某化工公司涂料助剂供应方案

某化工公司涂料助剂供应方案第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《全球化学品管理规范》（GHS）、《欧洲化学品管理局注册、评估、授权和限制法规》（REACH）、《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）及企业《2023-2025年战略规划纲要》制定，同时参照ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及ISO45001职业健康安全管理体系相关要求，确保制度符合国家法律法规、行业标准及国际公约，适配企业跨国经营需求。

1.1.2制定目的

针对当前涂料助剂供应环节存在的采购流程不规范、供应商管理粗放、风险管控滞后、库存积压严重及合规性不足等痛点，本制度旨在通过“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现以下核心目标：

（1）规范采购、合同、履约、结算全流程管理，降低操作风险；

（2）强化供应商准入、评估与淘汰机制，确保供应链安全；

（3）优化库存周转与成本控制，提升运营效率；

（4）建立动态风险监控与应急响应体系，保障合规经营。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司涂料助剂采购、供应、仓储、质检及结算等全部业务活动，覆盖采购部、供应链部、财务部、质量部、内控部及各分子公司相关岗位。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：包括采购专员、供应商管理岗、仓储管理员、质检员、财务审核岗等；

（2）外包合作单位：如第三方物流、检验检测机构等；

（3）关联方：涉及境外供应商的分子公司需遵从属地化补充条款。

1.2.3例外适用场景

（1）紧急采购需求（金额低于5万元且非战略物资）可简化审批流程，但需在3个工作日内补办手续；

（2）境外分子公司采购需结合当地法律法规进行差异化调整，但核心管控要求不得降低。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守《反商业贿赂法》《反不正当竞争法》等法律法规，确保业务活动符合环保、安全及社会责任要求。

1.3.2权责对等原则

采购、审批、执行等各环节职责明确，避免交叉或空白；重大事项需经双人复核。

1.3.3风险导向原则

重点关注供应商资质、价格波动、交付延迟、质量事故等高风险环节，实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

简化非必要审批节点，推广电子化协同，优化库存周转周期至≤30天。

1.3.5持续改进原则

每年结合审计结果、业务变化及政策更新修订制度，确保动态适配。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项性制度，与《公司内部控制基本规范》《财务审批管理办法》《供应商管理手册》等基础制度形成支撑，冲突时以本制度为准。

1.4.2制度衔接

（1）财务部对接《财务审批管理办法》，确保采购资金合规性；

（2）内控部对接《内部控制基本规范》，嵌入三个关键控制点：

①供应商准入需经质量部及合规部双重审核；

②大额采购需董事会审批；

③库存盘点需财务部参与监盘。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司决策层（股东会、董事会）负责重大采购策略与预算审批；执行层（总经理及各事业部）负责采购计划制定与过程监督；监督层（内控部、审计部）负责独立核查。采购部作为执行核心，需与供应链部（负责物流协同）、质量部（负责质检标准）、财务部（负责结算）形成横向联动机制。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：年度采购预算＞1亿元、战略级供应商合作、重大资产采购；议事规则需三分之二以上股东出席。

2.2.2董事会

决策范围：境外采购项目、新业务领域供应商引入、采购政策重大调整；审批流程需经独立董事审议。

2.2.3总经理办公会

决策范围：月度采购计划、金额≤500万元非战略采购、供应商绩效评定；决议需抄送内控部备案。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）采购专员：负责询比价、合同草拟，对应责任岗位“PC001”；

（2）供应商管理岗：负责准入评估，对应责任岗位“SM001”。

2.3.2跨部门协同

（1）质量部（主责）、供应链部（配合）共同负责到货检验；

（2）财务部（主责）、采购部（配合）共同负责付款核销。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）日常监控：每月抽查10%采购合同，核查审批流程完整性；

（2）专项审计：每季度评估一次供应商管理有效性，高风险项需纳入审计计划。

2.4.2审计部

（1）年度审计：重点审计金额＞200万元的采购项目；

（2）调查权限：可调取ERP系统交易数据及邮件记录。

2.5协调与联动机制

（1）建立“采购月度例会”，由总经理助理主持，采购部牵头，每月第3个工作日召开；

（2）境外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外法务代表担任组长，需在采购前完成风险评估。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）采购合规率≥98%；

（2）供应商合格率≥95%；

（3）库存周转率≥8次/年。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）交付准时率≥95%；

（3）退货率≤2%。

3.2专业标准与规范

3.2.1供应商准入标准

（1）资质要求：需提供ISO9001认证、REACH合规证明；

（2）风险评估：高风险供应商需附第三方征信报告，对应风险等级表：

①极高风险：金额＞500万元且涉及环保限制；

②高风险：金额＞200万元且3年内发生过质量事故；

③中风险：金额≤200万元或非战略物资。

3.2.2质量管控标准

（1）抽检比例：按批次总量10%抽样，重大风险批次按20%抽样；

（2）不合格处理：启动“红黄牌”机制，连续两次不合格的供应商列入淘汰名单。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环：采购流程按“策划-实施-检查-处置”循环优化；

（2）风险矩阵：结合可能性（L）与影响（S）评估风险等级（LS＞8为高）。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现采购订单自动流转，嵌入审批节点；

（2）CRM系统：记录供应商历史绩效，支持智能预警。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1采购申请阶段

采购专员根据需求计划发起采购申请，需附《市场询比价报告》（主责岗位PC001，配合部门质量部），报告需包含至少3家供应商报价及综合评分（技术30%、价格30%、服务40%）。

4.1.2供应商选择阶段

（1）合格供应商库动态管理：每年更新一次，需经SM001审核；

（2）战略合作供应商需签订《年度框架协议》，协议有效期≤2年。

4.1.3合同签订阶段

（1）标准合同模板需经法务部（主责）及质量部（配合）双重确认；

（2）重大合同需董事会审批，对应责任岗位GB001。

4.1.4履约监控阶段

（1）到货检验：质检员（主责）需在到货后48小时内完成检验，结果录入ERP系统；

（2）异常处理：启动《供应商异常响应预案》，需在72小时内完成整改。

4.1.5结算付款阶段

（1）发票核销：财务部（主责）需在收到发票后5个工作日内完成核对；

（2）付款审批：金额＞50万元需总经理审批，对应责任岗位GM001。

4.2子流程说明

4.2.1供应商评估子流程

（1）评估周期：新供应商需在合作前完成评估；

（2）评估内容：按《供应商评估表》（主责岗位SM001，配合部门内控部）逐项打分，总分≥80分方可合作。

4.2.2库存盘点子流程

（1）盘点频次：每月最后一周开展动态盘点；

（2）差异处理：盘亏＞5%需启动调查，对应责任岗位QA001。

4.3流程关键控制点

4.3.1供应商准入控制

（1）资质审核：需提供营业执照、生产许可证等6项基础材料；

（2）交叉复核：内控部（配合）需在每年6月抽查30%供应商资质。

4.3.2合同签订控制

（1）条款审核：法务部（主责）需在3个工作日内完成合同条款审核；

（2）双重校验：采购部（主责）及财务部（配合）需核对价格与付款条件。

4.3.3履约监控控制

（1）预警机制：交付延迟＞5天自动触发预警，对应责任岗位SC001；

（2）升级处理：连续2次交付延迟需启动《供应商淘汰流程》。

4.4流程优化机制

（1）优化发起：采购部每年4月提交优化建议，需经内控部（配合）评估；

（2）优化标准：新增流程需通过5%员工抽样测试，合格后方可推行。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按“金额+业务类型”分级授权：

（1）金额＜10万元：采购专员自主审批（PC001）；

（2）10万元≤金额＜50万元：部门负责人审批（DM001）；

（3）金额≥50万元：总经理审批（GM001）。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径

采购申请→部门负责人→采购部→财务部→总经理

5.2.2特殊审批条款

（1）金额＞1000万元需董事会审批；

（2）紧急采购可越级申请，但需在3个工作日内补办手续。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购专员休假时需由DM001授权，授权期限≤7天；

（2）代理权限：临时代理人需提供授权书及身份证明，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）加急通道：金额＞500万元且需紧急交付的，经GM001批准可跳过常规审批；

（2）风险评估：异常审批需附《采购风险说明表》（主责岗位PC001，配合部门内控部）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单填报标准

（1）《采购申请表》需包含供应商名称、报价明细等12项必填项；

（2）电子表单需在提交后24小时内完成审核，对应责任岗位DM001。

6.1.2痕迹留存要求

（1）ERP系统交易需实时保存，保存周期≥5年；

（2）纸质单据需双人签字，存档于档案室，保存周期≥3年。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：采购部每日抽查20%表单完整性；

（2）专项监督：内控部每季度开展一次合规检查；

（3）突击检查：审计部每月随机抽查1个采购环节。

6.2.2内控嵌入环节

（1）采购申请需经“采购专员自填-部门负责人审核-ERP系统校验”三重校验；

（2）合同签订需经“法务审核-财务核对-系统锁定”三重控制。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：采购部每日开展；

（2）专项检查：内控部每季度开展。

6.3.2审计要求

（1）审计内容：采购预算执行率、供应商合规性等；

（2）审计报告需包含“问题清单-整改要求-责任部门”三部分。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：采购部每月第5个工作日提交，含采购额、异常事件等；

（2）年度报告：内控部每年11月提交，含全年度风险评估。

6.4.2报告标准

报告需包含“数据统计-风险趋势-改进建议”三部分，对应责任岗位AR001。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）采购合规率（20%）；

（2）供应商合格率（30%）；

（3）成本控制率（30%）；

（4）流程时效（20%）。

7.1.2评分标准

（1）采购合规率：每发生1次违规扣5分；

（2）供应商合格率：每淘汰1家供应商加5分。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：由采购部（主责）组织；

（2）年度评估：由人力资源部（主责）组织。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成考核数据；

（2）现场核查：随机抽取采购环节实地验证。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：责任部门7个工作日内整改；

（2）重大问题：需启动专项整改，整改期≤30天。

7.3.2整改流程

（1）发现→立项→整改→复核→销号，对应责任岗位AR001。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

（1）渠道：员工通过OA系统提交建议；

（2）筛选：采购部每月整理后提交内控部（配合）评估。

7.4.2改进实施标准

（1）评估标准：建议可行性≥80%、预期效益≥10%；

（2）跟踪机制：内控部（主责）每月检查改进进度。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）年度采购成本降低＞5%；

（2）成功开发战略性供应商。

8.1.2奖励标准

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：金额占年度绩效工资的10%-20%。

8.1.3奖励程序

（1）申报→审核（人力资源部）→审批（总经理办公会）→公示→发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）采购申请表未附报价单；

（2）到货检验超过48小时。

8.2.2较重违规

（1）擅自改变采购价格；

（2）连续2次供应商检验不合格未上报。

8.2.3严重违规

（1）泄露供应商商业秘密；

（2）采购过程中收受回扣。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：扣除当月绩效工资的20%；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查取证→告知→审批（人力资源部）→执行→申诉。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）需提供书面申诉材料。

8.4.2复议流程

（1）受理（人力资源部）→复核（总经理办公会）→答复（5个工作日内）。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

（1）供应商断供：启动“B类供应商替代方案”，需在7个工作日内完成切换；

（2）质量事故：启动《质量危机处置预案》，由质量部（主责）牵头。

9.1.2应急资源保障

（1）储备资金：年度采购预算的10%作为应急资金；

（2）备用供应商：每个品类至少储备2家备用供应商。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）突发自然灾害影响；

（2）政府临时政策调整。

9.2.2处理流程