测绘备案档案保管制度

测绘备案档案保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国测绘法》等相关法律法规，参照行业测绘档案管理标准及集团母公司关于风险防控与合规管理的有关规定，结合企业内部档案管理实际需求制定。旨在规范测绘备案档案的收集、整理、保管、利用与处置行为，防控档案管理风险，保障测绘成果的真实性、完整性与安全性，满足合规经营要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在测绘备案档案管理全过程中的活动，涵盖测绘项目立项、数据采集、成果备案、归档保管等业务场景。第三条本制度下列术语含义：（一）测绘备案档案专项管理：指对测绘备案档案的全生命周期实施系统性控制，包括制度建设、风险识别、流程规范、技术保障与合规监督等管理活动。（二）专项管理风险：指因档案管理不当可能导致的法律纠纷、数据泄露、成果失效或责任追究等潜在危害。（三）合规管理：指企业档案管理活动严格遵循法律法规、行业标准及内部规定，确保行为合法性。第四条测绘备案档案专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖：档案管理要求覆盖所有测绘业务环节与岗位，不留管理盲区；（二）责任到人：明确各层级人员管理职责，形成责任链条；（三）风险导向：聚焦高风险环节实施重点管控，优先防范重大风险；（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对测绘备案档案专项管理负总责，承担统筹决策与资源保障责任；分管领导为直接责任人，负责组织落实与监督考核。第六条设立测绘备案档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关职能部门负责人及下属单位代表组成。领导小组履行统筹协调、重大事项决策、监督评价等职能，每季度召开会议研究管理事项。第七条明确三类管理主体职责：（一）牵头部门：由档案管理部门担任，负责专项制度制定与修订、风险识别、监督考核、培训宣贯及跨部门协调。（二）专责部门：由测绘业务部门及合规部门担任，负责业务合规审核、流程优化、技术标准制定及风险处置。（三）业务部门/下属单位：负责本领域测绘备案档案的日常管理，落实风险防控要求，开展自查自纠。第八条基层执行岗员工应履行以下责任：（一）遵守档案管理操作规程，确保业务活动符合合规标准；（二）主动上报档案管理风险隐患，配合开展风险处置；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条业务操作合规标准：测绘项目立项须提交符合规定的备案申请，数据采集需执行国家测绘标准，成果提交需经复核签字，确保全流程可追溯。第十条禁止性行为：严禁擅自篡改、损毁或伪造测绘备案档案，禁止将涉密档案用于非授权业务，不得将档案原件外借或转交无关人员。第十一条专项风险防控要点：（一）数据安全风险：加强涉密档案物理隔离与电子加密，定期开展数据备份，严防信息泄露；（二）流程合规风险：规范档案流转审批，确保签字齐全、权限匹配，防止越权操作；（三）成果失效风险：定期校验档案完整性，对长期保管档案实施专业修复。第十二条档案分类要求：按测绘项目类型、保管期限及密级划分档案类别，建立档案目录及索引，实现精准检索。第十三条电子档案管理：采用符合国家标准的信息系统存储电子档案，确保系统符合保密要求，设置多重访问权限与操作日志。第十四条档案销毁规范：制定档案销毁清单，经审批后由专人监督销毁，销毁记录存档备查。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：每年由牵头部门牵头修订，结合法规政策变化、业务调整及风险评估结果，完成制度更新。第十六条风险识别预警机制：每半年组织专项风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布预警通知并跟踪整改。第十七条合规审查机制：将档案合规审查嵌入业务流程，包括立项审查、成果审查、交付审查等，实行“未经审查不得实施”原则。第十八条风险应对机制：对一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调处置，明确应急流程、责任协同及上报要求。第十九条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准，包括经济处罚、岗位调整、纪律处分，并联动绩效考核与评优。第二十条评估改进机制：每年开展专项管理体系有效性评估，形成评估报告，提出优化建议并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：各级领导干部对分管领域档案管理负直接责任，定期听取汇报并解决管理难题。第二十二条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效工资、评优评先挂钩，对优秀管理团队予以奖励。第二十三条培训宣传机制：分层级开展培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训，建立培训档案。第二十四条信息化支撑：通过档案管理系统实现流程自动化、风险实时监控，支持移动端操作与智能检索。第二十五条文化建设：编制测绘备案档案合规手册，组织签署合规承诺书，开展案例警示教育，营造全员合规氛围。第二十六条报告制度：每月汇总风险事件、整改情况，每年编制年度管理报告，明确数据指标与改进方向。