死因信息核实制度

死因信息核实制度第一章总则第一条为规范公司内部死因信息核实工作，有效防范相关专项风险，确保信息的真实性、准确性和完整性，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在明确死因信息核实工作的管理要求、组织职责、运行机制及保障措施，为公司业务合规、风险防控及稳健发展提供制度支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖所有涉及死因信息收集、核实、存储、使用及传输的业务场景，包括但不限于医疗健康、人力资源、安全生产、客户服务等领域。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“死因信息专项管理”指公司为保障死因信息处理的合规性、安全性及有效性，所建立的一整套管理规范、流程机制和监督措施。（二）“死因信息风险”指因死因信息管理不当可能引发的法律责任、声誉损害、数据泄露或不当使用等潜在风险。（三）“死因信息合规”指公司在死因信息全生命周期管理中，严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保信息处理的合法性、正当性及必要性。第四条死因信息专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保所有死因信息相关业务场景均纳入制度管控范围，不留管理死角。（二）“责任到人”原则：明确各级管理人员及业务人员的职责分工，确保责任主体清晰可追溯。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险环节，优先配置资源，强化风险防控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化及时优化调整。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司死因信息专项管理的第一责任人，对专项管理工作负总责；分管领导为公司死因信息专项管理的直接责任人，负责组织落实、监督考核及问题处置。第六条公司设立死因信息专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司死因信息专项管理工作，制定总体策略及年度计划；（二）审议重大死因信息风险事件处置方案及制度修订事项；（三）监督专项管理工作的执行情况，定期组织开展评价。第七条领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称]（如法务合规部或人力资源部），负责日常协调、文件管理、会议组织及信息汇总等工作。第八条公司[牵头部门名称]作为死因信息专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）统筹制定和完善死因信息专项管理制度及操作流程；（二）组织开展死因信息风险识别、评估及预警工作；（三）监督各部门及下属单位落实专项管理要求，实施考核评价；（四）组织专项培训及宣贯，提升全员合规意识。第九条公司法务合规部作为死因信息专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）审核死因信息处理的合法性及合规性，提供法律支持；（二）优化死因信息管理流程，消除合规风险隐患；（三）参与重大死因信息风险事件的处置，提出法律意见。第十条各业务部门及下属单位作为死因信息专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）落实本领域死因信息管理要求，开展日常风险防控；（二）确保业务操作符合制度规范，及时上报异常情况；（三）配合领导小组及牵头部门开展检查、评估及整改工作。第十一条死因信息处理岗位的基层执行人员应履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在信息处理中的权利义务；（二）严格遵守信息采集、核实、存储及传输流程，杜绝违规操作；（三）发现死因信息风险隐患时，及时向直属上级及牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条死因信息采集环节应严格遵循“最小必要”原则，仅收集与业务场景直接相关的必要信息，严禁过度采集或非法获取。采集前需明确信息用途、使用范围及保存期限，并向信息主体（或其监护人）充分告知并获取同意。第十三条死因信息核实环节应建立多级审核机制，确保信息的真实性和准确性。核实过程中需严格比对原始记录、第三方证明材料及系统数据，对存在疑点的信息应追溯源头，必要时启动补充调查程序。第十四条死因信息存储环节应采用加密、脱敏等技术手段，确保数据安全。存储介质需符合信息安全标准，定期开展漏洞扫描及风险评估，防止数据泄露或被篡改。第十五条死因信息使用环节应严格限制授权范围，仅授权给因工作需要知悉的特定人员，并记录使用日志。严禁将信息用于商业营销、统计分析以外的目的，或向第三方非法提供。第十六条死因信息传输环节应采用安全可靠的传输通道，如加密网络或专用载体，避免通过公共平台或非正规途径传输。传输前需进行格式校验，传输后需确认接收方身份，确保信息完整送达。第十七条死因信息销毁环节应遵循“不可恢复”原则，采用物理销毁（如粉碎）或技术销毁（如数据擦除）方式，并留存销毁记录。销毁前需确认所有备份及衍生数据已清除，确保信息彻底灭失。第十八条死因信息风险防控应重点关注以下环节：（一）数据泄露风险：通过加强访问控制、加密存储、安全审计等措施，防止信息被未授权访问或泄露；（二）信息滥用风险：通过明确使用范围、强化授权管理、建立违规举报机制等方式，防止信息被不当使用；（三）操作失误风险：通过标准化操作流程、加强培训、实施复核机制等方式，减少人为操作失误。第四章专项管理运行机制第十九条死因信息专项管理制度应建立动态更新机制，根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化及时修订。每年至少开展一次全面评估，由牵头部门组织法务合规部、技术部门及业务部门共同参与，形成修订建议报领导小组审批。第二十条公司应建立死因信息风险识别预警机制，定期开展专项风险排查，采用风险矩阵或德尔菲法对识别出的风险进行分级评估，并发布预警通知。风险预警应明确风险等级、影响范围及应对措施，相关责任部门需在规定时限内完成整改。第二十一条死因信息合规审查应嵌入业务流程的关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。具体审查内容包括：信息采集的合法性、核实流程的完整性、存储传输的安全性及使用范围的合理性，审查结果需形成书面记录并存档备查。第二十二条死因信息风险应对应建立分级处置机制，根据风险等级采取不同措施：（一）一般风险：由业务部门自行整改，牵头部门监督落实；（二）重大风险：由领导小组牵头成立专项工作组，制定应急处置方案，必要时上报公司主要负责人决策；（三）紧急风险：启动应急响应程序，第一时间控制风险扩散，并及时上报。第二十三条死因信息责任追究应明确违规情形及处罚标准，对违规行为实施分级处罚，包括但不限于警告、通报批评、绩效考核扣分、降职降级、纪律处分等。处罚结果需与绩效考核、评优评先挂钩，形成正向激励与约束机制。第二十四条死因信息管理有效性评估应定期开展，每年至少组织一次全面评估，由领导小组委托第三方机构或内部评估小组实施。评估内容包括制度符合性、流程合理性、风险防控有效性及员工合规意识等，评估结果需形成报告并用于制度优化。第五章专项管理保障措施第二十五条死因信息专项管理应强化组织保障，明确各级领导的责任分工。公司主要负责人应定期听取专项管理工作汇报，分管领导应每月至少召开一次专题会议，研究解决重点问题。各部门负责人应将专项管理纳入部门职责清单，确保责任落实到位。第二十六条死因信息专项管理应建立考核激励机制，将合规情况纳入部门及个人的年度考核体系，与绩效奖金、评优评先直接挂钩。对专项管理表现突出的部门和个人给予表彰奖励，对存在严重问题的部门实行“一票否决”。第二十七条死因信息专项管理应建立分层级培训宣传机制，每年至少开展两次全员合规培训，重点覆盖管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训及风险事件案例分析。培训结束后需进行考核，考核不合格者需重新培训。第二十八条死因信息专项管理应推进信息化支撑，通过开发或引进专用系统实现流程自动化、风险实时监控及数据智能分析。系统应具备权限管理、操作日志、数据加密、备份恢复等功能，确保信息处理全程可追溯、可审计。第二十九条死因信息专项管理应培育合规文化，通过发布合规手册、组织合规承诺签署、开展合规主题活动等方式，营造全员重视合规、主动合规的氛围。公司应在内部刊物、宣传栏等渠道定期发布合规案例，强化警示教育。第三十条死因信息专项管理应建立风险事件报告制度，明确报告流程、时限及内容要求。一般风险事件应在24小时内上报牵头部门，重大风险事件应在2小时内上报领导小组，紧急风险事件需第一时间上报公司主要负责人。报告内容应包括事件概述、影响范围、处置措施及改进建议。第六章