档案鉴定与销毁制度

档案鉴定与销毁制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，以及行业档案管理规范和企业内部控制基本要求，结合公司档案管理实际需求，为规范档案鉴定与销毁工作，防范档案管理风险，保障档案信息安全，维护公司合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有门类档案的鉴定与销毁全过程，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用及销毁等环节。第三条本制度中下列术语含义：（一）档案专项管理：指公司为规范档案鉴定与销毁工作，通过建立制度体系、实施流程管控、强化风险防控，确保档案合规管理、安全销毁的全过程管理活动。（二）档案管理风险：指在档案鉴定与销毁过程中可能存在的因制度不健全、流程不规范、操作不合规、技术手段落后等原因导致的档案信息泄露、丢失、损毁或不当处置等风险。（三）档案合规：指公司档案鉴定与销毁工作符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求的状态。第四条档案鉴定与销毁工作遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保公司所有应予鉴定与销毁的档案均纳入管理范围，不留死角。（二）责任到人：明确各级人员档案鉴定与销毁工作中的职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦档案鉴定与销毁过程中的重点风险，实施差异化管控。（四）持续改进：根据法律法规变化、业务发展需求及管理实践，动态优化档案鉴定与销毁制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案鉴定与销毁工作负总责，负责统筹规划、资源配置及重大事项决策；分管领导为公司档案鉴定与销毁工作的直接责任人，负责具体组织协调、监督考核及问题处置。第六条公司设立档案鉴定与销毁工作领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司档案鉴定与销毁工作，研究决策重大事项，监督评价工作成效，确保制度有效执行。第七条公司档案管理部门为档案鉴定与销毁工作的牵头部门，负责统筹档案鉴定与销毁制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作；法律合规部门为专责部门，负责档案鉴定与销毁业务的合规审核、流程优化及风险处置；各业务部门及下属单位为具体落实部门，负责本领域档案鉴定与销毁工作的日常管理及风险防控。第八条档案管理部门职责包括：（一）制定和完善档案鉴定与销毁管理制度，组织推动制度落地；（二）定期开展档案鉴定与销毁风险排查，评估风险等级，制定防控措施；（三）监督各部门档案鉴定与销毁工作，开展考核评价，提出改进建议；（四）组织档案鉴定与销毁业务培训，提升全员合规意识。第九条法律合规部门职责包括：（一）审核档案鉴定与销毁业务的合规性，确保符合法律法规及公司制度要求；（二）优化档案鉴定与销毁流程，降低操作风险；（三）参与重大档案鉴定与销毁事件的处置，提供法律支持。第十条各业务部门及下属单位职责包括：（一）落实本领域档案鉴定与销毁工作要求，开展日常风险防控；（二）按规定程序进行档案鉴定，分类整理待销毁档案；（三）配合档案管理部门开展监督检查，及时整改问题。第十一条基层执行岗位员工应严格遵守档案鉴定与销毁操作规程，履行以下责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保操作行为符合制度要求；（二）及时上报发现的档案管理风险，协助开展问题整改；（三）妥善保管档案，防止遗失、损毁或不当披露。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案鉴定标准：（一）应予鉴定档案包括但不限于业务文件、合同协议、财务凭证、技术资料、声像资料等，需根据档案保存价值、法律要求及业务需求，确定鉴定年限及销毁方式；（二）鉴定程序应遵循“分类筛查、专业评审、复核确认”原则，确保鉴定结果准确无误。第十三条档案销毁要求：（一）待销毁档案需经鉴定审核，编制销毁清册，明确销毁范围、数量及方式；（二）销毁方式应符合安全标准，采用物理销毁（如碎纸机处理）或数字化销毁（如数据擦除），确保档案信息不可恢复；（三）销毁过程需全程记录，指定专人监督，销毁后签署销毁确认书。第十四条禁止性行为：（一）严禁擅自销毁、转移或隐匿应予鉴定的档案；（二）严禁将涉密档案用于非公务目的或违规对外提供；（三）严禁在档案鉴定与销毁过程中谋取私利或滥用职权。第十五条档案信息安全防控：（一）涉密档案鉴定与销毁需符合保密要求，实施分级管理；（二）电子档案鉴定与销毁需同步开展数据脱敏及备份验证，防止信息泄露；（三）建立档案销毁追溯机制，确保销毁行为可追溯、可核查。第十六条档案鉴定周期管理：（一）档案鉴定周期应根据档案类型及保存要求确定，一般不超过十年，重大档案可延长；（二）档案管理部门需建立档案鉴定台账，动态调整鉴定计划，确保档案及时处置。第十七条档案销毁记录管理：（一）销毁记录应包含档案名称、数量、销毁时间、方式、监督人员等信息，存档备查；（二）销毁清册需双签确认，存档三年，作为合规审计依据。第十八条档案临时销毁审批：（一）因业务特殊需求需临时销毁档案的，需经部门负责人及档案管理部门审批；（二）临时销毁需补充完整鉴定手续，事后补办销毁记录。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）档案管理部门每年对制度执行情况进行评估，根据法律法规变化、业务调整及实践需求，提出修订建议；（二）制度修订需经领导小组审议，报公司主要负责人批准后实施。第二十条风险识别预警机制：（一）档案管理部门每半年开展一次风险排查，重点关注档案鉴定不合规、销毁不规范、信息安全等问题；（二）风险排查结果需分级评估，发布预警通知，明确整改时限及责任部门。第二十一条合规审查机制：（一）档案鉴定与销毁业务需嵌入业务流程，实行“未经审查不得实施”原则；（二）法律合规部门对关键环节（如涉密档案鉴定、电子档案销毁）进行前置审核，确保合规性。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，档案管理部门监督；重大风险需启动应急预案，由领导小组统筹处置；（二）风险应对过程需全程记录，处置完成后提交报告，存档备查。第二十三条责任追究机制：（一）违规销毁档案的，视情节轻重给予警告、降级、解职等处分，并追究部门负责人责任；（二）情节严重的，依法移送司法机关处理，并扣减绩效奖金及评优资格。第二十四条评估改进机制：（一）档案管理部门每年对专项管理体系有效性开展评估，形成评估报告，提交领导小组审议；（二）评估结果用于优化制度流程，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导需明确档案鉴定与销毁工作要求，定期研究解决重大问题；（二）档案管理部门配备专职人员，保障制度有效执行。第二十六条考核激励机制：（一）将档案鉴定与销毁合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩；（二）对表现突出的部门及个人给予表彰奖励，对违规行为实行一票否决。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，明确管理责任；（二）一线员工需接受操作规范培训，提升风险意识；（三）定期发布档案管理手册，强化全员合规意识。第二十八条信息化支撑：（一）通过信息化系统实现档案鉴定与销毁流程自动化，提高管理效率；（二）利用技术手段开展风险实时监控，及时发现异常行为。第二十九条文化建设：（一）发布档案管理合规手册，明确行为规范；（二）组织全员签订合规承诺书，营造合规氛围；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工监督。第三十条报告制度：（一）风险事件需第一时间上报，内容包括事件描述、责任认定、整改措施等；