档案数字化公司的相关制度

档案数字化公司的相关制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》等相关国家法律法规，结合行业数字化转型标准及企业内部风险防控需求制定。旨在规范档案数字化全过程管理，明确各层级职责，防范操作风险、信息安全风险及合规风险，确保数字化成果的完整性、可用性与安全性，推动档案资源高效利用。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属子公司、全体员工及第三方服务提供商，覆盖档案数字化项目的全生命周期管理，包括前期规划、采集、处理、存储、应用及销毁等环节。第三条本制度核心术语定义如下：（一）档案数字化专项管理：指公司为保障档案信息资源转化为数字形态后的合规采集、安全处理、有效存储与规范应用而建立的管理体系，包括组织架构、流程规范、技术标准及风险防控措施。（二）数字化专项风险：指在档案数字化过程中因技术故障、数据泄露、操作失误、合规不达标等原因可能导致档案信息损毁、失密或业务中断的风险。（三）合规管理：指公司为确保档案数字化活动符合法律法规、行业标准及内部管控要求所实施的全流程监督与执行管理。第四条档案数字化专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有类型档案的数字化全过程及所有参与主体。（二）责任到人：明确各级管理主体的职责边界，实现风险管控责任主体化。（三）风险导向：优先防控重大风险，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估管理有效性，优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案数字化专项管理负总责，统筹决策重大事项，保障专项管理资源投入；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度的组织落实、监督考核及异常情况处置。第六条设立档案数字化专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人及外部专家组成。领导小组负责：（一）统筹协调跨部门数字化项目资源，解决重大管理难题；（二）审议数字化专项管理制度及重大风险处置方案；（三）监督评估专项管理成效，推动持续优化。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（档案管理部）：负责统筹专项管理制度建设，组织风险排查与评估，制定年度管理计划，监督考核各环节执行情况，开展全员培训与合规宣贯。（二）专责部门（信息技术部、法务合规部）：分别负责数字化项目的技术规范审核、系统安全保障，及档案处理流程的合规性审查与争议调解。（三）业务部门/下属单位：负责本领域档案的数字化需求提出、质量把控及成果应用，落实日常风险自查，配合专项检查与整改。第八条基层执行岗（数字化操作人员、档案管理员）须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格遵守操作手册；（二）发现数据异常、系统故障或潜在风险时，立即上报至专责部门；（三）禁止擅自修改、删除或外传数字化档案信息。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案采集环节管控：业务操作合规标准：严格执行档案分类目录规范，按“最小化采集”原则确定数字化范围，采用高分辨率扫描设备，确保图像清晰度≥300dpi；采集前需经档案所有部门书面确认。禁止性行为：严禁采集涉密档案未经脱敏处理即进行数字化，禁止因个人偏好选择性采集档案。重点防控：图像采集失真、物理档案损坏风险。第十条数据处理环节管控：合规标准：采用标准化OCR技术进行元数据提取，数据清洗时需保留原始记录痕迹，建立数据校验机制，错误率≤0.5%；涉密档案需在专用隔离环境处理。禁止行为：禁止篡改原始数据、隐匿关键信息；禁止将数据导出至非授权系统。重点防控：数据加工错误、敏感信息泄露风险。第十一条数据存储环节管控：合规标准：档案数字资产需存储在符合ISO27001标准的云存储或本地服务器，数据备份周期≤48小时，存储空间冗余≥20%；涉密档案需实现物理隔离与动态口令访问。禁止行为：禁止将数字化档案存储在个人设备或公共云平台；禁止使用未经加密的存储介质。重点防控：存储介质故障、访问权限失控风险。第十二条元数据管理环节管控：合规标准：采用企业统一元数据标准，关键字段（如形成时间、责任者）完整率≥95%，建立元数据质量核查台账；定期开展元数据校验，误差率≤2%。禁止行为：禁止随意删除或修改元数据信息；禁止因简化操作导致关键信息缺失。重点防控：元数据混乱、信息检索失效风险。第十三条安全防护环节管控：合规标准：系统需通过等保三级测评，部署防火墙、入侵检测系统，数据传输全程加密传输（采用TLS1.2协议）；涉密数据需实现不可逆加密存储。禁止行为：禁止使用默认口令或弱口令；禁止非工作需要下载涉密档案。重点防控：黑客攻击、数据传输被窃风险。第十四条系统运维管控：合规标准：建立系统日志审计制度，操作记录保留≥3年；每月开展系统漏洞扫描，及时修复高危漏洞。禁止行为：禁止非运维人员接触核心系统配置；禁止擅自停用安全防护设备。重点防控：系统被篡改、运维漏洞失控风险。第十五条外包管理管控：合规标准：第三方服务商需通过档案数字化能力认证，签订保密协议，明确数据销毁标准（物理销毁或数据擦除），全过程接受监督。禁止行为：禁止服务商将数据转包至不具备资质的企业；禁止服务商接触核心技术源代码。重点防控：外包服务失控、数据泄露风险。第十六条档案销毁管控：合规标准：数字化档案需经档案所有部门确认后销毁，纸质档案与数字副本同步销毁，销毁过程需双人在场见证并记录；涉密档案需采用专业粉碎设备。禁止行为：禁止擅自删除或丢弃数字化档案；禁止纸质档案销毁不记录。重点防控：档案未按规定销毁的风险。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：每年12月前由牵头部门评估法规变化（如数据安全法修订）、业务调整（如数字化范围扩大）及内外部检查发现的问题，修订完善制度。重大修订需经领导小组审议通过。第十八条风险识别预警机制：每月由专责部门牵头开展风险排查，按“操作失当、技术故障、管理漏洞”三级分类评估风险等级，高风险项需在5个工作日内发布预警通知并制定整改方案。第十九条合规审查机制：将合规审查嵌入以下关键节点：采购环节需审核服务商资质，系统上线前需通过安全测评，重大操作需经双人复核，项目竣工需进行合规审计，明确“未通过审查不得实施”原则。第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组协调处置，制定应急流程：（一）立即隔离异常系统；（二）启动数据备份恢复预案；（三）按权限逐级上报至分管领导。第二十一条责任追究机制：界定违规情形与处罚标准：操作错误致数据损毁处警告并扣绩效分；泄露涉密信息处记过以上处分并通报批评；违规转包分包解除合同并索赔；情节严重移送司法机关。第二十二条评估改进机制：每半年由领导小组组织第三方开展管理有效性评估，评估内容：制度覆盖率（100%）、执行符合率（≥90%）、风险处置及时率（100%），评估结果用于优化流程。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：公司主要负责人在月度办公会上听取专项管理进展汇报；分管领导每季度带队开展专项检查；各部门负责人对本领域风险负首要责任。第二十四条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核占30%，个人考核占10%，达标部门奖励预算优先，违规个人取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：管理层每半年接受合规履职培训，重点学习数据安全法；一线员工每月接受操作规范培训，新员工需通过考核后方可上岗；每月发布《数字化合规快报》。第二十六条信息化支撑：开发数字化管理平台，实现：全流程操作留痕、异常自动预警、智能风险识别、动态权限管理。第二十七条文化建设：发布《档案数字化合规手册》，员工入职签订保密承诺书，设立合规举报箱，年度评选“数字化管理标兵”。第二十八条报告制度：风险事件需在2小时内上报