化工公司档案管理规范办法

化工公司档案管理规范办法化工公司档案管理规范办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作条例》《化工行业档案管理办法》等国家法律法规、《ISO9001质量管理体系要求》《ISO27001信息安全管理体系要求》等行业标准、《联合国气候变化框架公约》等国际公约制定，符合跨国化工企业合规经营与国际化运营要求。

1.1.2针对化工行业档案管理存在的分散存储、分类不清、查阅困难、安全风险高等痛点，本办法旨在实现档案管理的标准化、规范化、数字化与国际化，核心目标包括：

（1）规范档案全生命周期管理流程，实现档案资源有效配置；

（2）强化档案安全风险防控，保障档案信息安全；

（3）提升档案服务效率，支撑企业战略决策与业务运营；

（4）满足监管合规要求，适配国际化经营环境。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围：本办法覆盖公司所有部门、所有业务活动形成的电子档案与纸质档案，包括但不限于研发、生产、采购、销售、安全环保、人力资源、财务等业务领域。

1.2.2适用对象：

（1）决策机构：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行机构：各职能部门及全体员工（正式员工、外包人员、合作单位人员按合同约定执行）；

（3）监督机构：内控部、审计部、合规部、档案管理部。

1.2.3例外适用场景：涉及国家秘密、商业秘密的档案按专项规定执行；历史遗留档案逐步纳入规范化管理。

1.2.4审批权限：档案管理重大事项（如制度修订、重大档案处置）由总经理办公会审批；一般事项由各部门负责人审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及目标市场法律法规，确保档案管理符合行业监管要求。

1.3.2权责对等原则：档案管理职责与岗位权限匹配，确保每个环节有明确责任主体。

1.3.3风险导向原则：聚焦化工档案管理中的高安全风险（如剧毒化学品档案）、高合规风险（如REACH法规）环节，实施重点管控。

1.3.4效率优先原则：通过数字化手段优化档案管理流程，提升档案检索与共享效率。

1.3.5持续改进原则：建立档案管理PDCA循环机制，动态优化管理标准与流程。

1.3.6国际化适配原则：档案分类体系与管理制度兼容不同国家语言与格式要求。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级：本办法为公司基础性专项管理制度，效力低于公司章程，高于部门级实施细则。

1.4.2制度衔接：

（1）与财务制度衔接：财务档案移交档案管理部门需经财务部确认，确保会计档案连续性；

（2）与内控制度衔接：档案管理内控节点嵌入采购审批（金额≥50万元合同档案）、生产变更（重大变更档案）、安全检查（隐患整改档案）等业务流程；

（3）与IT制度衔接：电子档案系统需与ERP、OA等系统实现数据对接。

1.4.3冲突处理规则：本办法与关联制度冲突时，以本办法为准；未明确事项按关联制度执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理体系采用"三级管理、分级负责"架构：

（1）决策层：股东会负责档案管理战略决策，董事会负责重大投入审批，总经理办公会负责制度制定与监督实施；

（2）执行层：总经理直管的档案管理部统筹管理，各部门负责人负责本部门档案归档实施；

（3）监督层：内控部负责档案管理内控有效性评估，审计部负责年度审计，合规部负责涉外档案合规性监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议档案管理重大投入（如数字化系统建设）、年度预算及重大档案处置方案。

2.2.2董事会：审批档案管理制度修订、年度档案管理报告，监督重大档案安全事件处置。

2.2.3总经理办公会：审定档案管理年度计划、跨部门档案协同方案、重大违规处罚意见。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部（主责部门）：

（1）制定与修订档案分类体系，实施档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁全流程管理；

（2）建设与维护电子档案系统，确保数据安全与完整；

（3）组织档案专业培训，开展档案安全检查；

（4）编制档案管理年度报告，提出改进建议。

2.3.2各部门（协同责任）：

（1）负责本部门档案的收集、整理与初步归档；

（2）指定专人（档案联络员）配合档案管理部工作；

（3）确保档案形成过程的规范性与可追溯性。

2.3.3档案联络员（具体岗位）：

（1）研发部：负责专利、技术秘密、试验记录档案管理；

（2）生产部：负责工艺规程、安全操作规程、生产记录档案管理；

（3）采购部：负责供应商资质、合同档案管理；

（4）销售部：负责客户档案、销售合同档案管理；

（5）安全环保部：负责应急预案、事故报告、环保检测档案管理。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入档案管理内控环节至少三个，包括：

（1）采购合同签订前档案合规性校验；

（2）生产变更实施前档案完整性核查；

（3）年度档案鉴定实施监督。

2.4.2审计部：每年开展档案管理专项审计，重点审计电子档案系统安全性、重大档案完整性。

2.4.3合规部：监督REACH、OSHA等国际法规涉及的档案管理要求落实情况。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调：建立档案管理联席会议制度，每月召开例会，由档案管理部牵头，各部门联络员参加。

2.5.2信息共享：档案系统实现与ERP、OA系统的数据接口，确保业务数据自动生成档案元数据。

2.5.3涉外业务协调：在目标市场设立档案管理联络员，配合属地监管要求，建立双报备机制。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：

（1）档案完整率≥99%；

（2）档案准确率≥98%；

（3）电子档案系统可用性≥99.9%；

（4）档案合规检查通过率100%。

3.1.2核心KPI：

（1）档案收集及时性：业务活动完成后的15个工作日内完成档案收集；

（2）电子档案归档时效：业务发生后的30个工作日内完成归档；

（3）档案检索响应时间：常规查询≤2秒，复杂查询≤5分钟。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类体系：采用"一级类-二级类-三级类"三级分类，具体包括：

（1）研发档案：专利、技术秘密、试验记录、设计变更等；

（2）生产档案：工艺规程、操作规程、生产记录、设备档案等；

（3）经营档案：合同、客户档案、销售记录、市场分析等；

（4）安全环保档案：应急预案、事故报告、检测报告、合规证明等；

（5）行政管理档案：组织架构、规章制度、员工档案等；

（6）财务档案：会计凭证、报表、审计报告等。

3.2.2风险控制点及防控措施：

（1）高风险点（3项）：剧毒化学品档案、重大事故档案、专利档案

防控措施：物理隔离存储、双人双锁管理、加密系统访问、异地备份；

（2）中风险点（5项）：一般合同档案、生产记录、研发文档

防控措施：定密管理、定期检查、权限控制；

（3）低风险点（8项）：行政文件、财务凭证等

防控措施：标准化分类、电子化存储。

3.2.3行业适配要求：

（1）REACH法规：建立化学物质档案目录，包含CAS号、SDS、安全数据等；

（2）OSHA法规：确保事故报告档案包含完整的调查记录与整改措施；

（3）GHS制度：化学品标签与安全技术说明书档案需多语言版本。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

（1）全生命周期管理：覆盖档案形成、收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁全过程；

（2）风险矩阵管理：对档案管理各环节进行风险识别与分级管控；

（3）PDCA循环：定期评估档案管理有效性，持续优化。

3.3.2管理工具：

（1）电子档案系统：采用符合ISO27027标准的系统，支持多格式存储；

（2）文档管理系统：实现文档版本控制与流程审批；

（3）物理档案管理系统：智能密集架、温湿度监控系统。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案管理主流程：

（1）归档发起：业务部门完成活动后，通过OA系统提交归档申请；

（2）审核：档案管理部审核档案完整性、规范性；

（3）执行：档案管理部进行数字化处理与分类存储；

（4）归档：电子档案系统与纸质档案同步存储；

（5）利用：通过系统授权查询利用；

（6）销毁：鉴定后按规定销毁。

4.1.2流程时限：每个环节设置明确时限，电子档案归档整体时限≤30个工作日。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案数字化子流程：

（1）扫描处理：采用高清晰度扫描设备，图像分辨率≥300dpi；

（2）元数据标引：按照档案分类体系标引关键词；

（3）OCR识别：对文本内容进行光学字符识别；

（4）数据质检：档案管理部抽查复核，差错率≤1%。

4.2.2重大档案处置子流程：

（1）鉴定启动：档案管理部编制鉴定工作方案；

（2）鉴定实施：组织专家进行鉴定，形成鉴定意见；

（3）处置执行：对无保存价值的档案实施销毁，需双签确认。

4.3流程关键控制点

4.3.1关键控制点（5项）：

（1）档案形成环节：确保业务活动过程留痕，记录格式符合规范；

（2）数字化处理环节：图像质量、元数据标引准确性；

（3）系统存储环节：数据加密、备份机制；

（4）利用环节：权限控制、操作日志记录；

（5）销毁环节：双签确认、痕迹留存。

4.3.2高风险点防控措施：

（1）双重校验：元数据标引需双人交叉核对；

（2）交叉复核：档案管理部与内控部联合抽查档案完整性。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：年度审计发现流程缺陷、业务部门提出合理化建议、技术系统升级后。

4.4.2评估流程：档案管理部提出优化方案，经各部门论证，总经理办公会审批。

4.4.3复盘周期：每年12月开展全流程复盘，形成《档案管理流程优化报告》。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1权限分配原则：按"档案类型+重要程度+岗位层级"三级矩阵分配权限。

5.1.2文字化表述：

（1）档案类型：分为一般档案（如行政文件）、重要档案（如合同）、核心档案（如专利）；

（2）重要程度：分为低（如月度报表）、中（如季度报告）、高（如年度总结）；

（3）岗位层级：分为基层（操作岗）、中层（主管岗）、高层（管理岗）。

5.1.3典型权限分配：

（1）一般档案-低-基层：可查阅、可下载；

（2）重要档案-中-中层：可查阅、可打印，不可下载；

（3）核心档案-高-高层：可查阅、可下载，需审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：

（1）电子档案：基层提交-中层审核-档案管理部终审；

（2）纸质档案：基层收集-中层验收-档案管理部归档。

5.2.2时限规定：

（1）常规审批：3个工作日；

（2）紧急审批：1个工作日；

（3）跨部门审批：涉及两个部门及以上时，由档案管理部协调。

5.2.3越权规定：禁止越级审批，审批权限不得擅自扩大。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因出差、休假等无法履行职责时，可书面授权他人。

5.3.2授权范围：明确授权事项、期限、权限范围。

5.3.3备案要求：授权书交档案管理部备案，最长授权期限15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急通道：遇突发事件（如灾难性事故）需紧急查阅档案时，经部门负责人签字、分管领导批准。

5.4.2风险评估：异常审批需附《档案异常利用风险评估报告》，评估风险等级。

5.4.3痕迹留存：所有异常审批需记录在案，纳入年度审计范围。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：

（1）纸质档案：采用A4规格，统一装订、编号、入库；

（2）电子档案：元数据完整率≥95%，附件完整性100%。

6.1.2痕迹留存：所有操作需记录在系统日志，纸质档案操作需签字确认。

6.1.3备份要求：电子档案每日增量备份，每周全量备份，异地存储。

6.2监督机制设计

6.2.1监督模式：建立"日常检查+专项审计+突击检查"三位一体监督体系。

6.2.2日常检查：档案管理部每月开展，覆盖20%档案，重点检查合规性。

6.2.3专项审计：内控部每季度开展，聚焦电子档案系统安全性。

6.2.4三位一体具体措施：

（1）内控环节嵌入：采购合同档案需经财务部与档案管理部双重校验；

（2）审计嵌入：年度审计包含档案管理专项章节；

（3）监督结果应用：监督发现的问题纳入部门绩效考核。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容：

（1）纸质档案：存储环境、保管状况、分类准确性；

（2）电子档案：系统功能、数据完整性、访问日志。

6.3.2频次规定：

（1）专项审计：每年至少一次；

（2）日常检查：每月不少于一次；

（3）突击检查：每季度一次。

6.3.3审计报告：形成《档案管理审计报告》，明确问题、责任、整改要求。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体：档案管理部编制，经内控部审核，总经理办公会审定。

6.4.2报告周期：月度、季度、年度报告。

6.4.3报告内容：

（1）数据统计：档案数量、利用率、差错率等；

（2）风险情况：发现的主要风险及防控措施；

（3）改进建议：基于检查结果提出的优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

（1）数量指标：档案完整率、归档及时率；

（2）质量指标：档案准确率、系统可用性；

（3）风险指标：合规检查通过率、重大差错次数；

（4）效率指标：平均检索时间、业务部门满意度。

7.1.2权重分配：数量指标30%、质量指标40%、风险指标20%、效率指标10%。

7.1.3评分标准：采用100分制，各指标设定达标线与加分项。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：

（1）月度评估：部门内部考核；

（2）季度评估：部门间互评；

（3）年度评估：总经理办公会审定。

7.2.2评估方法：

（1）数据统计：系统自动生成报表；

（2）现场核查：档案管理部组织；

（3）问卷调查：业务部门参与。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现-立项-整改-复核-销号五步闭环。

7.3.2分类管理：

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改；

（3）紧急问题：立即整改，3个工作日内报告。

7.3.3责任追究：整改不力者按《员工手册》处理，重大问题追究部门负责人责任。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集：通过系统反馈、定期座谈收集业务部门建议。

7.4.2评估流程：档案管理部评估建议可行性，经内控部审核，总经理办公会审批。

7.4.3跟踪机制：对已实施改进项进行效果评估，纳入下一年度考核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

（1）档案管理创新；

（2）重大风险防控；

（3）优秀档案服务。

8.1.2奖励类型：

（1）精神奖励：通报表扬、荣誉证书；

（2）物质奖励：奖金、实物；

（3）晋升奖励：优先晋升。

8.1.3奖励程序：

（1）申报：个人或部门提交申请；

（2）审核：档案管理部初审，内控部复审；

（3）审批：总经理办公会审批；

（4）公示：奖励决定后3个工作日公示。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准：

（1）一般违规：违反操作流程但未造成损失；

（2）较重违规：违反关键控制点但未造成重大影响；

（3）严重违规：违反法律法规或造成重大损失。

8.2.2典型情形：

（1）未按规定归档；

（2）擅自销毁档案；

（3）违规授权访问核心档案；

（4）档案系统信息泄露。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

（1）一般违规：警告、通报批评；

（2）较重违规：罚款500-2000元、调离岗位；

（3）严重违规：降级、解除劳动合同。

8.3.2处罚程序：

（1）调查：档案管理部调查取证；

（2）告知：书面告知违规事实与处罚依据；

（3）审批：人力资源部审批；

（4）执行：人力资源部执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出书面申诉。

8.4.2受理部门：人力资源部受理，档案管理部配合。

8.4.3复议流程：人力资源部组织复议，5个工作日内出具复议决定，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大预案（3项）：

（1）系统瘫痪预案：备用系统切换流程、数据恢复方案；

（2）火灾应急预案：档案库房火灾处置方案、疏散路线；

（3）信息安全事件预案：数据泄露应急处置、溯源分析。

9.1.2应急组织：成立由分管领导任组长的应急小组，明确职责分工。

9.1.3资源保障：配备应急电源、防火设备、数据恢复工具。

9.2例外情况处理

9.2.1界定情形：自然灾害、政策调整、突发公共卫生事件等不可抗力。

9.2.2处理流程：业务部门提交申请-档案管理部评估-总经理办公会审批。

9.2.3风险控制：例外处理需附《档案临时处置风险评估报告》。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，档案管理部配合。

9.3.2沟通口径：由公关部统一发布，