确保跨部门信息畅通，例如生产部门的污染治理设施运行信息需及时传递至环境管理部门。

2)变更传递及时性：体系变更信息需在实施前完成传递，确保相关人员有足够时间适应和调整工作。

3)注重双向沟通：内部交流不仅是自上而下的传达，应鼓励自下而上的反馈和横向的讨论，使交流成为解决问题的过程。7.4.2内部信息交流-支持持续改进确保其信息交流过程在其控制下工作人员能够为持续改进做出贡献1)改进建议渠道建立：搭建便捷的改进建议提交平台

-实施内容：设立多样化的改进建议提交渠道（如意见箱、线上提报系统、员工座谈会），明确建议受理部门（环境管理部门）和反馈时限（如15个工作日内反馈处理结果）；鼓励员工就环境管理体系运行、环境绩效提升等提出建议。

-主要活动：环境管理部门制定《环境改进建议管理办法》，宣传推广提报渠道，定期收集建议。

2)建议处理与激励：建立建议闭环管理与激励机制

-实施内容：对收集的改进建议进行分类评估，可行的纳入持续改进计划，明确责任部门和实施时限；对有价值的建议（如降低能耗、减少废物产生的建议）给予表彰或物质奖励，营造全员参与氛围。

-主要活动：定期评审改进建议，编制《改进建议处理台账》，公示优秀建议及实施成效。

3)建议成果整合与推广：将个人智慧转化为组织能力

-实施内容：将已实施并验证有效的改进建议进行标准化，纳入相关程序文件或作业指导书。通过内部案例分享、最佳实践宣传等方式，在组织内推广成功的改进经验。

-主要活动：定期更新《环境最佳实践案例库》，并组织学习交流。1)工具：线上提报系统、意见箱、改进建议处理台账、激励审批表。

2)方法：建议评审会、成效公示会。

3)技术：内部知识管理平台、改进建议管理软件（可实现自动流转、状态跟踪和数据分析）。1)牵头部门：环境管理部门

2)配合部门：各业务部门、人力资源部（激励实施）

3)责任岗位：环境管理专员、部门负责人、知识管理员1)人力：建议评审人员、台账管理人员、案例编写人员

2)技术：线上提报系统、知识管理平台

3)财力资源：激励资金

4)宣传资源：海报、内部通知1)《环境改进建议管理办法》

2)改进建议提报记录、处理台账

3)评审会议纪要

4)激励审批表及实施记录

5)改进建议实施成效报告

6)更新后的程序文件/作业指导书（体现采纳的建议）

7)《环境最佳实践案例库》及学习记录1)确保反馈闭环：对员工提出的建议，无论采纳与否，均需给出明确反馈，避免打击参与积极性。

2)激励及时有效：对优秀建议的激励需及时兑现，增强员工参与持续改进的动力。

3)聚焦价值创造：引导员工提出的改进建议应围绕减少环境影响、提升合规绩效、降低运营成本或管理风险等实际价值，避免流于形式。7.4.3外部信息交流-合规与过程导向交流按其合规义务的要求及其建立的信息交流过程，就环境管理体系的相关信息进行外部信息交流1)外部相关方识别与需求分析：建立外部相关方信息交流清单

-实施内容：识别与环境管理体系相关的外部相关方（如监管机构、投资者、顾客、供应商、社区、NGO、媒体），分析各相关方的信息需求（如监管机构关注合规数据、顾客关注产品环保性能）和交流偏好（如书面报告、线上平台、面对面会议）。

-主要活动：环境管理部门编制《外部相关方环境信息交流清单》，定期更新相关方需求。

2)强制性信息披露执行：严格履行法定披露义务

-实施内容：按《企业环境信息依法披露管理办法》等法规要求，编制年度环境信息依法披露报告和临时报告，在规定时限内上传至企业环境信息依法披露系统；确保披露内容完整覆盖企业基本信息、环境管理信息、污染物排放、碳排放等法定要求。

-主要活动：环境管理部门牵头编制披露报告，经法务部审核、最高管理者批准后提交，留存提交回执。

3)自愿性信息交流实施：规范自愿性信息交流活动

-实施内容：根据相关方需求和组织战略，开展自愿性信息交流（如发布可持续发展报告、举办社区开放日、回应顾客环保问询）；交流内容需基于环境管理体系实际运行情况，与强制性披露信息保持一致。

-主要活动：制定自愿性信息交流计划，按计划开展交流活动，留存活动记录。

4)危机与紧急情况沟通：建立应急沟通预案

-实施内容：制定《环境应急信息沟通预案》，明确在发生环境事故或突发事件时，信息发布的责任人（发言人）、渠道（如紧急新闻发布会、社区通告）、口径、流程和时限。预案应定期演练。

-主要活动：每年至少组织一次应急沟通演练，并评审预案的有效性。

5)社交媒体与数字化交流管理：规范新媒体环境下的信息交流

-实施内容：制定社交媒体管理政策，规范官方账号发布环境信息的内容、频次和回应规则。监测网络上关于组织环境绩效的舆论，及时、专业地回应关切或澄清误解。

-主要活动：指定专人负责官方社交媒体账号运营和网络舆情监测，编制《月度网络环境舆情简报》。1)工具：外部相关方识别矩阵、信息需求分析表、披露报告模板、交流活动计划表。

2)方法：问卷调查（需求分析）、线上披露平台、面对面沟通会、开放日活动。

3)技术：企业官网环保专栏、社交媒体平台、视频直播工具。

4)专业工具：网络舆情监测系统、应急通信设备、新闻发布模拟演练软件。1)牵头部门：环境管理部门、公关部/品牌部

2)配合部门：市场部、销售部、采购部、法务部、信息技术部

3)责任岗位：环境管理专员、公关专员、销售经理、新闻发言人、社交媒体运营官1)人力：报告编制人员、活动组织人员、沟通人员、危机管理团队、舆情分析师

2)财力：活动策划费用、报告编制费用、舆情监测服务费、演练费用

3)技术：线上披露平台、官网维护、直播工具、舆情监测系统

4)物料资源：报告文本、宣传资料、应急沟通工具包1)《外部相关方环境信息交流清单》

2)年度/临时环境信息依法披露报告及提交回执

3)自愿性信息交流计划及活动记录（如开放日签到表、沟通纪要、报告发布记录）

4)相关方反馈记录

5)《环境应急信息沟通预案》及演练记录

6)社交媒体管理政策及发布审核记录

7)《月度网络环境舆情简报》及应对记录1)区分强制性与自愿性：不得用自愿性交流替代强制性披露，确保法定义务优先履行。

2)信息一致性：自愿性交流的信息需与内部体系数据、强制性披露信息保持一致，避免矛盾。

3)敏感信息管控：对外交流时避免泄露商业秘密、核心技术等敏感信息，必要时进行脱敏处理。

4)危机沟通的黄金法则：在环境紧急事件中，遵循“第一时间、真实透明、统一口径、人文关怀”的原则进行沟通，主动承担责任并公布处理进展。

5)数字化交流的风险：认识到社交媒体传播速度快、影响范围广的特点，发布信息前务必谨慎核实，避免因不当言论引发声誉危机。“7.4信息交流”实施工作流程基于PDCA循环过程方法和风险思维“7.4信息交流”工作流程表PDCA阶段一级流程二级流程三级流程（关键活动步骤）流程输入关键流程节点主要风险描述责任部门（所有者）流程输出P（策划）信息交流总体策划合规义务融入策划1)合规义务全面梳理与动态更新：系统识别并持续跟踪与环境管理体系（EMS）相关的强制性法律法规（如《企业环境信息依法披露管理办法》及其附件准则、排污许可条例等）、部门规章以及组织采纳的自愿性承诺（如行业自律标准、顾客合同条款、社区协议等）。建立并维护合规义务清单，确保其现行有效。

2)披露主体识别与清单管理策划：建立机制，根据法规（如《管理办法》第七条、第八条）主动识别自身是否属于重点排污单位、强制清洁审核企业、特定上市公司或发债企业等法定披露主体，并策划如何应对被纳入“企业名单”后的披露义务。

3)交流准则转化与差异化策划：将梳理后的合规义务转化为具体的、差异化的内外部信息交流准则。例如，针对不同披露主体（重点排污单位、上市公司等）策划不同的年度报告内容框架；针对强制性披露（如临时报告）与自愿性交流（如可持续发展报告）策划不同的流程与审核权限。

4)活动策划的合规性嵌入：在策划任何内外部信息交流活动时，必须嵌入合规性评审环节，评审依据包括《管理办法》的披露时限（第十九条、第二十条）、内容要求（第十二至十五条）以及ISO14063-2020《环境管理环境信息交流指南和示例》中关于透明性、适宜性、可信性等原则。-组织EMS范围文件；

-《企业环境信息依法披露管理办法》及格式准则、适用的其他环境法律法规库；

-自愿性承诺文件（合同、协议、行业标准）；

-以往合规性评价报告、监管沟通记录。-未及时识别法规更新（如披露格式准则调整）或自身身份变化（如新列入重点排污单位名录），导致策划基础失效。

-合规义务梳理不全，遗漏隐性自愿性承诺，导致信息交流不合规。

-合规要求未转化为可操作的、差异化的交流准则，导致执行偏差或资源错配。

-活动策划未纳入强制性合规评审，导致交流活动违反法定要求，面临处罚（《管理办法》第二十八条、第二十九条）。环境管理部门/可持续发展部牵头，法务部、合规部、证券部（如适用）、各业务部门配合。-《环境信息交流合规义务动态清单》；

-《披露主体身份自评与应对计划》；

-《差异化环境信息交流准则手册》；

-含强制性合规评审结论的《信息交流活动策划方案》。信息一致性保障策划1)信息源头与质量管理体系策划：策划环境信息的收集范围、责任部门、频率。明确信息必须源自EMS的原始记录，如运行控制记录、监测报告、排污许可证执行报告、管理评审输出等。策划数据质量控制程序，涵盖监测设备校准（参照国家监测规范）、采样方法、统计计算及内部核验机制。

2)信息发布一致性审核流程策划：建立多级、分角色的审核批准流程。策划要求所有对外环境信息（无论是强制披露还是自愿交流）在发布前，必须由环境管理部门进行技术一致性审核（对照内部EMS数据），法务/合规部门进行合规性审核，最终由授权管理者批准。策划使用标准化的《环境信息发布审核表》。

3)信息溯源与验证机制策划：为关键环境数据（如排放量、能耗、废物量）和重要声明策划溯源路径，确保任何对外交流的信息均可追溯至可验证的原始记录或公认的计算方法（如ISO14064系列标准）。-EMS程序文件及运行记录；

-环境监测方案与质量控制程序；

-排污许可证及执行报告；

-GB/T24031、ISO/TS14033等关于环境绩效评价和量化信息的标准。-信息采集范围未覆盖所有重要环境因素和合规义务要求，导致源头数据缺失或不完整。

-信息审核流程缺失或权责不清，导致发布的信息未经充分核验，可能与内部管理体系数据矛盾，违反ISO14001:20157.4.1b）条款。

-缺乏信息溯源策划，当受到质疑时无法提供有效证据支撑，损害组织信誉。环境管理部门牵头，质量/检验部门、各数据产生部门（生产、能源、物流等）、法务部配合。-《环境信息采集、质量管理与核验控制程序》；

-《环境信息发布分级审核与批准权限表》；

-《关键环境数据溯源与验证方案》。证据保留策划1)证据范围与期限法定化策划：明确需留存的文件化信息类型，不仅包括最终的披露报告，还包括形成报告的过程文件（如数据收集记录、审核记录、版本变更记录）。根据《管理办法》及可能的法律诉讼时效要求，确定不同证据的最低法定留存期限。

2)电子证据法律效力保障策划：策划电子化存储系统需满足《电子签名法》等相关要求，确保电子证据的完整性、防篡改性和可追溯性。策划电子签名、时间戳等技术的应用。

3)存储、检索与安全系统性策划：建立分类、编号、版本控制的存储架构。策划定期备份、访问权限控制（特别是敏感信息）、以及防止数据丢失或泄露的安全措施。制定灾难恢复计划。

4)应对监管核查的专项证据包策划：策划在收到监管问询或现场核查时，能快速调取并呈现完整证据链的流程和标准证据包格式。-《企业环境信息依法披露管理办法》中关于证据的要求；

-《电子签名法》等相关法规；

-信息交流活动清单及过程记录模板；

-组织信息安全管理制度。-证据范围未考虑过程文件，仅保留最终报告，无法证明交流过程的合规性与信息可靠性。

-电子证据管理不符合法定要求，导致其法律效力不被认可。

-存储混乱或安全措施不足，导致证据丢失、损毁或被非法获取、篡改。

-应对监管核查时响应迟缓，证据提供散乱，影响核查效率与结论。环境管理部门牵头，信息技术（IT）部门、档案管理部门、法务部配合。-《环境信息交流证据留存清单与保管期限表》；

-《电子证据管理规范》；

-《信息交流证据存储、检索与安全管理系统方案》；

-《应对监管核查证据调取预案》。内部信息交流专项策划跨职能层次交流策划1)结构化交流渠道策划：策划正式与非正式相结合的交流渠道。正式渠道如定期的环境管理例会、EMS简报、内部网站专栏；非正式渠道如班组晨会、内部社交平台群组。确保覆盖从最高管理者到现场操作人员的所有相关职能和层次。

2)体系变更的闭环沟通策划：策划当EMS发生变更（如方针修订、目标调整、重要运行准则更新）时，专项的通知、培训、理解确认及反馈收集机制。确保变更信息准确传达并被理解。

3)交流效果可测量化策划：策划效果评估方法，如针对重要信息传递后的抽样问答、在线测试、培训签到与考核记录等，以量化评估信息知晓度与理解度。-组织架构与职责文件；

-EMS变更控制程序；

-内部沟通工具与平台清单；

-员工能力与意识培训相关程序。-交流渠道单一或未覆盖某些边缘部门/班组，形成“信息孤岛”。

-体系变更沟通流于形式，缺乏接收方的理解确认环节，导致执行层面对变更要求不清楚。

-缺乏有效的效果评估手段，无法判断信息是否被正确接收和理解，持续改进缺乏依据。环境管理部门/可持续发展部牵头，人力资源部（培训）、行政部/办公室、各业务部门负责人配合。-《内部环境信息交流渠道矩阵与使用指南》；

-《EMS变更信息传递与确认管理程序》；

-《内部信息交流效果评估方法与计划》。持续改进支持策划1)低门槛改进建议征集策划：策划多样化的、便捷的改进建议提报渠道，如匿名意见箱、线上建议系统、定期的改进专题座谈会等，并明确宣传路径，鼓励全员参与。

2)透明化建议处理流程策划：策划从受理、登记、初步评估、可行性分析、决策到实施跟踪的全流程闭环管理机制。明确各环节责任人与时限，并策划如何将处理进展和结果反馈给建议人。

3)正向激励与文化培育策划：策划对提出有价值改进建议的员工或团队的认可与奖励制度，并将其与绩效考核或企业文化活动相结合，培育持续改进的文化。-员工参与和协商程序；

-以往改进建议案例库；

-组织奖励与认可政策框架。-建议渠道不畅通、不便捷，或员工担心被追责而不敢提报，导致改进源泉枯竭。

-建议处理过程不透明，缺乏反馈，挫伤员工积极性，形成负面循环。

-仅有策划无实质激励，或激励流于形式，无法有效激发员工的主动性和创造力。环境管理部门牵头，人力资源部、工会（如适用）、各业务部门配合。-《环境绩效持续改进建议征集与管理办法》；

-《改进建议处理流程与反馈承诺》；

-《环境改进贡献识别与奖励方案》。外部信息交流专项策划外部相关方需求与交流策划1)相关方识别与需求洞察策划：系统识别外部相关方（监管机构、投资者、顾客、供应商、社区、NGO、媒体等）。运用ISO14063-2020《环境管理环境信息交流指南和示例》指南，分析其信息需求、关注点、偏好及影响力。建立并维护《外部相关方环境信息交流清单》。

2)强制性依法披露专项策划：详细策划年度环境信息披露报告和临时报告的编制、内部审核、批准、提交（至企业环境信息依法披露系统）全流程，明确各节点责任与时限（如3月15日前披露年度报告）。

3)自愿性交流与关系建设策划：依据ISO14063-2020《环境管理环境信息交流指南和示例》第7章，策划自愿性信息交流活动，如发布可持续发展报告、举办社区开放日、开展供应链环境对话等。明确每次活动的目的、目标群体、核心信息、方式（见表1、2、3）及效果评估方法。

4)应急与危机沟通预案策划：制定详细的《环境应急信息沟通预案》，明确突发事件不同阶段的发言人制度、核心信息口径、发布渠道（兼顾传统媒体与社交媒体）、与监管部门和社区的优先沟通机制，并策划定期演练。

5)社交媒体与舆情管理策划：策划官方社交媒体账号的环境信息发布规范、日常舆情监测机制、以及对突发舆情的分级响应流程。-ISO14063-2020《环境管理环境信息交流指南和示例》；

-《企业环境信息依法披露管理办法》及年度企业名单；

-相关方反馈记录、市场调研信息；

-应急准备与响应程序。-相关方分析不到位，导致交流内容与相关方真实需求错配，资源浪费且效果不佳。

-强制性披露策划不符合《管理办法》的格式、内容或时限要求，直接导致合规风险与行政处罚。

-自愿性交流活动设计不当，可能引发误解或未能提升组织形象。

-应急沟通预案缺失或不可操作，在真实危机中导致信息混乱、响应迟缓，加剧事态和声誉损失。

-社交媒体管理缺位，可能导致谣言扩散或官方回应失当，引发次生危机。环境管理部门/可持续发展部牵头，公关部/传讯部、投资者关系部（如适用）、销售部、采购部、安环部、法务部、信息技术部配合。-《外部相关方环境信息交流清单与需求分析报告》；

-《年度及临时环境信息依法披露实施计划》；

-《自愿性环境信息交流活动年度计划》；

-《环境应急与危机信息沟通预案》及演练记录；

-《社交媒体环境信息发布与舆情管理规范》。D（实施）信息交流过程实施内部信息交流实施1)常规信息结构化传递：按计划通过既定渠道，定期发布环境方针、目标指标完成情况、合规性评价结果、内审发现、管理评审决议等。可设立环境绩效看板，实现信息可视化。

2)体系变更专项沟通执行：当EMS变更生效时，立即启动专项沟通程序，通过文件下发、会议传达、专题培训等方式确保信息传递至所有受影响岗位，并保留培训记录、签到表、考核结果等理解确认证据。

3)改进建议闭环管理执行：运作改进建议征集渠道，对收到的建议及时登记、评估。对采纳的建议纳入改进计划并实施；对未采纳的建议向提报者给予合理解释。全过程记录并反馈。

4)促进跨职能协同：定期组织生产、研发、采购、销售等部门间的环境信息协调会，共享如新材料环境特性、生产过程的资源消耗与排放数据、产品环境设计（DfE）要求、顾客环保反馈等信息，打破部门墙。-《内部环境信息交流计划》；

-EMS变更通知与培训材料；

-改进建议提报记录；

-各部门环境绩效数据。-常规信息传递不及时或内容枯燥，员工关注度低，导致方针承诺未能内化。

-变更沟通执行不到位，部分员工未接收到或未理解变更内容，造成实际操作与体系要求脱节。

-改进建议处理拖拉，反馈不及时，严重挫伤员工参与改进的积极性。

-部门间环境信息闭塞，导致源头防治机会丧失、供应链环境风险失控。环境管理部门牵头，各业务部门负责人、班组长、人力资源部（培训）配合执行。-环境管理例会纪要、内网发布截图、培训签到考核记录；

-《EMS变更信息传递确认台账》；

-《改进建议受理、评估、实施与反馈全记录》；

-跨部门环境信息协调会会议纪要及行动跟踪表。外部信息交流实施1)依法披露严格执行：按照《管理办法》要求，在规定时限内（年度报告于3月15日前，临时报告自收到法律文书5个工作日内）完成报告的编制。报告内容需符合生态环境部制定的格式准则。通过“企业环境信息依法披露系统”提交报告，并妥善保存系统生成的回执或提交证明。

2)自愿性交流活动开展：按计划举办可持续发展报告发布会、社区开放日、投资者环境简报会等活动。活动应体现双向交流，认真听取并记录相关方的意见和反馈。

3)应急沟通即时启动：发生环境突发事件时，立即依据预案启动应急沟通。第一时间向可能受影响的社区和监管部门通报情况，随后通过新闻发布会、官方通告、社交媒体等渠道持续发布事态进展、应对措施及影响评估，保持信息透明。

4)社交媒体与日常问询管理：按规范在官方平台发布环境信息。监测舆情，对公众问询、投诉或媒体报道，遵循ISO14063-2020《环境管理环境信息交流指南和示例》的适宜性、可信性原则，及时、专业、诚恳地予以回应或澄清。-《年度/临时环境信息依法披露报告》终稿；

-企业环境信息依法披露系统访问指南；

-自愿性交流活动方案；

-突发环境事件应急响应指令；

-社交媒体舆情监测日报。-披露报告编制粗糙，数据错误或遗漏法定内容（如碳排放信息、生态环境违法信息），构成虚假记载或误导性陈述。

-未通过法定指定系统披露，或披露超期，直接违反《管理办法》。

-自愿性交流活动沦为单方面宣传，未收集反馈，错失改进机会和关系深化契机。

-应急沟通启动迟缓、信息发布不准确或前后矛盾，严重损害公众信任与组织声誉。

-社交媒体回应不当，激化矛盾或引发次生舆情。环境管理部门/可持续发展部组织编制报告，公关部/传讯部负责发布与活动，安环部负责应急沟通，信息技术部提供支持，法务部全程合规把关。-已提交的年度/临时环境信息披露报告及系统回执；

-自愿性交流活动影像、文稿、签到及反馈记录；

-应急信息发布记录（通报函、新闻稿、社交媒体帖文截图）；

-社交媒体问询回应记录及舆情分析报告。合规义务响应机制实施1)外部信息接收与登记制度化：设立统一端口（如专用邮箱、电话、系统接口）接收来自监管部门、公众、媒体等的问询、投诉、信息公开申请等。所有接收信息必须即时登记入《信息响应台账》，包括来源、内容、接收时间与接收人。

2)分级分类与限时响应：根据信息性质与合规要求进行分级。对于监管机构的正式问询、法定的信息公开申请等，必须严格按照《管理办法》等法规规定的时限（如有）或合理期限（如无明确规定）内组织响应。建立《常见信息请求响应指南》。

3)闭环反馈与确认：形成书面或正式电子回复后，按原渠道或约定方式反馈给相关方，并尽量获取对方的接收确认。将反馈内容与确认情况记入台账，实现闭环。

4)信息深度分析与改进输入：定期（如每季度）汇总分析外部信息内容，识别共性关切、潜在风险点或改进机遇，形成《外部信息分析报告》，作为EMS策划、目标制定和管理评审的重要输入。-《信息响应台账》；

-监管机构来文、公众投诉信、信息公开申请函；

-法规关于响应时限的规定；

-组织对外回复的授权与口径管理文件。-信息接收渠道分散，登记遗漏或延迟，导致后续处理延误或根本无法追溯。

-未识别信息的紧急性或法定响应时限，导致响应超期，可能引发监管处罚或行政诉讼。

-反馈后未跟进确认，可能因未送达或对方不满而引发后续纠纷。

-仅将外部信息作为事务性工作处理，未进行深度分析，浪费了宝贵的改进情报。环境管理部门作为总协调，法务部负责法律文书响应，公关部负责媒体与公众沟通，客服部/办公室协助登记与转办。-完整填写的《信息响应台账》；

-《信息请求处理报告》及附件（回复文稿）；

-相关方反馈确认记录（如邮件回执、签字回函）；

-《季度/年度外部信息分析报告》。信息一致性与证据保留实施1)源头数据核验与提报：各业务部门按程序要求，提交经部门负责人确认的环境数据与信息。环境管理部门依据《环境数据质量管理