样品订单制度

样品订单制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》及国家市场监督管理总局关于商品质量监督管理的相关规定制定，同时符合XX集团母公司关于供应链风险管控的总体要求。结合企业实际运营中样品管理存在的潜在法律风险、操作风险及管理漏洞，为规范样品订单全流程管理，提升质量管控水平，防范经营风险，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工在样品采购、使用、交接、处置等环节的管理活动。具体覆盖范围包括但不限于研发部门样品测试、市场部门产品展示、采购部门供应商样品调取、仓储部门样品存储及物流部门的样品配送等场景。第三条本制度下列术语的定义如下：（一）“样品订单专项管理”是指企业为实现样品订单的合规、高效、安全运行，依据相关法律法规及内部制度，对样品订单的申请、审批、执行、监控、处置等全流程实施的管理活动。（二）“专项风险”是指在样品订单管理过程中可能引发的法律责任、经济损失或声誉损害的潜在因素，如样品质量问题、供应商资质不符、违规操作等。（三）“XX合规”是指样品订单管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度的要求，确保业务操作的合法性与合规性。第四条样品订单专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即所有样品订单活动均须纳入制度管理范畴，无例外情形。（二）“责任到人”原则，即明确各层级、各岗位的职责权限，确保管理责任可追溯。（三）“风险导向”原则，即重点关注高风险环节，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则，即定期评估管理效果，优化制度流程，适应业务发展需求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司样品订单专项管理负总责，承担领导责任；分管领导对专项管理工作的组织实施负直接责任，负责统筹协调、监督考核等关键环节。第六条公司设立样品订单专项管理领导小组，作为专项管理的决策与统筹机构，成员由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成。领导小组主要履行以下职能：（一）审议专项管理制度及重大调整方案；（二）决策重大样品订单事项的审批权限及标准；（三）监督专项管理工作的落实情况，协调跨部门争议。第七条明确专项管理职责分工如下：（一）牵头部门：由采购部担任牵头部门，负责统筹样品订单专项管理制度的制定与修订、风险识别与评估、监督考核、培训宣贯等工作。（二）专责部门：由法务部及质量管理部担任专责部门，分别负责样品订单的法律合规审核、业务流程优化及质量风险处置。（三）业务部门/下属单位：各业务部门及下属单位负责落实本领域样品订单管理要求，开展日常风险防控，确保业务操作符合制度规定。第八条基层执行岗（如采购专员、仓储管理员、研发实验员等）承担岗位合规操作责任，具体包括：（一）严格遵守样品订单申请、审批、执行、处置等操作规程；（二）及时上报异常情况或潜在风险，配合开展调查处置；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条样品订单申请环节：业务部门需提交《样品订单申请单》，明确样品名称、规格、数量、用途、供应商等关键信息，经部门负责人审批后提交牵头部门。禁止超范围、超预算申请样品。第十条供应商资质审核环节：牵头部门需对样品供应商进行尽职调查，核实其营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等资质，确保符合法律法规及企业要求。禁止与存在不良记录的供应商合作。第十一条样品采购审批环节：样品订单金额低于X万元（含）的，由牵头部门审批；金额超过X万元的，需经分管领导审批。审批时需重点关注样品用途的合理性及采购必要性。第十二条样品交接环节：样品交付时需填写《样品交接单》，明确交接时间、地点、数量、状态等信息，双方签字确认。禁止未经记录擅自转移样品。第十三条样品存储环节：仓储部门需按“先进先出”原则管理样品，定期检查存储环境（温度、湿度等），确保样品质量。禁止非授权人员擅自取用样品。第十四条样品使用环节：业务部门使用样品前需填写《样品领用单》，经部门负责人批准后领用，使用完毕后及时归还或按规定处置。禁止将样品用于非批准用途。第十五条样品处置环节：对于过期、损坏或不再需要的样品，需填写《样品处置申请单》，经牵头部门审批后由仓储部门按环保要求处置，并记录处置过程。禁止随意丢弃或转卖样品。第十六条专项风险防控重点：（一）样品质量问题风险，需加强供应商管理及入库抽检；（二）样品流失风险，需完善台账及权限控制；（三）样品滥用风险，需明确使用范围及审批流程。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门需每年对制度执行情况进行评估，根据法规变化、业务调整及时修订制度，确保持续适用。第十八条风险识别预警机制：牵头部门每季度组织专项风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布预警通知，明确整改措施及时限。第十九条合规审查机制：将样品订单合规审查嵌入业务流程，包括申请审批、供应商审核、交接处置等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报专责部门备案；（二）重大风险由领导小组启动应急流程，明确责任协同及上报要求。第二十一条责任追究机制：对违反本制度的行为，视情节轻重采取绩效扣减、纪律处分等措施，涉嫌违法的依法移送处理。第二十二条评估改进机制：每年组织专项管理体系有效性评估，针对发现的问题优化流程，完善制度。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各层级领导需明确自身在专项管理中的职责，定期召开协调会议，解决存在问题。第二十四条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，对表现突出的予以奖励。第二十五条培训宣传机制：分层级开展专项培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训，确保全员掌握制度要求。第二十六条信息化支撑：通过ERP系统实现样品订单全流程电子化管理，自动校验操作合规性，实时监控风险。第二十七条文化建设：发布专项合规手册，组织签署合规承诺书，营造“人人讲合规”的内部氛围。第二十八条报告制度：