档案安全保护制度

档案安全保护制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合集团母公司关于档案管理的指导意见及企业数字化转型战略需求，为规范档案管理行为，防控泄密、损毁、丢失等风险，保障档案信息安全，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全生命周期管理，以及数字化档案的创建、存储、传输、备份等业务场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）档案专项管理：指公司为实现档案安全目标，在组织架构、制度流程、技术手段、责任落实等方面采取的系统性管控措施。（二）档案安全风险：指因管理不善或外部因素导致档案信息泄露、篡改、损毁或无法使用的可能性。（三）档案合规：指档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求。第四条档案安全保护工作遵循以下原则：（一）全面覆盖：档案管理范围覆盖所有业务领域及档案类型，不留盲区；（二）责任到人：明确各级人员档案管理职责，确保可追溯；（三）风险导向：重点防控高风险环节，优先解决突出问题；（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案安全保护工作负总责，分管领导承担直接领导责任，其他领导按照“一岗双责”要求履行分管领域监管职责。第六条设立档案安全保护领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括相关部门负责人。领导小组负责统筹协调档案安全保护工作，审批重大风险处置方案，监督考核制度执行情况。第七条公司办公室（档案管理部门）作为档案安全保护牵头部门，主要职责包括：（一）组织制定和完善档案安全保护制度；（二）开展档案安全风险排查与评估；（三）监督各部门档案管理流程执行情况；（四）统筹档案数字化及备份工作；（五）定期开展档案安全培训。第八条法务部作为专责部门，负责：（一）审核档案管理制度与业务流程的合规性；（二）参与重大档案安全事件的处置；（三）优化档案管理风险防控措施。第九条各部门及下属单位作为业务部门，承担档案安全保护主体责任，主要职责包括：（一）落实本部门档案管理要求；（二）开展日常风险自查与整改；（三）配合完成档案安全审计。第十条档案管理员由各部门指定专人担任，职责包括：（一）执行档案日常管理操作；（二）记录档案流向与使用情况；（三）及时上报异常情况。第十一条基层执行岗位员工须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书；（二）遵守档案查阅、复制、传递等操作规范；（三）发现档案安全风险时主动上报。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集管理：档案收集须遵循“及时性、完整性”原则，业务部门应在规定时限内提交档案，不得随意取舍或损毁原始材料。禁止将涉密档案作为普通文件传递。第十三条档案整理与编目：（一）档案整理须遵循“一事一档”原则，确保文件间逻辑关联；（二）电子档案需统一命名格式，元数据应包含创建人、时间、密级等要素；（三）纸质档案与电子档案应建立索引对应关系。第十四条档案保管与安全：（一）涉密档案需存放在专用保管室，符合“双人双锁”要求；（二）数字化档案应采用冗余存储，异地备份比例不低于30%；（三）保管环境须满足温湿度、防火、防磁等标准。第十五条档案利用与查阅：（一）查阅涉密档案需经审批，留存查阅记录；（二）电子档案利用应通过授权系统操作，防止非授权拷贝；（三）档案借用须限期归还，禁止外借涉密材料。第十六条档案销毁管理：（一）销毁前须由档案管理部门确认必要性，并登记销毁清单；（二）纸质档案需采用碎纸机销毁，电子档案应通过专业工具彻底清除；（三）销毁过程须双人监督，并拍照留存记录。第十七条档案数字化管理：（一）数字化扫描分辨率不低于300dpi，图像格式统一为TIFF；（二）电子档案系统需具备操作日志功能，记录所有访问与修改行为；（三）定期对数字化档案进行完整性校验，修复损坏数据。第十八条档案安全风险防控：（一）重点防控数字化档案泄露、篡改风险；（二）定期对电子档案系统进行漏洞扫描，及时修补；（三）涉密网络与普通网络物理隔离，禁止交叉使用设备。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：档案安全保护制度每年至少修订一次，根据以下情形启动修订：（一）国家档案法律法规修订；（二）公司组织架构调整；（三）发生重大档案安全事件。第二十条风险识别预警机制：（一）每年第一季度开展档案安全风险排查，形成风险清单；（二）对高风险环节实行月度监控，如电子档案访问量异常；（三）通过预警平台发布风险通知，明确整改时限。第二十一条合规审查机制：（一）档案管理合规审查嵌入采购、招投标等业务流程；（二）未经档案管理部门审查，禁止对外提供涉密档案；（三）审查不合格的业务流程不得进入下一环节。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，上报办公室备案；（二）重大风险由领导小组启动应急响应，必要时暂停相关业务；（三）风险处置结果须经专责部门审核，并纳入绩效考核。第二十三条责任追究机制：（一）违反本制度造成档案损毁的，根据情节轻重给予警告至解除劳动合同处分；（二）因玩忽职守导致重大损失的，追究管理责任；（三）违规行为按月度考核扣分，并与年度评优挂钩。第二十四条评估改进机制：（一）每年第四季度开展档案安全保护有效性评估；（二）评估内容包括制度覆盖率、风险控制率等指标；（三）根据评估结果修订制度或优化流程。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取档案安全工作汇报；（二）分管领导每季度召开专题会议解决突出问题；（三）各部门负责人对本部门档案安全承担首要责任。第二十六条考核激励机制：（一）档案安全保护情况纳入部门年度绩效考核权重20%；（二）连续两年考核优秀的部门，在评优中予以倾斜；（三）因档案管理问题被处罚的个人，取消年度评优资格。第二十七条培训宣传机制：（一）新员工入职须接受档案管理培训，考核合格后方可上岗；（二）每年6月开展全员档案安全知识测试；（三）通过内网发布案例警示，强化合规意识。第二十八条信息化支撑：（一）建设集中式电子档案系统，实现全流程线上审批；（二）采用区块链技术确保证据不可篡改；（三）部署智能监控工具，实时识别异常操作。第二十九条文化建设：（一）编制《档案安全保护手册》，人手一册；（二）签订全员合规承诺书，并纳入劳动合同附件；（三）设立“档案安全月”活动，营造全员参与氛围。第三十条报告制度：（一）风险事件须在2小时内上报至档案管理部门；（