水产生产档案记录制度

水产生产档案记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国渔业法》及行业相关技术规范，结合集团母公司关于企业档案管理的要求，以及公司为防控生产风险、规范管理流程、提升档案利用效率的内部需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖水产生产全流程档案记录的生成、收集、整理、保管、利用及销毁等环节，包括但不限于苗种繁育、养殖管理、饲料投喂、水质监测、病害防控、捕捞加工、产品质量检验等业务场景。第三条本制度中下列术语定义：（一）“水产生产档案”指公司为生产经营活动而形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、影像、电子文件等原始记录，是反映生产过程、质量状况及管理活动的重要凭证。（二）“档案专项管理”指公司通过建立标准化的记录流程、风险防控措施及监督机制，确保档案真实、完整、安全、可用的系统性工作。（三）“生产合规风险”指因档案记录不合规（如记录缺失、数据造假、保管不善等）而引发的行政处罚、经济损失或法律责任。第四条水产生产档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。即所有生产环节均须纳入档案管理范畴，明确各级责任人，重点关注潜在风险，并定期优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对水产生产档案专项管理负总责，确保制度有效落地；分管领导为直接责任人，负责统筹协调和监督考核。第六条设立水产生产档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员，主要职能包括：统筹档案管理制度建设、审批重大档案管理事项、协调跨部门协作、监督评价管理成效。第七条明确各级管理职责：（一）牵头部门（如档案管理部或生产运营部）：负责档案管理制度制定与修订，组织风险排查，监督业务部门落实情况，协调信息化建设，开展培训宣贯。（二）专责部门（如质量监督部、财务部）：分别负责档案记录的合规性审核（如数据真实性）、归档标准制定及档案管理相关的财务凭证核对。（三）业务部门/下属单位：落实档案记录的日常管理，包括规范操作、及时归档、安全保管，并对本领域档案质量负责。（四）基层执行岗（如养殖场操作员、质检员）：严格按照操作规程记录档案，保证内容真实准确，并对档案安全承担直接责任。第八条基层执行岗必须履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确档案记录的责任与纪律；（二）发现档案记录异常或潜在风险时，立即上报至业务部门负责人；（三）档案使用完毕后及时归档，严禁私自留存或销毁。第三章专项管理重点内容与要求第九条苗种繁育档案管理：（一）合规标准：完整记录亲本来源、选育方法、孵化条件、成活率等关键数据，确保记录可追溯；（二）禁止行为：严禁伪造繁殖数据、隐瞒病害情况；（三）重点防控：防范数据篡改风险，如建立电子台账防篡改机制。第十条养殖过程档案管理：（一）合规标准：每日记录水温、投喂量、药物使用、病害发生情况等，使用统一表格或电子系统；（二）禁止行为：严禁虚报用药记录、隐瞒死鱼数量；（三）重点防控：监控极端数据波动（如用药量异常增加），及时排查养殖风险。第十一条水质监测档案管理：（一）合规标准：规范记录溶解氧、pH值等指标，附检测报告原件或影像资料；（二）禁止行为：严禁篡改检测结果、删除异常数据；（三）重点防控：确保检测设备校准记录完整，防止设备故障导致数据失真。第十二条病害防控档案管理：（一）合规标准：详细记录病害名称、症状、用药方案、效果评估；（二）禁止行为：严禁将非典型症状上报为特定病害；（三）重点防控：建立病害档案与历史数据关联，辅助科学决策。第十三条产品加工档案管理：（一）合规标准：记录捕捞/屠宰时间、加工工艺参数、产品检测报告；（二）禁止行为：严禁将过期原料用于加工、隐瞒不合格品；（三）重点防控：监控加工环节温度、时间等关键参数，防止食品安全风险。第十四条质量检验档案管理：（一）合规标准：完整保存送检样品信息、检测项目、判定标准；（二）禁止行为：严禁选择性提交检测样本、伪造检验结果；（三）重点防控：建立检验人员操作记录，确保责任可追溯。第十五条档案保管与利用管理：（一）合规标准：纸质档案分类归档，电子档案同步存储，定期备份；（二）禁止行为：严禁擅自借阅涉密档案、泄露生产数据；（三）重点防控：设定档案查阅权限，防止不当使用。第四章专项管理运行机制第十六条动态更新机制：档案管理制度每年至少评估一次，根据法规变化、业务调整或监督发现的问题及时修订，修订后发布全局通报。第十七条风险识别预警机制：每季度组织专项风险排查，由牵头部门牵头，业务部门配合，采用“风险矩阵法”对记录缺失、数据造假等风险进行分级，高风险项发布预警通知。第十八条合规审查机制：所有生产决策、合同签订、项目启动前必须经过档案合规审查，审查通过后方可实施，形成“未审查不实施”的刚性约束。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门立即处置，专责部门监督；（二）重大风险（如大面积数据造假）启动应急流程，由领导小组牵头，相关单位协同整改，重大事项上报公司决策层。（三）明确责任协同原则，如“谁记录谁负责、谁主管谁监督”。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：档案记录不实、违规销毁档案、泄露生产数据等；（二）处罚标准：视情节轻重扣减绩效、降级或纪律处分，涉嫌犯罪的移交司法机关；（三）实施联动问责，与绩效考核、评优评先直接挂钩。第二十一条评估改进机制：每年开展档案管理有效性评估，通过问卷调查、抽样检查等方式收集反馈，形成改进报告并纳入部门考核。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导干部必须列席档案管理会议，明确“一把手”责任，确保制度落实。第二十三条考核激励机制：将档案管理纳入年度绩效考核，优秀部门给予奖励，连续两年不合格的部门负责人须述职说明。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层：每半年培训一次合规履职要求；（二）一线员工：每月培训操作规范，签订合规承诺书；（三）定期发布典型案例，强化警示教育。第二十五条信息化支撑：开发档案管理系统，实现电子记录自动归档、风险实时预警、权限动态管理等功能。第二十六条文化建设：编制《水产生产档案合规手册》，在办公区张贴宣传标语，营造“以合规为荣”的氛围。第二十七条报告制度：（一）风险事件每月汇总上报至领导小组，重大事件即时上报；（二）年度管理情况报告需包含制度执行情况