档案室档案开放审核建议制度

档案室档案开放审核建议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及集团母公司关于档案管理的相关制度要求制定，旨在规范公司档案开放审核工作，防控信息泄露、泄密等专项风险，确保档案管理符合法律法规及内部业务流程规范，满足公司档案资源合理利用与安全保护的双重目标。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案开放申请、审核、执行、监督等全流程管理，以及涉及客户档案、经营数据、技术文件等敏感信息类档案的开放审核业务场景。第三条本制度下列术语含义：（一）“XX专项管理”指公司针对档案开放审核建立的系统性管理机制，包括风险防控、流程规范、责任落实等制度安排；（二）“XX风险”指档案开放审核过程中可能引发的信息泄露、泄密、侵权等潜在风险；（三）“XX合规”指档案开放审核行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求；（四）“XX关键环节”指档案开放审核流程中的核心控制节点，如申请提交、合规审查、权限审批、执行监督等。第四条档案开放审核专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”原则，确保档案开放审核工作合法合规、安全有序。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司档案开放审核专项管理的第一责任人，负责统筹决策与资源配置；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核与应急处置。第六条设立档案开放审核专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成，统筹协调档案开放审核工作，研究决策重大事项，监督评价管理成效。领导小组下设办公室，由档案管理部门承担，负责日常管理、信息汇总与协调推进。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（档案管理部门）职责：1.统筹档案开放审核制度体系建设，制定流程规范与标准；2.组织开展档案开放审核风险识别与评估，建立风险清单；3.监督考核各部门档案开放审核工作，实施合规检查；4.负责档案开放审核培训宣贯，提升全员合规意识；5.管理档案开放审核信息系统，确保数据安全。（二）专责部门职责：1.法务部门：审核档案开放的法律合规性，提供法律支持；2.信息安全部门：评估信息泄露风险，制定技术防护措施；3.风险管理部：建立档案开放审核风险数据库，指导风险处置。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实档案开放审核管理制度，开展日常风险防控；2.确保档案开放申请材料真实完整，符合合规要求；3.负责档案开放后的信息保密管理，监督使用范围。第八条基层执行岗责任：（一）档案管理员须严格遵守档案开放审核流程，如实记录操作日志；（二）业务人员须按授权范围提交档案开放申请，配合合规审查；（三）员工有义务及时上报档案开放审核中的异常情况或潜在风险。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案开放申请规范：（一）业务操作合规标准：1.申请提交须附《档案开放审核表》，明确开放档案类型、用途、期限等要素；2.敏感档案（如商业秘密、客户信息）须由业务部门负责人及分管领导双重审批；3.电子档案开放需同步验证数据完整性，采用哈希算法等手段确保未篡改。（二）禁止性行为：1.严禁未经审批擅自开放涉密档案；2.严禁超出授权范围提供档案信息；3.严禁将开放档案用于非申报用途。（三）重点防控点：1.申请材料真实性核查；2.开放范围与期限的合理性评估。第十条合规审查机制：（一）业务操作合规标准：1.审查流程嵌入业务系统，实现“申请—审批—执行—反馈”闭环管理；2.关键节点设置人工复核，敏感档案需法务部门会签；3.审查记录永久存档，与员工绩效考核挂钩。（二）禁止性行为：1.严禁敷衍审查、流于形式；2.严禁泄露审查过程中掌握的未公开信息。（三）重点防控点：1.审查人员独立性与客观性保障；2.审查标准的动态更新机制。第十一条档案开放执行管控：（一）业务操作合规标准：1.纸质档案需登记领取手续，电子档案需绑定用户权限；2.临时开放档案需设置自动失效机制，定期清理违规访问记录；3.外部单位查阅需提供资质证明，全程录像并记录。（二）禁止性行为：1.严禁将档案携带出厂区；2.严禁通过公共网络传输敏感档案。（三）重点防控点：1.物理与信息安全防护措施落实；2.开放档案的后续追踪管理。第十二条风险处置要求：（一）业务操作合规标准：1.一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组组织处置；2.风险事件需制定应急预案，明确处置流程、责任人与上报时限；3.跨部门风险事件须成立联合工作组，协同整改。（二）禁止性行为：1.严禁隐瞒不报、拖延处置；2.严禁推诿责任、逃避监管。（三）重点防控点：1.风险事件的溯源分析；2.整改措施的闭环验证。第十三条档案回收管理：（一）业务操作合规标准：1.开放档案需按时回收，纸质档案需验收入库，电子档案需撤销权限；2.超期未用档案需重新审批，确需继续开放的需补充合规评估；3.回收过程需双人核对，形成书面记录。（二）禁止性行为：1.严禁擅自销毁或转移开放档案；2.严禁伪造回收记录。（三）重点防控点：1.回收责任的落实；2.电子档案权限撤销的彻底性。第十四条专项审计监督：（一）业务操作合规标准：1.每季度开展档案开放审核专项审计，重点关注敏感档案管理；2.审计结果与部门绩效考核直接挂钩，重大问题纳入公司年度风险管理报告；3.审计发现的问题需建立台账，限时整改并跟踪验证。（二）禁止性行为：1.严禁规避审计、选择性披露问题；2.严禁伪造审计证据。（三）重点防控点：1.审计独立性与权威性保障；2.审计整改的闭环管理。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：公司档案管理部门每年对制度执行情况进行评估，结合法律法规变化、业务发展需求及审计反馈，及时修订完善。重大修订需经领导小组审议通过，并组织全员培训。第十六条风险识别预警机制：（一）定期开展专项风险排查：每月组织信息、法务、业务部门联合排查，更新《档案开放审核风险清单》；（二）分级评估与预警：一般风险由档案管理部门跟踪，重大风险由领导小组研判，通过内部系统发布预警通知，明确管控要求。第十七条合规审查嵌入业务决策：（一）流程嵌入要求：将档案开放审核作为合同签订、项目审批的前置条件，系统自动拦截未通过审查的申请；（二）未经审查不得实施：严禁任何单位或个人在未完成合规审查前擅自提供档案信息，违者按违规等级追责。第十八条风险应对流程：（一）一般风险处置：由业务部门制定整改方案，档案管理部门监督落实，限期反馈；（二）重大风险处置：启动应急响应，成立专项工作组，同步上报领导小组及母公司（如适用），确保风险可控。第十九条责任追究机制：（一）违规情形与处罚标准：1.一般违规：通报批评，取消评优资格；2.重大违规：扣除绩效工资，解除劳动合同；3.涉嫌违法问题移交司法机关处理。（二）追溯机制：对历史遗留问题开展“回头看”，责任未落实的按现行标准追责。第二十条评估改进机制：（一）年度评估：每年12月组织专项管理有效性评估，涵盖制度覆盖率、风险控制率、整改完成率等指标；（二）流程优化：评估结果作为制度修订的依据，通过PDCA循环持续改进。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）各级领导干部须在每月会议中强调档案开放审核要求；（二）领导小组每季度召开联席会议，解决跨部门管理难题。第二十二条考核激励机制：（一）考核内容：将档案开放审核合规情况纳入部门年度考核，占比不低于10%；（二）激励措施：对表现突出的部门给予专项奖励，对连续三次违规的部门负责人进行约谈。第二十三条培训宣传机制：（一）分层级培训：管理层培训侧重合规履职，全员培训侧重操作规范；（二）宣传载体：制作《档案开放审核合规手册》，在内部平台发布案例警示。第二十四条信息化支撑：（一）系统功能：开发档案开放审核管理模块，实现申请线上提交、审批自动流转、风险实时监控；（二）数据安全：采用加密传输、访问日志审计等技术手段，确保系统安全。第二十五条文化建设：（一）制度宣导：通过内部OA发布《档案开放审核合规承诺书》，全员签署并存档；（二）典型塑造：评选年度合规标兵，弘扬“以合规为荣”的文化氛围。第二十六条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险事件须在2小时内上报领导小组，次日提交书面报告；（二）年度报