《IS0 14001-2026环境管理体系 要求及使用指南》之7-5：7支持-7.5文件化信息专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编写2026A0）

IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》之7-5：7支持-7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》之7-5：“7支持-7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2026A0）IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》 IS014001-2026《环境管理体系要求及使用指南》7支持7.5文件化信息7.5.1总则组织的环境管理体系应包括：a)本标准要求的文件化信息；b)组织确定的实现环境管理体系有效性所必需的文件化信息。注：不同组织的环境管理体系文件化信息的复杂程度可能不同取决于：——组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；——证明履行其合规义务的需要；——过程的复杂性及其相互作用；——在组织控制下工作的人员的能力。7.5.2创建和更新创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的：a)标识和说明（例如：标题、日期、作者或参考文件编号）；b)形式（例如语言文字、软件版本、图表）和载体（例如：纸质的、电子的）；c)评审和批准，以确保适宜性和充分性。7.5.3文件化信息的控制环境管理体系及本标准要求的文件化信息应予以控制，以确保其：a)在需要的时间和场所均可获得并适用；b)得到充分的保护（例如防止失密、不当使用或完整性受损）。为了控制文件化信息，组织应进行以下适用的活动：——分发、访问、检索和使用；——存储和保护，包括保持可读性；——变更的控制，（例如：版本的控制）；——保留和处置。组织应识别其确定的环境管理体系策划和运行所需的来自外部的文件化信息，适当时，应对其予以控制。注：“访问”可能指仅允许查阅文件化信息的决定，或可能允许并授权查阅和更改文件化信息的决定。“7.5文件化信息”术语、定义与涵义解读“7.5文件化信息”核心术语、定义与涵义解读表术语定义涵义解读文件化信息组织需要控制并保持的信息，以及承载信息的载体。

注1：文件化信息可能以任何形式和承载载体存在，并可能来自任何来源。

注2：文件化信息可能涉及：

——环境管理体系，包括相关过程；

——为组织运行而创建的信息（可能被称为文件）；

——实现结果的证据（可能被称为记录）。1）“需要控制并保持的信息”：明确了文件化信息的管理核心，即组织需通过系统性的措施（如评审、批准、分发、版本控制等）对信息进行规范管控，并确保信息在需要的时间范围内持续可用，以满足环境管理体系运行、绩效评价和追溯的需求。

2）“承载信息的载体”：强调文件化信息的物质表现形式。无论载体是纸质、电子介质还是其他形式，只要其承载了需要控制的环境管理相关信息，均属于本术语范畴。

3）术语演变与整合：“文件化信息”这一统一术语替代了2004版标准中分开定义的“文件”和“记录”，体现了标准的现代化与灵活性。组织需理解，标准中“保持文件化信息”的要求通常对应建立文件，而“保留文件化信息”的要求通常对应保存记录-3。

4）注1“任何形式和载体、任何来源”：体现了标准极大的灵活性，覆盖了所有类型的载体（纸质、电子、音像等）以及内部生成和外部获取（如法律法规、标准）的信息，以适应不同组织的技术条件和管理场景。

5）注2“三类信息”：清晰界定了文件化信息的范围。它既包括用于规定管理体系及如何运行的程序性“文件”（如手册、程序），也包括用于提供已完成活动或取得结果之证据的“记录”。这明确了“文件”与“记录”的共性（均为受控的文件化信息）和差异（目的与作用不同）。合规义务组织必须遵守的法律法规要求，以及组织必须遵守或选择遵守的其他要求。

注1：合规义务是与环境管理体系相关的。

注2：合规义务可能来自于强制性要求，例如：适用的法律和法规，或来自于自愿性承诺，例如：组织的和行业的标准、合同规定、操作规程、与社团或非政府组织间的协议。1）“必须遵守的法律法规要求”：构成强制性合规义务的核心。文件化信息需包含对此类要求的识别清单、具体内容文本、适用性评审结果以及组织履行情况（如监测报告、许可文件）的证据。

2）文件化信息的双重角色：对于合规义务，文件化信息本身既是需要管理的“要求”集合，也是证明其得以“履行”的证据集合。组织需建立并维护一份动态更新的合规义务清单，并保留履行证据，这是环境管理体系的关键文件化信息之一。

3）注2“强制性要求与自愿性承诺”：明确合规义务的两大来源。文件化信息的管理需能区分并涵盖这两种类型，记录组织对自愿性承诺（如自愿性协议、更严于法规的内部标准）的采纳依据、内容和履行过程。过程将输入转化为输出的一系列相互关联或相互作用的活动。

注：某一过程的结果是称为输出、产品或服务，取决于所引用的环境。1）“将输入转化为输出”：揭示了过程运行的核心逻辑。文件化信息应描述或规定该转化活动（如何做），并记录其输入（如资源、要求）和输出（如数据、实物、服务）的具体情况，确保过程可策划、可运行、可追溯。

2）与“程序”的关系：2015版及之后的ISO14001标准普遍用“过程”概念替代了旧版中频繁出现的“形成文件的程序”这一强制性要求。这赋予了组织更大的灵活性，即组织可以选择通过文件化信息来规定一个过程，也可以选择通过其他方式（如培训、指导）来确保过程得到有效控制，只要能够提供过程已按策划实施的证据即可。

3）注“输出的不同称谓”：提示过程结果的多样性。文件化信息中对过程输出的描述和记录需与具体业务环境相适配，确保清晰准确，例如可能是处理后的废水（输出）、一份报告（产品）或一项咨询服务（服务）。在组织控制下工作的人员包括为组织工作的人员和那些代表组织工作并承担相应职责的人员（例如：合同方）。1）人员范围的扩展：不仅包括正式员工，还明确涵盖代表组织工作的外部人员，如承包商、分包商、派遣人员。这意味着文件化信息的管理需考虑如何确保这些外部人员能够获取并理解与其工作相关的环境要求（如作业指导书、应急程序）。

2）“控制”的本质：强调组织对此类人员履行环境职责具有管理和监督的责任。文件化信息需为这类人员的能力确认、意识培训、作业指导提供依据，并作为监督其环境表现的基准。

3）对文件可及性的要求：标准7.5.3要求文件化信息在需要时“可获得”，这意味着组织必须确保所有在其控制下工作的人员，都能便捷地获取到他们履行职责所必需的最新版本文件化信息。外部的文件化信息组织确定的环境管理体系策划和运行所需的、来自组织外部的文件化信息。1）“环境管理体系策划和运行所需”：明确外部文件化信息的引入标准。组织应建立准则，识别哪些外部信息对体系有效运行是必需的（如必须遵守），而非所有收到的外部文件都需要纳入体系控制。

2）“来自组织外部”：界定信息来源，包括但不限于：法律法规标准文本、监管机构通知、客户的环境要求、行业技术指南、供应商提供的材料安全数据表（MSDS）等。

3）控制要求：此类信息虽非组织创建，但一旦被确定为体系所需，就应予以适当的控制（7.5.3）。控制程度可与其重要性相适应，但至少应确保：获取了最新版本、其适用性得到定期评审、需要的人员能够获得。访问可能指仅允许查阅文件化信息的决定，或可能允许并授权查阅和更改文件化信息的决定。1）权限分级管理的核心：此注释清晰阐明了“访问”控制的精髓在于差异化权限管理。组织必须根据信息敏感度、人员职责和岗位风险，为不同文件化信息类别（如公开政策、技术手册、原始监测记录）和不同用户角色定义清晰的访问权限（只读、编辑、批准等）。

2）“仅允许查阅”：适用于大多数记录证据以及只需知会而不需更改的文件，如环境绩效报告、培训记录等。这能有效防止非授权修改，保证证据的完整性。

3）“允许并授权查阅和更改”：适用于处于起草、评审、更新状态的文件，如程序文件、作业指导书。必须明确授权更改的人员、更改的流程（如会签、批准）和更改后的同步要求。标识和说明对文件化信息进行唯一识别和补充说明的信息，例如：标题、日期、作者或参考文件编号。1）“唯一识别”：是文件化信息管理的基础，旨在快速、准确地定位和区分每一份信息。参考文件编号是常见的唯一标识手段，其编码规则应系统化，并能体现文件的类别、归属部门、顺序号及版本等要素。

2）“补充说明”：提供理解和使用该文件化信息的背景。标题应准确概括核心内容；日期（创建日、生效日、修订日）用于控制时效性；作者/编制部门明确责任来源。对于记录，标识和说明还应能关联到对应的活动、项目或设备。

3）电子化管理的适配：在电子管理系统中，标识和说明常以“元数据”的形式存在，便于检索、筛选和自动化管理。形式文件化信息的呈现方式，例如语言文字、软件版本、图表。1）“语言文字”：指信息的表述语言和语法。需确保其清晰、无歧义，且能被组织内部相关使用者（包括在组织控制下工作的人员）准确理解。在多语言环境下，可能需要考虑翻译版本的管理。

2）“软件版本”：特指依赖特定软件创建或读取的电子文件（如CAD图纸、专业分析软件报告）。必须明确记录其所依赖的软件名称和版本号，这是确保该文件化信息在长期保存期内及在不同设备间“可读性”的关键。

3）“图表”：包括流程图、示意图、地图、数据曲线等可视化形式。其设计应遵循清晰、准确、规范的原则，作为文字信息的有力补充，帮助使用者直观理解复杂过程或数据关系。

4）核心内涵：形式的选择需服务于信息内容的有效传达和实际使用场景，旨在提升文件化信息的“适用性”和“可理解性”。载体承载文件化信息的媒介，例如：纸质的、电子的。1）“纸质的”：传统载体形式。管理时需特别考虑物理存储条件（如防火、防潮、防蛀）、借阅登记、复制控制以及大范围分发时的成本和效率。

2）“电子的”：现代主流载体形式。管理需关注：存储系统的安全性（防攻击、防病毒）、数据备份与恢复机制、防止非授权篡改的技术措施（如只读格式、电子签名）、以及长期存档时的格式兼容性问题-5。

3）混合载体管理：许多组织存在纸质与电子载体并存的情况。需制定明确的规则，定义何种情况下以何种载体为准，并确保不同载体间信息的一致性，避免因版本不同步导致运行错误。评审和批准对创建或更新的文件化信息进行审查和确认，以确保其适宜性和充分性的过程。1）标准化与专业化的结合：“评审”通常是技术性、专业性的审查活动，由具备相关专业知识和经验的人员执行，重点评估内容的正确性、完整性、与标准及体系其他部分的协调性。

2）授权与生效：“批准”是正式的行政授权行为，由具备相应职责和权限的管理者执行，意味着组织正式采纳该文件化信息，并授权其发布和实施。批准标志着文件化信息从草案转为受控的有效版本。

3）核心价值：评审和批准是保障文件化信息内在质量的关键闸口。组织应明确规定不同类别文件化信息的评审和批准职责、流程及所需记录，确保其严肃性和可追溯性。适宜性意指适合于或适于……的，并意味着某种程度的自由。1）“适合于或适于……的”：针对文件化信息而言，指其详细程度、复杂程度、语言风格和管理方式与组织的实际情况（如规模、文化、产品服务类型、人员能力）和环境管理体系的成熟度相匹配。一个小型服务公司的文件化信息理应比一个跨国化工企业的更简洁。

2）“意味着某种程度的自由”：这是标准给予组织的关键灵活性。组织无需僵化地套用所谓“最佳实践”的文件结构，而是有权自主决定需要哪些文件、以何种形式呈现、详略如何，只要能够证明这种方式足以支持其环境管理体系的有效运行和持续改进即可。

3）与“充分性”的关系：适宜性关注的是“是否合适”，而充分性关注的是“是否足够”。两者共同构成评审文件化信息的核心标准。充分性文件化信息满足环境管理体系有效性所需的程度。1）“满足环境管理体系有效性所需”：这是判断充分性的唯一最高标准。它要求文件化信息作为一个整体，能够为环境管理体系的所有关键过程提供必要的指导、规定和证据，确保体系运行的连贯性、一致性和可验证性。

2）覆盖范围的完整性：充分性意味着无关键遗漏。组织需审视，文件化信息是否覆盖了从环境因素识别、目标制定、运行控制、应急准备、监测测量、到内审、管理评审及改进的全过程。ISO14004标准中的实用帮助框可为此提供参考-10。

3）证据的支持力度：对于作为证据的记录类文件化信息，充分性意味着其数量和质量足以客观、可信地证明过程已按策划执行、目标已完成、合规义务已履行。分发将经批准的文件化信息传递给相关使用者的活动。1）“经批准的文件化信息”：再次强调分发的前提是信息已完成内部生效流程，确保传递出去的是有效、权威的版本。

2）“传递给相关使用者”：强调分发的准确性与效率。组织应基于岗位职责和过程需求，明确每份文件化信息的分发范围（名单或角色），并选择高效、可靠的传递方式（如电子工作流推送、内网公告、定向邮件），确保关键岗位能及时获取。

3）记录与更新：适当时，应保留分发记录。当文件更新时，必须有一套可靠的机制（如版本通知、旧版回收或作废标识）来确保相关使用者能同步获取新版，并停止使用旧版，这是“变更控制”的一部分。检索查找和获取所需文件化信息的活动。1）系统化组织是基础：高效的检索依赖于对文件化信息的系统化分类、编目和存储。无论是物理文件柜还是电子文档管理系统，清晰的逻辑结构至关重要。

2）“查找”与“获取”的便利性：组织应提供用户友好的检索工具。对于电子系统，这包括关键词搜索、组合条件筛选、全文检索等功能。对于纸质文件，则需有清晰的索引目录和存放位置标识。

3）核心目标：检索机制的设计核心是最小化使用者查找所需信息的时间和精力，提升工作效率和体系执行力。易检索性是“在需要时可获得”要求的具体体现。使用相关人员在环境管理体系运行中运用文件化信息的行为。1）指导与依据：对于规定类文件（如程序、作业指导书），使用意味着相关人员以其为行动准则和操作依据，严格按照文件要求执行活动，确保过程的一致性和可控性。

2）证据与追溯：对于记录类文件，使用意味着在需要时（如分析问题、评估绩效、应对审核或诉讼）能够调取并依据这些证据进行判断和决策，实现过程的追溯和结果的验证。

3）动态反馈：使用过程也是检验文件化信息“适宜性”和“充分性”的最重要环节。组织应建立渠道，收集使用过程中发现的文件问题（如难以理解、与实际不符），作为其更新的重要输入。存储对文件化信息进行保存的活动。1）系统性保存：存储不是简单的存放，而是有组织、有规则的保存活动。需根据文件化信息的重要性、使用频率、保留期限和载体特性，规划不同的存储策略（如在线存储、近线存储、离线归档）。

2）载体特性管理：纸质文件存储需注重环境控制（温湿度）和物理安全；电子文件存储则需注重服务器安全、存储介质可靠性及存储架构的合理性。无论何种载体，均应防止损坏、丢失或退化。

3）与保留和处置的衔接：存储活动需与明确的保留期限规定相结合。存储系统应能标识或提示文件的保留状态，以便在到期后触发处置流程。保护防止文件化信息失密、不当使用或完整性受损的措施。1）信息安全的综合体现：保护是文件化信息管理的安全维度，涵盖保密性、完整性、可用性。

2）“防止失密”：对于包含商业机密、技术诀窍、敏感合规数据的信息，需采取访问权限控制、加密、保密协议等措施。

3）“防止不当使用”：指防止信息被用于未授权的目的，或由未授权人员使用。这通过严格的访问控制、使用培训和行为监督来实现。

4）“防止完整性受损”：指防止信息被非法或意外地篡改、删除或破坏。措施包括电子文件的只读设置、修改日志记录、防病毒，以及纸质文件的保管责任到人、禁止随意涂改等。可读性文件化信息在整个保留期间保持清晰、可理解的状态。1）“整个保留期间”的挑战：这是可读性要求的核心，尤其对于需要长期或永久保留的文件。组织必须有前瞻性规划，应对技术过时（如软硬件淘汰）和载体自然老化的问题。

2）“清晰、可理解”：对于纸质文件，需确保纸张不老化脆裂、字迹不褪色模糊。对于电子文件，需确保文件格式不被淘汰，或在淘汰前完成向新格式的迁移。

3）主动管理策略：保持可读性不能仅靠被动保存，而需主动管理。建议制定并实施《电子文件长期保存策略》，定期检查和刷新存储介质，对关键电子文件进行格式转换或仿真技术保存。变更的控制对文件化信息的修改、更新等变更行为进行规范管理的过程。1）确保变更的受控与价值：任何变更都应基于明确的需求和充分的理由（如法规更新、纠正预防措施、体系优化）。变更控制流程强制要求对这些理由进行评审，确保变更有利于体系改进。

2）标准化的流程：一个典型的变更控制流程包括：变更申请、影响评估（评审）、执行变更（编辑）、评审与批准、发布新版、回收/处置旧版、相关沟通与培训。每一步都应定义责任和记录要求。

3）核心目标：变更控制的终极目标是维护文件化信息整体的一致性和有效性，防止未经协调的局部修改导致体系矛盾或运行混乱，并确保所有变更及其影响均可追溯。版本的控制变更控制的一种具体方式，通过标识版本号、版本日期等手段，确保使用最新有效版本的文件化信息。1）版本标识的唯一性与明确性：版本标识（如修订号v1.0,v2.1，或修订字母A,B）必须清晰、唯一，且与文件更改状态严格对应。通常配合生效日期一起使用。

2）防止误用失效版本：这是版本控制最直接的目的。组织必须采取有效措施，如在发布新版时间步废止旧版（从使用场所移除、在电子系统中归档并标记为历史版本）、在文件本身注明“受控文件，旧版自行销毁”等提醒。

3）历史版本的保管：出于知识积累或法律追溯的需要，旧版本可能仍需按规定保留，但必须与现行有效版本明确区分，防止现场误用。保留按规定期限保存文件化信息的活动。1）规定期限的确定：保留期限是保留活动的首要依据。期限的确定必须综合考虑：a）法律法规的强制要求（如环评批复、监测记录、危废转移联单的法定保存期）；b）组织自身追溯、分析和知识管理的需要；c）与客户或相关方的合同约定。

2）分类与清单化管理：组织应建立《文件化信息保留期限清单》，为不同类型的文件化信息（如管理评审记录、内审报告、校准记录、应急演练记录）规定明确的保留期限，并定期评审和更新此清单。

3）保留期间的保管：在规定的保留期内，文件化信息必须按照“存储”和“保护”的要求进行妥善保管，确保其可用、可读、安全。处置对超过保留期限或不再需要的文件化信息进行处理的活动。1）处置的触发：处置活动主要由两个条件触发：文件化信息已超过《保留期限清单》规定的期限；或文件因体系变更、业务终止等原因被明确判定为不再需要。

2）处置方式的安全性：处置方式必须确保信息安全不泄露、且对环境友好。常见方式包括：粉碎、焚毁（对于纸质涉密文件）、安全删除或物理破坏存储介质（对于电子文件）。对于含有敏感信息的文件，处置过程本身应有监督和记录。

3）合规性考虑：处置活动，特别是涉及废弃电子存储介质或大量纸质文件的销毁，还需考虑其对环境的影响，应符合组织自身的环境管理要求，优先选择环保的处置服务商。“7.5文件化信息”目的和意图解析“7.5文件化信息”目的和意图说明表解析维度“7.5文件化信息”目的和意图具体说明本条款总体核心目的和意图定位1)规范环境管理体系文件化信息的建立、创建更新及控制全流程，确保文件化信息的全面性、适宜性、可获得性和安全性，为环境管理体系的有效运行、合规履行、绩效评价及持续改进提供坚实的信息支撑，同时兼顾不同组织的实际情况，实现文件化信息管理的灵活性与规范性统一；

2)本条款采用“文件化信息”这一集合术语，取代了以往标准中“文件”、“记录”等分散概念，统一了管理体系标准的高阶结构（HLS）要求；其核心在于要求组织控制并维护两类信息：一是本标准明确要求的文件化信息；二是组织自身为确保环境管理体系有效性而确定的必要信息。核心价值和预期结果/成效/收益1)信息全面适配：确保文件化信息既覆盖本标准强制要求，又包含组织实现体系有效性所需的个性化信息，且其复杂程度与组织规模、活动类型、过程复杂度、人员能力及合规证明需求相匹配，避免信息冗余或缺失；

2)质量可靠可控：通过规范创建和更新环节的标识说明、形式载体选择及评审批准流程，保证文件化信息的准确性、适宜性和充分性，避免因信息缺陷导致体系运行偏差；

3)可及性与安全性平衡：通过有效的分发、访问、存储、保护等控制活动，确保文件化信息在需要的时间和场所能够及时获取并适用，同时防止信息失密、不当使用或完整性受损，保障信息安全；

4)支撑体系全流程运行：为环境管理体系的策划、实施、检查、改进各环节提供清晰、可追溯的信息依据，助力组织履行合规义务、监视环境绩效、开展内部审核和管理评审，推动体系持续改进；

5)规范外部信息管理：识别并控制体系策划和运行所需的外部文件化信息，确保外部信息的可靠性和适用性，避免因外部信息失控影响体系运行效果；

6)提升管理效率与合规证据效力：通过统一的文件化信息管理流程，减少重复工作，提升管理效率；同时，妥善控制并保留的文件化信息可作为组织履行合规义务、通过内外部审核的直接证据，降低合规风险；

7)适应技术发展与多样化媒介：标准不限定文件化信息的形式和载体，允许组织采用纸质、电子、图表、音视频等多种媒介，以适应信息技术发展并提升信息传递的效率和效果；

8)明确权限与变更管理：通过区分“仅允许查阅”和“允许并授权查阅和更改”的访问权限，以及实施版本控制等变更管理活动，确保文件化信息的受控和最新有效，防止误用或过期信息流通。“7.5文件化信息”条款与ISO14001-2026其他条款逻辑关联关系分析“7.5文件化信息”与ISO14001-2026其他条款逻辑关联关系分析表“7.5文件化信息”子条款原文关联ISO14001:2015其他条款及主题逻辑关联关系分析关联性质说明7.5.1总则

组织的环境管理体系应包括：a)本标准要求的文件化信息；b)组织确定的实现环境管理体系有效性所必需的文件化信息。4.3确定环境管理体系的范围环境管理体系范围的文件化信息是体系的基础文件之一，属于“本标准要求的文件化信息”。范围的确定直接限定了需要控制和管理文件化信息的边界。约束与影响关系：范围的确定约束了文件化信息所涵盖的体系边界和过程范围。4.4环境管理体系整个环境管理体系作为一个过程的集合，其建立、实施、保持和持续改进的框架、过程和相互作用，需要文件化信息予以规定和支持，以实现体系的有效性。互补关系与支持与依据关系：文件化信息是体系结构化、可视化、可操作化的载体，与体系过程相互补充、相互支持。5.2环境方针环境方针必须形成文件化信息（标准明确要求），并在组织内得到沟通、可为相关方获取。这是“本标准要求的文件化信息”的直接体现。信息输入输出关系与控制关系：方针文件是体系运行的纲领性输入文件；7.5.3的控制要求确保其可获得和受控。6.1.2环境因素识别和评价环境因素的过程及重要环境因素信息，需要保留文件化信息（标准明确要求），作为策划和运行的基础。信息输入输出关系与支持与依据关系：环境因素文件是后续目标制定、运行控制策划（第8章）的关键输入和依据。6.1.3合规义务组织需要获取、更新并理解其合规义务，并保留其作为文件化信息（标准明确要求）。信息输入输出关系与支持与依据关系：合规义务文件是确定合规性评价准则（9.1.2）、策划措施（6.1.4）的关键输入。6.2.1环境目标组织应对其环境目标保持文件化信息（标准明确要求）。目标文件是策划和跟踪绩效的基础。信息输入输出关系：环境目标文件是策划运行控制和评估绩效（9.1）的直接输入。8.1运行策划和控制为实施运行控制所建立的准则，在可行时必须形成文件（标准明确要求）。这是实现“组织确定的…必需的文件化信息”的重要领域。流程顺序与衔接关系与控制关系：运行控制准则是将策划（第6章）转化为行动（第8章）的衔接点，7.5确保这些准则得到有效控制。9.1.1监视、测量、分析和评价组织需要评价其环境绩效并保留适当的文件化信息作为证据（标准明确要求）。绩效评价结果的记录是检查（C）阶段的关键输出。信息输入输出关系与验证关系：绩效数据文件是评价体系有效性、合规性（9.1.2）和管理评审（9.3）的输入，同时也用于验证目标、措施的有效性。9.1.2合规性评价组织必须保留合规性评价结果的文件化信息（标准明确要求）。这是证明履行合规义务的直接证据。验证关系与信息输入输出关系：合规性评价记录用于验证6.1.3的符合性，其输出是管理评审（9.3）和改进（10.2）的重要输入。9.2内部审核必须建立、实施和保持内部审核方案，并保留审核方案实施和审核结果的文件化信息作为证据（标准明确要求）。验证关系与信息输入输出关系：内审文件和记录用于验证体系符合性和有效性，其结果是管理评审（9.3）和纠正措施（10.2）的输入。9.3管理评审管理评审的结果必须保留文件化信息（标准明确要求）。这是最高管理层决策和体系变更的依据。信息输入输出关系与决策与行动关系：管理评审输出文件包含了有关体系变更、资源需求和改进的决策，是策划（P）和处置（A）阶段衔接的关键文件，驱动后续行动。10.2不符合和纠正措施必须保留不符合的性质、所采取的措施及结果的文件化信息作为证据（标准明确要求）。信息输入输出关系与反馈关系：不符合和纠正措施记录是实施纠正和预防再发生的证据，其信息反馈用于改进体系和更新相关文件化信息（如程序、准则）。7.5.2创建和更新

创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的：标识、形式、载体、评审和批准。7.4信息交流文件化信息是信息交流的一种重要形式和内容。创建和更新时确定的“形式”和“载体”需考虑内外部信息交流的需求（如相关方可获取性、易于理解）。互补关系与协调关系：文件化信息的创建需与信息交流过程协调，确保信息传达的有效性。文件本身也是交流的媒介。7.3意识人员需意识到与环境管理体系相关的文件化信息。文件创建时的标识、形式和可读性直接影响人员的理解和意识。支持与依据关系：规范创建的文件化信息是提升人员意识、确保其理解自身职责和体系要求的基础工具和依据。7.5.3文件化信息的控制

环境管理体系及本标准要求的文件化信息应予以控制，以确保其：可获得、适用、受保护。组织应进行分发、访问、检索、使用、存储、保护、变更控制、保留和处置等活动。7.2能力控制“访问、检索和使用”文件化信息，需确保在组织控制下工作的人员具备相应的能力（如读写能力、软件操作技能）来有效使用这些信息。约束与影响关系：人员的能力水平会影响文件化信息“形式”的选择和“访问、使用”控制方式的设计。7.4信息交流“分发、访问、检索”活动是确保内部和外部（适当时）相关方在需要时能够获得正确版本文件的关键，是信息交流过程的具体实施。流程顺序与衔接关系与控制关系：文件化信息的控制活动是支撑和实现有效信息交流的底层操作流程。8.1运行策划和控制运行控制所需的文件化信息（如作业指导书、准则）必须在“需要的时间和场所均可获得并适用”。变更控制确保运行依据的文件为最新有效版本。依赖关系与控制关系：运行控制的有效执行直接依赖于受控且可获取的作业文件。7.5.3的控制活动是8.1得以稳定实施的前提保障。9.2内部审核内部审核过程本身需要获取和评审受控的文件化信息，以评估体系的符合性。同时，审核程序文件本身也属于受控文件。控制关系与验证关系：内部审核活动是对文件化信息控制有效性的一种验证；同时，审核活动依据的文件（如审核准则、程序）也需按7.5.3受控。10.2不符合和纠正措施纠正措施可能涉及对现有文件化信息的更改（如修改程序、更新准则）。这触发了7.5.2的“更新”和7.5.3的“变更控制”过程。反馈关系与迭代关系：从不符合中采取的纠正措施，其输出（如修改文件的要求）作为输入，触发文件化信息的更新和再控制，形成一个改进循环。“7.5文件化信息”条款核心涵义解析（理解要点解读）“7.5文件化信息”条款核心涵义理解要点说明表7.5条款原文条款内容释义概述子条款核心涵义解析（理解要点详细解读）7.5文件化信息本条款为环境管理体系文件化信息的全生命周期管理提供统一要求，涵盖体系所需文件化信息的构成、创建更新规则及控制要求，兼顾规范性与灵活性，确保文件化信息为体系有效运行、合规履行及持续改进提供可靠支撑。1）“文件化信息”：

-指组织需要控制并保持的信息及其承载载体，是整合“文件”与“记录”的统一术语，既包括规定体系运行要求的程序性信息（文件），也包括证明体系运行结果的证据性信息（记录），覆盖所有形式（文字、图表、音频、视频等）和载体（纸质、电子、云端等），来源可内部生成或外部获取。

-其管理核心是通过系统性控制确保信息的充分性、适宜性、可获得性、安全性和完整性，从而为环境管理体系提供可验证的框架、证据和知识基础，避免信息冗余或缺失，确保与组织实际需求和战略方向相适配。

2）与组织其他管理体系的关系：文件化信息的管理应尽可能与组织的质量管理、职业健康安全管理等其他管理体系相整合，采用统一的文件控制流程和平台，以提升管理效率并确保信息间的一致性与协调性。7.5.1总则

组织的环境管理体系应包括：

a)本标准要求的文件化信息；

b)组织确定的实现环境管理体系有效性所必需的文件化信息。

注：不同组织的环境管理体系文件化信息的复杂程度可能不同取决于：

——组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；

——证明履行其合规义务的需要；

——过程的复杂性及其相互作用；

——在组织控制下工作的人员的能力。本条款旨在明确环境管理体系文件化信息的范围界定原则，要求体系既全面覆盖标准强制规定内容，也囊括组织为保障自身有效运行所必需的信息，同时承认不同组织间信息复杂度的合理差异。1）“组织的环境管理体系应包括”：

-强调文件化信息是环境管理体系不可分割的结构化要素和知识资产，其设计应基于过程方法，直接支撑体系各过程的策划、运行、绩效评价和改进，而非孤立存在。

-“应包括”具有强制性，且此要求适用于标准所有条款，即组织需确保每个条款所要求的文件化信息均被建立并得到维护。

2）“a)本标准要求的文件化信息”：

-指ISO14001-2026标准中明确使用“应保持”或“应保留”等措辞要求形成或保存的文件化信息。这构成了体系合规性的最低证据要求，是外部审核（如认证审核、合规性核查）的重点关注对象。

-组织必须通过系统性的条款对照，明确识别所有此类信息，并确保其得到满足，无遗漏。

3）“b)组织确定的实现环境管理体系有效性所必需的文件化信息”：

-这是体现体系与组织实际深度融合的关键。“组织确定”要求最高管理者牵头，基于风险思维，通过系统性的分析（如过程分析、合规风险分析、人员能力分析）来判定必需的信息。例如，为确保重要环境因素受控或满足特定合规要求（如排污许可管理规定中的运行台账、自行监测方案），可能需要编制超出标准明示要求的程序、作业指导书或记录表单。

-判定过程本身应有依据并记录，以证明决策的合理性，避免主观随意性。

4）注：“不同组织的环境管理体系文件化信息的复杂程度可能不同取决于”：

-“组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型”：大型、多场所、业务多元化的组织需建立更复杂、层次更分明的文件化信息结构（如手册、程序、作业文件），以确保跨地域、跨部门的一致性与协同；而小型或业务单一的组织可采用更简化、整合的文件结构。

-“证明履行其合规义务的需要”：处于严格监管行业（如化工、危险废物处置）或面临高环境诉讼风险的组织，必须建立更详尽、更严谨的记录体系，以应对监管检查和潜在的司法举证需求。

-“过程的复杂性及其相互作用”：对于涉及多个部门协作、技术接口复杂或外包关键环境过程的情形，需要清晰定义职责、接口和相互要求的文件化信息，以防止管理真空和推诿。

-“在组织控制下工作的人员的能力”：人员能力强、经验丰富且稳定的组织，文件可侧重于原则、目标和绩效标准；对于人员流动性大、技能水平参差不齐或大量使用承包方的组织，则必须提供具体、明确、易于理解的操作规程和培训教材，并考虑采用可视化（如图表、标识）等更直观的形式。**此外，让相关岗位人员参与其所需文件化信息的创建和评审，是确保其适用性和被理解的有效方法。7.5.2创建和更新

创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的：

a)标识和说明（例如：标题、日期、作者或参考文件编号）；

b)形式（例如语言文字、软件版本、图表）和载体（例如：纸质的、电子的）；

c)评审和批准，以确保适宜性和充分性。本条款规定了文件化信息在“生”与“变”环节的质量控制要求，旨在确保每份信息均具备可追溯的基础属性、选择适用的呈现方式，并经过正式的确认流程以保证其质量。“创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的”：

-“创建”对应于新需求的产生或新过程的引入；-“更新”则是对现有信息的修订，其触发条件应被明确规定（如法规变更、内部审核发现、管理评审决定、纠正措施要求等）。-“适当的”强调控制措施应与信息的重要性、变更的影响范围相匹配，实现管控效力与效率的平衡。

2）“a)标识和说明（例如：标题、日期、作者或参考文件编号）”：

-标识系统应具有唯一性和系统性，编码规则能反映信息的类别、层级、归属部门或过程，便于归档、检索和追溯。标题应准确、简明地反映内容主题。

-说明性信息是确保可追溯性的关键：日期应包括编制、审核、批准和生效日期；作者/编制部门、审核者、批准者应明确，以落实责任；对于记录，还应包括涉及的设备、产品批次、活动项目等关联信息。

3）“b)形式（例如语言文字、软件版本、图表）和载体（例如：纸质的、电子的）”：

-形式的选择应以“便于正确理解和使用”为原则。语言文字应使用组织通用的语言，避免歧义；复杂流程宜采用流程图；技术要求可使用图表、照片或视频。对于电子形式，必须注明兼容的软件版本及格式，并制定长期可读性保障策略（如定期格式迁移）。

-载体的选择需综合考虑安全性、便利性、成本及长期保存需求。混合载体环境（纸质与电子并存）需特别注意版本同步问题，防止不同载体间信息不一致。

4）“c)评审和批准，以确保适宜性和充分性”：

-评审：应由不直接参与编制、且具备相关专业知识和全局视角的人员进行，重点审查内容的准确性、与现行法律法规、标准及其他体系文件的协调性、可操作性以及与组织实际的贴合度。

-批准：由拥有规定职责和权限的管理者执行，赋予文件正式的权威性和执行指令。批准意味着组织承诺提供资源以确保文件要求得以实施。

-“适宜性”指文件化信息的详略程度、表述方式与组织的具体情境（规模、文化、人员、技术）相符合；“充分性”指其内容完整覆盖了预定要控制的活动或证明的事项，无重大遗漏，能够有效支持预期目标的达成。7.5.3文件化信息的控制

环境管理体系及本标准要求的文件化信息应予以控制，以确保其：

a)在需要的时间和场所均可获得并适用；

b)得到充分的保护（例如防止失密、不当使用或完整性受损）。

为了控制文件化信息，组织应进行以下适用的活动：

——分发、访问、检索和使用；

——存储和保护，包括保持可读性；

——变更的控制，（例如：版本的控制）；

——保留和处置。

组织应识别其确定的环境管理体系策划和运行所需的来自外部的文件化信息，适当时，应对其予以控制。

注：“访问”可能指仅允许查阅文件化信息的决定，或可能允许并授权查阅和更改文件化信息的决定。本条款规定了文件化信息在“存”与“用”阶段的全面管控要求，旨在建立一个安全、可靠、高效的信息支持环境，确保信息在生命周期内持续满足需求，并对外部来源的必要信息实施监控。1）“环境管理体系及本标准要求的文件化信息应予以控制”：此处的“控制”是一个动态、持续的过程，需建立文件化信息管理程序（或制度）来规定各项控制活动的具体方法和职责。控制对象涵盖7.5.1界定的所有信息。

2）“以确保其：a)在需要的时间和场所均可获得并适用”：

-“需要的时间和场所”应根据过程运行、决策、合规证明和应急响应的实际需求来确定。例如，操作规程需置于作业现场；应急预案需在应急指挥中心及相关部门可即时获取；合规性评价所需的法规文本需便于查询。

-“可获得”意味着建立有效的分发、发布或查询渠道。对于电子文件，应建立权限清晰的文档管理系统；对于纸质文件，应明确保管责任人和存放地点，并定期检查其状态。

-“适用”的核心是版本有效性控制，必须通过技术或管理手段，确保使用者获取并使用的是经批准的当前有效版本，防止作废文件的非预期使用。

3）“b)得到充分的保护（例如防止失密、不当使用或完整性受损）”：

-“防止失密”：对包含商业秘密、技术秘密、个人隐私及敏感合规数据（如未公开的监测数据、内部审核报告初稿）的信息，需设定访问权限，采用加密、水印等技术，并与涉密人员签订保密协议。

-“防止不当使用”：通过培训和明确的制度，规定各类信息的使用目的和范围，禁止用于舞弊、不正当竞争等行为。

-“防止完整性受损”：采取措施防止信息被非法篡改、意外删除或损毁。对电子记录，可采用只读格式发布、记录修改日志、定期备份和验证备份完整性等措施；对纸质记录，应防涂改、防丢失、防物理损坏（如火灾、水浸、虫蛀）。

4）“为了控制文件化信息，组织应进行以下适用的活动”：

-“分发、访问、检索和使用”：

•分发：确保信息及时、准确地送达需要它的岗位和人员，并保留分发记录。向外部（如相关方、监管机构）提供文件时，需明确提供范围和目的。

•访问：基于“必需知晓”和“职责对应”原则，建立分级的访问权限矩阵。注中明确了“查阅”与“查阅并更改”的权限区别，此区别必须在控制系统中予以实现。

•检索：建立高效的检索工具（如关键词、分类索引），帮助用户快速定位所需信息。

•使用：确保使用者理解信息内容，并按规定使用。收集使用过程中的问题和改进建议，作为评审和更新的输入。

-“存储和保护，包括保持可读性”：

•制定存储策略，明确各类信息的存储位置、介质、环境和责任人。电子存储需考虑系统安全、数据备份与灾难恢复计划；物理存储需满足防火、防盗、防潮等要求。

•“保持可读性”是长期保存的关键。需定期检查存储介质的状况，对电子文件实施必要的格式转换或迁移，对纸质文件进行修复或数字化备份。

-“变更的控制，（例如：版本的控制）”：

•建立受控的变更流程，包括变更申请、影响评估（涉及哪些文件、过程、岗位）、评审、批准、发布和实施。

•版本控制是变更控制的核心技术手段，通过唯一的版本号/修订状态标识来跟踪变化。新版本发布时，必须同步更新所有受控的分发渠道，并明确旧版本的回收或作废标识，确保现场无无效版本留存。

-“保留和处置”：

•保留期限的确定必须首先满足法律法规、标准及许可证明文件中的强制性要求（如监测记录、危废转移联单的保存年限）。其次，考虑组织的知识管理、追溯分析、潜在争议解决等自身需求。

•处置必须安全、环保且不可恢复。纸质文件应粉碎或化浆；电子文件应安全擦除，确保信息无法恢复。处置活动本身应予以记录。涉及商业秘密和敏感信息的处置需格外谨慎。

5）“组织应识别其确定的环境管理体系策划和运行所需的来自外部的文件化信息，适当时，应对其予以控制”：

-“外部的文件化信息”是体系的重要输入，通常包括：适用的法律法规、标准与规范性文件；排污许可证及其附件；环评批复及验收文件；来自客户、社区、投资者的环境要求；供应商提供的物料安全数据表（MSDS）或环境数据；行业指南、协会标准等。

-“识别”意味着将其纳入组织的《合规义务清单》或其他信息清单进行系统性管理。

-“予以控制”至少包括：建立获取渠道以确保能及时获得最新版本；评审其适用性；将相关要求转化为内部规定；确保使用场所能获得适用的部分（如将法规关键条款摘录传达给相关岗位）。参考信息中提到的“法律法规标准规范更新管理制度”正是应对外部文件化信息控制的具体实践。

6）注：“‘访问’可能指仅允许查阅文件化信息的决定，或可能允许并授权查阅和更改文件化信息的决定”：该注解强调了权限管理的精细化要求。组织的信息管理系统（无论是纸质登记还是电子系统）应能区分这两种权限。通常，记录类文件（作为证据）应严格限制为“仅查阅”；而方针、程序、作业指导书等体系文件，可对负责维护的特定人员授予“查阅并更改”权限，但其更改行为必须受7.5.2c）和7.5.3变更控制条款的约束。“7.5文件化信息”条款实施要点“7.5文件化信息”条款实施要点说明表7.5主题事项条款核心要求实施内容与要点实施方法/工具/技术手段责任部门/岗位所需资源相关记录/证据需特别注意的事项7.5.1总则1)环境管理体系应包含本标准要求的文件化信息；

2)包含组织确定的实现体系有效性必需的文件化信息；

3)结合组织实际确定文件化信息的复杂程度。1)梳理标准强制要求的文件化信息：标准要求清单编制

-实施内容：对照ISO14001-2026标准全文，逐一识别明确要求“保持”(作为规范性文件)或“保留”(作为证据性记录)的文件化信息，如环境方针、环境目标、环境因素清单、合规义务清单、内审报告、管理评审报告等，形成《标准强制要求文件化信息清单》，明确每个文件的核心用途和编制依据。

-主要活动：成立跨部门小组（环境、合规、生产等），逐条研读标准条款，标注文件化信息要求，汇总验证清单完整性。

2)识别组织必需的补充文件化信息：补充文件识别与论证

-实施内容：基于过程分析、风险评估、合规风险分析结果，识别实现体系有效性必需的附加文件，如重要环境因素控制程序、应急演练方案、外部供方环境管理协议、能源资源消耗台账等；对每个补充文件进行必要性论证，说明其支撑的体系过程或解决的管理问题，形成《组织补充文件化信息清单》及论证记录。

-主要活动：各业务部门梳理本部门环境管理相关过程，提出文件需求，环境管理部门组织评审，最高管理者审批。

3)确定文件化信息复杂程度：复杂程度分级与适配

-实施内容：基于组织规模、活动类型、过程复杂性、人员能力、合规证明需求5个维度，建立复杂程度分级标准（如简单、中等、复杂三级）；对每份文件化信息进行分级，明确不同级别文件的结构要求（如简单级可采用表单化，复杂级需含目的、范围、职责、流程、记录等），形成《文件化信息复杂程度分级表》。

-主要活动：开展组织现状调研，收集规模、人员、过程等基础数据，组织管理者和技术骨干进行分级评审，确定最终分级结果。

4)建立文件化信息的动态调整机制：持续评审与更新

-实施内容：将文件化信息体系的评审作为管理评审的固定输入。当组织战略、业务活动、法律法规（特别是涉及气候变化、生物多样性保护的新规）、相关方要求发生重大变化，或发生重大环境事件后，必须启动对文件化信息充分性、适宜性和有效性的专项评审，并及时更新相关文件清单与内容。1)工具：ISO14001-2026标准条款文件化信息要求对照表、文件化信息必要性论证模板、复杂程度分级评估矩阵；

2)技术手段：过程流程图、风险评估表、合规义务清单分析；

3)方法：跨部门研讨法、专家评审法、现状调研法。

4)数字工具：利用文档管理系统的版本历史与审计日志功能，辅助分析文件使用频率与更新需求。1)牵头部门：环境管理部门；

2)配合部门：生产部、采购部、研发部、人力资源部、法务合规部等业务部门；

3)审批岗位：最高管理者；

4)执行岗位：各部门环境管理联络员。1)人力：跨部门评审小组人员、环境管理专业人员；

2)财力：专家咨询费（如需）、调研差旅费；

3)技术：标准数据库、文件管理软件、调研问卷工具；

4)信息资源：组织规模数据、过程流程图、风险评估报告、合规义务清单。1)《标准强制要求文件化信息清单》及条款对应表；

2)《组织补充文件化信息清单》及必要性论证记录；

3)《文件化信息复杂程度分级表》及评审记录；

4)最高管理者审批记录。

5)《文件化信息体系评审报告》及相应的更新记录。1)避免遗漏标准强制要求的文件化信息，需逐一对照条款验证；

2)补充文件避免冗余，仅保留对体系有效性必需的信息，防止过度文件化；

3)复杂程度需与组织实际适配，中小型组织可简化结构，大型复杂组织需保证文件的系统性和协调性；

4)清单需动态更新，当标准修订、组织业务变化时及时调整。

5)特别关注ISO14001:2026新增要求（如气候变化应对、生命周期思维）是否在文件化信息中得到体现和衔接。7.5.2创建和更新1)创建和更新时确保适当的标识和说明；

2)确保适当的形式和载体；

3)经过评审和批准，以确保适宜性和充分性。1)规范标识和说明规则：标识说明统一规范

-实施内容：制定文件化信息标识规则，明确标题、日期（创建日、修订日、生效日）、作者/编制部门、参考文件编号、版本号的编制要求；编号规则需体现文件类别（如“EM-”代表环境管理）、归属部门（如“PRO-”代表生产部）、顺序号、版本号（如V1)0）；对记录类文件，额外明确活动关联信息（如涉及的设备、项目、批次）的标识要求；形成《文件化信息标识规范》，并对相关人员进行培训。

-主要活动：环境管理部门牵头制定规范，征求各部门意见，发布实施并开展培训，定期检查执行情况。

2)确定形式和载体类型：形式载体适配选择

-实施内容：根据文件用途和使用场景，确定适宜的形式（如文字、流程图、图表、照片、视频、音频）和载体（纸质、电子、云端）；对电子文件，明确兼容的软件版本及格式（如Word、PDF、Excel、CAD），制定长期可读性保障方案（如定期格式迁移）；对复杂流程类文件，优先采用流程图+文字说明的形式；对操作类文件，可采用视频或图文结合形式；形成《文件化信息形式载体对照表》。

-主要活动：各文件编制部门根据文件用途提出形式和载体建议，环境管理部门汇总审核，确定统一标准。

3)建立评审和批准流程：评审批准规范化流程

-实施内容：制定文件创建和更新的评审批准流程，明确评审类型（技术评审、合规评审、协调评审）、评审人员资质要求（具备相关专业知识和全局视角）、批准权限（按文件重要性分级授权，如重大文件由最高管理者批准，一般文件由部门负责人批准）；评审重点关注内容准确性、合规性、与其他文件的协调性、可操作性、适宜性和充分性；更新文件时，需额外评审变更内容的影响范围及与其他相关文件的兼容性；形成《文件评审批准表》，明确评审意见、签字确认等要求。

-主要活动：文件编制部门完成草案后提交评审，评审人员提出意见并签字，编制部门修改后提交批准，批准后正式发布。

4)明确“保持”与“保留”的区别：区分文件与记录

-实施内容：在组织内部明确沟通，标准中“保持文件化信息”指需要动态维护和更新的规范性文件（如手册、程序）；“保留文件化信息”指作为活动证据需要存档的纪录（如监测报告、培训签到表）。在标识、审批、变更和保留处置流程上，应对两者予以区别管理。1)工具：《文件化信息标识规范》《文件化信息形式载体对照表》《文件评审批准表》、版本控制模板、流程图绘制工具（如Visio）；

2)技术手段：电子文档管理系统、格式转换工具、在线评审平台；

3)方法：规范制定法、培训宣贯法、流程化管理法。

4)专业工具：使用支持结构化写作和段落级版本控制的专业文档管理软件，便于条款引用和准确更新。1)牵头部门：环境管理部门；

2)编制部门：各业务部门（按文件归属）；

3)评审岗位：技术评审员（相关专业人员）、合规评审员（法务合规部人员）、协调评审员（环境管理部门人员）；

4)批准岗位：最高管理者（重大文件）、部门负责人（一般文件）；

5)培训岗位：环境管理部门培训专员。1)人力：评审人员、培训专员、文件编制人员；

2)财力：培训教材编制费、流程图工具采购费（如需）；

3)技术：电子文档管理系统、流程图绘制工具、格式转换工具、在线评审平台；

4)信息资源：文件编制模板、相关法律法规文本、现有体系文件。1)《文件化信息标识规范》及培训记录；

2)《文件化信息形式载体对照表》；

3)《文件评审批准表》（含评审意见、签字）；

4)文件修订记录（含变更内容、影响评估、修改痕迹）；

5)培训签到表及考核记录（如需）。1)标识规则需唯一且易于追溯，编号避免重复或混乱；

2)电子文件需明确软件版本要求，防止因软件淘汰导致文件无法读取；

3)评审人员需独立于文件编制，确保评审的客观性；

4)批准权限需与文件重要性匹配，重大文件（如环境方针、管理手册）必须经最高管理者批准；

5)更新文件时需保留修改痕迹，便于追溯变更内容。

6)严禁文件编制、审核、批准由同一人完成，或批准人权限不符、签名虚。7.5.3文件化信息的控制1)确保文件化信息在需要的时间和场所可获得并适用；

2)确保文件化信息得到充分的保护（例如防止失密、不当使用或完整性受损）；

3)开展分发、访问、检索和使用、存储和保护、变更控制、保留和处置等活动；

4)识别并控制所需的外部文件化信息。1)分发管理：准确分发与同步更新

-实施内容：制定文件化信息分发清单，明确每份文件的分发范围（部门、岗位、外部相关方如供方、客户）；选择适宜的分发方式（电子推送、内网公告、定向邮件、纸质发放）；对纸质文件进行发放登记，记录接收人、接收日期；文件更新时，同步向原分发范围推送新版本，并回收或作废旧版本，确保相关人员仅持有有效版本；形成《文件分发登记表》《文件更新分发通知单》《旧版文件回收/作废记录》。

-主要活动：环境管理部门负责统一分发和更新推送，各部门接收后确认签收，旧版文件按要求回收或标注作废。

2)访问与检索控制：权限分级与便捷检索

-实施内容：基于“必需知晓”和“职责对应”原则，建立文件化信息访问权限矩阵，明确不同岗位对各类文件的访问权限（只读、编辑、批准、管理员）；对电子文件，在文档管理系统中设置权限管控；建立文件检索机制，电子文件支持关键词搜索、分类筛选、全文检索，纸质文件建立索引目录和存放位置标识；编制《文件访问权限表》《文件检索指南》。

-主要活动：IT部门配合设置系统权限，环境管理部门维护权限矩阵和检索工具，定期评审权限合理性。

3)使用管理：规范使用与反馈收集

-实施内容：组织对相关人员进行文件使用培训，确保其理解文件内容并按要求使用；明确文件使用范围（如内部使用、外部提供需审批）；建立文件使用问题反馈渠道，收集使用过程中发现的歧义、与实际不符等问题，作为文件更新的输入；形成《文件使用培训记录》《文件使用问题反馈表》。

-主要活动：环境管理部门组织培训，各部门收集使用问题并反馈，环境管理部门汇总分析。

4)存储与保护：安全存储与完整性保护

-实施内容：制定文件化信息存储策略，明确存储位置（电子文档服务器、专用文件柜、云端存储）、存储条件（纸质文件需防火、防潮、防蛀、防盗，电子文件需防病毒、防攻击）；建立电子文件备份机制，定期（如每日增量备份、每周全量备份）备份并验证备份完整性，制定灾难恢复计划；对涉密文件（如商业秘密、敏感监测数据），采取加密、水印、访问日志跟踪等额外保护措施；形成《文件存储管理规定》《电子文件备份记录》《涉密文件保护登记表》。

-主要活动：IT部门负责电子文件存储和备份，行政部门负责纸质文件存储，环境管理部门负责监督检查。

5)变更控制：受控变更与版本追溯

-实施内容：建立文件化信息变更控制流程，明确变更触发条件（法规更新、内审发现、管理评审决定、纠正措施要求等）；变更申请需说明变更原因、变更内容及影响范围；变更需经评审（涉及相关部门）、批准后实施；更新文件时，同步修订版本号（如V1)0→V1)1）和修订日期，保留历史版本，建立《文件变更申请表》《文件变更评审表》《文件版本台账》。

-主要活动：文件使用部门或编制部门提出变更申请，环境管理部门组织评审，批准后由编制部门实施变更，更新相关记录。

6)保留与处置：期限明确与合规处置

-实施内容：制定《文件化信息保留期限清单》，明确各类文件的保留期限（优先满足法律法规强制要求，如监测记录、危废转移联单通常保留5年，再结合组织追溯和知识管理需求）；对超过保留期限或不再需要的文件，采取安全处置方式（纸质文件粉碎、化浆，电子文件安全擦除、存储介质物理破坏），确保信息不可恢复；处置过程需记录，涉及涉密文件的处置需有监督人员；形成《文件保留期限清单》《文件处置申请表》《文件处置记录》。

-主要活动：环境管理部门定期梳理需处置文件，提出处置申请，经批准后实施处置，记录处置过程。

7)外部文件化信息控制：外部文件识别与管控

-实施内容：识别环境管理体系策划和运行所需的外部文件，如法律法规文本、排污许可证、环评批复及验收文件、客户环境要求、供方MSDS、行业标准等，形成《外部文件化信息清单》；建立外部文件获取渠道（如政府官网、行业协会、客户提供），确保获取最新版本；定期（如每季度）评审外部文件的适用性，及时更新清单；对外部文件进行标识和受控分发，确保相关岗位能获得适用版本；形成《外部文件获取记录》《外部文件适用性评审记录》。

-主要活动：法务合规部负责法律法规类外部文件，采购部负责供方相关外部文件，销售部负责客户相关外部文件，环境管理部门汇总清单并组织评审。

8)电子文件专项控制：数字资产管理

-实施内容：对于依赖电子文档管理系统的组织，应确保系统具备文件全生命周期管理能力，包括但不限于：强制性的版本保存与对比、完整的操作审计日志、防篡改水印、离职人员权限自动回收、文件流转路径可视化。定期对电子文件的长期可读性进行评估，制定旧格式文件的迁移计划。1)工具：《文件分发登记表》《文件访问权限表》《文件存储管理规定》《文件变更申请表》《文件保留期限清单》《外部文件化信息清单》、文档管理系统、权限矩阵模板、备份工具、粉碎设备；

2)技术手段：电子文档加密技术、备份软件、检索系统、访问日志跟踪工具；

3)方法：权限分级管理法、流程化变更控制法、定期评审法、安全处置法。

4)专业系统：采用符合ISO全生命周期管理理念的文控管理系统（DCMS），实现从创建到废止的自动化流程控制、智能版本比对和结构化知识管理。1)牵头部门：环境管理部门；

2)配合部门：IT部门（系统权限、备份）、行政部门（纸质存储、处置）、法务合规部（外部法规文件）、采购部（供方文件）、销售部（客户文件）、各业务部门（文件使用、反馈）；

3)审批岗位：部门负责人（一般文件变更、处置）、最高管理者（重大文件变更）；

4)执行岗位：文件管理员、IT管理员、行政管理员、各部门文件联络员。

5)监督岗位：内部审核员（定期检查文件控制的有效性）。1)人力：文件管理员、IT技术人员、行政管理人员、合规专员；

2)财力：文档管理系统采购费、备份设备购置费、粉碎设备购置费、加密软件费；

3)技术：电子文档管理系统、备份软件、加密工具、检索系统、访问控制软件；

4)设施资源：专用文件柜、防火防潮设施、服务器、云端存储资源、粉碎设备。

5)信息资源：外部法律法规数据库订阅服务、行业标准更新服务。1)《文件分发登记表》《文件更新分发通知单》《旧版文件回收/作废记录》；

2)《文件访问权限表》《文件检索指南》；

3)《文件使用培训记录》《文件使用问题反馈表》；

4)《文件存储管理规定》《电子文件备份记录》《涉密文件保护登记表》；

5)《文件变更申请表》《文件变更评审表》《文件版本台账》；

6)《文件保留期限清单》《文件处置申请表》《文件处置记录》；

7)《外部文件化信息清单》《外部文件获取记录》《外部文件适用性评审记录》。

8)《电子文档管理系统审计日志报告》、《文件可读性评估与迁移记录》。1)分发范围需准确，避免无关人员获取敏感文件，同时确保关键岗位及时获得所需文件；

2)访问权限需定期评审（如每半年），人员岗位变动时及时调整权限，防止权限滥用；

3)电子文件备份需定期验证完整性，灾难恢复计划需定期演练；

4)变更控制需确保所有相关文件同步更新，避免出现文件冲突；

5)保留期限需严格遵守法律法规要求，不得擅自缩短；

6)外部文件需及时跟踪更新，避免使用失效版本（如过期的法规标准）；

7)涉密文件的处置需全程监督，确保信息安全，处置记录需长期保留。

8)警惕“两张皮”现象：确保文件描述的活动、产品、服务和组织架构与实际情况完全一致，避免体系文件与实际运行脱节。“7.5文件化信息”实施工作流程基于PDCA循环过程方法和风险思维“7.5文件化信息”工作流程表PDCA阶段一级流程二级流程三级流程（关键活动步骤）流程输入关键流程节点主要风险描述责任部门（所有者）流程输出P（策划）文件化信息策划范围与需求界定1)标准要求识别：对照ISO14001-2026标准全文，逐一识别明确要求“保持”（共8处，涉及体系策划类条款，如范围、方针、环境因素、目标等）或“保留”（共7处，涉及实施结果证据类条款，如能力、沟通、监测结果、审核记录等）的文件化信息，形成《标准强制要求文件化信息清单》及条款对应表；

2)组织补充需求确定：基于过程分析、风险评估、合规风险分析结果，识别实现体系有效性必需的附加文件（如程序、作业指导书、应急预案等），形成《组织补充文件化信息清单》及必要性论证记录；

3)复杂程度分级：结合组织规模、活动类型、过程复杂性、人员能力、合规证明需求，建立复杂程度分级标准，对每份文件化信息分级并明确结构要求（如小型组织可简化，大型复杂组织需系统化）。-组织业务流程清单、过程流程图；

-风险评估报告、合规义务清单；

-组织规模数据、人员能力评估结果。-遗漏标准强制要求的文件化信息，导致体系合规性不足；

-补充文件冗余或缺失，过度文件化增加管理成本或关键信息遗漏；

-复杂程度与组织实际不匹配，中小型组织文件结构繁琐或大型组织文件缺乏系统性。环境管理部门牵头，各业务部门、法务合规部配合，最高管理者审批。-标准强制要求文件化信息清单及条款对应表；

-组织补充文件化信息清单及必要性论证记录；

-文件化信息复杂程度分级表及评审记录；

-最高管理者审批记录。策划方案制定1)管理框架设计：确定文件化信息的分类规则（如方针、程序、作业指导书、记录等）、编码体系（如基于标准条款或业务流程编号）、管理流程框架（创建、更新、控制、处置）；

2)资源配置策划：明确人力（文件管理员、评审人员）、财力（系统采购费、培训经费）、技术（文档管理系统、存储设备）等资源需求；

3)职责分工策划：界定各部门在文件化信息创建、评审、批准、控制、更新等环节的职责与协作机制；

4)动态调整机制策划：制定文件化信息体系评审周期及触发更新的条件（法规变更、业务调整、内审发现、管理评审决定等）。-组织现有管理体系文件；

-行业文件管理最佳实践；

-组织资源配置现状；

-合规义务中关于文件保留的要求。-管理框架设计不合理，导致文件分类混乱、检索困难；

-资源配置不足，影响文件化信息管理效率与效果；

-职责分工不清晰，出现跨部门协作推诿或工作断层；

-未建立动态调整机制，文件化信息无法适应内外部变化。环境管理部门牵头，人力资源部、财务部、IT部门、各业务部门配合。-文件化信息管理框架方案；

-文件化信息管理资源配置计划；

-文件化信息管理职责分工表；

-文件化信息动态调整程序。D（实施）文件化信息创建与更新创建实施1)标识与说明规范：按策划的编码体系和标识规则，明确文件标题、日期（创建日、生效日）、作者、参考文件编号、版本号等信息，确保唯一性和可追溯性；

2)形式与载体选择：根据文件用途和使用场景，确定适宜的形式（文字、流程图、图表、视频等）和载体（纸质、电子、云端），明确电子文件的软件版本及格式，考虑可访问性和长期可读性；

3)内容编制：依据复杂程度分级要求，编制文件化信息内容，确保语言清晰、无歧义，符合组织实际运行需求，并覆盖标准要求的核心要素。-文件化信息管理框架方案；

-标识与说明规范文件；

-相关法律法规文本、技术标准；

-组织业务操作记录、过程运行数据。-标识信息不唯一或不完整，导致文件追溯困难；

-形式与载体选择不当，影响文件使用便利性或长期可读性；

-内容编制与实际运行脱节，缺乏可操作性或存在合规漏洞。各业务部门编制，环境管理部门提供指导。-各类待评审的文件化信息初稿；

-文件创建过程记录（编制说明、参考资料清单）。更新实施1)变更触发识别：根据动态调整机制，识别文件化信息更新需求（法规更新、内审发现、管理评审决定、业务变更、纠正措施等）；

2)内容修订：针对变更需求，修订文件化信息内容，保留修改痕迹，明确变更内容及理由；

3)标识更新：同步更新文件的版本号、修订日期、修订记录等标识信息。-法规更新公告、内审报告、管理评审报告；

-现有文件化信息文本；

-变更需求提出记录。-未及时识别变更触发条件，导致文件化信息滞后于实际需求；

-修订内容未充分考虑影响范围，导致与其他文件冲突；

-标识更新不及时或不完整，导致版本混淆。文件编制部门牵头，环境管理部门协调。-修订后的文件化信息初稿；

-文件更新申请及变更理由说明；

-修改痕迹记录。评审与批准1)技术评审：由具备相关专业知识的人员对文件内容的准确性、合规性、协调性、可操作性进行评审，确保文件内容符合标准要求并贴合组织实际；

2)合规评审：由法务合规部人员评审文件是否符合适用的法律法规及合规义务；

3)批准实施：由具备相应权限的管理者对文件进行批准，重大文件（如环境方针、手册、重大程序）需经最高管理者批准，赋予文件正式权威性。-待评审的文件化信息初稿；

-相关法律法规文本、合规义务清单；

-组织现有体系文件；

-评审标准及检查单。-评审人员缺乏独立性或专业能力不足，导致文件质量缺陷未被发现；

-批准权限与文件重要性不匹配，重大文件审批层级不足；

-评审和批准流程缺失记录，无法追溯审批过程。技术评审：相关专业部门人员；合规评审：法务合规部；批准：部门负责人（一般文件）、最高管理者（重大文件）。-文件评审批准表（含评审意见、签字）；

-批准后的正式文件化信息（含版本号、生效日期）；

-评审意见处理记录。文件化信息控制实施分发与访问管理1)分发实施：根据文件分发清单，通过电子推送、内网公告、纸质发放等方式，将正式文件传递给相关部门和岗位，保留分发记录，确保关键岗位人员及时获得最新有效版本-4；

2)访问权限设置：基于“必需知晓”和“职责对应”原则，建立访问权限矩阵，明确不同岗位的访问权限（只读、编辑、批准等），在文档管理系统中配置权限；

3)检索机制建立：电子文件支持关键词搜索、分类筛选，纸质文件建立索引目录和存放位置标识，编制《文件检索指南》。-批准后的正式文件化信息；

-文件分发清单；

-访问权限矩阵；

-文档管理系统操作说明。-分发范围不准确，导致无关人员获取敏感文件或关键岗位未及时获取文件；

-访问权限设置不合理，出现越权访问或权限不足影响工作；

-检索机制不便捷，导致文件查找效率低下。环境管理部门牵头，IT部门（系统权限配置）、行政部门（纸质文件分发）配合。-文件分发登记表文件更新分发通知单；

-文件访问权限表；

-文件检索指南；

-纸质文件发放签收记录。存储与保护1)存储实施：按策划的存储策略，将文件存储在指定位置（电子文档服务器、专用文件柜、云端），确保存储环境符合要求（纸质文件防火、防潮、防虫；电子文件防病毒、防攻击、防篡改）；

2)备份与恢复：建立电子文件备份机制（每日增量备份、每周全量备份），定期验证备份完整性，制定灾难恢复计划；

3)涉密保护：对含商业秘密、敏感监测数据的文件，采取加密、水印、访问日志跟踪等保护措施，防止信息泄露；

4)可读性保持：定期检查文件存储状态，对电子文件实施格式迁移，对纸质文件进行修复或数字化备份。-文件存储管理规定；

-电子文件备份工具、存储介质；

-涉密文件清单；

-文件可读性评估记录。-存储环境不符合要求，导致文件损坏、丢失或泄露；

-未定期备份或备份验证不充分，导致电子文件丢失无法恢复；

-涉密文件保护措施不足，导致信息泄露；

-未采取可读性保持措施，导致长期保留的文件无法读取。IT部门（电子文件存储、备份）、行政部门（纸质文件存储）、环境管理部门（监督检查）。-电子文件备份记录；

-涉密文件保护登记表；

-文件存储状态检查记录；

-电子文件格式迁移记录。变更与版本控制1)变更申请：文件使用部门或编制部门提出变更申请，说明变更原因、内容及影响范围，填写《文件变更申请表》；

2)变更评审与批准：组织相关部门评审变更影响，经批准后实施变更；

3)版本更新：同步修订文件版本号和修订日期，保留历史版本，建立《文件版本台账》；

4)旧版处置：文件更新后，回收或作废旧版本，确保现场无无效版本留存，避免多版本并存导致运行偏差。-文件变更申请表；

-现有文件版本及修订记录；

-变更影响评估报告；

-文件版本台账。-变更未按流程审批，导致文件变更失控；

-版本号管理混乱，导致使用失效版本文件；

-旧版文件未及时处置，导致现场文件版本冲突。环境管理部门牵头，文件编制部门、相关业务部门配合。-文件变更申请表文件变更评审表；

-文件版本台账；

-旧版文件回收/作废记录。保留与处置1)保留实施：按《文件化信息保留期限清单》，对文件进行分类保留，确保在保留期内妥善保管，满足合规义务和追溯要求；

2)处置触发识别：定期梳理超过保留期限或不再需要的文件，提出处